en person som sitter ved et bord med en bærbar PC

Slik arrangerer du vellykkede og sikre møter med Microsoft Teams

Dag Nyrud

Dag Nyrud

Direktør for Modern Workplace

Lesetid, 4 min.

Når så mange mennesker jobber hjemmefra som nå, er det viktigere enn noensinne å finpusse kunnskapen vår om fjernarbeid og være produktive. Vi har sett en stor økning i antall personer som lykkes med sikkert samarbeid via Microsoft Teams. Men uansett om du allerede arrangerer møter i Teams, eller aldri har brukt verktøyet før, anbefaler vi at du drar full nytte av alle samarbeids- og sikkerhetsfunksjonene.

Så her er våre ni beste tips om hvordan du gjennomfører de beste – og tryggeste – nettmøtene.

1. Kontakt personer i og utenfor organisasjonen på en sikker måte

Neste gang du planlegger et møte i Microsoft Teams eller Microsoft Outlook, inkluderer du bare e-postadressene til dine eksterne gjester, og så tar Teams seg av alt det andre – som å sende e-postinvitasjon med instruksjoner om hvordan de blir med i nettmøtet.

Gjestene dine klikker bare på lenken, skriver inn navnet sitt, og så blir de med i møtet fra nettleseren. Alt uten å måtte installere et programtillegg eller laste ned Teams-klienten.

2. Gjør det mulig for alle å ringe inn uansett hvor de er 

Teams er laget for deltakere på farten, som er uten Internett-tilgang, eller som foretrekker å ringe inn i et møte. Slik blir møtene dine inkluderende.

Brukere som er klargjort for lydkonferanse, ser automatisk innringingsinstruksjoner i Teams-møteinvitasjonen. Ved å klikke på innringingsnummeret fra en mobil starter du automatisk telefonoppringingen, og du går til og med inn i konferansebroen. Dermed slipper du å kunne numre utenat.

3. Ha kontroll med møtealternativer 

Teams gir møtearrangører mange muligheter når det gjelder å definere roller og tillatelser for nettmøtedeltakere.

Du kan for eksempel opprette en møtelobby, som lar arrangøren bestemme når personer blir sluppet inn i møtet. Dette er svært nyttig når dere diskuterer konfidensielle saker. Du kan også angi presentatører, dempe deltakernes lyd og starte/stoppe opptak … Bare for å nevne noen av de andre mulighetene.

4. Ha samtaler ansikt til ansikt med video 

Nå for tiden, når fysiske møter sannsynligvis er umulig, er nettmøter via video et godt alternativ. Å se ansiktet til dem som snakker, gir så mye mer kontekst til ordene.

Derfor er det viktig å oppfordre alle i Teams-møtet til å slå på video for å få en mer personlig og engasjerende samtale. Hvis du ikke vil at noen skal bli distrahert av kjøkkeninnredningen eller et forbipasserende kjæledyr, kan du aktivere bakgrunnsuskarphet eller bruke en egendefinert bakgrunn.

5. Del bare det du trenger 

Som vi alle vet av egen møteerfaring, er mindre ofte bedre. Og når du deler innhold i Teams-møter, bestemmer du hva andre kan se.

Du kan bestemme når du må vise hele skrivebordet, eller bare et bestemt vindu. Dette er nyttig når du ikke vil at visse personer skal se konfidensiell informasjon. Og hvis noen deler skrivebordet eller en app, kan du be presentatøren om å gi deg styring.

6. Få alle til å delta på tavlen 

Bare fordi alle ikke er i samme rom, betyr ikke det at dere ikke kan idémyldre på samme tavle.

Microsoft Whiteboard er integrert med hvert Teams-møte, slik at møtedeltakere kan bidra via berøring, mus og digitalt blekk. Whiteboard-økter lagres som en del av hvert møte og er tilgjengelige for fremtidig bruk og referanse i møtechatten.

7. Få med deg møtet selv om du gikk glipp av det 

Det er en stor mulighet for at noen ikke får med seg et avtalt møte, enten de er noen minutter for sen eller har dobbeltbooket. I stedet for å oppdatere dem i et annet møte, kan du bare ta opp Microsoft Teams-møtet. Ikke bare er det innspilte møtet lagret i skyen – og en lenke vedlagt i møtechatten – deltakerne kan også søke i møtetranskripsjonen og hoppe til det aktuelle tidspunktet i møtet.

8. Vit og se nøyaktig hva som blir sagt 

Hvor mange ganger har du spurt – eller ønsket å spørre – noen om å gjenta seg selv under en konferansesamtale?

Klarhet er viktig for ethvert møte. Så oppfordre deltakere til å slå på bildetekster og lese sanntidstekstingen. Dette er en viktig ny funksjon for hørselshemmede eller personer som har språkvansker eller kobler til fra et støyende sted.

9. Velg enheter som viser deg fra din beste side 

Microsoft tilbyr en komplett portefølje av Teams-sertifiserte enheter med video og lyd av høy kvalitet. Koble til og start møtene dine med bare ett trykk, og velg hvor og hvordan du vil arbeide med enheter som er laget for ethvert område og enhver arbeidsstil.

