Vergaderen zonder je bureau te verlaten in UZ Leuven

Dag en nacht goede communicatie is voor ziekenhuizen van cruciaal belang. Tegelijkertijd mogen de kosten hiervoor niet te hoog oplopen. UZ Leuven begrijpt dat maar al te goed en bevordert daarom de flexibiliteit met videogesprekken via Skype voor Bedrijven.

De communicatie tussen medewerkers van UZ Leuven en andere ziekenhuizen in de regio verliep voorheen tamelijk traditioneel. Naast de vaste telefoonlijnen was er op beperkte schaal overleg mogelijk via videogesprekken. Dit gebeurde vooral om medische dossiers tussen ziekenhuizen te delen en het verliep via aparte systemen in aangepaste vergaderzalen. Omslachtig, want een rechtstreeks videogesprek tussen twee artsen vanachter hun eigen bureaus bleek niet mogelijk.

Wij zien Skype voor Bedrijven niet alleen als oplossing voor videovergaderingen. Het is eerder een bundeling van diverse communicatievormen zoals spraak, e-mail, instant messaging en video.

Snel aan de slag vanaf elke locatie

Vanwege de intensieve samenwerking met andere ziekenhuizen zocht UZ Leuven naar een betere en effectievere vergadermethode. Na een korte zoektocht kwam het ziekenhuis uit bij Skype voor Bedrijven. Dit programma maakt deel uit van de Office-omgeving. De implementatie ervan kostte nauwelijks moeite. Skype voor Bedrijven maakt namelijk deel uit van de Office-familie van Microsoft, waarmee zowel de eindgebruikers als IT-beheerders al bekend zijn. Collega’s kunnen vanaf nu met hun eigen pc aan vergaderingen deelnemen, waar ze ook zijn.

De helpende hand in de operatiekamer

Er zijn naast videovergaderingen ook allerlei andere communicatievormen beschikbaar. Reinoud Reynders, IT Manager Infrastructure & Operations bij UZ Leuven, legt uit: “Wij zien Skype voor Bedrijven niet alleen als oplossing voor videovergaderingen. Het is eerder een bundeling van diverse communicatievormen zoals spraak, e-mail, instant messaging en video.”

Intussen wordt Skype voor Bedrijven gebruikt voor communicatie tussen de verschillende ziekenhuizen. Vooral uitwisseling van informatie via het delen van het scherm, gebeurt nu vaak. In UZ Leuven wordt het beeldscherm met de microscoop van de patholoog direct gestreamd naar de operatiekamer. De chirurg kan meekijken op het scherm en door de microscoop, maar hoeft de operatiekamer niet meer te verlaten. De pathologen hoeven nu niet meer direct naast de operatiekamer te zitten, zoals in het verleden nodig was. Het ziekenhuis maakt hiermee gebruik van meerdere voordelen van videovergaderingen.

Kosten besparen in je vertrouwde omgeving

Naast een betere communicatiestructuur biedt Microsofts communicatieplatform voor UZ Leuven nog meer voordelen. Het inrichten van een kleine vergaderzaal inclusief videoconferentiesysteem kostte het ziekenhuis voorheen zo’n 20.000 euro. Voor een paar duizend euro lukt het nu om hetzelfde aantal personen op hun werkplek te voorzien van de juiste vergadertools.

De software voelt ook nog eens vertrouwd aan, aangezien Skype voor Bedrijven een standaardprogramma is binnen het Office-pakket van Microsoft. Met een korte training kan de eindgebruiker dus direct aan de slag met het programma. Natuurlijk worden ook de kosten van telefonie gedrukt gezien een groot deel van de communicatie via het internet verloopt.

Een goede voorbereiding scheelt nog meer werk

Gebruikers staan er niet alleen voor, maar kunnen gebruikmaken van praktische stappenplannen. Bij UZ Leuven wordt Skype voor Bedrijven intensief vanuit de IT-afdeling begeleid. Reynders heeft hiervoor nog een belangrijke tip: zorg voor een degelijke voorbereiding. Reynders licht toe: “Heeft elke deelnemer een webcam? Is een bepaalde plug-in geïnstalleerd op de pc?” Het gaat hierbij om kleine zaken, maar de goede voorbereiding voorkomt dat deelnemers op het cruciale moment niet met de videovergadering kunnen starten.