VSNU: coordinación de una transformación digital universitaria a nivel nacional en un fin de semana gracias a Microsoft Teams

«Una de las lecciones que hemos aprendido durante esta crisis ha sido que la nueva tecnología no sólo cambia la forma de trabajar, sino que también cambia a las personas y a la cultura, ya que afecta a todos y cada uno de nosotros».

El director de Responsabilidad de la Asociación de Universidades de los Países Bajos (VSNU), Reinout Van Brakel, habla sobre el papel instrumental que ha desempeñado la tecnología a la hora de ayudar a las universidades neerlandesas a adaptarse durante el brote de COVID-19 de 2020.

Cuando las medidas de distanciamiento social obligaron a las universidades a cerrar sus puertas, VSNU investigó cómo garantizar que los miembros de todas sus instituciones pudieran seguir comunicándose a diario sobre cuestiones urgentes y acordar una respuesta alineada a la crisis.

En un panorama en el que no eran posibles las reuniones presenciales, las organizaciones se vieron en la necesidad de implementar herramientas de trabajo en remoto, una solución partner de TI SURF, una forma de organización colaborativa y comunicación que además fueron capaces de implementar en solo un fin de semana.

Esto permitió que, al inicio de la semana siguiente, la vida universitaria continuara con una interrupción mínima, algo de lo que el director de programas de SURF, Andres Steijaert, está muy orgulloso. «Nos sentimos orgullosos de haberlo conseguido tan rápidamente y de ayudar a VSNU y a las universidades a adaptarse en un plazo tan corto».

Una voz unida para las universidades

VSNU representa la voz colectiva de 14 universidades neerlandesas. Ayuda a respaldar y fomentar los objetivos educativos y sociales compartidos de cada institución.

Una parte clave de la alineación de estas ambiciones colectivas es tener una relación cercana con los miembros de los equipos de gobierno universitarios, que VSNU mantiene mediante reuniones periódicas y dos asambleas de grupo cada año.

Para ayudar a mejorar la comunicación y el uso compartido de archivos entre estas universidades, VSNU migró a Azure Cloud y Microsoft 365 en 2019 con la ayuda de SURF, como parte de un esfuerzo nacional para facilitar la transformación digital en la educación y la investigación. Aunque VSNU adoptó rápidamente herramientas como OneDrive y SharePoint, los consejeros de las 14 universidades seguían teniendo problemas para comunicarse a través de un canal común.

«Celebramos algunas sesiones formativas, pero la gente seguía utilizando estas herramientas como aplicaciones de escritorio», afirma Van Brakel. «El servicio externo de videoconferencias que intentamos implementar tampoco acabó de despegar. Eso fue hasta que apareció el COVID-19, claro.

«De repente necesitábamos una solución rápida para mantener a todos nuestros miembros conectados, y como en VSNU ya teníamos experiencia en el uso de Microsoft Teams, nos pusimos en contacto con SURF para implementarlo en toda nuestra red universitaria».

Una necesidad inmediata de videoconferencia

Cuando se confirmaron los primeros casos de COVID-19 en los Países Bajos, VSNU tomó rápidamente la decisión de pasarse al trabajo remoto con Microsoft Teams, con reuniones habituales a la hora de comer para mantener al día a todo el personal interno y con un equipo de crisis específico para ayudar a apoyar a las 14 universidades.

«Programamos una reunión de crisis todos los días en las primeras semanas a través de Teams, para lo que se necesitaba la confianza y el apoyo de los secretarios universitarios», dice Van Brakel. «Los secretarios son profesionales altamente cualificados y que administran el día a día de los equipos de gobierno universitarios, pero están acostumbrados a cierta forma de trabajar, por lo que era esencial integrarlos en el proceso».

«Si los rectores y vicerrectores quisieran usar otra plataforma o no realizar videollamadas, los secretarios se encargarían de hacerles cambiar de opinión», añade. «Necesitábamos convencerlos de que Teams facilitaría la organización de estas reuniones y asegurarles que se trataba de una solución segura y fiable».

Si bien mantener la comunicación constante entre estas universidades era una situación de alta presión para VSNU, la rápida adopción de Microsoft Teams era un desafío para el que en SURF estaban totalmente preparados, gracias a una planificación de futuro que habían hecho cuando apareció la COVID-19.

