Voisitko kuvitella työpaikkaasi ilman Internetiä? Ajattele, kuinka erilaiselta näyttäisivät kulttuuri, muutosnopeus sekä kollegoiden ja asiakkaiden yhteydenpito. Teknologialla on aina ollut merkittävä vaikutus työkulttuuriin. Nykypäivän työpaikalla tämä vaikutus on kuitenkin voimistunut entisestään, kun teknologinen kehitys on kiihtynyt nopeudella, jota harva pystyi ennustamaan.
Elämme nyt aikakautta, jolloin uutta teknologiaa on tarjolla niin paljon – ja niiden käyttötavat ovat niin moninaiset – että meillä on enemmän valinnanvaraa kuin koskaan ennen. Tämän ansiosta pystymme entistä paremmin hallitsemaan sitä, kuinka tapamme käyttää teknologiaa määrittävät työpaikkamme kulttuurin.
Tässä tutustumme tapaan, jolla kolme hyvin erilaista yritystä käyttävät Microsoftin teknologioita apunaan organisaatiokulttuurinsa vahvistamiseen ja ohjaamiseen.
Hulluna suklaaseen – mutta ihmiset otetaan vakavasti
Alankomaalainen Tony's Chocolonely on aina halunnut keskittyä muuhunkin kuin valmistamaansa suklaaseen. Se sai alkunsa toimittajan unelmasta valmistaa suklaata, jonka tuotantoketjuihin ei liity orjuutta tai ihmiskauppaa. Eettiset periaatteet ovat olleet yrityksen liiketoiminnan keskiössä sen perustamisvuodesta 2005 lähtien.
Eivätkä nämä periaatteet ole rajoittuneet tapaan, jolla suklaata tuotetaan. Kyse on myös henkilöstön keskinäisestä organisaatiosta ja vuorovaikutuksesta. "Sanomme, että meillä tiimi on etusijalla", kertoo Rick van Doorn, Tony's Chocolonelyn IT-johtaja. "Ilman tiimiä ei ole yritystä. Tämän tiimin optimaalisen yhteistyön ylläpitäminen on elintärkeää kaiken sen kannalta, mitä teemme."
Teams: Ratkaisu, joka sopii kulttuuriin
Yrityksen menestyksen myötä sen tiimin koko on kasvanut kuudesta henkilöstä yli sataan. Haasteena on ollut yrityskulttuurin arvojen pitäminen yhdenmukaisina merkittävästä organisaatiomuutoksesta huolimatta. Markkinointiviestintäjohtaja Angela Ursemin mukaan tärkeässä osassa on ollut oikeiden teknologioiden valinta, jotta yritys pysyy "avoimena, rehellisenä ja kommunikoivana". Tähän on lukeutunut päivittäminen Windows 10:een, yritystietojen siirtäminen SharePointiin sekä laitteiden hallitseminen Microsoft Intunella.
Kenties merkittävin innovaatio on kuitenkin ollut yrityksen siirtyminen Microsoft Teamsin käyttöön. Yrityksen henkilöstön muiden työelämän osa-alueiden tapaan myös tämä strategia on tarkasti mukautettu yrityksen arvoihin ja organisaatiokulttuuriin. "Käytämme Teamsin chattiominaisuutta henkilökohtaisten suhteiden rakentamiseen, sillä haluamme edistää niitä", Ursem toteaa. "Sähköpostin käyttö on muodollisempaa ja vie enemmän aikaa. Chatti soveltuu humoristiseen viestinvaihtoon ja nopeisiin kysymyksiin, mikä sopii luonnostaan kulttuurimme ja tekee työstämme tehokkaampaa."
Uusien teknologioiden käyttöönottotavat eivät kuitenkaan riipu pelkästään organisaatiokulttuurista – kyse on myös yrityksen koosta. Globaalin autovalmistaja BMW Groupin haasteet olivat huomattavan erilaiset.
