Bruker skytjenester for å leie ut 9500 boliger

Studentsamskipnaden i Oslo er en av landets største boligutleiere og ligger langt fremme teknologisk for å automatisere prosessene. For å konsolidere virksomheten på tvers av organisasjonen har de valgt Dynamics 365, Power Platform og Azure som plattform.

– De siste femten årene har boligavdelingen vår hatt en egenutviklet løsning; skreddersydd for effektiv boligutleie. De har gjort en fantastisk jobb med automatisering og forbedring av prosesser, men når resten av organisasjonen nå kom etter og vi samtidig fikk nye krav om GDPR trengte vi å standardisere på en ny plattform, forteller teknologidirektør Torkel Lappegård i Studentsamskipnaden i Oslo (SiO).

De er en av Norges største utleiere av boliger med 9.500 boenheter og over 11.000 beboere. I 2018 vedtok hovedstyret en ny digital strategi med klare prinsipper for arkitektur. Den forankringen har gjort det enklere å ta avgjørelser.

– Det er fort gjort å tenke at du er unik, men når du kommer ned til de faktiske oppgavene er det ofte ikke slik. Vi skal velge standardsystemer i nettskyen og være villige til å tilpasse våre prosesser til systemene vi velger. Vi så etter en digital samarbeidspartner av et stort internasjonalt kaliber som kunne levere en skyløsning som dekket våre behov. Etter å ha vurderte flere store leverandører falt vi ned på Microsoft, ikke minst fordi de har både datasentere og kompetanse her i landet. Noe studentene er også er opptatt av.

Opp i skyen

Sammen med Microsoft og partnerne NoA Ignite og Avanade har SiO flyttet hele IT-systemstacken opp i Azure Cloud og får levert infrastruktur som en tjeneste.

– Dette er grunnmuren i en kontinuerlig prosess med å digitalisere og automatisere studenttilværelsen. Ut fra det jobber vi med en helhetlig løsning i Dynamics 365 Customer Engagement og Power Platform, forklarer Lappegård.

Hele prosessen fra søknad om bolig til utflytting skjer via nett.

– Tidligere hadde vi ikke et brukerperspektiv når vi valgte IT-verktøy. Nå er det hele fokuset vårt. Gjennom nettsiden «Min side» søker du om bolig, vedlikeholder kontrakter og utfører alle større oppgaver.  Alt er automatisert, inkludert nøkkeluthenting.

En mobil-app sørger for de daglige gjøremålene, som å bestille vaskeri eller sende melding til vaktmesteren.

– Vi hadde egne webapplikasjoner for å dytte data ut på mobile enheter. Nå har vi lagt dette over i Power Apps. Vi bruker også Power BI til rapportering.

Viktig teknologihjelp

Med Dynamics kan høyskoler og universiteter bygge en teknologiplattform basert på automasjon, innsikt og kontroll over sin organisasjon eller deler av den. Dynamics har også utvidede muligheter innenfor dataanalyse og løsninger for å forhindre frafall. Fra Microsoft sin side er det Håvard Siegel Haukeberg som har jobbet tettest med SiO.

– Microsoft har stilt opp hele veien når vi har hatt behov for det. Håvard har gjort en kjempejobb og hjulpet oss med sertifiseringer av våre ansatte og å legge opp webkurs på plattformen.

I dag er SiO snart halvveis på den digitale reisen til nettskyen.

– Vi har ikke møtt noen skjær i sjøen med Microsoft-teknologien. Da vi flyttet hele stacken opp i Azure i fjor var det dønn stabilt med en gang. Med en skybasert plattform vil vi alltid ha siste versjon av applikasjonene, og vi får god støtte på å jobbe med sikkerhet internt, samtidig som vi er trygge på at løsningen i skyen er sikker også. En ting er sikkert, vi vil ikke tilbake til den gamle løsningen vår, understreker Lappegård.

Dette er Studentsamskipnaden i Oslo

Bransje: Studentvelferd
Hovedkvarter: Oslo
Antall ansatte: 859
Omsetning: 1,1 milliard NOK