iemand die aan een tafel zit en een laptop gebruikt

Hoe je de meest succesvolle en veilige vergaderingen organiseert met Microsoft Teams

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 4 min.

Nu zo veel mensen van thuis uit werken, is het belangrijker dan ooit om onze vaardigheden voor afstandswerken te verbeteren en productief te blijven. We hebben een grote toename gezien in het aantal mensen dat succesvol en veilig samenwerkt via Microsoft Teams. Maar of je het hulpmiddel nu helemaal niet kent of er al vergaderingen in organiseert, willen we ervoor zorgen dat je alle functies voor samenwerking en veiligheid optimaal benut.

Dus dit zijn onze top negen tips over hoe je de beste – en veiligste – online vergader-ervaring hebt…

1. Connecteer veilig met mensen binnen en buiten je organisatie

De volgende keer dat je een vergadering plant in Microsoft Teams of Microsoft Outlook, gebruik dan gewoon het e-mailadres van je externe gasten en Teams zal de rest doen – ze een uitnodiging via e-mail sturen, met alle instructies over hoe ze kunnen deelnemen aan je online meeting.

Je gasten klikken simpelweg op de link, geven hun naam in en worden lid van de vergadering via hun browser. Allemaal zonder dat ze een plug-in of Teams moeten installeren.

2. Laat iedereen overal inbellen

Ontworpen voor deelnemers die onderweg zijn, geen internetverbinding hebben of die liever inbellen voor een vergadering, Teams zorgt ervoor dat je vergaderingen inclusief zijn.

Gebruikers die deelnemen aan audiovergaderingen zullen automatisch inbelinstructies zien in de uitnodigingen voor hun Teams-vergaderingen. Door te klikken op het inbelnummer vanop een mobiele telefoon zal de telefoonkiezer automatisch starten en zelfs de conference bridge ingeven. Het tijdperk van nummers vanbuiten leren is voorbij.

3. Blijf in controle met vergaderopties

Teams biedt de organisator van de vergadering veel opties op vlak van het bepalen van de rollen en toestemming voor deelnemers aan online meetings.

Je kunt bijvoorbeeld een lobby creëren, waardoor de organisator bepaalt wanneer bepaalde mensen deel mogen nemen aan de vergadering. Dit is zeer handig bij het bespreken van vertrouwelijke informatie. Je kunt ook presentatoren aanduiden, aanwezigen dempen en opnames starten/stoppen… En dat zijn slechts een paar van de opties.

4. Houd face-to-face gesprekken met video

Nu het tegenwoordig bijna onmogelijk is om iemand in het echt te ontmoeten, is het ontmoeten via online video de beste optie. Iemands uitdrukking zien wanneer hij praat, geeft veel meer context aan de woorden

Moedig iedereen in je Teams-vergadering aan om hun video aan te zetten, voor een meer persoonlijk betrokken gesprek En als je niet wilt dat iedereen afgeleid raakt door je unieke keukendecoratie of voorbij stormend huisdier, zet dan achtergrond vervagen of aangepaste achtergronden aan.

5. Deel enkel wat je wil

Zoals we het uit ervaring allemaal weten, is less soms wel more op vlak van vergaderingen. En wanneer je inhoud deelt in Teams-vergaderingen, bepaal jij wat anderen zien.

Je kunt beslissen of ze je volledige bureaublad moeten zien of slechts een specifiek venster. Dit is wederom handig wanneer je niet wilt dat mensen vertrouwelijke informatie zien. En als iemand zijn bureaublad of een applicatie deelt, kun je de presentator verzoeken jou de controle te geven.

6. Zorg dat iedereen zijn sporen achterlaat op het whiteboard

Dat iedereen niet in dezelfde kamer is, betekent nog niet dat je niet kunt brainstormen op een whiteboard.

Microsoft Whiteboard is geïntegreerd bij elke Teams-vergadering, waardoor deelnemers kunnen bijdragen via touch, muis en digitale inkt. Whiteboard-sessies worden na elke vergadering opgeslagen en zijn beschikbaar voor later gebruik en kunnen gebruikt worden in de meetingchat.

7. Mis de vergadering niet, zelfs als je er niet bij was

Of je nu een paar minuten te laat bent of net een brandevacuatie had, er is een grote kans dat er wel iemand de vergadering zal missen. In plaats van nog een vergadering te houden om ze op de hoogte te brengen, kun je je Microsoft Teams-vergadering gewoon opnemen. Niet enkel wordt de opgeslagen vergadering opgeslagen in de cloud en wordt er een link gegeven in de meetingchat, maar deelnemers kunnen het vergadertranscript opzoeken en doorspoelen.

8. Weet en zie exact wat er gezegd wordt

Hoe vaak moeten mensen zichzelf herhalen tijdens een vergadergesprek?

Duidelijkheid is cruciaal voor het succes van een vergadering. Moedig deelnemers dus aan om live ondertiteling aan te zetten en de realtime ondertiteling te lezen. Dit is een baanbrekende functie voor mensen met gehoorbeperkingen, een ander niveau van taalkennis of verbinden via een luidruchtige locatie.