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Detaljhandel

Finans og forsikring

  • tech workers in bank

    Slik implementeres Copilot i bankbransjen

    DNB og SpareBank 1 delte av sine erfaringer og produktivitetsgevinster med Copilot: – For flere føles det ut som de jukser på jobben, sier prosjektleder.  Å lykkes med Copilot krever noe ganske annet enn å implementere ny programvare eller en applikasjon på arbeidsplassen. Den kunstig intelligente assistenten fra Microsoft representerer en helt annen måte å […]

  • Arrangerte Hackathon for fremtidens lavkodeløsninger i Sparebank 1  

    Arrangerte Hackathon for fremtidens lavkodeløsninger i Sparebank 1  

    Da Sparebank 1 Utvikling inviterte til Power Platform-Hackathon, samlet fem av landets fremste ekspertmiljøer innen Microsoft-plattformer seg for å knive om førsteplassene.    – – – –   Blant disse var Sopra Steria, KPMG, EVIDI, Bouvet og Cefyr.    – Dette har vært kjempemoro og en helt ny måte å utveksle lærdom mellom kunde og leverandør, sier Pål-André […]

Government

  • KI på kontoret: Personlig produktivitet og effektivisering i Oslo kommune

    KI på kontoret: Personlig produktivitet og effektivisering i Oslo kommune

    Nå ser en av Norges største arbeidsplasser mot kunstig intelligens for å gjøre ansatte mer effektive – og for å levere bedre tjenester til Oslos innbyggere:   En by er et sofistikert maskineri. Alt fra helsetilbud og renovasjonssystemer til kollektivtransport er brikker i et enormt puslespill som må passe for at hjulene skal gå rundt.   Det […]

Helseomsorg

  • A woman working in healthcare talking to another woman

    Teams i helse, pleie og omsorg

    Vi har sett mange gode brukerscenarier i forbindelse med Microsoft Teams for kontorarbeidere. Men… visste du at ansatte i helse, pleie og omsorg også får nytte og verdi fra bruk av Microsoft Teams?   I webinaret Teams i helse, pleie og omsorg fikk vi høre fra Aukra kommune og København kommune om hvordan de bruker Microsoft Teams i […]

  • Helsetjenester hjemmefra

    Helsetjenester hjemmefra

    Verden har opplevd en bratt læringskurve de siste ukene, særlig innenfor helsesektoren. Hva kan vi lære av førstelinjearbeiderne fra denne perioden, og hvordan vil fremtidens helsevesen se ut? Vi tror teknologi vil bli en av bærebjelkene i fremtidens helse og omsorgssektor En tredjedel av alle europeere lever med en kronisk sykdom*, og for disse er […]

Industri

  • Wiersholm tar i bruk generativ kunstig intelligens for å ytterligere styrke sin juridiske rådgivning 

    Wiersholm tar i bruk generativ kunstig intelligens for å ytterligere styrke sin juridiske rådgivning 

    De tester simulering av rettssaker, bygging av argumenter, samt måter å øke kvaliteten i sitt arbeid. Slik jobber et av landets største advokathus med å ta den praktiske bruken av generativ AI til et nytt nivå. Mange har testet ut ChatGPT, Copilot eller lignende verktøy det siste året og funnet måter teknologien kan gjøre dem […]

  • Microsoft på ERP 2022: Do more with less

    Microsoft på ERP 2022: Do more with less

    Forretningssystemer har aldri vært viktigere enn det er i dag for å sørge for at vi er motstandsdyktige og for at vi skal kunne drive bedrifter, organisasjoner, og offentlig sektor mest mulig effektivt og sikkert. Derfor er vi på ERP 2022 for å vise viktigheten av en plattform som skalerer og utvider horisonten for forretningssystemene. […]

Offentlig sektor

Utdanning

  • en kvinne som bruker en bærbar PC

    Finn ut hvordan du kan forsterke undervisningen med blandet læring

    Siden COVID-19-utbruddet har våre kunder i utdanningssektoren gjort en fantastisk innsats for å holde elevene engasjert mens de har hjemmeskole. Fra e-læringsinnovasjon til å inspirere og motivere med foto- og matlagingsoppgaver – lærere og elever har virkelig demonstrert stå-på-vilje i en vanskelig tid. Skoler og universiteter har opplevd den enestående verdien som nettbasert læring kan […]

  • man achter laptop

    Utdanning omdefinert: Fra fjernundervisning til hybrid læring

    Vi har gleden av å dele en ny artikkel, ”Utdanning omdefinert: Fra fjernundervisning til hybrid læring”, som Microsoft utgir i samarbeid med New Pedagogies for Deep Learning. Løsningene ligger foran oss. Vi har muligheten til å håndtere våre nærværende problemer på en kreativ måte og lære av denne perioden med fjernundervisning, samtidig som vi bygger […]

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

  • Digitalkultur

    Digitalkultur er nøkkelen til innsikt fra førstelinjen

    Digital endring handler like mye om mennesker som om teknologi. For å utvikle nye forretningsmodeller trenger vi fri flyt av ideer og innsikt. Da må hele organisasjonen kunne samle og dele kritisk innsikt, og alle – fra toppledelsen til førstelinjen i bedriften – må ta teknologien i bruk. De fleste som jobber i førstelinjen snakker […]

Kundehistorier

  • Etex

    Etex bruker moderne verktøy for å samle bedriften og styrke kundefokuset

    Når det gjelder konstruksjon, må alle komponentene settes sammen på riktig måte og i riktig rekkefølge for at produktet skal bli optimalt. Etex er et belgisk selskap som produserer byggeløsninger, og de har fokus på dette hver dag. De ønsket å finne en måte å forbedre produktiviteten og det interne samarbeidet på. Med over 15 000 […]

Presse

Sikkerhet og personvern

  • en person som sitter ved et bord med en bærbar PC

    Vår personvern- og sikkerhetsforpliktelse i Microsoft Teams

    Videokonferanse har blitt en langt større del av hverdagsliv og arbeidsliv enn før. Jeg og mine medarbeidere hos Microsoft har blitt vant til den nye virkeligheten der vi kan se hverandres hjem, med både hunder, katter og andre familiemedlemmer i bakgrunnen. Ved hjelp av teknologi kan hvem som helst over hele verden jobbe, lære og […]

Tips