iemand die aan een tafel zit en een laptop gebruikt

Hoe je de meest succesvolle en veilige vergaderingen organiseert met Microsoft Teams

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 4 min.

Nu zo veel mensen van thuis uit werken, is het belangrijker dan ooit om onze vaardigheden voor afstandswerken te verbeteren en productief te blijven. We hebben een grote toename gezien in het aantal mensen dat succesvol en veilig samenwerkt via Microsoft Teams. Maar of je het hulpmiddel nu helemaal niet kent of er al vergaderingen in organiseert, willen we ervoor zorgen dat je alle functies voor samenwerking en veiligheid optimaal benut.

Dus dit zijn onze top negen tips over hoe je de beste – en veiligste – online vergader-ervaring hebt…

1. Connecteer veilig met mensen binnen en buiten je organisatie

De volgende keer dat je een vergadering plant in Microsoft Teams of Microsoft Outlook, gebruik dan gewoon het e-mailadres van je externe gasten en Teams zal de rest doen – ze een uitnodiging via e-mail sturen, met alle instructies over hoe ze kunnen deelnemen aan je online meeting.

Je gasten klikken simpelweg op de link, geven hun naam in en worden lid van de vergadering via hun browser. Allemaal zonder dat ze een plug-in of Teams moeten installeren.

2. Laat iedereen overal inbellen

Ontworpen voor deelnemers die onderweg zijn, geen internetverbinding hebben of die liever inbellen voor een vergadering, Teams zorgt ervoor dat je vergaderingen inclusief zijn.

Gebruikers die deelnemen aan audiovergaderingen zullen automatisch inbelinstructies zien in de uitnodigingen voor hun Teams-vergaderingen. Door te klikken op het inbelnummer vanop een mobiele telefoon zal de telefoonkiezer automatisch starten en zelfs de conference bridge ingeven. Het tijdperk van nummers vanbuiten leren is voorbij.

3. Blijf in controle met vergaderopties

Teams biedt de organisator van de vergadering veel opties op vlak van het bepalen van de rollen en toestemming voor deelnemers aan online meetings.

Je kunt bijvoorbeeld een lobby creëren, waardoor de organisator bepaalt wanneer bepaalde mensen deel mogen nemen aan de vergadering. Dit is zeer handig bij het bespreken van vertrouwelijke informatie. Je kunt ook presentatoren aanduiden, aanwezigen dempen en opnames starten/stoppen… En dat zijn slechts een paar van de opties.

4. Houd face-to-face gesprekken met video

Nu het tegenwoordig bijna onmogelijk is om iemand in het echt te ontmoeten, is het ontmoeten via online video de beste optie. Iemands uitdrukking zien wanneer hij praat, geeft veel meer context aan de woorden

Moedig iedereen in je Teams-vergadering aan om hun video aan te zetten, voor een meer persoonlijk betrokken gesprek En als je niet wilt dat iedereen afgeleid raakt door je unieke keukendecoratie of voorbij stormend huisdier, zet dan achtergrond vervagen of aangepaste achtergronden aan.

5. Deel enkel wat je wil

Zoals we het uit ervaring allemaal weten, is less soms wel more op vlak van vergaderingen. En wanneer je inhoud deelt in Teams-vergaderingen, bepaal jij wat anderen zien.

Je kunt beslissen of ze je volledige bureaublad moeten zien of slechts een specifiek venster. Dit is wederom handig wanneer je niet wilt dat mensen vertrouwelijke informatie zien. En als iemand zijn bureaublad of een applicatie deelt, kun je de presentator verzoeken jou de controle te geven.

6. Zorg dat iedereen zijn sporen achterlaat op het whiteboard

Dat iedereen niet in dezelfde kamer is, betekent nog niet dat je niet kunt brainstormen op een whiteboard.

Microsoft Whiteboard is geïntegreerd bij elke Teams-vergadering, waardoor deelnemers kunnen bijdragen via touch, muis en digitale inkt. Whiteboard-sessies worden na elke vergadering opgeslagen en zijn beschikbaar voor later gebruik en kunnen gebruikt worden in de meetingchat.