9. Kies toestellen waarmee je er op je best uitziet en klinkt

Microsoft biedt een volledig portfolio van Teams-gecertificeerde toestellen met video en audio van hoge kwaliteit. Verbind en start je meetings met één aanraking en kies waar en hoe je wilt werken met toestellen die ontworpen werden voor elke ruimte en werkstijl.

Ontdek meer ondersteuning

Ontdek hoe Microsoft elke organisatie kan helpen om vandaag te reageren

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

Gezondheidszorg

  • Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Het UZ Brussel migreerde hun medewerkers naar Microsoft Lync. Daardoor beschikken ze nu over een programma voor chat, e-mail, telefonie, audio- en videoconferentie. Zo worden patiënten sneller en beter geholpen. Microsoft Lync werkt ook goed samen met andere technologieën, zoals de bestaande videoconferencing, de telefooncentrale en de andere Microsoft-toepassingen die het ziekenhuis gebruikt.  Zo kan […]

  • Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Technologie kan levens redden. Wanneer we expertise van artsen bundelen, weten we meer. Maar iedere keer een expert naar de andere locatie sturen, kost veel tijd, geld en energie. Daar is nu een oplossing voor: vergaderen op afstand met de Microsoft Surface Hub. Twee Belgische zorginstellingen namen alvast de proef op de som. Bekijk de […]

Industrie

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operaties met Microsoft 365

    De fusie van Belgische Havenbedrijf Gent en Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 medewerkers leidt […]

  • Etex

    Etex gebruikt moderne tools om meer eenheid te creëren in haar bedrijf en zich beter op klanten te richten

    In de bouwsector moeten alle componenten op het juiste moment samenkomen om het optimale product te produceren. Etex, een Belgisch bedrijf dat bouwoplossingen maakt, helpt dit tot de dagelijkse praktijk te maken en zocht daarom een manier om productiviteit en samenwerking intern te verbeteren. Met locaties in meer dan 42 landen waar meer dan 15.000 […]

Onderwijs

Overheid

  • Ineco

    Ineco verbetert de productiviteit van haar werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Voor veel organisaties heeft de door COVID-19 opgelegde social distancing de dagelijkse activiteiten drastisch vertraagd – en voor sommigen zelfs stopgezet. Maar voor de lokale overheden in heel Europa, zoals de Belgische stad Luik, was vertragen geen optie. Van het ondersteunen van burgers en bedrijven tot het beschermen van eerstelijnswerkers, de stad Luik moest snel […]

Retail

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend blijven uitbreiden. Het bedrijf   is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om de meeste vorige services te […]

  • GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    GDPR en retail: Vier GDPR-vereisten en hoe Microsoft daarbij kan helpen

    Ontdek hoe we je kunnen helpen om te voldoen aan de GDPR-vereisten met oplossingen van nu: Je huidige risicoprofiel evolueren “Hoe weet ik waaraan ik reeds voldoe en waarop ik moet letten?” Dat is een van de meest gestelde vragen van retailers over GDPR. Het is ook één van de moeilijkste vragen om te beantwoorden, […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land hielp om grote ambities te verwezenlijken

    In december 2015 voerde de IJslandse regering een herziening van de digitale infrastructuur in. Met meer dan 100 verschillende leveranciers die beheerd worden door meer dan 100 IT-managers in elke publieke instelling, was de opdracht duidelijk: de activiteiten vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Twee en een half jaar […]

Klantverhalen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

None

  • Ben jij ook bereikbaar buiten de kantooruren?

    Ben jij ook bereikbaar buiten de kantooruren?

    Controleer je je mails wanneer je opstaat? En tijdens je vakantie? Mail je ook wel eens naar vrienden tijdens de kantooruren? De grenzen tussen werk en privé vervagen. Hoe ga jij hiermee om? Microsoft gaf onderzoeksbureau Ipsos MORI opdracht om een onderzoek te doen bij 5.555 medewerkers van KMO’s. De interviews werden gehouden in Groot-Brittannië, […]

Pers

Security & Privacy

  • een groep mensen die naar een laptop kijkt

    Je bedrijf beveiligen wanneer je personeel van thuis uit werkt 

    In deze tijden staat cyberbeveiliging misschien niet bovenaan onze prioriteitenlijst. Maar het is belangrijk om je bewust te zijn van de bedreigingen die het overstappen van lokaal werk naar werken op afstand met zich meebrengt voor organisaties over de hele wereld. Terwijl we proberen om snel cloud-gebaseerde samenwerkingsdiensten in te zetten om professionals te helpen […]

Tips

  • een man met een gestreept shirt kijkt naar de camera

    De 9 beste manieren waarop Microsoft IT zijn medewerkers helpt om van thuis uit te werken

    Van Milaan tot Puget Sound zijn tienduizenden Microsoft-medewerkers van thuis uit gaan werken als gevolg van de COVID-19-uitbraak. Veel van onze klanten hebben ons gevraagd om te delen hoe we samenwerking en werken op afstand mogelijk maken voor zo’n groot personeelsbestand. Dit zijn de negen belangrijkste factoren vanuit een compliance- en veiligheidsperspectief: 1. Gebruikersidentiteit en toegang […]