en person som sitter ved et bord med en bærbar PC

Slik arrangerer du vellykkede og sikre møter med Microsoft Teams

Dag Nyrud

Dag Nyrud

Direktør for Modern Workplace

Lesetid, 4 min.

Når så mange mennesker jobber hjemmefra som nå, er det viktigere enn noensinne å finpusse kunnskapen vår om fjernarbeid og være produktive. Vi har sett en stor økning i antall personer som lykkes med sikkert samarbeid via Microsoft Teams. Men uansett om du allerede arrangerer møter i Teams, eller aldri har brukt verktøyet før, anbefaler vi at du drar full nytte av alle samarbeids- og sikkerhetsfunksjonene.

Så her er våre ni beste tips om hvordan du gjennomfører de beste – og tryggeste – nettmøtene.

1. Kontakt personer i og utenfor organisasjonen på en sikker måte

Neste gang du planlegger et møte i Microsoft Teams eller Microsoft Outlook, inkluderer du bare e-postadressene til dine eksterne gjester, og så tar Teams seg av alt det andre – som å sende e-postinvitasjon med instruksjoner om hvordan de blir med i nettmøtet.

Gjestene dine klikker bare på lenken, skriver inn navnet sitt, og så blir de med i møtet fra nettleseren. Alt uten å måtte installere et programtillegg eller laste ned Teams-klienten.

2. Gjør det mulig for alle å ringe inn uansett hvor de er 

Teams er laget for deltakere på farten, som er uten Internett-tilgang, eller som foretrekker å ringe inn i et møte. Slik blir møtene dine inkluderende.

Brukere som er klargjort for lydkonferanse, ser automatisk innringingsinstruksjoner i Teams-møteinvitasjonen. Ved å klikke på innringingsnummeret fra en mobil starter du automatisk telefonoppringingen, og du går til og med inn i konferansebroen. Dermed slipper du å kunne numre utenat.

3. Ha kontroll med møtealternativer 

Teams gir møtearrangører mange muligheter når det gjelder å definere roller og tillatelser for nettmøtedeltakere.

Du kan for eksempel opprette en møtelobby, som lar arrangøren bestemme når personer blir sluppet inn i møtet. Dette er svært nyttig når dere diskuterer konfidensielle saker. Du kan også angi presentatører, dempe deltakernes lyd og starte/stoppe opptak … Bare for å nevne noen av de andre mulighetene.

4. Ha samtaler ansikt til ansikt med video 

Nå for tiden, når fysiske møter sannsynligvis er umulig, er nettmøter via video et godt alternativ. Å se ansiktet til dem som snakker, gir så mye mer kontekst til ordene.

Derfor er det viktig å oppfordre alle i Teams-møtet til å slå på video for å få en mer personlig og engasjerende samtale. Hvis du ikke vil at noen skal bli distrahert av kjøkkeninnredningen eller et forbipasserende kjæledyr, kan du aktivere bakgrunnsuskarphet eller bruke en egendefinert bakgrunn.

5. Del bare det du trenger 

Som vi alle vet av egen møteerfaring, er mindre ofte bedre. Og når du deler innhold i Teams-møter, bestemmer du hva andre kan se.

Du kan bestemme når du må vise hele skrivebordet, eller bare et bestemt vindu. Dette er nyttig når du ikke vil at visse personer skal se konfidensiell informasjon. Og hvis noen deler skrivebordet eller en app, kan du be presentatøren om å gi deg styring.

6. Få alle til å delta på tavlen 

Bare fordi alle ikke er i samme rom, betyr ikke det at dere ikke kan idémyldre på samme tavle.

Microsoft Whiteboard er integrert med hvert Teams-møte, slik at møtedeltakere kan bidra via berøring, mus og digitalt blekk. Whiteboard-økter lagres som en del av hvert møte og er tilgjengelige for fremtidig bruk og referanse i møtechatten.

7. Få med deg møtet selv om du gikk glipp av det 

Det er en stor mulighet for at noen ikke får med seg et avtalt møte, enten de er noen minutter for sen eller har dobbeltbooket. I stedet for å oppdatere dem i et annet møte, kan du bare ta opp Microsoft Teams-møtet. Ikke bare er det innspilte møtet lagret i skyen – og en lenke vedlagt i møtechatten – deltakerne kan også søke i møtetranskripsjonen og hoppe til det aktuelle tidspunktet i møtet.

8. Vit og se nøyaktig hva som blir sagt 

Hvor mange ganger har du spurt – eller ønsket å spørre – noen om å gjenta seg selv under en konferansesamtale?

