Copilot arjen kumppanina – älykkäämpi tapa työskennellä

Copilot muuttaa tapaamme tehdä työtä tuomalla tekoälyn konkreettisesti osaksi arkea – ei vain yksittäisinä ominaisuuksina, vaan kokonaisvaltaisena tukena eri rooleihin ja tehtäviin. Tässä blogissa jaamme käytännönläheisiä oivalluksia ja esimerkkejä siitä, miten Copilot auttaa tehostamaan tekemistä, vapauttamaan aikaa olennaiseen ja tuomaan lisäarvoa päivittäisiin työprosesseihin. Yksi keskeisimmistä hyödyistä näkyy kokoustyöskentelyssä, jossa Copilot helpottaa niin valmistautumista, osallistumista kuin jälkikäteistä seurantaa.

1) Automaattiset palaverimuistiot Copilotin avulla

Kun Copilot-lisenssin omaava henkilö joko itse tallentaa Teams-palavereita tai osallistuu palaveriin, joka tallennetaan, rupeaa tapahtumaan ihmeitä! Itseasiassa jo pelkkä Teams-palaverin transkriptio riittää, toki tallennus tuo automaattiseen palaverimuistioon lisää ulottuvuutta! 

Mistä on siis kyse? 

Copilot valmistelee jokaisesta tallennetusta palaverista automaattisen tiivistelmän, joka muun muassa sisältää: 

• Palaverimuistion 

• Sovitut jatkotehtävät 

• Listauksen kaikista kohdista, jossa sinut on mainittu nimeltä (jos niin on tapahtunut) 

• Palaverin podcast-tiivistelmän 

• Palaverin videotiivistelmän

Meeting recap -palavereiden automatisointi Copilotin avulla on äärimmäisen tehokas ominaisuus myös silloin, kun itse osallistut palaveriin. Automaattiset muistiinpanot vapauttavat aikasi ja huomiosi käytävään keskusteluun eikä palaverimuistiinpanojen tekemiseen. 

Copilot Chatin avulla voit tämän lisäksi syventää ja laajentaa palaverin sisältöön liittyvää keskustelua ja vaikkapa käydä tsekkaamassa, että mitähän sitä edellisellä viikolla tulikaan luvattua eri palavereissa! (Mitä päätettiin?” / “Mitä minulle jäi tehtäväksi?” / “Mitä lupasin viime viikolla eri palavereissa?) 

Palavereissa käydään valtavasti erilaisia keskusteluja; sparrausta, pallottelua, arvioimista, ideointia mutta palaverien sisällöt eivät kuitenkaan perinteisesti ole kaikki mahtunut muistiinpanoihin. Mitä enemmän palavereita tallennettaan (transkripti / tallenne) sitä enemmän Copilotille kertyy tietoa hyödynnettäväksi myöhemminkin muissakin tilanteissa.  Edellisten palaverien tallenteet auttavat myös sinua ja Copilotia valmistautumaan myös tuleviin palavereihin tehokkaammin (olettaen, että ko. palavereille on jatkoa tiedossa) 

 Palavereihin kannattaa ottaa mukaan myös Facilitator- agentti, joka kaiken muun touhuamisen lisäksi osaa kertoa meille, kuinka paljon on palaverista aikaa jäljellä!  

Katso ohjeet:

⟫ Kertaus Microsoft Teamsissä 

⟫ Microsoft Teams -kokousten äänikoosteiden kuunteleminen

⟫ Microsoft Teams -kokousten fasilitaattori

2) Laita Copilot käymään palavereissa puolestasi

Etkö enää halua käydä palavereissa? Laita Copilot käymään puolestasi!

Jos olet Copilot-lisenssin haltija ja Modern Outlookin käyttäjä, saatoit juuri vapauttaa itsesi kaikista tulevaisuuden palavereista!

Palaverit ovat tärkeä tapa tehdä yhteistyötä, ja ne ovat myös samalla aikamoisia aikasyöppöjä! Usein palavereihin kutsutaan porukkaa vähän laajemminkin mukaan “varmuuden vuoksi”. Palaverit, joissa meillä ei ole selkeää roolia, voivat herkästi rasittaa paljonkin työviikon aikana.

Tähän kaikkeen saattaa olla kuitenkin nyt ratkaisu! Laita palaverit seuraukseen eli hyödynnä “Follow / Seuraa-ominaisuutta”, jolloin sinä vapautat aikaa sinne, missä sitä tarvitaan ja Copilot tekee sinulle palaverista koosteen, jonka avulla pysyt edelleen kärryillä mitä ympärilläsi tapahtuu. Tämä kooste on nimeltään AI Meeting recap ja se tuottaa sinulle automaattisen koosteen, joka sisältää mm:

• Palaverimuistion

• Sovitut jatkotehtävät

• Listauksen kaikista kohdista, jossa sinut on mainittu nimeltä (jos niin on tapahtunut)

• Palaverin podcast-tiivistelmän

• Palaverin videotiivistelmän

Sen jälkeen, kun olet laittanut palaverin seuraukseen, ko. palaverin järjestäjä saa siitä itselleen kehotuksen harkita palaverin tallentamista, jotta seuraamisen valinneet henkilöt saavat silti tietoa siitä, mitä palaverissa on käyty läpi.

