COFCO International: Wie Cloud-Technologien in schwierigen Zeiten Geschäftskontinuität gewährleisteten

„Ich bin seit 12 Jahren bei COFCO und war immer vor Ort im Büro. Aber in den letzten 63 Tagen habe ich von zu Hause gearbeitet.“

Marcus Seelbach, Chief HR Officer des globalen Agrarunternehmens COFCO International, spricht von zu Hause aus per Videoanruf über die Veränderungen für ihn und alle seine Kollegen, seit COVID-19 zur Schliessung der Büros des Unternehmens weltweit geführt hat.

„Aber dank der Vorbereitung und Arbeit unseres IT-Teams haben wir einen sehr, sehr schnellen Wechsel vollzogen – von einem Unternehmen, für das Homeoffice völliges Neuland war, hin zu einem Unternehmen, in dem jeder von zu Hause aus arbeitet“, fügt er hinzu. „Und das alles ohne Effizienz- oder Sicherheitsverluste.“

„In den letzten 63 Tagen haben wir wirklich von zu Hause gearbeitet“, erklärt Andre Davico Schneiter, Group CIO bei COFCO International. Er gehört zu den Schlüsselpersonen, die diesen Wechsel möglichst reibungslos gestaltet haben.

„Die Technologien, die wir für das Homeoffice brauchten, waren bereits vorhanden. So konnten wir ohne Probleme gleich voll durchstarten.“

Das ist eine beeindruckende Leistung. Möglich war sie dank der Entscheidung des Unternehmens, in den vergangenen Jahren die cloudbasierte IT-Infrastruktur kontinuierlich zu optimieren.

Vorteile durch eine etablierte cloudorientierte Strategie

COFCO International ist eines der weltweit grössten Agrarunternehmen, das über seine global integrierte Lieferkette verantwortungsvoll Agrarprodukte auf der ganzen Welt bereitstellt. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Genf, Schweiz, beschäftigt rund 10.500 Mitarbeiter in 36 Ländern.

In seiner jetzigen Form besteht das Unternehmen seit 2017, als es eine Reihe verschiedener Geschäftsbereiche unter einem Dach zusammenführte. Ein entscheidender strategischer Fokus des neu gegründeten Unternehmens war die Implementierung einer IT-Strategie, die die vielfältigen Aktivitäten von COFCO International von einer fragmentierten IT-Einrichtung zu einer zentralen Plattform konsolidiert.

Die drei Hauptsäulen dieser IT-Strategie konzentrierten sich auf Betriebseffizienz, Wirtschaftlichkeit und Sicherheit.

„Deshalb haben wir 2016 unseren cloudorientierten Ansatz umgesetzt“, erzählt Schneiter. „Durch den Wechsel in die Cloud können wir alle drei Ziele erreichen. Als wir 2016 auf Azure umgestiegen sind, verzeichneten wir sofort Einsparungen von mehr als vier Millionen US-Dollar pro Jahr“, sagt er.

„Und dann ist da noch der Sicherheitsaspekt“, ergänzt Schneiter. „Microsoft ist viel besser in der Lage als wir, Sicherheit für Cloud-Prozesse zu bieten.“

Eine Lösung zur Stärkung der Sicherheit

„Die Entscheidung für den Wechsel in die Cloud im Jahr 2016 fiel uns angesichts unserer aktuellen IT-Strategie nicht schwer“, sagt Uri Brown, Microsoft and Cloud CTO bei COFCO International, der bei der Umsetzung der Cloud-Strategie des Unternehmens eng mit Schneiter zusammengearbeitet hat. „Das Upgrade auf Microsoft 365-E5 im Jahr 2019 erfolgte, weil wir dies noch ergänzen wollten. Wir wollten unsere Sicherheitslage stärken und unsere kollaborative Kapazität optimieren, indem wir unser Telefonsystem in unsere anderen cloudbasierten Tools für die Zusammenarbeit integrieren“, erklärt er.

Microsoft 365-E5 ist eine unternehmensspezifische Plattform, die für Unternehmen wie COFCO International entwickelt wurde. Sie umfasst Funktionen für Sicherheit und Zusammenarbeit, die dafür sorgen, dass grosse Organisationen in Verbindung bleiben und sicher sind.

„Als wir die Optimierungen durchgeführt haben, wussten wir natürlich noch nicht, dass wir uns dadurch perfekt darauf vorbereiteten, auch während der Corona-Krise weiter zusammenzuarbeiten und den Betrieb aufrecht zu erhalten“, berichtet Brown.

„Und zwar ohne Sicherheitsrisiken“, fügt Brown hinzu und spielt damit auf das unglückliche Phänomen an, dass Unternehmen auf der ganzen Welt seit dem Ausbruch von COVID-19 mit einer Zunahme von Sicherheitsbedrohungen zu kämpfen haben.

„Zum Glück arbeiten wir seit 63 Tagen ohne grösseren Sicherheitsvorfall“, ergänzt Schneiter. „Und das liegt vor allem daran, dass wir mit Microsoft 365-E5 sehr schnell und effizient auf potenzielle Bedrohungen reagieren können.“

Tools für die Zusammenarbeit, die eine Kultur der Kommunikation stärken

Über die Sicherheit hinaus war bei COFCO International ein wichtiger Aspekt der Umstellung auf das Homeoffice die Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit von Microsoft 365, etwa Microsoft Teams. Diese haben den Mitarbeitern den Wechsel erleichtert.

