Mitä vähemmän aikaa kuluu hallinnollisiin prosesseihin, sitä nopeammin hätäapu saavuttaa pakolaisleirejä ympäri maailmaa. Tämä on Tanskan pakolaisneuvoston talous- ja operationaalisten yksikköjen yksinkertainen tavoite Microsoft Dynamics 365:n käyttöönotossa.
Rajat ylittävä yhteistyö on liiketoiminnan kannalta kriittistä
Miten voit parantaa yhteistyötä maailmanlaajuisessa järjestössä, jolla on 7000 työntekijää, yli 150 toimistoa sekä tuhansia vapaaehtoisia ja hankkeita kaikkialla maailmassa?
Tämä oli kysymys, jonka Tanskan pakolaisneuvosto (DRC) esitti itselleen. Aikaisemmin se oli käsitellyt henkilöstöhallinto-, talous-, avustus- ja logistiikka-asioita useissa eri IT-ratkaisuissa, mikä aiheutti monenlaisia haasteita. Avustusten hallintajärjestelmä oli patentoitu ohjelmisto, joka teki työnkuluista raskaita ja aikaavieviä. Työntekijät joutuivat manuaalisesti käsittelemään logistiikkaratkaisussa kaikkia toimitusketjun vaiheita. Henkilöstöhallinnon ratkaisu ei pystynyt tarjoamaan organisaatiolle globaalia yleiskatsausta kaikista työntekijöistä, ja talousratkaisu oli vaihdon ja päivityksen tarpeessa.
Yhtenäinen alusta virtaviivaistaa ja lisää tehokkuutta
Tanskan pakolaisneuvosto päätti ottaa käyttöön Microsoft Dynamics 365 -ratkaisun rahoitukselle ja operationaaliselle toiminnalle. Yhden yhtenäisen alustan avulla Tanskan pakolaisneuvosto voi nyt toimia keskitettynä organisaationa yli kansallisten rajojen. Henkilöstöhallinnon puolella se tarkoittaa, että järjestö saa käyttöönsä globaalin ratkaisun, joka vaatii vähemmän tulostettuja lomakkeita. Se antaa myös esimiehille paremman yleiskatsauksen ja vapauttaa aikaa henkilöstön kouluttamiselle. Talouspuolella Tanskan pakolaisneuvosto nauttii ketterästä pilvipohjaisesta ratkaisusta, jonka ansiosta tiedot löytyvät aina reaaliajassa – työntekijän sijainnista ja työnkuvasta riippumatta. Talousratkaisu integroituu myös henkilöstöhallintoon, logistiikkaan ja avustuksiin. Tämä tarkoittaa, että Tanskan pakolaisneuvosto voi kohdentaa omat prosessinsa ja saada paremman käsityksen koko toiminnastaan. Avustusten osalta Tanskan pakolaisneuvostolla on käytössään standardoitu ja yksinkertaisempi käsittelyratkaisu, joka tukee erilaisia dokumentaatio- ja raportointivaatimuksia. Logistiikassa Tanskan pakolaisneuvostolla on vuorostaan tukenaan järjestelmän tukema toimitusketju. Se tarjoaa hankintaprosessiin täydellisen läpinäkyvyyden sekä nopeamman läpimenoajan rahoituksen hankinnasta avun jakamiseen.
Enemmän ja nopeampaa apua
Se, mikä koskee kaikkia organisaatioita, pätee myös Tanskan pakolaisneuvostoon: Mitä enemmän työnkulkuja voidaan digitoida, sitä enemmän niitä voidaan automatisoida. Tämä tarjoaa useita etuja:
- Ydinprosessien digitaalisen tuen ansiosta Tanskan pakolaisneuvostolla on enemmän aikaa ja resursseja keskittyä ympäri maailmaa sijaitsevien pakolaisleirien avustamiseen.
- Standardoitujen toiminnallisuuksien ansiosta Tanskan pakolaisneuvosto voi varmistaa, että kaikilla työntekijöillä eri puolilla maailmaa on yhtenäinen tapa työskennellä, mikä lisää tietojen laatua ja vähentää hallinnollisten prosessien virheitä.
- Erilaisten ratkaisujen ylläpito ja päivittäminen voi vaatia runsaasti resursseja, jos useiden eri toimittajien on koordinoitava työtä. Microsoft Dynamics 365:n avulla Tanskan pakolaisneuvostolla on vain yksi toimittaja, johon sen on oltava yhteydessä, sekä vain yksi ylläpidettävä ratkaisu.