Klarhet er viktig for ethvert møte. Så oppfordre deltakere til å slå på bildetekster og lese sanntidstekstingen. Dette er en viktig ny funksjon for hørselshemmede eller personer som har språkvansker eller kobler til fra et støyende sted.

9. Velg enheter som viser deg fra din beste side 

Microsoft tilbyr en komplett portefølje av Teams-sertifiserte enheter med video og lyd av høy kvalitet. Koble til og start møtene dine med bare ett trykk, og velg hvor og hvordan du vil arbeide med enheter som er laget for ethvert område og enhver arbeidsstil.

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Detaljhandel

  • Microsoft Envision Retail agenda

    Microsoft Envision Retail agenda

    Microsoft Envision Retail 09.00  Velkommen Microsoft & Virke ønsker velkommen og snakker om de store trendene i retail Siri Nordby, Industry Lead Retail, Microsoft Norge Marit Hagehaugen Evensen, Bransjedirektør Retail, Virke 09.30  Envision Retail Dypdykk i kundereisen med fokus på teknologi og trender Linda Pimmeshofer, Direktør Forretningsutvikling Retail, Microsoft Sverige 10.00  Partnerskap med Møller Mobility […]

  • REMA 1000 tar styring over skykostnadene

    REMA 1000 tar styring over skykostnadene

    Dagligvarekjeden har knukket koden –slik sørger de for å alltid få mest mulig ut av prisen de betaler for skyressursene sine. REMA 1000 er tydelige på hva vi kan forvente av dem som lavpriskjede: «alltid lave priser», fordi «det er sluttsummen på kassalappen som teller».  For å etterleve løftet til kundene, er kostnadsbevissthet en sentral […]

Finans og forsikring

  • Arrangerte Hackathon for fremtidens lavkodeløsninger i Sparebank 1  

    Arrangerte Hackathon for fremtidens lavkodeløsninger i Sparebank 1  

    Da Sparebank 1 Utvikling inviterte til Power Platform-Hackathon, samlet fem av landets fremste ekspertmiljøer innen Microsoft-plattformer seg for å knive om førsteplassene.    – – – –   Blant disse var Sopra Steria, KPMG, EVIDI, Bouvet og Cefyr.    – Dette har vært kjempemoro og en helt ny måte å utveksle lærdom mellom kunde og leverandør, sier Pål-André […]

  • Norwegian Fintech Cloud Community

    Norwegian Fintech Cloud Community

    On March 21st, we held the first ever Norwegian Fintech Cloud Community in our offices in Oslo! Thank you to both technical/developer leads and business leaders for joining us for this day of inspirational talks by other financial organisations and cloud experts from Microsoft, as they shared best practices in building solutions in the cloud. […]

Government

  • KI på kontoret: Personlig produktivitet og effektivisering i Oslo kommune

    KI på kontoret: Personlig produktivitet og effektivisering i Oslo kommune

    Nå ser en av Norges største arbeidsplasser mot kunstig intelligens for å gjøre ansatte mer effektive – og for å levere bedre tjenester til Oslos innbyggere:   En by er et sofistikert maskineri. Alt fra helsetilbud og renovasjonssystemer til kollektivtransport er brikker i et enormt puslespill som må passe for at hjulene skal gå rundt.   Det […]

Helseomsorg

  • A woman working in healthcare talking to another woman

    Teams i helse, pleie og omsorg

    Vi har sett mange gode brukerscenarier i forbindelse med Microsoft Teams for kontorarbeidere. Men… visste du at ansatte i helse, pleie og omsorg også får nytte og verdi fra bruk av Microsoft Teams?   I webinaret Teams i helse, pleie og omsorg fikk vi høre fra Aukra kommune og København kommune om hvordan de bruker Microsoft Teams i […]

  • Helsetjenester hjemmefra

    Helsetjenester hjemmefra

    Verden har opplevd en bratt læringskurve de siste ukene, særlig innenfor helsesektoren. Hva kan vi lære av førstelinjearbeiderne fra denne perioden, og hvordan vil fremtidens helsevesen se ut? Vi tror teknologi vil bli en av bærebjelkene i fremtidens helse og omsorgssektor En tredjedel av alle europeere lever med en kronisk sykdom*, og for disse er […]

Industri

  • Har du kontroll på hvor informasjonen flyter og hvem som har tilgang til den?

    Har du kontroll på hvor informasjonen flyter og hvem som har tilgang til den?

