Työpaikkojen digitalisaatio ei koske vieläkään kaikkia – olisiko nyt etulinjan työntekijöiden vuoro?

Koronavuosi kiihdytti digitalisaatiota Suomessa niin yksityisen kuin julkisen sektorin organisaatioissa. Etätöihin siirtyneet tietotyöläiset kohtasivat kollegat toimiston sijaan Microsoft Teamsissa, ja mediassa hehkutettiin etä- ja hybridityön onnistumisia tai toisaalta väsymystä virtuaalipalavereihin. Kirjoitusten perusteella saattaa saada kuvan, että koko Suomi siirtyi etätöihin. Kuitenkin etätyön osuus tehdystä työstä oli koronakriisin alussakin vain noin 30 prosenttia ja on nyt reilun 20 prosentin luokkaa.

Mitä kuuluu tällä hetkellä muille kuin etätyöntekijöille, esimerkiksi niille sosiaali- ja terveydenhuollon, logistiikan, rakennusalan, tuotantoteollisuuden ja vähittäiskauppojen työntekijöille, jotka ovat työskennelleet läpi koronakriisin etulinjassa, pitkälti yhteiskunnan toiminnan kannalta kriittisissä tehtävissä? Miten digiloikka näkyy heidän arjessaan?

Valitettavasti ei lähes lainkaan. Siinä missä organisaatioiden hallinto, esimiehet ja tietotyöläiset siirtyivät viimeistään viime keväänä Teamsiin, etulinjan työntekijöiden viestintäkanavana on usein edelleen epävirallinen ja tietoturvaton WhatsApp-ryhmä, jos sitäkään.

Joissakin edelläkävijäorganisaatioissa on asiaan herätty, mutta mallit ovat edelleen hahmotelma-asteella. Frontline-työntekijät on saatettu nähdä vain helposti vaihdettavissa olevina resursseina tai digipalvelujen tarjoaminen on koettu hankalaksi henkilöstölle, joilla ei ole työpuhelinta tai -tietokonetta. Johdolla on voinut olla epäilyksiä työntekijöiden valmiuksista käyttää digitaalisia palveluita. Satojen tai tuhansien työntekijöiden Teams-aktivointi on voitu myös kokea työläänä kustannuseränä.

Nämä ovat kuitenkin vain ennakkoluuloja ja olettamuksia, joita työkseni asiakkaiden parissa pyrin hälventämään.

Etulinjan työntekijät haluavat tuntea yhteenkuuluvuutta

Tutkimusten mukaan lähes neljännes etulinjan työntekijöistä suunnittelee työpaikan vaihtamista, koska kokevat ettei heitä kuunnella. Työntekijöiden sitouttamisen puute johtaa korkean vaihtuvuuden lisäksi myös vähentyneeseen tuottavuuteen ja jämähtäneisiin taitoihin. 75 prosentilla organisaatioista ei kuitenkaan ole sitouttamisstrategiaa, ja ongelman ratkaiseminen on vaikeaa ilman helppoja keinoja vuorovaikutukseen ja tiedon jakamiseen organisaation sisällä. Tähän Teams on toimiva ratkaisu.

Esimerkiksi logistiikkakeskuksessa töitä tehdään kolmessa vuorossa, työntekijöitä on satoja ja vaihtuvuus suuri. Teamsin Shifts-palvelun kautta voidaan tehdä työntekijälle näkyväksi, mihin tiimiin hän kuuluu ja keitä on tällä viikolla hänen kanssaan samassa työvuorossa. Palvelussa työntekijät voivat myös tarkastella omia tulevia työvuorojaan, pyytää vuorojen vaihtoja, ilmoittautua vapaisiin työvuoroihin tai pyytää lomaa. Palveluun voi lisätä myös keskustelukanavan, jossa esimies ja tiimiläiset voivat jakaa kuulumisia tai vaikka kalakuvia viikonlopulta.

