Paluun toimistolle ei tarvitse tarkoittaa paluuta vanhoihin toimintatapoihin

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft 365 Tuotemarkkinointipäällikkö

Lukuaika, 3 min.

Organisaatioiden kyky vastata nopeasti koronakriisin tietotyölle asettamiin lisähaasteisiin on vaihdellut paljon. Tyypillisesti ne organisaatiot, joissa on muutenkin hyödynnetty muutosjohtamisen metodeja ja otettu uusia työtapoja käyttöön suunnitellusti, ovat sopeutuneet muuttuneisiin vaatimuksiin ketterimmin.

Moni asiakas onkin korostanut vertaisverkoston eli ns. champions-verkoston merkitystä tietotyön ja etätyön yhdistämisessä juuri oman organisaation tarpeisiin. Käytännössä työ on kollegoiden perehdyttämistä modernin tietotyön tapoihin, vinkkien jakamista ja erilaisten tietoiskujen järjestämistä. Näiden verkostojen jäsenyys perustuu yleensä vapaaehtoisuuteen ja onkin ollut ilo huomata kuinka moni työntekijä on halunnut osallistua tähän tekemiseen oman työnsä ohessa. Halua työn uudistamiseen on!

Keskustelin aiheesta VR:n Service Managerin, Vesa Vainion, kanssa ja hän totesi heidän champions-verkostonsa perustamisen ja Microsoft Teamsin lanseeraustoimenpiteiden osuneen juuri oikeaan ajankohtaan. ”Ensimmäinen ajatus on se, että kriisiaikanakaan mitään ei ole jäänyt tekemättä”, toteaa Vainio.

Ryhmähenkeä pidetään yllä – myös diginä

Kriisin aikana on opittu työskentelemään ja jatkamaan toimintaa myös etänä. Välineistä on saatettu löytää omaa toimintaa helpottavia uusia ominaisuuksia ja samalla on luotu uusia toimintatapoja. Sen lisäksi, että oman työn on täytynyt rullata, on tiiminvetäjien pitänyt keksiä tapoja ryhmähengen luomiseen ja ylläpitämiseen. Esimerkiksi VR:llä järjestettiin Culture & Change Lead Anna Rautiaisen johdolla Digital Crew:n yhteinen koko päivän tilaisuus kokonaan Microsoft Teamsin kautta. Aiemmin fyysinen tilaisuus siis digitalisoitiin täysin.

”Yhteisen aloitusosuuden jälkeen jakaannuttiin ryhmiin ja ryhmissä valmistellut ryhmätyöt esiteltiin tilaisuuden lopuksi yhteisosuudessa. Ruokatunti oli halutessa yhteinen muiden kanssa ja iltapäivällä osallistujat lähtivät ’yhteislenkille’, josta piti ottaa kuvia ja jakaa muille. Vaikka etukäteen epäilytti koko päivän tilaisuuden muuttaminen etämuotoon, sopivalla rytmityksellä saatiin sekin onnistumaan,” Vainio toteaa. Arkena eri tiimit ovat järjestäneet videon välityksellä yhteisiä aamu- ja iltapäiväkahveja.

Etätyö saumattomana osana tuottavaa arkea

Toimistolle paluu tarkoittaa monessa paikassa sitä, että toimiston käytössä on rajoituksia. On pidettävä etäisyydet kunnossa omalla työpisteellä ja neukkareissa. Etätyö varmasti jatkuu jossain muodossa, vaikka tilanne osin normalisoituukin.

Konttorille halutaan, koska on ikävä kollegoita ja sellaista yhdessä tekemistä, jossa ollaan samassa tilassa. Kun rajoituksia kuitenkin on voimassa, osa jatkaa etänä, ainakin osan työajastaan. Videon käyttö kokouksissa on kasvanut merkittävästi työskennellessämme kotona – yli 1000 % maaliskuun aikana. Voisimmeko hyödyntää sitä paremmin ja tuottavammin myös konttorilla? VR on varautunut tähän tilanteeseen kalustamalla neuvotteluhuoneensa Microsoft Teams Rooms -ratkaisuilla. Yhtä nappia painamalla, he saavat koko neuvotteluhuoneen osallistujat mukaan hyvälaatuisella kuvalla ja äänellä. Esitysten jakaminen on yksinkertaista ja tarjolla on varmasti parempi kokemus myös etänä osallistuville.

Etätyö ei siis jatkossakaan ole joko tai, vaan sekä että. Tämä asettaa aivan uudenlaisia vaatimuksia tuottavalle tiimityölle. Kun kokouksiin osallistutaan yhä useammin eri paikoista ja kun osallistujat eivät ole välttämättä koskaan tavanneet toisiaan, on syytä kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Tämä koskee niin yksittäisen työntekijän valmiuksia hyödyntää käytettävissä olevaa teknologiaa kuin kokousten johtamistakin. Teknologian tehokkaaseen hyödyntämiseen olemme koonneet parhaita vinkkejä tänne. Tilannetietoisuus tarkoittaa itsensä ja tiimin jäsenten huomioimisen lisäksi kulloisenkin tilanteen huomioimista. Tätäkin taitoa voi kehittää muiden tiimitaitojen ohella oppaamme avulla.