«Ya nos habíamos puesto en contacto con Microsoft para que nos ayudasen a ampliar nuestra capacidad, ya que esperábamos una necesidad de asistencia adicional por parte de que nuestras instituciones miembros», explica Steijaert.

«Las universidades estaban en modo crisis, por lo que necesitábamos una plataforma de conferencias simple y segura que funcionara con diferentes dispositivos y en las que participasen VSNU y las 14 universidades. Por eso trabajamos sin demora con Microsoft para conseguir una solución de Teams y apoyamos a VSNU para implementar y usar esta configuración específica».

Adoptar un nuevo enfoque digital

Desde que dieron el paso a Microsoft Teams, las universidades han percibido un cambio generalizado en el comportamiento, ya que muchas personas prefieren chatear con sus compañeros por Teams que hablar por teléfono. Con esto se presentó la oportunidad de ampliar el uso de la plataforma más allá de las reuniones de los equipos de gobierno, algo que VSNU quería mantener totalmente en manos de los secretarios.

«El personal podía planificar sus propias reuniones internas por Teams, pero para charlar con personas externas, tendrían que pasar por los secretarios», afirma Van Brakel. «Esto suponía que organizar estas reuniones seguía siendo una parte importante de su trabajo, lo que resultaba muy importante a la hora de ayudarles a adoptar este nuevo sistema».

Esto se vio respaldado también por un flujo de trabajo específico que creó SURF para los secretarios, que consiguió ayudarles a que las planificaciones de las reuniones fuesen procesos sencillos y directos.

«Normalmente se pulsaban a mano varios botones para crear las salas y repartir las invitaciones», añade Steijaert. «Sin embargo, con la ayuda de Microsoft, creamos un flujo de trabajo a medida que facilitó la configuración de reuniones y el reparto de invitaciones a través de Outlook, mientras que toda la configuración necesaria se administraba automáticamente en el back-end».

Ahora que todas las reuniones se celebraban por Microsoft Teams, VSNU ha tenido una asistencia del 100 % por parte de los equipos de gobierno y ha conseguido acortar las sesiones y hacerlas más específicas, ya que los asistentes no tienen que desplazarse y pueden acceder al instante.

Si bien esto ha demostrado que las reuniones remotas pueden ser más productivas, VSNU también ha intentado recrear algunas de las interacciones sociales que pueden ayudar a los asistentes a sentirse menos aislados. Reinout considera que este ámbito es muy importante.

«Tratamos de generar una atmósfera social para que no se trate solamente de conversaciones formales», dice. «Por ejemplo, el viernes pasado cada miembro de los equipos de gobierno seleccionó a un compañero o alumno que había realizado un trabajo excepcional durante la crisis y nos contó a todos los demás lo que habían estado haciendo. Esto creó una importante sensación de pertenencia entre el grupo».

Ajustarse a un nuevo lugar de trabajo mixto

A medida que las universidades comienzan a reabrir y a adoptar un enfoque de aprendizaje mixto, Reinout cree que Microsoft Teams sigue ofreciendo un potencial inmenso a todo el mundo para adaptarse a esta nueva normalidad; el hogar y la oficina deben ser tratados como el mismo entorno.

«Estamos instalando pantallas más grandes en la oficina para que la gente pueda celebrar reuniones más eficientes con quienes trabajen desde casa», explica Van Brakel. «Ahora que estas universidades tienen experiencia en realizar llamadas y conexiones en remoto por Teams, esperamos que haya más posibilidades de viajar menos y que las reuniones sean más eficaces y frecuentes».

Esta necesidad inmediata de transformación digital también ha ayudado a los secretarios a integrar un rol tradicional en la nueva era digital, con lo que han podido ofrecer maneras más sencillas y eficientes de gestionar las agendas y las vidas cotidianas de los miembros de los equipos de gobierno, mientras retienen aún el control plenamente.

«Creo que hemos visto algunos desarrollos realmente positivos durante este período. Es más, ahora estamos incluso estudiando cómo administrar proyectos a través de Teams», añade. «Tenemos una red de unas 3000 personas con las que trabajamos habitualmente, por lo que sería genial reunirlas a todas en el mismo sistema de cloud para compartir archivos y trabajar de forma más colaborativa en Teams».