Slik lykkes du med den hybride hverdagen

Pandemien kastet oss inn i en ny arbeidshverdag. Selv om vi igjen kan innta kontorene, skal vi ifølge ekspertene aldri tilbake til slik det var før mars 2020.

Vi må lære oss hvordan vi lykkes i den hybride hverdagen.

Derfor har vi i Microsoft samlet de aller beste rådene knyttet til hybrid ledelse og den hybride arbeidshverdagen, og noen viktige tips om hva som er god etikette når noen deltar på kontoret og andre hjemmefra.

Arbeidshverdagen endret for alltid

Dag Nyrud, som er direktør for Modern Workplace i Microsoft Norge, påpeker at vi ble kastet ut i en digital modningsreise som har endret måten å jobbe på for alltid.

– Vi er egentlig bare i startgropen for hva vi kan få til dersom vi bruker teknologien på riktig måte; gjøre ting mer effektivt, være mer produktive og spare tid ved å ha alt tilgjengelig digitalt. Hekter man seg av dette toget nå, tror jeg man står i fare for å bli akterutseilt ganske raskt, sier han.

– Om 4-5 år tror jeg vi vil se at strategien bedrifter har lagt rundt den hybride hverdagen er feil – hvis de i det hele tatt eksisterer da, avslutter han.

Posten-konsernet: Ser nye muligheter

I Posten-konsernet jobber de aktivt med hvordan de skal forholde seg til hybridhverdagen. Selv om de fleste av de 12 919 medarbeiderne jobber ute i driften, altså som for eksempel postbud, sjåfør, terminalarbeider eller lignende, har de omtrent 4000 medarbeidere med PC som sitt arbeidsverktøy.

– For Posten og Bring gir denne nye hybride hverdagen mange nye muligheter. Det gir oss tilgang på kompetanse uansett hvor den er, og mulighet til å ha gode digitale møter med folk som ikke trenger å reise så langt for å treffes fysisk. Så passer vi på å jobbe med ulempene som kommer med å ta i bruk ny teknologi og forme en ny hverdag for mange av våre medarbeidere, sier Nina Yttervik, direktør for Mennesker og bærekraft i Posten.

Én ting er åpenbart, ifølge Yttervik. Det er at ikke alle kommer tilbake 100 prosent på kontoret etter lang tid med pandemi og hjemmekontor.

– Hybridkontoret er kommet for å bli. Det er en tydelig føring i alt vi gjør nå. Grunnen til det, er at vi må være en attraktiv arbeidsgiver, for vi ser at de folkene som vi ønsker å tiltrekke oss og beholde forventer en slik fleksibilitet. Hvis en del arbeidstakere ikke opplever at denne fleksibiliteten er reell, vil de vurdere om dette er riktig arbeidssted for dem. Derfor er det ekstremt viktig å lykkes med hybridhverdagen, forklarer hun.

Hos Posten har de utviklet noen tips og triks knyttet til gode hybridmøter, men de har også en klar policy på at de må teste, lære og justere underveis.

Det er mye vi ikke vet. Men noe vet vi, og det er at selv de som ønsker å være mye på kontoret, kommer til å være mye på Teams.

Microsoft-eksperten: Viktig å få møtene til å fungere

Å få hybridmøter til å fungere godt, er noe av det viktigste i den nye hybridhverdagen, understreker Modern Workplace-direktør Dag Nyrud i Microsoft Norge.

– For å få møter til å fungere bra, er det mange grep du kan gjøre. Utstyret på møterommene bør være enkelt å bruke, med god lyd, godt kamera og god skjerm. I tillegg må du ha på videokamera, det er en selvfølge for å være til stede. Alle møter må ha en digital inngangsport, og ingen møter må ha krav til at du må være til stede fysisk. Det vil alltid være noen som ikke har mulighet til å delta fysisk – og alle må ha mulighet for å delta og bli sett og hørt, sier Nyrud.

Et godt tips for å gjøre hybridmøtene bedre er at alle som sitter i det fysiske møterommet også har med sin egen PC og logger inn på Teams-møtet derfra. Da får de digitale deltakerne et dedikert kamera som er fokusert på deg direkte. I tillegg kan de som deltar fysisk få med seg emojis og det som blir sagt i chatten – altså en viktig dialog som foregår på siden av møtet.

Gode hybridmøter forutsetter også god struktur, og at det er en dedikert møteleder eller moderator som passer på at alle som rekker opp hånda i Teams også blir inkludert.

– Når en gjeng sitter og diskuterer rundt bordet, er det lett å glemme de som sitter og deltar på møtet digitalt, sier Nyrud.