Etulinjan työntekijät rakentavat yrityksen tuloksen, joten kulttuuri, joka ottaa mukaan kaikki työntekijät, on myös yrityksen menestyksen kannalta keskiössä. Teamsin intranetin kautta voidaan avata koko henkilöstölle, millainen yritys on, kuvata sen visiota ja arvoja. Viva Connections -palvelussa voidaan kertoa keskitetysti ja samalla yksittäiselle työntekijälle räätälöidysti vaikkapa terveydenhuollon palveluista tai muistuttaa joulupuurotarjoilun alkamisajasta.

Digilaitteiden tai -osaamisen puutekaan ei ole ongelma. Suomalaisista yli 95 prosentilla on jo käytössään älypuhelin, ja erilaiset keskustelusovelluksetkin ovat valtaosalle tuttuja vapaa-ajalta. ”Diginatiivien” työntekijöiden osuus työvoimasta kasvaa jatkuvasti. Lähes kaikilla Teamsia käyttävillä organisaatioilla Teams on lisensoituna kaikille työntekijöille jo valmiiksi – sitä ei ole vain otettu käyttöön. Siinä missä monissa organisaatioissa etulinjan työntekijöiden tiedonvälitys hoituu nyt monenlaisten epävirallisten ja valvomattomien sovellusten ja kanavien kautta, Teams tarjoaa tiedon jaolle ja keskusteluille hallitun ja tietoturvallisen alustan.

Uudet yhteistyön mallit vaativat muutosjohtamista

Vaikka Teamsin käyttöönotto teknologisesti vaatii vain muutaman klikkauksen, edellyttää uusien toimintatapojen juurruttaminen organisaatioon muutosjohtamista. Projektiryhmällä pitää olla ymmärrys siitä, miksi muutos tehdään, miten käyttäjät koulutetaan, kuka toimii vertaistukena ja miten tuloksia mitataan, jotta halutut tulokset myös saavutetaan. Johdon pitää ymmärtää kokonaisuus ja jokaisen työntekijän arvo, määrittää hankkeen tavoitteet sekä vakuuttaa keskijohto muutoksen välttämättömyydestä. HR toteuttaa muutoksen käytännössä viestinnän avustamana ja IT-osasto, ketterän Microsoft-kumppanin tuella, varmistaa sujuvan muutosprosessin. Ja kuten mihin tahansa uuteen työkaluun tai palveluun, Teamsin käyttöön etulinjassa tarvitaan myös selkeät pelisäännöt ja käyttöohjeet.

Eri alojen eturintamassa on maailmanlaajuisesti yli kaksi miljardia etulinjan työntekijää – mutta alle 25 prosenttia heistä sanoo, että heillä on tarvittavat välineet ja teknologia työnsä tekemiseen kunnolla. Me Microsoftilla haluamme varmistaa, että etulinjan työntekijöitä ei unohdeta vaan että heillä on saatavilla ne työkalut, resurssit ja ammattitaito, joita tässä haastavassa ajassa tarvitaan.

Myös etulinjan työntekijät haluavat olla osa tiimiä, kokea ylpeyttä siitä, että työskentelevät tietyssä organisaatiossa. Heidän sitouttamisensa yritykseen on ehdoton edellytys sille, että yritykset pärjäävät kiihtyvässä kilpailussa. Etulinjan työntekijät ovat työssään ensimmäisiä asiakkaan kontakteja, ensimmäisiä brändin edustajia sekä ensimmäisiä, jotka näkevät tuotteet ja palvelut tositoimissa. Heidän työstään kumpuavat myös uudet, innovatiiviset ideat tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi. Nämä unohdetut huipputekijät ansaitsevat laadukkaan työntekijäkokemuksen.

Suomi on ollut edelläkävijä teknologian hyödyntämisessä tietotyöläisten työn tukena. Uskon ja luotan, että suomalaiset organisaatiot ovat nyt valmiita tuomaan digitalisaation hyödyt koko henkilöstölle.