„COFCO war kein Unternehmen, bei dem man von zu Hause aus arbeitete“, sagt Seelbach. „Wir waren daran gewöhnt, immer im Büro zu sein und zusammenzuarbeiten, indem wir uns gegenseitig auf die Schulter klopfen oder uns in der Kaffeeküche unterhalten.

„Microsoft Teams hat es uns ermöglicht, diese Kultur der informellen Kommunikation am Laufen zu halten“, sagt er. „Dies hat das Unternehmen in dieser Zeit zusammengehalten, und die Mitarbeiter konnten sich so trotz der veränderten Arbeitsumgebung täglich austauschen.“

Und das Unternehmen profitiert nicht nur von den Möglichkeiten für Videokonferenzen und Dateifreigaben durch Microsoft Teams.

„SharePoint hat sich für mich als unschätzbar wertvoll herausgestellt“, erklärt Allan Virtanen, Communications Director bei COFCO International. „Innerhalb weniger Minuten kann ich die neuesten Sicherheitsinformationen oder Anweisungen des Unternehmens oder der Regierung an alle unsere Mitarbeiter senden. Ich habe es geschafft, innerhalb weniger Stunden ein spezielles Portal für COVID-19 zum Laufen zu bringen.“

Auch über soziale Netzwerke bleiben die Mitarbeiter von COFCO International in Verbindung. Dabei wird das Netzwerktool Yammer seit April 2020 im gesamten Unternehmen viermal mehr genutzt als zuvor.

„Es fühlt sich an wie eine Social Media-Plattform, daher fällt es den Mitarbeitern leicht, Fotos und Videos zu posten und Dinge zu teilen“, erzählt Seelbach, der die Plattform genutzt hat, um die Kampagne „Stay safe, stay connected“ (Sicher und verbunden bleiben) von COFCO International ins Leben zu rufen.

„Das ist eine grossartige Möglichkeit, die Mitarbeiter auf eine unbeschwerte Art und Weise einzubeziehen“, erklärt er. „Und das ist etwas, was wir wirklich ermutigen: dass Kollegen Bilder von ihren Arbeitsplätzen oder Haustieren oder Rezepte teilen, wie eine grosse Familie – denn das sind wir.“

Das ganze Unternehmen hat diese Plattform angenommen. „99 % unserer Mitarbeiter lesen die Nachrichten, die auf Yammer geteilt werden“, sagt Virtanen stolz.

Mit Microsoft 365 alle zusammenbringen

Solch unglaubliche Statistiken erreichte das Unternehmen, indem es dafür sorgte, dass alle Teilnehmer im Netzwerk das Gefühl haben, die verfügbaren Tools für die Zusammenarbeit bedenkenlos nutzen zu können – keine leichte Aufgabe bei Mitarbeitern in 36 Ländern, die eine Vielzahl unterschiedlicher Sprachen sprechen.

Dazu arbeitete das IT-Team schnell an der Einrichtung eines Bildungsprogramms. Dieses sollte gewährleisten, dass alle im gesamten Unternehmen auch während des nie dagewesenen Wechsels ins Homeoffice weiterhin zusammenarbeiten, Inhalte teilen und miteinander kommunizieren konnten.

„Wir nennen sie ‚Roadshows‘“, erklärt Brown. „Das sind Online-Schulungen, die dazu beitragen, dass alle zusammenzuhalten und jeder in der Lage ist, die verfügbaren Technologien richtig zu nutzen. Wir laden das ganze Unternehmen ein, und Mitarbeiter aus unserem gesamten Netzwerk nehmen an den Schulungen teil.“

Ein weiterer proaktiver Schritt, den das Unternehmen unternommen hat, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern, ist die Ernennung regionaler Champions. Diese sorgen dafür, dass jeder bei COFCO International Zugang zu den erforderlichen Lernressourcen erhält, unabhängig von der Sprache.

All diese Faktoren haben dazu beigetragen, dass fast alle der 10.500 Mitarbeiter des Unternehmens die diversen Tools nutzen, mit denen COFCO International die Zusammenarbeit sicherstellt.

Lektion für die Zukunft

Mit Blick auf die Zukunft hat COFCO International viele Erkenntnisse aus der jüngsten Zeit mitgenommen.

„Tools für die Zusammenarbeit wie Yammer, Office 365, Teams und einige andere Produktivitätstools werden definitiv in unserem täglichen Betrieb eingebettet bleiben, wenn wir ins Büro zurückkehren“, sagt Seelbach.

„Teams wird weiter im Einsatz sein, egal ob im Homeoffice oder im Büro“, fügt er hinzu. „Das alles wird mit Sicherheit Auswirkungen auf Geschäftsreisen haben. Wir werden viel genauer prüfen, ob Reisen zu Meetings wirklich notwendig sind.“

Und für Leiter des Technologiebereichs von COFCO International hat sich die Entscheidung, eine cloudorientierte IT-Strategie zu verfolgen und diese Infrastruktur weiter zu aktualisieren, voll ausgezahlt.

„Ich bin einfach so froh, dass sich unsere gesamte Vorbereitung in dieser schwierigen Zeit gelohnt hat“, sagt Brown. „Und dass wir nicht mühevoll all diese Tools für die Zusammenarbeit und Sicherheitsfunktionen zusammensuchen mussten, als sie plötzlich gebraucht wurden.“

„Ich bin sehr stolz auf das, was wir geschafft haben“, sagt Schneiter. „Wir sind eines der fortschrittlichsten Unternehmen der Welt, was den Wechsel in die Cloud angeht. Und wir stehen erst am Anfang unserer Reise.“