5 TIPS FOR VELLYKKEDE HYBRIDMØTER

1. Inkluder alle med topp lyd og bilde
   Nøkkelen til et vel gjennomført hybridmøte er å involvere alle deltakerne. For de som er med digitalt er det viktig å se ansikter – møtelederen og/eller de andre i rommet. Forbered deg ved å innstille datamaskinen og utstyret for best mulig lyd og bilde. Finn riktig kameravinkel for et godt bildeutsnitt av personene i møterommet. Gjør en bilde- og lydsjekk før møtet starter. Koble til møteromsutstyret tidlig, slik at de på hjemmekontor får være med på småpraten som skjer før selve møtet starter.
   Husk å introdusere digitale deltagere!
2. Vær demokratisk og la alle komme til orde
   Også i mindre møter er det smart å utnevne en moderator eller fasilitator som holder oversikt over og styrer håndsopprekkelser, spørsmål og diskusjoner i chatten. Når alle får komme til orde underveis i møtet oppnår du at deltagerne føler at de er i samme rom – enten de er med digitalt eller fysisk.
3. Legg inn en «pustepause»
   For å unngå såkalt «møte-tretthet»/digital utmattelse, bør det settes opp møtelengder på 25 minutter eller 50 minutter, istedenfor hele og halve timer. Det gir bedre mulighet for å «resette» hjernen, summere opp hvilke aksjonspunkter som kom ut av forrige møte og forberede seg til neste møte – eller hente seg en kaffe, ta en tur på do eller lignende. Slike pustepauser er jo også nyttig for de som er på kontoret, som kanskje må flytte seg fra et møterom til et annet.
4. Ha en klar agenda og klare mål
   Send ut en agenda i forkant av møtet. Skisser tydelig hva deltagerne kan forvente, og fortell hva du ønsker å oppnå med møtet. Når deltagerne vet hva de vil få ut av tiden de bruker i møtet, vil motivasjonen øke.
5. Ta opp møtet
   Sørg for å gjøre opptak av hybridmøtet og del det med møtedeltagerne og de som ikke kunne delta i etterkant, slik at de holde seg oppdatert.

Forsker: Relasjonene er viktigst for å lykkes

En av Norges fremste eksperter på digital ledelse er Donatella De Paoli, førsteamanuensis ved Institutt for ledelse og organisasjon ved BI. Hun har forsket på ledelse i over 20 år, og kan bekrefte at digitale møter og hybridhverdagen er kommet for å bli.

– Som forsker og forfatter har jeg vært mer opptatt av de «harde faktaene» i organisasjonsfaget, og ikke relasjonelle spørsmål. Men det kom en endring da jeg begynte å gjøre en undersøkelse og intervjuet dyktige ledere i store IT-selskaper. Svaret på hvordan du får suksess innen digital ledelse lød enstemmig: Nei, det handler ikke først og fremst om teknologien – det viktigste er relasjonene til og mellom menneskene.

– Enkelt forklart er nøkkelen å involvere deg mer i menneskene, uansett om du er leder eller ansatt. By mer på deg selv knyttet til hvem du er, og åpne deg opp.

De Paoli understreker at det fysiske kontoret fremdeles er viktig.

– Digitale møter har ført til at effektiviteten i møtevirksomheten har økt. All forskning på digitale møter fra før av – og under pandemien – viser at møtene blir mer saksorienterte, effektive og agendafokuserte. Hvis du bevisst legger opp til sosial og uformell faglig prat på Teams, forsvinner det ut i ingenting. Derfor er kontoret fortsatt viktig, sier hun og fortsetter:

– Men kontoret får en annen betydning enn tidligere. Før fungerte kontoret som «kontorfabrikken» – lokaler bygd for effektivitet. Alt blir snudd opp ned når du faktisk er mer produktiv på hjemmekontoret og digitale møter er lettere unnagjort. Da blir jo spørsmålet: Trenger vi kontoret? Ja, vi trenger kontoret i høyeste grad – men vi trenger det til noe annet: Til å sosialisere, uformell faglig utveksling, innovasjon, kreativitet – og til å føle at du er en del av et fellesskap, forklarer hun.

De Paoli mener hybrid-løsningen er det beste som har skjedd både arbeidstakere og arbeidslivet.

– Produktiviteten har gått opp i alle virksomheter jeg har vært i kontakt med, arbeidsgiverne er kjempefornøyde og arbeidstakerne er begeistret over den nye balansen mellom jobb og fritid. Men det er viktig å gjøre ting på en annen måte enn før, og du må være mer bevisst på hva du gjør organisasjonsmessig.

– Menneskene og relasjonene er det viktigste – det handler om tettere og nærere relasjoner, og ikke de mer overfladiske som man er vant med å ha på kontoret. Man må bli bedre kjent, ha én-til-én-samtaler, følge opp tett og være på de ansatte. Ledelsen har først og fremst et ansvar for å kommunisere mer og bygge opp en tillitskultur basert på åpenhet, sier hun.

Hvor er balansen mellom fysisk og digitalt?

Tilbake hos Posten forteller Nina Yttervik at de har tilnærmet seg den hybride hverdagen ved å spørre om hva folk trenger og ønsker seg, og i en intern undersøkelse svarte 87 prosent at de ønsket å sitte delvis på hjemmekontor og å delvis være på kontoret.

