Paluun toimistolle ei tarvitse tarkoittaa paluuta vanhoihin toimintatapoihin

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 3 min.

Organisaatioiden kyky vastata nopeasti koronakriisin tietotyölle asettamiin lisähaasteisiin on vaihdellut paljon. Tyypillisesti ne organisaatiot, joissa on muutenkin hyödynnetty muutosjohtamisen metodeja ja otettu uusia työtapoja käyttöön suunnitellusti, ovat sopeutuneet muuttuneisiin vaatimuksiin ketterimmin.

Moni asiakas onkin korostanut vertaisverkoston eli ns. champions-verkoston merkitystä tietotyön ja etätyön yhdistämisessä juuri oman organisaation tarpeisiin. Käytännössä työ on kollegoiden perehdyttämistä modernin tietotyön tapoihin, vinkkien jakamista ja erilaisten tietoiskujen järjestämistä. Näiden verkostojen jäsenyys perustuu yleensä vapaaehtoisuuteen ja onkin ollut ilo huomata kuinka moni työntekijä on halunnut osallistua tähän tekemiseen oman työnsä ohessa. Halua työn uudistamiseen on!

Keskustelin aiheesta VR:n Service Managerin, Vesa Vainion, kanssa ja hän totesi heidän champions-verkostonsa perustamisen ja Microsoft Teamsin lanseeraustoimenpiteiden osuneen juuri oikeaan ajankohtaan. ”Ensimmäinen ajatus on se, että kriisiaikanakaan mitään ei ole jäänyt tekemättä”, toteaa Vainio.

Ryhmähenkeä pidetään yllä – myös diginä

Kriisin aikana on opittu työskentelemään ja jatkamaan toimintaa myös etänä. Välineistä on saatettu löytää omaa toimintaa helpottavia uusia ominaisuuksia ja samalla on luotu uusia toimintatapoja. Sen lisäksi, että oman työn on täytynyt rullata, on tiiminvetäjien pitänyt keksiä tapoja ryhmähengen luomiseen ja ylläpitämiseen. Esimerkiksi VR:llä järjestettiin Culture & Change Lead Anna Rautiaisen johdolla Digital Crew:n yhteinen koko päivän tilaisuus kokonaan Microsoft Teamsin kautta. Aiemmin fyysinen tilaisuus siis digitalisoitiin täysin.

”Yhteisen aloitusosuuden jälkeen jakaannuttiin ryhmiin ja ryhmissä valmistellut ryhmätyöt esiteltiin tilaisuuden lopuksi yhteisosuudessa. Ruokatunti oli halutessa yhteinen muiden kanssa ja iltapäivällä osallistujat lähtivät ’yhteislenkille’, josta piti ottaa kuvia ja jakaa muille. Vaikka etukäteen epäilytti koko päivän tilaisuuden muuttaminen etämuotoon, sopivalla rytmityksellä saatiin sekin onnistumaan,” Vainio toteaa. Arkena eri tiimit ovat järjestäneet videon välityksellä yhteisiä aamu- ja iltapäiväkahveja.

Etätyö saumattomana osana tuottavaa arkea

Toimistolle paluu tarkoittaa monessa paikassa sitä, että toimiston käytössä on rajoituksia. On pidettävä etäisyydet kunnossa omalla työpisteellä ja neukkareissa. Etätyö varmasti jatkuu jossain muodossa, vaikka tilanne osin normalisoituukin.

Konttorille halutaan, koska on ikävä kollegoita ja sellaista yhdessä tekemistä, jossa ollaan samassa tilassa. Kun rajoituksia kuitenkin on voimassa, osa jatkaa etänä, ainakin osan työajastaan. Videon käyttö kokouksissa on kasvanut merkittävästi työskennellessämme kotona – yli 1000 % maaliskuun aikana. Voisimmeko hyödyntää sitä paremmin ja tuottavammin myös konttorilla? VR on varautunut tähän tilanteeseen kalustamalla neuvotteluhuoneensa Microsoft Teams Rooms -ratkaisuilla. Yhtä nappia painamalla, he saavat koko neuvotteluhuoneen osallistujat mukaan hyvälaatuisella kuvalla ja äänellä. Esitysten jakaminen on yksinkertaista ja tarjolla on varmasti parempi kokemus myös etänä osallistuville.

