Microsoft ontmoet MKB: Van Ree Accountants

 

Van Ree Accountants is een accountancykantoor dat in 1966 als eenmanszaak begon en is uitgegroeid tot ruim 250 medewerkers, verspreid over 9 vestigingen.   

Met een jaarlijkse autonome groei van ~15% en een omzet rond €30 miljoen kenmerkt Van Ree zich door een jonge, dynamische cultuur (gemiddelde leeftijd 29 jaar) met snelle adoptie van nieuwe technologie. Het bedrijf is breed actief in de accountancy (samenstel- en controlepraktijk) en zoekt continu naar innovatieve manieren om de dienstverlening te verbeteren – zoals de slimme inzet van AI-technologie.   

In dit interview delen Sander Smits (Medewerker automatisering & ICT) en Jan Kleppe (Manager Bedrijfsvoering) van Van Ree Accountants hun ervaringen met de adoptie van Microsoft 365 Copilot in hun organisatie en de inzichten die dat oplevert.  

 

 

Vraag: Hoe ontdekten jullie wat de potentiële gebruiksscenario’s voor Microsoft 365 Copilot per afdeling konden zijn?  

Van Ree Accountants: “We hebben de mogelijke toepassingen van Copilot per afdeling ontdekt door kleinschalige pilots op te zetten. Collega’s gingen zelf aan de slag binnen hun eigen werkprocessen, wat waardevolle praktijkervaring opleverde. Door actief terug te koppelen en ervaringen te delen, kregen we snel inzicht in waar Copilot de meeste waarde toevoegt. Zo konden we gericht bepalen welke toepassingen per afdeling relevant en effectief zijn,” vertelt het team van Van Ree. 

Vraag: Welke veranderingen in bedrijfsprocessen verwachtten jullie met de implementatie van Copilot?  

Van Ree Accountants:“Bij de implementatie van Copilot verwachtten we verschillende veranderingen in onze processen. Zo zagen we mogelijkheden om klantgesprekken en vergaderingen automatisch op te nemen, samen te vatten en om te zetten in duidelijke takenlijsten. Dat verhoogt de efficiëntie en zorgt voor meer structuur en betere opvolging,” legt Van Ree uit. “Daarnaast zetten we Azure AI en Copilot Agents in om processen verder te automatiseren en ondersteunen – zodat routinewerk uit handen wordt genomen en we meer focus kunnen leggen op waar we écht waarde toevoegen. Een concreet voorbeeld is dat actiepunten na meetings nu automatisch worden vastgelegd, waar eerst handmatig notuleren nodig was,” vult het team aan.  

Vraag: Welke stappen hebben jullie ondernomen om de IT-infrastructuur voor te bereiden op Copilot?  

Van Ree Accountants: “Om onze IT-infrastructuur klaar te stomen voor Copilot, zijn we begonnen met een herinventarisatie van onze datastructuur in het Microsoft 365-platform. De centrale vraag was: hoe zorgen we dat Copilot toegang heeft tot de juiste, actuele en betrouwbare data?” vertelt Van Ree. “Belangrijk daarbij is het goed regelen van toegangsrechten. We gaan bijvoorbeeld Microsoft Purview inzetten zodat data alleen toegankelijk is voor de juiste gebruikers en gevoelige informatie goed is afgeschermd. Zo creëren we een veilige, geordende basis waarmee Copilot effectief én verantwoord gebruikt kan worden,” aldus het team. 

Vraag: Hoe vermijden jullie “schaduw-AI” – het gebruik van onveilige gratis AI-tools – in jullie organisatie?  

Van Ree Accountants: “We beseffen dat schaduw-AI helemaal uitsluiten praktisch niet haalbaar is. Daarom richten we ons op het beheersen van de risico’s,” zegt Van Ree. “De belangrijkste maatregel is voorkomen dat privacygevoelige of businesskritische informatie via onbeveiligde, gratis AI-tools wordt gedeeld. Dat vraagt om helder beleid én gerichte training, zodat collega’s zich bewust zijn van de risico’s en weten hoe ze verantwoord met AI omgaan. Daarnaast hanteren we een gebalanceerde aanpak: we willen niet iedereen dwingen met één specifieke AI-tool te werken, want verschillende AI’s hebben in verschillende contexten hun kracht – zelfs nu we met Copilot Agents werken. Op dit moment focussen we bewust op de Microsoft-tools, waaronder Copilot, omdat we ervan overtuigd zijn dat die het meest toekomstbestendig zijn, goed passen in onze infrastructuur, de juiste beveiligingsstandaarden bieden en aansluiten bij hoe wij technologie willen inzetten,” licht het team toe.  

Vraag: Welke uitdagingen kwamen jullie tegen tijdens het onboardingproces, en hoe hebben jullie die opgelost?  

Van Ree Accountants: “Een belangrijke uitdaging bij het onboarden is dat Microsoft 365 Copilot continu in ontwikkeling is. De snelheid waarmee nieuwe functies beschikbaar komen, maakt het lastig alles bij te houden. Dat vergt veel van ons aanpassingsvermogen en zorgt er soms voor dat we terughoudend zijn met direct nieuwe oplossingen doorvoeren – simpelweg omdat we verwachten dat er snel weer iets beters komt,” geeft Van Ree aan. “Tegelijk zien we dit als part of the deal bij innovatieve technologie. We blijven bewust vooruitkijken en maken keuzes op basis van oplossingen waarvan we verwachten dat ze de meeste impact hebben. Zo blijven we in beweging, in plaats van te blijven wachten,” besluit het team over deze leercurve.  

