Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

Joris Aeles

Joris Aeles

Azure Business Group Lead

Leestijd, 3 min.

Dag en nacht goede communicatie is voor ziekenhuizen van cruciaal belang. Tegelijkertijd mogen de kosten hiervoor niet te hoog oplopen. UZ Leuven begrijpt dat maar al te goed en bevordert daarom de flexibiliteit met videogesprekken via Skype voor Bedrijven.

De communicatie tussen medewerkers van UZ Leuven en andere ziekenhuizen in de regio verliep voorheen tamelijk traditioneel. Naast de vaste telefoonlijnen was er op beperkte schaal overleg mogelijk via videogesprekken. Dit gebeurde vooral om medische dossiers tussen ziekenhuizen te delen en het verliep via aparte systemen in aangepaste vergaderzalen. Omslachtig, want een rechtstreeks videogesprek tussen twee artsen vanachter hun eigen bureaus bleek niet mogelijk.

Wij zien Skype voor Bedrijven niet alleen als oplossing voor videovergaderingen. Het is eerder een bundeling van diverse communicatievormen zoals spraak, e-mail, instant messaging en video.

Snel aan de slag vanaf elke locatie

Vanwege de intensieve samenwerking met andere ziekenhuizen zocht UZ Leuven naar een betere en effectievere vergadermethode. Na een korte zoektocht kwam het ziekenhuis uit bij Skype voor Bedrijven. Dit programma maakt deel uit van de Office-omgeving. De implementatie ervan kostte nauwelijks moeite. Skype voor Bedrijven maakt namelijk deel uit van de Office-familie van Microsoft, waarmee zowel de eindgebruikers als IT-beheerders al bekend zijn. Collega’s kunnen vanaf nu met hun eigen pc aan vergaderingen deelnemen, waar ze ook zijn.

De helpende hand in de operatiekamer

Er zijn naast videovergaderingen ook allerlei andere communicatievormen beschikbaar. Reinoud Reynders, IT Manager Infrastructure & Operations bij UZ Leuven, legt uit: “Wij zien Skype voor Bedrijven niet alleen als oplossing voor videovergaderingen. Het is eerder een bundeling van diverse communicatievormen zoals spraak, e-mail, instant messaging en video.”

Intussen wordt Skype voor Bedrijven gebruikt voor communicatie tussen de verschillende ziekenhuizen. Vooral uitwisseling van informatie via het delen van het scherm, gebeurt nu vaak. In UZ Leuven wordt het beeldscherm met de microscoop van de patholoog direct gestreamd naar de operatiekamer. De chirurg kan meekijken op het scherm en door de microscoop, maar hoeft de operatiekamer niet meer te verlaten. De pathologen hoeven nu niet meer direct naast de operatiekamer te zitten, zoals in het verleden nodig was. Het ziekenhuis maakt hiermee gebruik van meerdere voordelen van videovergaderingen.

samenwerken

Kosten besparen in je vertrouwde omgeving

Naast een betere communicatiestructuur biedt Microsofts communicatieplatform voor UZ Leuven nog meer voordelen. Het inrichten van een kleine vergaderzaal inclusief videoconferentiesysteem kostte het ziekenhuis voorheen zo’n 20.000 euro. Voor een paar duizend euro lukt het nu om hetzelfde aantal personen op hun werkplek te voorzien van de juiste vergadertools.

De software voelt ook nog eens vertrouwd aan, aangezien Skype voor Bedrijven een standaardprogramma is binnen het Office-pakket van Microsoft. Met een korte training kan de eindgebruiker dus direct aan de slag met het programma. Natuurlijk worden ook de kosten van telefonie gedrukt gezien een groot deel van de communicatie via het internet verloopt.

Een goede voorbereiding scheelt nog meer werk

Gebruikers staan er niet alleen voor, maar kunnen gebruikmaken van praktische stappenplannen. Bij UZ Leuven wordt Skype voor Bedrijven intensief vanuit de IT-afdeling begeleid. Reynders heeft hiervoor nog een belangrijke tip: zorg voor een degelijke voorbereiding. Reynders licht toe: “Heeft elke deelnemer een webcam? Is een bepaalde plug-in geïnstalleerd op de pc?” Het gaat hierbij om kleine zaken, maar de goede voorbereiding voorkomt dat deelnemers op het cruciale moment niet met de videovergadering kunnen starten.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

