Siirry pääsisältöön

Paluun toimistolle ei tarvitse tarkoittaa paluuta vanhoihin toimintatapoihin

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 3 min.

Organisaatioiden kyky vastata nopeasti koronakriisin tietotyölle asettamiin lisähaasteisiin on vaihdellut paljon. Tyypillisesti ne organisaatiot, joissa on muutenkin hyödynnetty muutosjohtamisen metodeja ja otettu uusia työtapoja käyttöön suunnitellusti, ovat sopeutuneet muuttuneisiin vaatimuksiin ketterimmin.

Moni asiakas onkin korostanut vertaisverkoston eli ns. champions-verkoston merkitystä tietotyön ja etätyön yhdistämisessä juuri oman organisaation tarpeisiin. Käytännössä työ on kollegoiden perehdyttämistä modernin tietotyön tapoihin, vinkkien jakamista ja erilaisten tietoiskujen järjestämistä. Näiden verkostojen jäsenyys perustuu yleensä vapaaehtoisuuteen ja onkin ollut ilo huomata kuinka moni työntekijä on halunnut osallistua tähän tekemiseen oman työnsä ohessa. Halua työn uudistamiseen on!

Keskustelin aiheesta VR:n Service Managerin, Vesa Vainion, kanssa ja hän totesi heidän champions-verkostonsa perustamisen ja Microsoft Teamsin lanseeraustoimenpiteiden osuneen juuri oikeaan ajankohtaan. ”Ensimmäinen ajatus on se, että kriisiaikanakaan mitään ei ole jäänyt tekemättä”, toteaa Vainio.

Ryhmähenkeä pidetään yllä – myös diginä

Kriisin aikana on opittu työskentelemään ja jatkamaan toimintaa myös etänä. Välineistä on saatettu löytää omaa toimintaa helpottavia uusia ominaisuuksia ja samalla on luotu uusia toimintatapoja. Sen lisäksi, että oman työn on täytynyt rullata, on tiiminvetäjien pitänyt keksiä tapoja ryhmähengen luomiseen ja ylläpitämiseen. Esimerkiksi VR:llä järjestettiin Culture & Change Lead Anna Rautiaisen johdolla Digital Crew:n yhteinen koko päivän tilaisuus kokonaan Microsoft Teamsin kautta. Aiemmin fyysinen tilaisuus siis digitalisoitiin täysin.

”Yhteisen aloitusosuuden jälkeen jakaannuttiin ryhmiin ja ryhmissä valmistellut ryhmätyöt esiteltiin tilaisuuden lopuksi yhteisosuudessa. Ruokatunti oli halutessa yhteinen muiden kanssa ja iltapäivällä osallistujat lähtivät ’yhteislenkille’, josta piti ottaa kuvia ja jakaa muille. Vaikka etukäteen epäilytti koko päivän tilaisuuden muuttaminen etämuotoon, sopivalla rytmityksellä saatiin sekin onnistumaan,” Vainio toteaa. Arkena eri tiimit ovat järjestäneet videon välityksellä yhteisiä aamu- ja iltapäiväkahveja.

Etätyö saumattomana osana tuottavaa arkea

Toimistolle paluu tarkoittaa monessa paikassa sitä, että toimiston käytössä on rajoituksia. On pidettävä etäisyydet kunnossa omalla työpisteellä ja neukkareissa. Etätyö varmasti jatkuu jossain muodossa, vaikka tilanne osin normalisoituukin.

Konttorille halutaan, koska on ikävä kollegoita ja sellaista yhdessä tekemistä, jossa ollaan samassa tilassa. Kun rajoituksia kuitenkin on voimassa, osa jatkaa etänä, ainakin osan työajastaan. Videon käyttö kokouksissa on kasvanut merkittävästi työskennellessämme kotona – yli 1000 % maaliskuun aikana. Voisimmeko hyödyntää sitä paremmin ja tuottavammin myös konttorilla? VR on varautunut tähän tilanteeseen kalustamalla neuvotteluhuoneensa Microsoft Teams Rooms -ratkaisuilla. Yhtä nappia painamalla, he saavat koko neuvotteluhuoneen osallistujat mukaan hyvälaatuisella kuvalla ja äänellä. Esitysten jakaminen on yksinkertaista ja tarjolla on varmasti parempi kokemus myös etänä osallistuville.