Ylläpidä tuottavuutta näiden etätyöratkaisujen avulla

Tutustu, miten voit edistää tiimiesi yhteydenpitoa, tuottavuutta ja tietoturvaa

Maksuton infografiikka: Saavuta enemmän tuloksia yhdessä Microsoft 365 Businessin avulla

Katso, mitä hyötyä Microsoft 365 Businessistä on työntekijöillesi

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

Teollisuus

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

  • Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Wärtsilä – tuottavuutta ajasta ja paikasta riippumatta Microsoft 365 -pilvipalvelujen avulla

    Halki jäisen meren seilaa hinaaja. Sen komentosillalla seisoo kapteeni, joka keskittyy ohjaamaan aluksensa turvallisesti 200 merimailin päähän Pohjois-Suomessa sijaitsevaan Tornioon. Matkan syy? Varma-alus hinaa juuri valmistunutta 110 tonnin painoista nesteytetyn maakaasun (LNG) säiliömoduulia Tornio Mangan terminaaliin, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista LNG-terminaaleista. Kun hinaaja saapuu perille tiheässä sumussa, hydraulinen nosturi ohjaa säiliön paikoilleen. Tämä tarkkaan […]

Terveydenhuolto

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

  • Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    1. Osallista potilaasi Parempi hoitotulos ja hoitokokemus. Suomen terveydenhuolto: Potilaan osallistaminen from Microsoft Suomi 2. Vapauta henkilökunta tuottavampaan työhön Tehokkuus ja tuottavuus 3. Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi Datan hyödyntäminen Suomalainen terveydenhuolto: Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi from Microsoft Suomi 4. Uudista hoitokokemus Älykkäät laitteet Terveydenhuolto Suomessa – Uudistunut hoitopolku from Microsoft Suomi    

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

  • Ineco

    Ineco parantaa työntekijöiden tuottavuutta uudenaikaisilla työkaluilla ja tekoälyllä

    Ohjelmistojen kanssa kamppailu ei auta tehokkaammassa työnteossa. Samoin tuottavuus kärsii, jos tiedostojen jakaminen ja asiakirjojen muokkaus yhteistyössä on vaikeaa. Espanjan julkisella sektorilla toimiva Ineco ymmärtää tämän. Siksi se päätti muuttaa tapoja, joilla työntekijät ovat vuorovaikutuksessa teknologian ja toistensa kanssa. Ottamalla käyttöön Microsoft 365 -ratkaisun yli 2 800 työntekijälleen Ineco on yhdessä kumppaninsa Necsian kanssa parantanut […]

  • Iceland runs on Trust

    Miten pilvipalvelut auttoivat pientä kansakuntaa toteuttamaan suuria tavoitteita

    Joulukuussa 2015 Islannin hallitus käynnisti digitaalisen infrastruktuuriarvioinnin. Sillä oli käytössään yli 100 toimittajaa, joita hallitsi yli 100 IT-päällikköä kussakin julkisyhteisössä. Tehtävänanto oli selvä: toiminnan yksinkertaistaminen ja IT:n virtaviivaistaminen yli 20 000 käyttäjälle. Ratkaisu: Kaksi ja puoli vuotta myöhemmin tehtiin päätös: Microsoft 365 valittiin koko julkisen sektorin yhteiseksi pilviympäristöksi. Tämä on ensimmäinen kerta, kun jokin maa […]

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

Digitalisaatio

  • Neljän henkilön tiimi työskentelee yhdessä

    Miten johtajat voivat auttaa tiimejä menestymään yhdistämällä teknologiaa tunneälyyn

    Vanhat rajat työn ja muun elämän välillä ovat hälvenemässä. Tänä päivänä käytämme LinkedIniä verkostoitumiseen junamatkojemme aikana, laadimme esityksiä yhteistyössä maailman toisella puolella sijaitsevien kollegoiden kanssa, lounastamme ystävien kesken työpalaverien välillä – ja käytämme sovelluksia lounaan tilaamiseen Teams-puhelun aikana. Tapamme luoda, tehdä yhteistyötä, olla vuorovaikutuksessa ja viestiä ovat muuttuneet suuresti – eikä pelkästään viimeisten 50 vuoden […]

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    Kumppaniblogi – HiQ tarjoaa työkalut sisäiselle viestinnälle ja modernille kollaboraatiolle

    HiQ konseptoi ja toteutti uuden intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille. Uusi SharePoint Online -intranet SmartNet, Microsoft Teams, Yammer ja modernit SharePoint-tiimisivustot ovat nyt 1 100 Normetilaisen käytössä 30 maassa. Tärkein tavoite projektissa oli sisäisen viestinnän ja työnteon helpottaminen ja tehostaminen. Käyttäjiä haluttiin myös rohkaista viestimään aktiivisemmin ja avoimemmin yli organisaatiorajojen. Muutoksen pääviesti oli: Let´s communicate […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • Sofie Lindblom istuu Surface-laitteen kanssa kokoushuoneessa

    200 miljardia syytä sille, miksi yritysten on vastattava kyberturvallisuuden haasteisiin

    Vuoteen 2021 mennessä verkkoon yhdistettyjä laitteita tulee olemaan 200 miljardia. Se on kerrassaan uskomaton määrä – ja sillä tulee olemaan valtavia vaikutuksia siihen, kuinka elämme ja teemme työtä. Tänä päivänä kaikki käyttävät mobiililaitteita. Voimme työskennellä mistä tahansa sekä jakaa työmme ja omat intohimomme saumattomasti laitteesta toiseen. Kiinteässä paikassa tapahtuva toimistotyö on menneisyyttä – työnteko ei […]

Vinkit