Etätyö ei siis jatkossakaan ole joko tai, vaan sekä että. Tämä asettaa aivan uudenlaisia vaatimuksia tuottavalle tiimityölle. Kun kokouksiin osallistutaan yhä useammin eri paikoista ja kun osallistujat eivät ole välttämättä koskaan tavanneet toisiaan, on syytä kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Tämä koskee niin yksittäisen työntekijän valmiuksia hyödyntää käytettävissä olevaa teknologiaa kuin kokousten johtamistakin. Teknologian tehokkaaseen hyödyntämiseen olemme koonneet parhaita vinkkejä tänne. Tilannetietoisuus tarkoittaa itsensä ja tiimin jäsenten huomioimisen lisäksi kulloisenkin tilanteen huomioimista. Tätäkin taitoa voi kehittää muiden tiimitaitojen ohella oppaamme avulla.

Ylläpidä tuottavuutta näiden etätyöratkaisujen avulla

Tutustu, miten voit edistää tiimiesi yhteydenpitoa, tuottavuutta ja tietoturvaa

Maksuton infografiikka: Saavuta enemmän tuloksia yhdessä Microsoft 365 Businessin avulla

Katso, mitä hyötyä Microsoft 365 Businessistä on työntekijöillesi

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Oppiminen on elinikäinen diili – PopUpCollegessa opiskelijat pääsevät keskelle liike-elämää

    Oppiminen on elinikäinen diili – PopUpCollegessa opiskelijat pääsevät keskelle liike-elämää

    Business College Helsingin PopUpCollege on voittanut kansainvälisen koulutusalan innovaatiopalkinnon ja nuoret opiskelijat lähtevät kokeilemaan uutta ratkaisua nimeltä Linda AI. Onko koskaan käynyt niin, että olet innostunut jostain hetkellisesti, mutta innostus laantuu ja unohdat asian? Näillä sanoilla alkaa Kaswu Oy:n toimitusjohtaja Mikko Ojasen puhe Business College Helsingin nuorille opiskelijoille Kauppakeskus Redissä ja moni samaistuu kommenttiin. Kaswun […]

  • Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Teksti: Tuija Tiitinen Kuva: Pekka Ouli Miten saataisiin kätevämmin arvioitua tutkintotilaisuudet, kun opiskelija asuu monen sadan kilometrin päässä Äänekoskelta? Kysymys tuli ajankohtaiseksi Agco Suomi Oy:n myyjille suunnatun myynnin ammattitutkinnon aikana Pohjoisen Keski-Suomen ammattiopistossa (Poke) Äänekoskella vuonna 2016. Yrityksen varaosamyyjät työskentelevät ympäri Suomea Rovaniemeltä Turkuun ja Kokkolasta Joensuuhun, ja yritys halusi kouluttaa heitä koko maan verkoston […]

Teollisuus

Terveydenhuolto

  • logo

    Luottamuksen välttämättömyydestä terveydenhuollon digitalisaatiossa

    Puhelimeni oli soinut viikkokaupalla lähes tauotta, ja nyt se soi taas. ”Hei, Veronica, meillä on idea!” huudahti soittaja. Tunnistin Carlo Tacchettin heti, sillä olen tuntenut hänet lähes yhtä kauan kuin olen työskennellyt Microsoftilla. Hän toimii opettajana Vita-Salute San Raffaelen yliopistossa ja kokeellisen kuvantamisen keskuksen johtajana IRCCS San Raffaelessa, joka on Milanon merkittävimpiä sairaaloita. Tämä tapahtui […]

  • Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    Terveydenhuolto uudistuu neljällä alueella

    1. Osallista potilaasi Parempi hoitotulos ja hoitokokemus. Suomen terveydenhuolto: Potilaan osallistaminen from Microsoft Suomi 2. Vapauta henkilökunta tuottavampaan työhön Tehokkuus ja tuottavuus 3. Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi Datan hyödyntäminen Suomalainen terveydenhuolto: Optimoi kliiniset ja operatiiviset toimintosi from Microsoft Suomi 4. Uudista hoitokokemus Älykkäät laitteet Terveydenhuolto Suomessa – Uudistunut hoitopolku from Microsoft Suomi    

Vähittäiskauppa

  • Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    Microsoft 365 Business auttaa HeadBrandsia valmistautumaan tulevaisuuteen