7. Mis de vergadering niet, zelfs als je er niet bij was

Of je nu een paar minuten te laat bent of net een brandevacuatie had, er is een grote kans dat er wel iemand de vergadering zal missen. In plaats van nog een vergadering te houden om ze op de hoogte te brengen, kun je je Microsoft Teams-vergadering gewoon opnemen. Niet enkel wordt de opgeslagen vergadering opgeslagen in de cloud en wordt er een link gegeven in de meetingchat, maar deelnemers kunnen het vergadertranscript opzoeken en doorspoelen.

8. Weet en zie exact wat er gezegd wordt

Hoe vaak moeten mensen zichzelf herhalen tijdens een vergadergesprek?

Duidelijkheid is cruciaal voor het succes van een vergadering. Moedig deelnemers dus aan om live ondertiteling aan te zetten en de realtime ondertiteling te lezen. Dit is een baanbrekende functie voor mensen met gehoorbeperkingen, een ander niveau van taalkennis of verbinden via een luidruchtige locatie.

9. Kies toestellen waarmee je er op je best uitziet en klinkt

Microsoft biedt een volledig portfolio van Teams-gecertificeerde toestellen met video en audio van hoge kwaliteit. Verbind en start je meetings met één aanraking en kies waar en hoe je wilt werken met toestellen die ontworpen werden voor elke ruimte en werkstijl.

Ontdek meer ondersteuning

Ontdek hoe Microsoft elke organisatie kan helpen om vandaag te reageren

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

Gezondheidszorg

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care webinar

    Een bespreking van de Virtual Care-oplossingen mogelijk gemaakt door Microsoft Teams – tot leven gebracht door een casestudy in Italië.

  • Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Technologie kan levens redden. Wanneer we expertise van artsen bundelen, weten we meer. Maar iedere keer een expert naar de andere locatie sturen, kost veel tijd, geld en energie. Daar is nu een oplossing voor: vergaderen op afstand met de Microsoft Surface Hub. Twee Belgische zorginstellingen namen alvast de proef op de som. Bekijk de […]

Industrie

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

  • Etex

    Etex gebruikt moderne tools om meer eenheid te creëren in haar bedrijf en zich beter op klanten te richten

    In de bouwsector moeten alle componenten op het juiste moment samenkomen om het optimale product te produceren. Etex, een Belgisch bedrijf dat bouwoplossingen maakt, helpt dit tot de dagelijkse praktijk te maken en zocht daarom een manier om productiviteit en samenwerking intern te verbeteren. Met locaties in meer dan 42 landen waar meer dan 15.000 […]

Onderwijs

  • Een gids over de GDPR voor universiteiten

    Een gids over de GDPR voor universiteiten

    Met de nieuwe General Data Protection Regulation (GDPR) die vanaf 25 mei in werking treedt, kom je met dit gratis eBook – en andere nuttige bronnen – te weten hoe universiteiten zoals die van jou de juiste stappen kunnen ondernemen om aan deze verordening te voldoen. Jouw universiteit in een proces Je universiteit zit in […]

  • Een gids over de GDPR voor scholen

    Een gids over de GDPR voor scholen

    Een gids over de GDPR voor scholen Met de nieuwe General Data Protection Regulation (GDPR) die vanaf 25 mei in werking treedt, kom je met dit gratis eBook – en andere nuttige bronnen – te weten hoe scholen zoals die van jou de juiste stappen kunnen ondernemen om aan deze verordening te voldoen. Jouw school […]

Overheid

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operaties met Microsoft 365

    De fusie van Belgische Havenbedrijf Gent en Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 medewerkers leidt […]

None

  • Tell Me zoekt alles in Office voor je uit

    Tell Me zoekt alles in Office voor je uit

    Hoe maak je ook al weer een tabel in Word of hoe stel je een andere taal in? Dit soort vragen komen je vast bekend voor. Hoe handig zou het zijn als je dit soort vragen direct aan Office (dus Word, Excel, PowerPoint) zou kunnen vragen? Met Tell Me in Office 2016 is dit mogelijk. […]

Pers

Security & Privacy

Tips

  • Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

    Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

    Je bedrijf zal nooit over een krachtiger concurrentievoordeel beschikken dan je werknemers. Maak je de juiste keuzes om dat voordeel  ten volle te benutten – of er zelfs maar aan vast te houden? Help je werknemers geëngageerd, tevreden en productief te blijven Slechts 13% van de werknemers wereldwijd is enorm geëngageerd en enorm tevreden over […]