Laita palaverit seurakseen ja vapauta enemmän aikaa tekemisellä ja ajattelulle!

Katso ohjeet:

⟫Kokouksen seuraaminen Outlookissa

3) Copilot tehostaa esitysten rakentamista PowerPointissa

Copilot muuttaa tapaamme rakentaa esityksiä tuomalla tekoälyn osaksi PowerPoint-työskentelyä. Kyse ei ole vain yksittäisistä ominaisuuksista, vaan kokonaisvaltaisesta tuesta koko esitysprosessin eri vaiheisiin. Copilot auttaa siirtymään tyhjästä ideasta valmiiseen esitykseen huomattavasti aiempaa nopeammin ja vapauttaa samalla aikaa itse viestin hiomiseen. 

Esityksen rakentaminen ja sisällön kehittäminen Copilotin avulla 

Yksi konkreettisimmista hyödyistä näkyy heti esityksen alussa. Tyhjän kalvon ongelma on monelle tuttu, mutta Copilotin avulla ensimmäinen versio syntyy sekunneissa. Kun Copilotille antaa riittävän selkeän ohjeen, esimerkiksi pyytämällä luomaan viiden kalvon esityksen tietystä aiheesta tietylle yleisölle, se tuottaa valmiin rungon, joka sisältää loogisen rakenteen, keskeiset viestit ja alustavat kalvot. Tämän jälkeen työ ei enää ala tyhjästä, vaan valmiin pohjan kehittämisestä. 

Copilotin hyöty korostuu erityisesti tilanteissa, joissa käytössä on jo valmista materiaalia. Dokumentit, muistiinpanot tai esimerkiksi palaveriyhteenvedot voidaan muuntaa suoraan esitykseksi. Kun Copilotia pyytää tiivistämään sisällön ja muodostamaan siitä kalvosarjan, lopputuloksena on esitys, jossa keskeiset pointit on nostettu selkeästi esiin ja rakenne tukee esittämistä. Tämä nopeuttaa merkittävästi erityisesti asiakas- ja sisäisten esitysten valmistelua. 

Copilot toimii myös tehokkaana sparraajana yksittäisten kalvojen kehittämisessä. Se auttaa tiivistämään tekstiä, muokkaamaan sävyä eri kohdeyleisöille ja tekemään sisällöstä vakuuttavampaa. Usein esityksissä haasteena ei ole sisällön puute, vaan sen selkeys. Copilotin avulla pitkät tekstikappaleet voidaan muuttaa napakoiksi bullet pointeiksi, ja monimutkaiset asiat voidaan esittää helpommin ymmärrettävässä muodossa. 

Selkeä rakenne ja tarkat ohjeet parantavat lopputulosta 

Toinen keskeinen hyöty liittyy koko esityksen tarinaan. Hyvä esitys ei ole pelkkä kokoelma kalvoja, vaan selkeä ja johdonmukainen kokonaisuus. Copilotia voi hyödyntää esityksen rakenteen kehittämisessä pyytämällä ehdotuksia loogisesta kuljetuksesta, vahvasta aloituksesta tai selkeästä yhteenvedosta. Tämä auttaa terävöittämään viestiä ja varmistamaan, että esitys tukee tavoitettaan alusta loppuun. 

Copilotin käytössä korostuu yksi yksinkertainen asia: mitä tarkemmin pyynnön määrittelee, sitä hyödyllisempi lopputulos on. Kun mukaan kertoo tavoitellun lopputuloksen, kohdeyleisön, sävyn ja esityksen laajuuden, Copilot pystyy tuottamaan huomattavasti relevantimpaa sisältöä. Esimerkiksi pyyntö luoda johto-tason esitys tietystä aiheesta ohjaa lopputulosta aivan eri tavalla kuin geneerinen pyyntö tehdä esitys samasta aiheesta. 

Copilot vapauttaa aikaa vaikuttavampaan viestintään 

Copilot ei korvaa esityksen tekijää, mutta se muuttaa merkittävästi sitä, mihin aikaa käytetään. Sen sijaan, että aikaa kuluisi rakenteen suunnitteluun ja ensimmäisen version rakentamiseen, voidaan työssä keskittyä enemmän viestin hiomiseen, sisältövalintoihin ja esityksen vaikuttavuuden kehittämiseen.