iemand die aan een tafel zit en een laptop gebruikt

Hoe je de meest succesvolle en veilige vergaderingen organiseert met Microsoft Teams

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 4 min.

Nu zo veel mensen van thuis uit werken, is het belangrijker dan ooit om onze vaardigheden voor afstandswerken te verbeteren en productief te blijven. We hebben een grote toename gezien in het aantal mensen dat succesvol en veilig samenwerkt via Microsoft Teams. Maar of je het hulpmiddel nu helemaal niet kent of er al vergaderingen in organiseert, willen we ervoor zorgen dat je alle functies voor samenwerking en veiligheid optimaal benut.

Dus dit zijn onze top negen tips over hoe je de beste – en veiligste – online vergader-ervaring hebt…

1. Connecteer veilig met mensen binnen en buiten je organisatie

De volgende keer dat je een vergadering plant in Microsoft Teams of Microsoft Outlook, gebruik dan gewoon het e-mailadres van je externe gasten en Teams zal de rest doen – ze een uitnodiging via e-mail sturen, met alle instructies over hoe ze kunnen deelnemen aan je online meeting.

Je gasten klikken simpelweg op de link, geven hun naam in en worden lid van de vergadering via hun browser. Allemaal zonder dat ze een plug-in of Teams moeten installeren.

2. Laat iedereen overal inbellen

Ontworpen voor deelnemers die onderweg zijn, geen internetverbinding hebben of die liever inbellen voor een vergadering, Teams zorgt ervoor dat je vergaderingen inclusief zijn.

Gebruikers die deelnemen aan audiovergaderingen zullen automatisch inbelinstructies zien in de uitnodigingen voor hun Teams-vergaderingen. Door te klikken op het inbelnummer vanop een mobiele telefoon zal de telefoonkiezer automatisch starten en zelfs de conference bridge ingeven. Het tijdperk van nummers vanbuiten leren is voorbij.

3. Blijf in controle met vergaderopties

Teams biedt de organisator van de vergadering veel opties op vlak van het bepalen van de rollen en toestemming voor deelnemers aan online meetings.

Je kunt bijvoorbeeld een lobby creëren, waardoor de organisator bepaalt wanneer bepaalde mensen deel mogen nemen aan de vergadering. Dit is zeer handig bij het bespreken van vertrouwelijke informatie. Je kunt ook presentatoren aanduiden, aanwezigen dempen en opnames starten/stoppen… En dat zijn slechts een paar van de opties.

4. Houd face-to-face gesprekken met video

Nu het tegenwoordig bijna onmogelijk is om iemand in het echt te ontmoeten, is het ontmoeten via online video de beste optie. Iemands uitdrukking zien wanneer hij praat, geeft veel meer context aan de woorden

Moedig iedereen in je Teams-vergadering aan om hun video aan te zetten, voor een meer persoonlijk betrokken gesprek En als je niet wilt dat iedereen afgeleid raakt door je unieke keukendecoratie of voorbij stormend huisdier, zet dan achtergrond vervagen of aangepaste achtergronden aan.

5. Deel enkel wat je wil

Zoals we het uit ervaring allemaal weten, is less soms wel more op vlak van vergaderingen. En wanneer je inhoud deelt in Teams-vergaderingen, bepaal jij wat anderen zien.

Je kunt beslissen of ze je volledige bureaublad moeten zien of slechts een specifiek venster. Dit is wederom handig wanneer je niet wilt dat mensen vertrouwelijke informatie zien. En als iemand zijn bureaublad of een applicatie deelt, kun je de presentator verzoeken jou de controle te geven.

6. Zorg dat iedereen zijn sporen achterlaat op het whiteboard

Dat iedereen niet in dezelfde kamer is, betekent nog niet dat je niet kunt brainstormen op een whiteboard.

Microsoft Whiteboard is geïntegreerd bij elke Teams-vergadering, waardoor deelnemers kunnen bijdragen via touch, muis en digitale inkt. Whiteboard-sessies worden na elke vergadering opgeslagen en zijn beschikbaar voor later gebruik en kunnen gebruikt worden in de meetingchat.

7. Mis de vergadering niet, zelfs als je er niet bij was

Of je nu een paar minuten te laat bent of net een brandevacuatie had, er is een grote kans dat er wel iemand de vergadering zal missen. In plaats van nog een vergadering te houden om ze op de hoogte te brengen, kun je je Microsoft Teams-vergadering gewoon opnemen. Niet enkel wordt de opgeslagen vergadering opgeslagen in de cloud en wordt er een link gegeven in de meetingchat, maar deelnemers kunnen het vergadertranscript opzoeken en doorspoelen.

8. Weet en zie exact wat er gezegd wordt

Hoe vaak moeten mensen zichzelf herhalen tijdens een vergadergesprek?

