Paluun toimistolle ei tarvitse tarkoittaa paluuta vanhoihin toimintatapoihin

Harri Mikkanen

Harri Mikkanen

Microsoft Surface liiketoimintajohtaja

Lukuaika, 3 min.

Organisaatioiden kyky vastata nopeasti koronakriisin tietotyölle asettamiin lisähaasteisiin on vaihdellut paljon. Tyypillisesti ne organisaatiot, joissa on muutenkin hyödynnetty muutosjohtamisen metodeja ja otettu uusia työtapoja käyttöön suunnitellusti, ovat sopeutuneet muuttuneisiin vaatimuksiin ketterimmin.

Moni asiakas onkin korostanut vertaisverkoston eli ns. champions-verkoston merkitystä tietotyön ja etätyön yhdistämisessä juuri oman organisaation tarpeisiin. Käytännössä työ on kollegoiden perehdyttämistä modernin tietotyön tapoihin, vinkkien jakamista ja erilaisten tietoiskujen järjestämistä. Näiden verkostojen jäsenyys perustuu yleensä vapaaehtoisuuteen ja onkin ollut ilo huomata kuinka moni työntekijä on halunnut osallistua tähän tekemiseen oman työnsä ohessa. Halua työn uudistamiseen on!

Keskustelin aiheesta VR:n Service Managerin, Vesa Vainion, kanssa ja hän totesi heidän champions-verkostonsa perustamisen ja Microsoft Teamsin lanseeraustoimenpiteiden osuneen juuri oikeaan ajankohtaan. ”Ensimmäinen ajatus on se, että kriisiaikanakaan mitään ei ole jäänyt tekemättä”, toteaa Vainio.

Ryhmähenkeä pidetään yllä – myös diginä

Kriisin aikana on opittu työskentelemään ja jatkamaan toimintaa myös etänä. Välineistä on saatettu löytää omaa toimintaa helpottavia uusia ominaisuuksia ja samalla on luotu uusia toimintatapoja. Sen lisäksi, että oman työn on täytynyt rullata, on tiiminvetäjien pitänyt keksiä tapoja ryhmähengen luomiseen ja ylläpitämiseen. Esimerkiksi VR:llä järjestettiin Culture & Change Lead Anna Rautiaisen johdolla Digital Crew:n yhteinen koko päivän tilaisuus kokonaan Microsoft Teamsin kautta. Aiemmin fyysinen tilaisuus siis digitalisoitiin täysin.

”Yhteisen aloitusosuuden jälkeen jakaannuttiin ryhmiin ja ryhmissä valmistellut ryhmätyöt esiteltiin tilaisuuden lopuksi yhteisosuudessa. Ruokatunti oli halutessa yhteinen muiden kanssa ja iltapäivällä osallistujat lähtivät ’yhteislenkille’, josta piti ottaa kuvia ja jakaa muille. Vaikka etukäteen epäilytti koko päivän tilaisuuden muuttaminen etämuotoon, sopivalla rytmityksellä saatiin sekin onnistumaan,” Vainio toteaa. Arkena eri tiimit ovat järjestäneet videon välityksellä yhteisiä aamu- ja iltapäiväkahveja.

Etätyö saumattomana osana tuottavaa arkea

Toimistolle paluu tarkoittaa monessa paikassa sitä, että toimiston käytössä on rajoituksia. On pidettävä etäisyydet kunnossa omalla työpisteellä ja neukkareissa. Etätyö varmasti jatkuu jossain muodossa, vaikka tilanne osin normalisoituukin.

Konttorille halutaan, koska on ikävä kollegoita ja sellaista yhdessä tekemistä, jossa ollaan samassa tilassa. Kun rajoituksia kuitenkin on voimassa, osa jatkaa etänä, ainakin osan työajastaan. Videon käyttö kokouksissa on kasvanut merkittävästi työskennellessämme kotona – yli 1000 % maaliskuun aikana. Voisimmeko hyödyntää sitä paremmin ja tuottavammin myös konttorilla? VR on varautunut tähän tilanteeseen kalustamalla neuvotteluhuoneensa Microsoft Teams Rooms -ratkaisuilla. Yhtä nappia painamalla, he saavat koko neuvotteluhuoneen osallistujat mukaan hyvälaatuisella kuvalla ja äänellä. Esitysten jakaminen on yksinkertaista ja tarjolla on varmasti parempi kokemus myös etänä osallistuville.