Gezondheidszorg

  • Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Het UZ Brussel migreerde hun medewerkers naar Microsoft Lync. Daardoor beschikken ze nu over een programma voor chat, e-mail, telefonie, audio- en videoconferentie. Zo worden patiënten sneller en beter geholpen. Microsoft Lync werkt ook goed samen met andere technologieën, zoals de bestaande videoconferencing, de telefooncentrale en de andere Microsoft-toepassingen die het ziekenhuis gebruikt.  Zo kan […]

  • Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Technologie kan levens redden. Wanneer we expertise van artsen bundelen, weten we meer. Maar iedere keer een expert naar de andere locatie sturen, kost veel tijd, geld en energie. Daar is nu een oplossing voor: vergaderen op afstand met de Microsoft Surface Hub. Twee Belgische zorginstellingen namen alvast de proef op de som. Bekijk de […]

Industrie

  • Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    In een poging om de innovatie te versnellen, de gefragmenteerde organisatie te verlaten en één grote geïntegreerde familie te creëren, omarmde het Belgische bedrijf Etex de kracht van de technologie en implementeerde het de samenwerkingstools van Microsoft. De fabrikant is bezig om de meeste van zijn systemen over te brengen naar Microsoft’s Azure en is van […]

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

Onderwijs

  • een vrouw die een laptop gebruikt

    Ontdek hoe je beter onderwijs kunt bieden met behulp van ‘blended learning’

    Sinds de uitbraak van COVID-19 hebben onze klanten in het onderwijs fantastische dingen gedaan om leerlingen betrokken te houden terwijl ze van thuis uit leren. Van eLearning-innovaties tot motiveren met foto- en kookuitdagingen – leerkrachten en leerlingen hebben een buitengewone veerkracht getoond tijdens een moeilijke periode. Scholen en universiteiten hebben gezien dat online leren een […]

  • Onderwijs Is Van Iedereen.

    Onderwijs Is Van Iedereen.

    Met vereende krachten kunnen we inclusief en toegankelijk onderwijs realiseren. Het onderwijs is in volle verandering en de motor van deze digitale versnelling de afgelopen 2 jaar was uiteraard de wereldwijde pandemie. Het heeft ons voor een immense uitdagingen geplaatst maar het volledige Vlaams onderwijsveld heeft enorme veerkracht, creativiteit en doorzettingsvermogen getoond om de continuïteit […]

Overheid

  • Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Voor veel organisaties heeft de door COVID-19 opgelegde social distancing de dagelijkse activiteiten drastisch vertraagd – en voor sommigen zelfs stopgezet. Maar voor de lokale overheden in heel Europa, zoals de Belgische stad Luik, was vertragen geen optie. Van het ondersteunen van burgers en bedrijven tot het beschermen van eerstelijnswerkers, de stad Luik moest snel […]

  • Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Door de hervorming van de brandweer vormen de honderden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een organisatie met 125 […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • Verpleegkundige Bernard maakt komaf met administratief werk

    Verpleegkundige Bernard maakt komaf met administratief werk

    Bernard is thuisverpleegkundige en doet zijn werk met plezier. Zijn job gaat verder dan enkel het verzorgen van patiënten in hun eigen huis. Er komt ook administratief werk bij kijken. Voorheen nam dit papierwerk veel tijd in beslag, maar dat is nu verleden tijd. Via zijn tablet voert Bernard direct patiëntgegevens in die vervolgens centraal […]

None

  • Wil je een auto of wil je mobiele technologie?

    Wil je een auto of wil je mobiele technologie?

    Wil je ook graag effectiever werken wanneer, waar, hoe jij het wil? En wat heb je ervoor nodig? Waar zou jij blij van worden: een auto of full fledge mobiele ondersteuning? Microsoft gaf Ipsos MORI opdracht om een onderzoek te doen bij 5555 medewerkers van KMO’s. De interviews werden gehouden in Groot-Brittannië, Polen, Spanje, Nederland, […]

Pers

Security & Privacy

Tips

  • In 4 stappen slimmer samenwerken met Office 365

    In 4 stappen slimmer samenwerken met Office 365

    Deze 4 eenvoudige stappen helpen je om fijn samen te werken met je vrienden, familie of collega’s. Stap 1: Creëer persoonlijke ruimte De eerste stap in het opbouwen van een efficiënt samenwerkend team: creëer persoonlijke ruimte. Samen lunchen, teambuildingsactiviteiten en workshops zijn manieren om elkaar beter te leren kennen. Op kantoor is intranet een perfect […]