Duidelijkheid is cruciaal voor het succes van een vergadering. Moedig deelnemers dus aan om live ondertiteling aan te zetten en de realtime ondertiteling te lezen. Dit is een baanbrekende functie voor mensen met gehoorbeperkingen, een ander niveau van taalkennis of verbinden via een luidruchtige locatie.

9. Kies toestellen waarmee je er op je best uitziet en klinkt

Microsoft biedt een volledig portfolio van Teams-gecertificeerde toestellen met video en audio van hoge kwaliteit. Verbind en start je meetings met één aanraking en kies waar en hoe je wilt werken met toestellen die ontworpen werden voor elke ruimte en werkstijl.

Ontdek meer ondersteuning

Ontdek hoe Microsoft elke organisatie kan helpen om vandaag te reageren

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

    Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

    Dag en nacht goede communicatie is voor ziekenhuizen van cruciaal belang. Tegelijkertijd mogen de kosten hiervoor niet te hoog oplopen. UZ Leuven begrijpt dat maar al te goed en bevordert daarom de flexibiliteit met videogesprekken via Skype voor Bedrijven. De communicatie tussen medewerkers van UZ Leuven en andere ziekenhuizen in de regio verliep voorheen tamelijk […]

  • logo

    Waarom vertrouwen het sleutelelement is in de digitale transformatie van de gezondheidszorg.

    Mijn telefoon stond al weken roodgloeiend. Nu rinkelde hij alweer. “Veronica,” zei de stem aan de andere kant, “we hebben een idee!” Ik herkende de stem meteen. Ik ken Carlo Tachetti al bijna evenlang als dat ik voor Microsoft werk. Hij is professor aan de Universiteit van Vita-Salute San Raffaele en directeur van het Experimental […]

Industrie

Onderwijs

Overheid

  • Een boot in Söderhamn

    Ontdek hoe riskante, onveilige bestandsdeling een overheidsinstantie inspireerde

    “Dit bestand is te groot om te verzenden.” We kennen het allemaal. Als de tijd dringt en een bestand is te groot om veilig te verzenden, worden riskante openbare methoden voor bestandsoverdracht ineens heel aantrekkelijk. Veiligheid wordt overboord gegooid en maakt plaats voor gemak. Voor lokale overheden creëert dit een systematisch probleem en enorme veiligheidsrisico’s. […]

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land hielp om grote ambities te verwezenlijken

    In december 2015 voerde de IJslandse regering een herziening van de digitale infrastructuur in. Met meer dan 100 verschillende leveranciers die beheerd worden door meer dan 100 IT-managers in elke publieke instelling, was de opdracht duidelijk: de activiteiten vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Twee en een half jaar […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

  • een groep mensen die aan een tafel voor een gebouw zitten

    Perspectieven over de nieuwe werkcultuur

    We leven in een periode van uitzonderlijke culturele en technologische verandering. Terwijl nieuwe generaties de arbeidsmarkt betreden, verschuift de werkcultuur naar nieuwe ideeën en nieuwe manieren van werken. Ondertussen herdefinieert technologie het begrip werkvloer. Werken van 9 tot 5 voelt meer en meer passé, aangezien samenwerkingstechnologieën ons toelaten om van overal te werken en op […]

Klantverhalen

  • Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

    Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

    Dag en nacht goede communicatie is voor ziekenhuizen van cruciaal belang. Tegelijkertijd mogen de kosten hiervoor niet te hoog oplopen. UZ Leuven begrijpt dat maar al te goed en bevordert daarom de flexibiliteit met videogesprekken via Skype voor Bedrijven. De communicatie tussen medewerkers van UZ Leuven en andere ziekenhuizen in de regio verliep voorheen tamelijk […]

None

  • 7 productieve mobiele apps die ook voor jou handig zijn

    7 productieve mobiele apps die ook voor jou handig zijn

    Professionele productieve apps kunnen je het leven, zowel zakelijk als privé, een stuk eenvoudiger maken. De voordelen en handige apps op een rijtje: 1. Overal hetzelfde met Office 365 Het maakt niet uit welk toestel je gebruikt: op elk toestel is de gebruikerservaring hetzelfde. Hierdoor kun je overal waar je maar wilt aan de slag, zonder […]

Pers

Security & Privacy

  • een groep mensen die naar een laptop kijkt

    Je bedrijf beveiligen wanneer je personeel van thuis uit werkt 

    In deze tijden staat cyberbeveiliging misschien niet bovenaan onze prioriteitenlijst. Maar het is belangrijk om je bewust te zijn van de bedreigingen die het overstappen van lokaal werk naar werken op afstand met zich meebrengt voor organisaties over de hele wereld. Terwijl we proberen om snel cloud-gebaseerde samenwerkingsdiensten in te zetten om professionals te helpen […]

Tips