Etätyö ei siis jatkossakaan ole joko tai, vaan sekä että. Tämä asettaa aivan uudenlaisia vaatimuksia tuottavalle tiimityölle. Kun kokouksiin osallistutaan yhä useammin eri paikoista ja kun osallistujat eivät ole välttämättä koskaan tavanneet toisiaan, on syytä kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kaikki saavat äänensä kuuluviin. Tämä koskee niin yksittäisen työntekijän valmiuksia hyödyntää käytettävissä olevaa teknologiaa kuin kokousten johtamistakin. Teknologian tehokkaaseen hyödyntämiseen olemme koonneet parhaita vinkkejä tänne. Tilannetietoisuus tarkoittaa itsensä ja tiimin jäsenten huomioimisen lisäksi kulloisenkin tilanteen huomioimista. Tätäkin taitoa voi kehittää muiden tiimitaitojen ohella oppaamme avulla.

Ylläpidä tuottavuutta näiden etätyöratkaisujen avulla

Tutustu, miten voit edistää tiimiesi yhteydenpitoa, tuottavuutta ja tietoturvaa

Maksuton infografiikka: Saavuta enemmän tuloksia yhdessä Microsoft 365 Businessin avulla

Katso, mitä hyötyä Microsoft 365 Businessistä on työntekijöillesi

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita toimialakohtaista:

Koulutus

  • Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Skypellä POKEn tutkintotilaisuuksiin!

    Teksti: Tuija Tiitinen Kuva: Pekka Ouli Miten saataisiin kätevämmin arvioitua tutkintotilaisuudet, kun opiskelija asuu monen sadan kilometrin päässä Äänekoskelta? Kysymys tuli ajankohtaiseksi Agco Suomi Oy:n myyjille suunnatun myynnin ammattitutkinnon aikana Pohjoisen Keski-Suomen ammattiopistossa (Poke) Äänekoskella vuonna 2016. Yrityksen varaosamyyjät työskentelevät ympäri Suomea Rovaniemeltä Turkuun ja Kokkolasta Joensuuhun, ja yritys halusi kouluttaa heitä koko maan verkoston […]

  • Microsoftin oppimisen työkalut: Teams

    Microsoftin oppimisen työkalut: Teams

    Yli-Iin yhteiskoulussa on kokeiltu ja otettu useita Microsoftin tarjoamia oppimisen työkaluja käyttöön. Yhteisöllisen oppimisen tukena Microsoft Teams toimii erityisen hyvin. Oppilaitosten Office 365 Education -ohjelmistopaketista löytyvä Teams on apulaisrehtori, biologian ja maantiedon lehtori Ville Sillanpään mukaan syrjäyttänyt perinteiset tavat esimerkiksi tehtävien tekemisessä ja niiden hallinnassa. Katso ensin Teamsin käyttövinkit videosta, ja lähde sitten liikkeelle osoitteesta: […]

Teollisuus

Terveydenhuolto

  • Mies, jolla on silmälasit, hymyilee kameralle

    HUS: tietojen turvallinen jakaminen elintärkeitä päätöksiä varten

    Sairaudet ovat usein hyvin epäoikeudenmukaisia. Tämä valitettava totuus korostui jälleen kerran koronavirusepidemian yhteydessä alkuvuodesta 2020, kun monet terveydenhuolto-organisaatiot joutuivat kohtaamaan haasteita, joita maailmassa ei ollut esiintynyt kokonaiseen vuosisataan. Sairaalat edellyttivät nopeaa vastetta voidakseen hidastaa viruksen leviämistä ilman, että sillä on vaikutusta hoidon laatuun. Tällainen tilanne aiheuttaa paineita mille tahansa instituutiolle, mutta Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirille […]

  • Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio luo mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle

    Digitalisaatio tarkoittaa mahtavia mahdollisuuksia terveydenhoitoalalle. Se on toimiala, joka saa digitalisaatiosta kaikista eniten hyötyä irti. Microsoftin ja meidän kumppaniekosysteemimme rooli terveydenhuollon digitalisaatiossa on auttaa ymmärtämään teknologian potentiaali, jota tarkastelemme neljästä eri näkökulmasta. Tervetuloa mukaan!