BMW Group: Uusia yhteistyötapoja luomassa
Autoteollisuudessa toimialan mullistukset ovat elämän tosiasioita. BMW Groupin johtoryhmä tietää, että ylivoimaisen osaamisen ylläpitäminen nykypäivän verkottuneessa maailmassa tarkoittaa teknologian käyttöä siten, että prosessiorientoituneista työskentelytavoista siirrytään entistä ketterämpään ja yhteistyötä painottavaan malliin. Tämä on edellyttänyt organisaatiokulttuurin ja tiimityön lähestymistapojen täydellistä muutosta.
Mutta yrityksessä, jossa työskentelee 134 682 henkilöä ja jonka käytössä on 150 000 laitetta ja 70 000 puhelinta 500 eri sijainnissa, tämän muutoksen toteuttaminen ei ollut mikään pieni hanke. Se tarkoitti oikeiden ohjelmistojen ja sovellusten valintaa, jotta kaikilla on mahdollisuus tuottavaan työhön. Samalla hankkeessa oli painotettava tietoturvasta ja tiimityöstä rakentuvaa arvopohjaa. Siirtyminen Windows 10:een tarjosi vastauksen.
"Arvostan sitä, että Windows 10 muodostaa perustan työpaikkamme nykyaikaistamiselle", sanoo Markus Boenisch, BMW Groupin Global Workspacen pääjohtaja. "Se tukee sitoutumistamme uusiin työskentelytapoihin, esimerkiksi uusiin tapoihin tehdä yhteistyötä, ja samalla se tarjoaa meille paremman tietoturvan."
Eikä tämä koske vain ohjelmisto- ja sovellusratkaisuja, jotka auttavat yrityksiä edistämään työpaikkojen muutosta ja määrittämään uutta organisaatiokulttuuria. Kyse on myös yritysten käyttämistä laitteista.
Vinnova: Uusien työntekijöiden houkuttelua Surfacella
Ruotsin julkishallintoon kuuluva Vinnova haluaa olla Ruotsin houkuttelevin työnantaja. Tämän saavuttamiseksi työpaikan ilmapiirin on oltava "avoin, luova, älykäs ja 'cool'", kertoo tietohallintojohtaja Ulf Trulsson. Oikeiden laitteiden tarjoaminen henkilöstön käyttöön on ollut keskeisessä asemassa tämän vision toteuttamisessa.
"Olemme luonnostamme erittäin yhteistyökeskeisiä", hän kertoo. Alkuperäinen teknologiayhdistelmä, jota yritys oli käyttänyt vuodesta 2001, ei kuitenkaan tukenut tätä kulttuuria ja visiota.
"Otettuamme käyttöön työskentelytapoihimme mukautuvat Surface-laitteet meillä on nyt työkalut, joita innovaatiota painottava organisaatio todella tarvitsee", Trulsson sanoo. Microsoft 365:n ja Surface-laitteiden omaksuminen ei ole ainoastaan parantanut Vinnovan henkilöstön työtä – se houkuttelee myös uutta väkeä. "Jokaisella on ensimmäisestä päivästä lähtien työpöydällään kaikki, mitä hän tarvitsee. Se on hyvin tärkeää työnantajan houkuttelevuuden näkökulmasta."
Teknologiaa, joka tukee kulttuuriasi
Uudessa työkulttuurissa on kyse yhteistyön ja joustavan tiimityön edistämisestä – sekä sellaisten teknologioiden valinnasta, jotka tukevat oikealla tavalla yrityskulttuuria ja yrityksen arvoja.
Microsoft Teamsin, Windows 10:n ja Surfacen kaltaiset ratkaisut pystyvät toimimaan itse määrittelemäsi kulttuurin tukena. Olipa yrityksesi pieni tai suuri, voittoa tavoittelematon tai Fortune 500 -listalla, nykyaikaisen työpaikan teknologiat tarjoavat jokaiselle ratkaisun.
