Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

Joris Aeles

Joris Aeles

Azure Business Group Lead

Leestijd, 3 min.

Dag en nacht goede communicatie is voor ziekenhuizen van cruciaal belang. Tegelijkertijd mogen de kosten hiervoor niet te hoog oplopen. UZ Leuven begrijpt dat maar al te goed en bevordert daarom de flexibiliteit met videogesprekken via Skype voor Bedrijven.

De communicatie tussen medewerkers van UZ Leuven en andere ziekenhuizen in de regio verliep voorheen tamelijk traditioneel. Naast de vaste telefoonlijnen was er op beperkte schaal overleg mogelijk via videogesprekken. Dit gebeurde vooral om medische dossiers tussen ziekenhuizen te delen en het verliep via aparte systemen in aangepaste vergaderzalen. Omslachtig, want een rechtstreeks videogesprek tussen twee artsen vanachter hun eigen bureaus bleek niet mogelijk.

Wij zien Skype voor Bedrijven niet alleen als oplossing voor videovergaderingen. Het is eerder een bundeling van diverse communicatievormen zoals spraak, e-mail, instant messaging en video.

Snel aan de slag vanaf elke locatie

Vanwege de intensieve samenwerking met andere ziekenhuizen zocht UZ Leuven naar een betere en effectievere vergadermethode. Na een korte zoektocht kwam het ziekenhuis uit bij Skype voor Bedrijven. Dit programma maakt deel uit van de Office-omgeving. De implementatie ervan kostte nauwelijks moeite. Skype voor Bedrijven maakt namelijk deel uit van de Office-familie van Microsoft, waarmee zowel de eindgebruikers als IT-beheerders al bekend zijn. Collega’s kunnen vanaf nu met hun eigen pc aan vergaderingen deelnemen, waar ze ook zijn.

De helpende hand in de operatiekamer

Er zijn naast videovergaderingen ook allerlei andere communicatievormen beschikbaar. Reinoud Reynders, IT Manager Infrastructure & Operations bij UZ Leuven, legt uit: “Wij zien Skype voor Bedrijven niet alleen als oplossing voor videovergaderingen. Het is eerder een bundeling van diverse communicatievormen zoals spraak, e-mail, instant messaging en video.”

Intussen wordt Skype voor Bedrijven gebruikt voor communicatie tussen de verschillende ziekenhuizen. Vooral uitwisseling van informatie via het delen van het scherm, gebeurt nu vaak. In UZ Leuven wordt het beeldscherm met de microscoop van de patholoog direct gestreamd naar de operatiekamer. De chirurg kan meekijken op het scherm en door de microscoop, maar hoeft de operatiekamer niet meer te verlaten. De pathologen hoeven nu niet meer direct naast de operatiekamer te zitten, zoals in het verleden nodig was. Het ziekenhuis maakt hiermee gebruik van meerdere voordelen van videovergaderingen.

samenwerken

Kosten besparen in je vertrouwde omgeving

Naast een betere communicatiestructuur biedt Microsofts communicatieplatform voor UZ Leuven nog meer voordelen. Het inrichten van een kleine vergaderzaal inclusief videoconferentiesysteem kostte het ziekenhuis voorheen zo’n 20.000 euro. Voor een paar duizend euro lukt het nu om hetzelfde aantal personen op hun werkplek te voorzien van de juiste vergadertools.

De software voelt ook nog eens vertrouwd aan, aangezien Skype voor Bedrijven een standaardprogramma is binnen het Office-pakket van Microsoft. Met een korte training kan de eindgebruiker dus direct aan de slag met het programma. Natuurlijk worden ook de kosten van telefonie gedrukt gezien een groot deel van de communicatie via het internet verloopt.

Een goede voorbereiding scheelt nog meer werk

Gebruikers staan er niet alleen voor, maar kunnen gebruikmaken van praktische stappenplannen. Bij UZ Leuven wordt Skype voor Bedrijven intensief vanuit de IT-afdeling begeleid. Reynders heeft hiervoor nog een belangrijke tip: zorg voor een degelijke voorbereiding. Reynders licht toe: “Heeft elke deelnemer een webcam? Is een bepaalde plug-in geïnstalleerd op de pc?” Het gaat hierbij om kleine zaken, maar de goede voorbereiding voorkomt dat deelnemers op het cruciale moment niet met de videovergadering kunnen starten.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care webinar

    Een bespreking van de Virtual Care-oplossingen mogelijk gemaakt door Microsoft Teams – tot leven gebracht door een casestudy in Italië.

  • Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Ervaringen met de Surface Hub in de praktijk

    Kennis delen en samenbrengen op afstand. Dat is een van de grootste uitdagingen bij samenwerking in de zorg. Zowel de samenwerking tussen artsen zelf, als met andere ziekenhuizen en met verschillende zorgverleners. Een expert bij jou op bezoek laten komen kost tijd, energie en geld. Drie vormen van uitgaven die we veel liever spenderen aan […]

Industrie

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operaties met Microsoft 365

    De fusie van Belgische Havenbedrijf Gent en Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 medewerkers leidt […]

Onderwijs

Overheid

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    De “Big Bang”-aanpak van digitale transformatie en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat de ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

Klantverhalen

None

  • Hoe gebruikers en domeinen toevoegen aan Office

    Hoe gebruikers en domeinen toevoegen aan Office

    Office 365 maakt gebruik van handige wizards. De Wizard Setup begeleidt je bij het instellen van Office 365 Controleer vooraf wat je nodig hebt voor je de installatiewizard gebruikt. Bekijk de checklist “Aan de slag met wijzigen e-mailadres in Office 365” Wil je Office 365-apps downloaden en gebruiken, zoals Outlook of Word en niet een […]

Pers

Security & Privacy

Tips

  • Eenvoudig samenwerken in één Word-document met Office 2016

    Eenvoudig samenwerken in één Word-document met Office 2016

    Ben je student en werk je met een projectgroep aan een concept of maak je samen met een collega een rapportage? Door Office 2016 vanuit OneDrive te gebruiken wordt samenwerken in één bestand nog eenvoudiger. Het is nu mogelijk om met z’n allen tegelijk in één document te werken zonder dat je elkaars stukken overschrijft. Oftewel, […]