    HeadBrands on perustamisvuodestaan 2010 asti kasvanut tasaista tahtia ja on nyt hiustenhoitotuotteiden johtava vähittäismyyjä Pohjoismaissa. HeadBrands tarvitsi modernin IT-ratkaisun, joka parantaa liiketoiminnan tuottavuutta ja tehostaa yhteistyötä sekä yrityksen sisällä että ulkoisesti. Tähän haasteeseen vastaamiseksi yritys päätti korvata useimmat käytössä olleet palvelunsa Microsoft 365 Businessilla. Kyseessä on täysin uusi ratkaisu, jossa yhdistyvät Microsoft Office 365:n, Windows […]

  • Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

    Vähittäiskauppa ja GDPR: neljä GDPR-vaatimusta ja miten Microsoft voi auttaa sinua noudattamaan niitä

      Lue, miten voimme auttaa sinua täyttämään GDPR:n vaatimukset ratkaisuilla, jotka ovat saatavilla jo nyt: Arvioi nykyinen riskiprofiilisi “Mistä voin tietää, miltä osin noudatan jo säädöksiä ja mihin minun pitää seuraavaksi keskittyä?” Tämä on yksi yleisimmistä vähittäismyyjien GDPR:ään liittyvistä kysymyksistä. Se on myös yksi vaikeimmin vastattavista kysymyksistä, koska jokainen vähittäismyyjä on erilainen. Onneksi uusi Compliance Manager […]

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Etex

    Etex käyttää nykyaikaisia työkaluja liiketoimintansa yhdistämisessä ja asiakaskeskeisyytensä parantamisessa

    Rakennusalalla kaikkien komponenttien on toimittava oikea-aikaisessa yhteistyössä, jotta lopputuote on mahdollisimman hyvä. Belgialaiselle rakennusratkaisuja valmistavalle Etexille tämä on jokapäiväistä todellisuutta, mutta samalla se halusi löytää keinoja tuottavuuden ja sisäisen yhteistyön parantamiseen. Yritys toimii yli 42 maassa ja työllistää yli 15 000 henkeä. Etexille digitaalinen muutos on avainasemassa sisäisten prosessien parantamisessa ja paremman asiakaspalvelun tarjoamisessa. Muutos […]

Digitalisaatio

Kumppaniblogi

  • Kumppaniblogi – HMD Globalille käyttöön HIQ Elevate Office 365 palvelut

    Kumppaniblogi – HMD Globalille käyttöön HIQ Elevate Office 365 palvelut

    Globaalin yhteistyön ja viestinnän mahdollistaminen sekä palvelua yli 500 käyttäjälle ensimmäisestä päivästä lähtien. HiQ toimitti HMD:lle Office 365 käyttöönoton, sisäisen viestinnän työkalut ja kollaboraatioympäristön pohjautuen Elevate -palveluihin Haaste: heti globaaliksi HMD Global perustettiin loppuvuonna 2016 Nokia-matkapuhelinten uudeksi kodiksi. Yrityksen toiminnan, organisaation ja liiketoimintaverkoston tuli olla alusta lähtien globaaleja. HMD Global tarvitsi yrityksen tarpeisiin räätälöidyn infrastruktuurin […]

Tietoturva ja tietosuoja

  • GDPR-tietosuojaopas kouluille

    GDPR-tietosuojaopas kouluille

    GDPR-tietosuojaopas kouluille EU:n uusi yleinen tietosuoja-asetus tulee voimaan 25. toukokuuta. Selvitä tämän maksuttoman e-kirjan ja muiden hyödyllisten materiaalien avulla, mitä koulujen tulee tehdä, jotta ne täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Vuodenkierto koulussa Koulussa on paljon ihmisiä, joita kutsutaan "rekisteröidyiksi": oppilaita, opettajia, koulunkäynninohjaajia, siivoojia ja monia muita. Aina uuden lukuvuoden alkaessa kouluun tulee uusia rekisteröityjä, joiden nimet, osoitteet, […]

Vinkit

  • Teams-webinaari 16.4.2018

    Teams-webinaari 16.4.2018

    Teams oppilaitoskäytössä. Kuka, mitä, missä, häh? Rekisteröidy ensin tästä. Saat hetken päästä sähköpostin, jossa on linkki 16.4.2018 tallennettuun noin tunnin mittaiseen Teams-webinaariin, jonka vetää Mustosen Pasi. Webinaari kannattaa aloittaa suoraan 9 minuutin kohdalta, niin pääsee heti asiaan. Hyvää webinaaria toivottaa Edu-tiimi!