Siirry pääsisältöön

Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

Jukka Veräväinen

Jukka Veräväinen

Liiketoimintajohtaja (Modern Workplace)

Lukuaika, 3 min.

Ilon kautta onnistuneeseen Office 365 -käyttöönottoon!

Huumori ja heittäytyminen ovat auttaneet HiQ:n asiakkaitamme globaaleissa intrauudistuksissa ja työtapojen muutoksessa. Paras vinkki onnistumiseen on ilo – ja muutosvastarinnan sietäminen.

Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan.

Työtapojen muuttaminen on jatkuvaa työtä

Johdon sitoutuminen muutokseen alusta alkaen on ratkaisevassa asemassa onnistumisen kannalta. Lisäksi uusien työtapojen ja -välineiden kehittämiseen on hyvä ottaa mukaan asiantuntijoita kaikista organisaation yksiköstä. Projektin vaiheista kannattaa viestiä aktiivisesti myös ydinryhmän ulkopuolelle.

Toistolla tehoa

Toisto on tärkeää: aina uudestaan ja uudestaan on kerrottava siitä, mihin tarkoitukseen mitäkin Office 365 -välinettä kuuluu käyttää. Koulutukset ja ohjevideot on hyvä ryhmitellä selkeiksi kokonaisuuksiksi eri käyttötarkoitusten mukaan. Lisäksi käyttäjiä voi innostaa ja osallistaa monin tavoin. Avoin ja kannustava viestintäkulttuuri on kaiken keskiössä: jokainen voi ja jokainen osaa.

Muutoshankkeen 10 vaihetta – käytännön vinkit onnistumiseen

  1. Visio ja tavoitteet

Hahmottele ensimmäiseksi muutoksen visio ja tavoitteet:

  • Mitkä ovat konkreettiset, uusien työvälineiden mukanaan tuomat hyödyt?
  • Miten muutos saadaan myytyä koko henkilöstölle?
  • Mitkä ovat ne mitattavat tavoitteet, joihin pyritään?
  1. Hallintamalli

Suunnittele hallintamallissa vastuunjako, tiedon elinkaaren hallinta ja tietosuojakäytännöt. Tyypillisesti kehittämisprojektin aikana vastuunjako IT-, viestintä- ja henkilöstöyksiköiden välillä on selvä. Projektin jälkeiset vastuut kannattaa myös sopia jo suunnitteluvaiheessa.

  1. Työntekijälähettiläät

Onnistumiseen tarvitaan diplomatiaa! Sisäiset lähettiläät innostuvat työyhteisössä Office 365:n mahdollisuuksista ja houkuttelevat omalla esimerkillään muutkin käyttämään uusia työskentelyvälineitä. Kuka on se työkaveri, joka kutsutaan apuun aina, kun videoneuvottelusysteemit ovat solmussa tai joka jaksaa muistuttaa, että Twitter on timanttinen kanava asiantuntijaviestintään? Ota häntä kädestä kiinni ja kerro, että nyt olemme saamassa käyttöön huikeat välineet sisäiseen viestintään ja työskentelyyn.

  1. Johtaminen ja viestintä

Loppupelissä kyse on johtamisesta ja siitä, miten ihmiset saadaan mukaan. Viestintä tukee muutosta: käytä niitä viestintäkanavia, jotka ovat jo olemassa ja pidä koko henkilöstö aina ajan tasalla. Kerro, mitä ollaan tekemässä ja mitä hyötyjä uudet työvälineet tuovat. Ota projektiin mukaan riittävästi erilaisissa rooleissa toimivia ihmisiä.

  1. Sisällöntuotanto

Sisällöntuotanto on tärkein intran jalkautusta tukeva tekijä. Uudessa intranetissä pitää olla sekä houkuttelevaa että tarpeellista sisältöä. Sisällöntuotannon organisointi on pitkälti resursointia, vastuunjakoa, yhteisten linjausten muodostamista, ohjausta, tukea ja yhteishengen luomista koko sisällöntuottajien joukolle.

  1. Materiaalit

Lanseeraus- ja ohjevideot, intrassa julkaistava tukipaketti, julisteet, t-paidat ja esitysmateriaalit houkuttelevat käyttäjiä uusien työvälineiden äärelle. Parhaassa tapauksessa lanseerausmateriaaleihin löytyy yhteinen teema, joka tuo esiin organisaatiosi ominaispiirteet yhdistettynä modernien työtapojen hyötyihin. Muista varata riittävästi aikaa materiaalituotantoon!

  1. Minimimalli

Minimimalli on yksi jalkautettava asia, josta on syytä viestiä tehokkaasti. Minimimalli kuvaa, mitä välinettä käytetään mihinkin tarkoitukseen ja mitä välineitä jokaisen työntekijän tulee ainakin hyödyntää. Jos otetaan käyttöön vaikkapa Microsoft Teams Yammerin rinnalle, oman organisaation tapa hyödyntää näitä molempia kannattaa tuoda selkeästi esiin.

  1. Tuki erilaisille käyttäjille

Kaikenlaisille käyttäjille on tarjottava tukea helposti saavutettavassa muodossa. Ohjeiden ja yhteisten pelisääntöjen lisäksi erilaiset tietoiskut tai koulutukset voivat olla tarpeen. Millaista tukea tarvitsevat liikkuvat työntekijät, jotka käyttävät Office 365-palveluja lähinnä mobiilisti? Entä he, jotka viettävät aikansa pääosin tietokoneen ääressä? Entä intran sisällöntuottajat?