– Det er jo mange som får inspirasjon og engasjement ved å møte andre fysisk på kontoret, og kan bli demotivert hvis de føler at de blir fratatt denne muligheten ved at veldig mange velger å bli hjemme. Da gjelder det å finne et kompromiss for teamets totale trivsel. Hvilken rolle spiller hvert individ? Kan en del av din måloppnåelse være å hjelpe andre med å lykkes? Vi må jobbe med forståelse av hvilken rolle den enkelte har, og hvilken betydning du har for fellesskapet, sier Yttervik.

– Det handler ikke bare om de oppgavene du leverer fra deg, men om hvem du er i fellesskapet og hva du bidrar med i de uformelle møtene mellom oppgaveløsningen. Samtidig er det jo kjempeviktig at de får mulighet til å konsentrere seg og være i flyt-sonen der de får levert effektivt, så det handler om å finne balansen. Dette må løses i hvert enkelt team, som har ulike behov, fortsetter hun.

Yttervik er klar på at nøkkelen for å lykkes med den hybride hverdagen vokser frem fra innsiden av selskapet, ut ifra behovene som finnes i organisasjonen – og ved at de enkelte teamene får mulighet til å jobbe med en modell som støtter deres behov.

SKIKK OG BRUK FOR HYBRIDMØTER: SLIK ER ETIKETTEN

• Ta med egen datamaskin
  Det er mange store fordeler ved alltid å ha med egen maskin inn i fysiske møter. Du får et eget dedikert kamera som fanger deg opp bedre enn møteromskameraet, og du kan delta i den digitale kommunikasjonen på chat. Det vil gi digitale deltagere en bedre følelse av deltagelse.
• Unngå multitasking
  For å få mest mulig ut av et møte må du være til stede mentalt i øyeblikket. Vær heller litt selektiv på hvilke møter det er nødvendig å delta på og hvilke du kan stå over, uten at det går utover team-arbeid eller viktig læring.
• Ha egnede områder til Teams-møter
  Med egnet utstyr kan du slippe å oppta møterom når du skal delta i Teams-møter. Om du har et egnet område med plass til flere, kanskje adskilt med lettvegger, kan du sitte med headset og være i et møte, mens det på andre siden av lettveggen sitter en annen i et annet Teams-møte. Dette er mulig fordi Teams har en bra «background noise cancellation» – eller fjerning av bakgrunnslyd, som gjør at Teams ikke plukker opp prat som skjer ellers i rommet (dersom du bruker et Teams-sertifisert headset). Dette vil være en god løsning for de fleste typer møter, bortsett fra om det du skal snakke om er strengt konfidensielt.
• Kamera av eller på?
  Som hovedregel bør alle deltagere ha kameraet på, både de som deltar fysisk via egen datamaskin og de som sitter på hjemmekontor. Kommunikasjon er mest effektiv når kroppsspråk og ansiktsuttrykk ledsager det som blir sagt. Ikke minst styrker det lagånden å se hverandre i en hybridhverdag der man gjerne ikke ses like ofte som før.

Hvordan beholder dere samholdet i en hybrid hverdag?

Modern Workplace-direktør Dag Nyrud i Microsoft peker på flere løsninger for de som ønsker å beholde fellesskap, samhold og det sosiale:

– Du kan få til veldig mye på Teams her også. Vi har ofte møter som ikke nødvendigvis har så tett agenda. Møtene våre gir rom for småprat både før, under og i etterkant av møtet, som gjør at vi har mer uformell prat. I dag har vi «brown-bag-session» hvor vi spiser lunsj sammen på Teams, for eksempel. Vi setter bevisst av tid til småprat. Produktiviteten går opp når vi er på hjemmekontor og det går uendelig fort unna i effektive møter. Men det har en bakside: «Møtetretthet» eller digital utmattelse. (Se møteetikette-tips fra Dag over!)

Han mener det er best å bli enige om sosiale «regler» innad i hvert enkelt team, fremfor i hele bedriften som helhet:

– Tidligere måtte man ha en god grunn for å ha hjemmekontor. Dette er blitt snudd helt til at du nærmest må ha en grunn til å dra inn til kontoret, som for eksempel en sosial samling, idé-myldring eller lignende. Man må enes om det – og jeg tror at det er bedre at man enes om det i hvert enkelt team, fremfor i bedriften som helhet. Det å få team-følelsen til å fungere er viktigst. I mitt team er vi 12-15 personer, og vi har en uskreven regel om at dersom du vil komme inn på kontoret en dag i uken, så prøv å ta det på onsdagen. Så prøver vi alle å få til det, og da kan det hende vi treffes, forteller Nyrud.

Nyrud understreker at den fleksible hverdagen må forankres i ledelsen for å lykkes.

– Det er svært krevende å få til en god hybrid arbeidshverdag om lederen direkte eller indirekte mener at alle de ansatte bør være på kontoret, så det er essensielt for bedrifter som vil lykkes at lederne er 100 prosent med på den hybride hverdagen – og helst jobber hybrid selv.

– Strategien du legger nå knyttet til den hybride hverdagens betydning bør derfor være tett forankret i ledelsen, sier Nyrud.