Etätyö ei siis jatkossakaan ole joko tai, vaan sekä että. Tämä asettaa aivan uudenlaisia vaatimuksia tuottavalle tiimityölle. Kun kokouksiin osallistutaan yhä useammin eri paikoista ja kun osallistujat eivät ole välttämättä koskaan tavanneet toisiaan, on syytä kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Tämä koskee niin yksittäisen työntekijän valmiuksia hyödyntää käytettävissä olevaa teknologiaa kuin kokousten johtamistakin. Teknologian tehokkaaseen hyödyntämiseen olemme koonneet parhaita vinkkejä tänne. Tilannetietoisuus tarkoittaa itsensä ja tiimin jäsenten huomioimisen lisäksi kulloisenkin tilanteen huomioimista. Tätäkin taitoa voi kehittää muiden tiimitaitojen ohella oppaamme avulla.

Ylläpidä tuottavuutta näiden etätyöratkaisujen avulla

Tutustu, miten voit edistää tiimiesi yhteydenpitoa, tuottavuutta ja tietoturvaa

Maksuton infografiikka: Saavuta enemmän tuloksia yhdessä Microsoft 365 Businessin avulla

Katso, mitä hyötyä Microsoft 365 Businessistä on työntekijöillesi

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

Teollisuus

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Terveydenhuolto

  • logo

    Luottamuksen välttämättömyydestä terveydenhuollon digitalisaatiossa

    Puhelimeni oli soinut viikkokaupalla lähes tauotta, ja nyt se soi taas. ”Hei, Veronica, meillä on idea!” huudahti soittaja. Tunnistin Carlo Tacchettin heti, sillä olen tuntenut hänet lähes yhtä kauan kuin olen työskennellyt Microsoftilla. Hän toimii opettajana Vita-Salute San Raffaelen yliopistossa ja kokeellisen kuvantamisen keskuksen johtajana IRCCS San Raffaelessa, joka on Milanon merkittävimpiä sairaaloita. Tämä tapahtui […]

  • HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    HUS hyödyntää Hololens-teknologiaa yhteistyössä Disiorin kanssa

    Disior – uudet teknologiat lääkärien käytössä Disior kehittää lääkärien, insinöörien ja matemaatikkojen yhteistyönä täysin uudenlaista tapaa mallintaa ja analysoida luunmurtumia ja pehmytkudosta. Yhdessä HUS:n ja Microsoftin kanssa tehtävissä projekteissa tuodaan uutta teknologiaa potilastyöhön, leikkaussaleihin ja sairaalamaailmaan. Vuoropuhelu lääkärien ja insinöörien välillä varmistaa sen, että toiveet, tarpeet ja mahdollisuudet kohtaavat. Analyysiohjelmistot muuttavat potilaskuvan matemaattiseksi malliksi, jolloin […]

Vähittäiskauppa

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

    Kumppaniblogi – Fiksummin yhdessä – eväät moderniin työskentelyyn: Onnistuneen Office 365 -jalkautuksen 10 vaihetta

    Ilon kautta onnistuneeseen Office 365 -käyttöönottoon! Huumori ja heittäytyminen ovat auttaneet HiQ:n asiakkaitamme globaaleissa intrauudistuksissa ja työtapojen muutoksessa. Paras vinkki onnistumiseen on ilo – ja muutosvastarinnan sietäminen. Onnistuneimmissa teknologian käyttöönottoprojekteissa 80 prosenttia panoksista kohdistetaan ihmisiin ja 20 prosenttia teknologiaan. Tämä on hyvä pitää mielessä, kun muutoshanketta käynnistetään ja resursoidaan. Työtapojen muuttaminen on jatkuvaa työtä Johdon […]

Tietoturva ja tietosuoja

Vinkit

  • A woman holding a white mug

    Työskentely kotoa käsin. Mitä olen oppinut varhaisena omaksujana.

    Minua voisi varmaankin kutsua etätyön “varhaiseksi omaksujaksi”. Noin 15 vuotta sitten olin vastuussa työntekijöiden liikkuvuudesta ja teknologisista yhteenliittymistä suuressa televiestintäalan yrityksessä, kun nämä konseptit olivat vasta aluillaan. Siksi päätin yrittää toimia sanojeni mittaisesti ja vaadin, että voin tehdä etätöitä niin usein kuin mahdollista. Kieltäydyin jopa laajakaistasta ja valokuidusta – sen sijaan tukeuduin vanhaan Vodafone Connect […]