Vähittäiskauppa

Valtionhallinto

Lue lisää aiheeseen liittyviä artikkeleita asiakirja-aineistoa kohden:

Asiakastarinat

  • Kaksi henkilöä istuu pöydän ääressä palaverissa

    Talent Vectia tukee liikkuvaa työtä ketterällä laitehallinnalla

    Talent Vectian konsultteja ja työntekijöitä kiertää niin Suomessa kuin Euroopassakin. Liikkuva työ on siitä haastavaa, että matkoilla sattuu ja tapahtuu kaikenlaista yllättävää: koneen päälle kaatuu kahvit, kone varastetaan tai se rikkoutuu, tai vaikka järjestelmäjumi estää koneen käytön myyntitilanteessa. Talent Vectia päättikin tukea liikkuvaa työtä pilvipohjaisella ja ketterällä laitehallinnalla. Palvelu mahdollistaa palvelujen ja tiedostojen saatavuuden paikasta […]

Digitalisaatio

  • henkilö istuu kannettavan tietokoneen ääressä

    Nopea ja tehokas lähestymistapa digitalisaatioon – ja miten se onnistuu

    Tänä päivänä yritystoiminnan hoitaminen “tavalliseen tapaan” on jäämässä jalkoihin. Muutoksista ja mullistuksista on muodostunut uusi normaali. Ajattele niitä muutoksia, jotka vaikuttavat organisaatioosi juuri tällä hetkellä: uusi teknologia ja uudet tekniikat ohjaavat niin työntekijöiden kuin asiakkaiden uusia asenteita ja odotuksia. Kaikki on muuttumassa. Ja asia, joka yhdistää kaikkia näitä muutoksia, on nopeus. Ne tapahtuvat poikkeuksellisen nopealla […]

Kumppaniblogi

  • mies lasit katsot kameraa

    Nopean kansainvälistymisen haasteet yrityshallinnolle – Case Normet

    Yrityksen kasvaessa ja kansainvälistyessä paineet kasvavat myös yrityksen hallinnossa. Vaaditaan entistä nopeampaa reagointikykyä samalla kun on huomioitava monenlaiset compliance-vaatimukset. Lisäksi tiedostoihin ja tiedon käsittelyyn liittyvät tietoturva- ja tietosuojavaatimukset kasvavat. Normet Group löysi governance tarpeisiinsa sopivan palvelun, ContractZenin, helpottamaan tärkeiden sopimusten ja kokousten hallintaa. Normet Group on maanalaisessa kaivostoiminnassa ja tunnelien rakentamisessa tarvittavia laitteita valmistava teknologiayritys. […]

Tietoturva ja tietosuoja

Vinkit

  • Microsoft -ohjelmat maksutta opiskelijoiden ja henkilökunnan omille tietokoneille, tabletille ja matkapuhelimeen

    Microsoft -ohjelmat maksutta opiskelijoiden ja henkilökunnan omille tietokoneille, tabletille ja matkapuhelimeen

    Tiesitkö, että valtaosa suomalaisista opiskelijoista, opettajista ja oppilaitosten työntekijöistä voi asentaa Microsoft Office -paketin maksutta omalle tietokoneelle, tabletille tai matkapuhelimeen? Officen asentaminen tapahtuu oppilaitoksesi Office 365 -palvelun kautta, ja asennuksen voit tehdä jopa viidelle omalle kotikoneellesi sekä viidelle puhelimellesi ja tabletillesi. Näin ollen saat Office paketin jopa 15 laitteellesi täysin maksutta. Office -ohjelmistopakettiin sisältyy Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint ja OneNote sekä muita opiskelussa tarpeellisia sovelluksia. Katso […]