“Tämä tiedosto on liian suuri lähetettäväksi.”
Tuttu tilanne meille kaikille. Kun aikataulussa on pysyttävä ja suuri tiedosto ei lähde vastaanottajalle, riskialttiit julkiset tiedostonsiirtopalvelut alkavat yhtäkkiä näyttää houkuttelevilta vaihtoehdoilta. Käytännöllisyys menee tietoturvan edelle. Julkishallinnoille tästä aiheutuu järjestelmän ongelma ja lisäksi valtavia tietoturvariskejä. Ruotsalaisen Söderhamnin rannikkoalueen paikallishallinto päätti, ettei se kiirehtisi kieltämään tätä toimintaa vaan sen sijaan yrittäisi selvittää, mistä se pohjimmiltaan johtui. Sitten se kääntyi nykyaikaisen pilviteknologian puoleen tavoitteenaan poistaa tuottavuutta heikentävä puute, joka johti näihin suojaamattomiin käytäntöihin.
Söderhamn koostuu noin 500 pienestä saaresta, jotka sijaitsevat Ruotsin rannikon läheisyydessä. Se on kuuluisa historiallisista “sinisistä kukkuloistaan”, mutta sen toisella muinaisjäänteellä oli paljon huonompi maine: vanha paikallinen infrastruktuuri aiheutti paljon tuottavuusongelmia. EU:n uusi GDPR-tietosuoja-asetus valvoo julkishallinnon toimintaa, joten vakiintuneet käytännöt oli pakko muuttaa ja uusista työskentelytavoista muodostui elintärkeitä.
Hyödyt
Söderhamnin 2 500 kokopäiväistä työntekijää ovat vastuussa eri palveluista – koululaitoksesta terveydenhuoltoon. Arkaluontoisia asiakirjoja jaettiin jatkuvasti tiedostonjakotyökaluilla, sähköpostilla ja jopa paperille kirjoitettuina. Söderhamns Kommun ymmärsi, että nämä käytännöt johtuivat olemassa olevan infrastruktuurin ja ohjelmistojen puutteista. Työn tietoturvan parantamiseksi se otti käyttöön Microsoft 365:n sisäänrakennetut tietoturva- ja tuottavuustyökalut, jotka tarjoavat työntekijöille suojatun ympäristön viestintään ja innovointiin.
“Näimme, että heidän toiminnallaan oli perusteensa. Vaikka heidän ei olisi pitänyt toimia niin, emme halunneet kieltää ihmisiä käyttämästä dataa tällä tavoin, koska se oli paljon käytännöllisempää. Meidän oli tarjottava sellainen ratkaisu ja ympäristö, jossa ihmisten ei tarvitsisi kehittää omia keinojaan saadakseen asioita aikaan.”
Lue koko asiakaskertomus täältä.