  1. Oppiminen

Parhaat käytännöt syntyvät vasta, kun uudet välineet on saatu käyttöön kaikille työntekijöille. Suunnittelu- ja lanseerausvaiheen jälkeen alkaa yhdessä oppiminen. Oppimisen ja kokeilemisen myönteinen ilmapiiri on tärkeintä!

  1. Seuranta ja kehittäminen

Päästiinkö asetettuihin tavoitteisiin? Tuliko työnteosta tehokkaampaa ja mukavampaa? Vähenikö sähköposti? Ovatko käyttäjät tyytyväisiä? Palautteeseen ja käyttäjädataan, sekä myös Office 365:n uusiin mahdollisuuksiin, kannattaa reagoida jatkuvasti. Kenen vastuulla olikaan miettiä, mihin suuntaan toimintaa kehitetään jatkossa?

 

Maksuton e-kirja: Anna työntekijöillesi mahdollisuudet luovuuteen ja tietoturvalliseen yhteistyöhön

Menesty nopeasti kehittyvässä digitaalisessa maailmassa tarjoamalla työntekijöillesi vapaus ja joustavuus, joiden ansiosta he pystyvät olemaan tuottavia ja tekemään yhteistyötä mistä tahansa.

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

Teollisuus

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

  • henkilö istuu työpöydällä olevan kannettavan tietokoneen ääressä

    Ihmisten johtamisen kompassi haastavina aikoina

    Microsoftin Max Tchapeyou kertoo kuudesta omakohtaisesta tavasta, joiden avulla hän on työskennellyt tehokkaammin ja positiivisemmin tiiminsä kanssa.

Terveydenhuolto

  • logo

    Luottamuksen välttämättömyydestä terveydenhuollon digitalisaatiossa

    Puhelimeni oli soinut viikkokaupalla lähes tauotta, ja nyt se soi taas. ”Hei, Veronica, meillä on idea!” huudahti soittaja. Tunnistin Carlo Tacchettin heti, sillä olen tuntenut hänet lähes yhtä kauan kuin olen työskennellyt Microsoftilla. Hän toimii opettajana Vita-Salute San Raffaelen yliopistossa ja kokeellisen kuvantamisen keskuksen johtajana IRCCS San Raffaelessa, joka on Milanon merkittävimpiä sairaaloita. Tämä tapahtui […]

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Digitalisaatio

  • nainen istuu tuolissa puhumassa kännykällä

    7 oppia työn tulevaisuudesta

    Suomalainen työelämä on kevään jäljiltä murroksessa. Etätyö on tullut jäädäkseen, mikä vaatii yrityksiä ja organisaatioita sovittamaan työtilojaan uudenlaisiin yhteistyön tarpeisiin. Digitalisaatiossa moni yhteisö on tehnyt jättiharppauksen ja samalla ihmisyys ja luovuus nousevat uuteen arvoon tuottavuuden perustuksina. Paluuta vanhaan ei ole ja työnantajien sekä työntekijöiden on hyvä aika pohtia työntekemistä aivan uudesta näkökulmasta. Nämä havainnot perustuvat […]

Kumppaniblogi

  • Selkeä ja keskitetty ratkaisu organisaatioviestinnän ja tiimityön tarpeisiisi – Valo + Teams

    Selkeä ja keskitetty ratkaisu organisaatioviestinnän ja tiimityön tarpeisiisi – Valo + Teams

    Tämä artikkeli on osa Kumppaniblogi nimistä vieraskynäsarjaa, jossa Microsoftin kumppanit kertovat tarinoita pilvipalveluista. Nykyään on olemassa erilaisia, toinen toistaan innovatiivisempia työkaluja ja työskentelyä helpottavia ratkaisuja, joiden väliltä valitseminen saattaa tuottaa haasteita. Tyypillisesti erilaisia ratkaisuja käytetään täyttämään erilaisia tarpeita, mutta työskentelyn suunnittelun ja itse työn tekemisen helpottamiseksi ja selkeyttämiseksi kannattaa keskittää toiminta yhteen paikkaan.   Valo(a) […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • henkilö istuu pöydän ääressä ja käyttää kannettavaa tietokonetta

    Sitoutumisemme Microsoft Teamsin yksityisyyteen ja tietoturvaan

    Videoneuvotteluista on tullut tänä päivänä suurempi osa päivittäistä elämäämme ja työtämme kuin koskaan ennen. Minä, tiimini ja muut Microsoftin työntekijät ovat sopeutuneet uuteen todellisuuteen, jossa näemme toistemme kodit koirineen, kissoineen ja muine perheenjäsenineen. Ympäri maailmaa työskentely, oppiminen sekä yhteydenpito kollegoiden, ystävien ja perheenjäsenten kanssa tapahtuu teknologian välityksellä. Olipa työpaikkana keittiön pöytä, olohuoneen sohva tai myös […]

Vinkit

  • Wilma

    Wilma

    Ajattelepa, jos opettajalla näkyisi Wilmassa oppilasryhmä, siellä olisi myös nappi “Tee tästä ryhmästä Teams-ryhmä”. Tällainen nappi on jo pilottikäytössä muutamassa kunnassa. Primuksesta voidaan tuoda valmiit oppilasryhmät Teamsiin yhdellä napin painalluksella. Wilmassa on tämä valmius jo olemassa, ja Enterin kehittämä nappi voidaan ottaa käyttöön yhteistyössä kunnan ja kunnan tietohallinnon kanssa. Myöhemmin Teamsiin tulee myös valmiina ominaisuus, […]