    Vi deler informasjon og data mye mer enn tidligere, og dette krever god kontroll på hvor informasjonen flyter, hvem som har tilgang og hvor lenge den lagres. Konsekvensene av det motsatte vil du unngå. Måten vi jobber på har endret seg, og regelverket for hvordan sensitiv data skal sikres har blitt strengere. Dette stiller krav […]

  • Fleksible måter å jobbe på er kommet for å bli

    Fleksible måter å jobbe på er kommet for å bli

    En ny europeisk rapport viser at om ledere er fokuserte på å bevare kultur og innovasjon vil fleksible måter å jobbe på bli den nye normalen. Over halvparten av norske ledere (53,5 prosent) svarte at det er viktig å endre bedriftens arbeidsmåter for å bli nettopp mer innovative og fleksible. Forskningen er gjennomført av Microsoft sammen med […]

Offentlig sektor

  • Sikker datalagring på norsk jord

    Sikker datalagring på norsk jord

    Høsten 2019 åpner Microsoft to nye datasenterregioner i Norge. Datasentrene tilbyr skytjenester til offentlige og private aktører med behov for og krav til lagring av data på norsk jord. Informasjonssikkerhet er helt nødvendig for alle verdiskapende aktører i vårt moderne samfunn. Når stadig flere avgjørelser baseres på en voksende mengde tilgjengelig informasjon, må vi kunne […]

  • Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Innovasjon i kommune-Norge ved hjelp av PowerApps

    Har du opplevd situasjoner hvor en oppgave må gjøres, men hvor dere har manglet et system som muliggjør dette på en enkel, oversiktlig og rask måte? Microsoft sin løsning PowerApps kan løse nettopp dette problemet. Før var den eneste måten å erstatte tunge manuelle prosesser og fagsystemer å gå til store offentlige anskaffelser eller lange […]

Utdanning

  • Universitetets GDPR-guide

    Universitetets GDPR-guide

    Etter 25. mai* må du forholde deg til EUs regler rundt General Data Protection Regulation (GDPR). For å forstå hvordan ditt universitet skal klare dette, kan du ta en titt på denne e-boken og andre ressurser som kan være nyttig for deg og ditt universitet. Universitetets reise Universitetet samler inn navn, adresser, fødselsdatoer og mer […]

  • man achter laptop

    Utdanning omdefinert: Fra fjernundervisning til hybrid læring

    Vi har gleden av å dele en ny artikkel, ”Utdanning omdefinert: Fra fjernundervisning til hybrid læring”, som Microsoft utgir i samarbeid med New Pedagogies for Deep Learning. Løsningene ligger foran oss. Vi har muligheten til å håndtere våre nærværende problemer på en kreativ måte og lære av denne perioden med fjernundervisning, samtidig som vi bygger […]

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

Kundehistorier

  • Etex

    Etex bruker moderne verktøy for å samle bedriften og styrke kundefokuset

    Når det gjelder konstruksjon, må alle komponentene settes sammen på riktig måte og i riktig rekkefølge for at produktet skal bli optimalt. Etex er et belgisk selskap som produserer byggeløsninger, og de har fokus på dette hver dag. De ønsket å finne en måte å forbedre produktiviteten og det interne samarbeidet på. Med over 15 000 […]

Presse

  • Microsoft Norges respons til COVID-19

    Microsoft Norges respons til COVID-19

    Sist oppdatert: 16. mars 2020 Microsoft har en global tilnærming til beredskapsplaner og planlegging av krisehåndtering, som inkluderer både forutsette og uforutsette hendelser. Tilnærmingen inkluderer en handlingsplan ved pandemier. Våre handlingsplaner aktiveres over hele verden, og i tillegg til bistandsmidler til Kina og Puget Sound Community, har vi forpliktet oss til å levere produkter, tjenester […]

Sikkerhet og personvern

  • Har du kontroll på hvor informasjonen flyter og hvem som har tilgang til den?

    Har du kontroll på hvor informasjonen flyter og hvem som har tilgang til den?

    Vi deler informasjon og data mye mer enn tidligere, og dette krever god kontroll på hvor informasjonen flyter, hvem som har tilgang og hvor lenge den lagres. Konsekvensene av det motsatte vil du unngå. Måten vi jobber på har endret seg, og regelverket for hvordan sensitiv data skal sikres har blitt strengere. Dette stiller krav […]

Tips

  • A woman holding a white mug

    7 tips til å få hjemmekontoret til å fungere

    Du kan vel si at jeg begynte tidlig med fjernarbeid. For rundt 15 år siden var jeg ansvarlig for mobilitet og konvergens i et stort telekomselskap da disse konseptene var i sin spede barndom. Så jeg bestemte meg for at jeg skulle prøve ut det jeg hadde snakket om, så jeg insisterte på å jobbe […]