Vraag: Hebben jullie gebruikgemaakt van geïntegreerde tools (zoals Viva Insights of het Copilot-dashboard) om de impact en adoptie van Copilot te analyseren?  

Van Ree Accountants: “Ja, we hebben het Copilot-dashboard ingezet om inzicht te krijgen in gebruik en adoptie tijdens de pilotfase. In het begin analyseerden we actief wie Copilot gebruikte en op welke manier. Daarbij viel op dat sommige collega’s moeite hadden om Copilot toe te passen in hun dagelijkse werk,” vertelt Van Ree. “Met die collega’s zijn we in gesprek gegaan om te achterhalen waar de knelpunten lagen. Vervolgens hebben we hen geholpen met concrete scenario’s die herkenbaar zijn in hun werkpraktijk. Die persoonlijke begeleiding heeft geholpen het gebruik te verbeteren en de drempel te verlagen – waardoor de adoptie gaandeweg is toegenomen,” aldus het team.  

Vraag: Welke andere tools en methoden gebruiken jullie om het gebruik en de impact van Copilot te analyseren?  

Van Ree Accountants: “Naast ingebouwde tools zoals het Copilot-dashboard gebruiken we ook Microsoft Forms om de impact en het gebruik van Copilot te peilen. Via vragenlijsten vragen we collega’s periodiek om feedback, met vragen als: ‘Wat heb jij onlangs geleerd met Copilot?’ en ‘Wat wil je de komende tijd leren?’,” deelt Van Ree. “Die feedback levert waardevolle inzichten op én stimuleert kennisuitwisseling tussen collega’s. Door ervaringen te delen ontstaan weer nieuwe ideeën en toepassingen,” voegt het team toe.  

Vraag: Hoe willen jullie de functionaliteiten van Copilot verder uitbreiden en optimaliseren? 

Van Ree Accountants: “Om Copilot verder uit te breiden, richten we ons eerst op het verdiepen van het gebruik bij onze huidige collega’s. Belangrijk is dat zij goed bekend raken met de mogelijkheden en die effectief leren toepassen in hun werk,” legt Van Ree uit. “Daarnaast zorgen we dat we steeds op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen vanuit Microsoft. Twee collega’s blokken elke week tijd om zich te verdiepen in updates en verbeterkansen rond Copilot. Zij vertalen nieuwe functies naar praktische toepassingen intern,” zegt het team. “We investeren bewust tijd en middelen hierin, omdat we geloven in de strategische waarde van Copilot. Het onderwerp krijgt aandacht op het hoogste niveau in onze organisatie, wat het belang en de betrokkenheid onderstreept. Zo bouwen we stap voor stap verder aan een toekomstbestendige, slimme inzet van AI in onze processen,” aldus Van Ree. 

Vraag: Welke stappen nemen jullie om de beveiliging en compliance rond Copilot continu te optimaliseren?  

Van Ree Accountants: “We zijn momenteel nog niet actief bezig met specifieke optimalisatie van beveiliging en naleving voor Copilot, maar dat staat wel op de agenda. In het kader van de nieuwe datastructuur die we nu herzien in Microsoft 365 zorgen we dat security en compliance vanaf het begin worden meegenomen,” vertelt Van Ree. “Zo kijken we onder andere naar inzet van Microsoft Purview en Compliance Manager. Die tools gaan ons helpen de juiste toegangsrechten, data-classificatie en beleidsregels in te richten, zodat we Copilot veilig en verantwoord kunnen gebruiken. Het doel is een toekomstbestendige structuur neerzetten waarin functionaliteit en veiligheid hand in hand gaan,” aldus het team.  

Vraag: Welk advies zouden jullie andere MKB-organisaties geven die digitale transformatie en AI-adoptie overwegen?  

Van Ree Accountants: “Ons belangrijkste advies is: begin klein, maar denk groot. Start met een pilot of afgebakend experiment om laagdrempelig te ontdekken wat AI voor je organisatie kan betekenen. Zorg dat er ruimte is om te leren en accepteer dat niet alles direct hoeft te slagen,” zegt Van Ree. “Betrek vanaf het begin collega’s uit verschillende disciplines, zodat je breed draagvlak creëert en meteen zicht hebt op praktische toepassingen. Richt daarnaast de aandacht op datakwaliteit en governance – zonder goede, veilige data haal je nooit het maximale uit AI,” benadrukt het team. “Tot slot: blijf ontwikkelingen bijhouden en investeer in kennis. AI verandert razendsnel, en wendbaarheid is cruciaal. Zorg voor mensen in je organisatie die dit oppakken en zowel inhoudelijk als organisatorisch de kar trekken. Dat maakt het verschil tussen een eenmalige poging en blijvend succes,” besluit Van Ree.  

 

 

Van Ree Accountants laat zien hoe een vooruitstrevende MKB-organisatie nieuwe technologie als Microsoft 365 Copilot omarmt. Cultuur en experimenteren blijken cruciaal: door klein te beginnen, samen te leren en continu bij te sturen plukt Van Ree nú al de vruchten van AI en bouwt het gestaag verder aan toekomstig success.