Overslaan naar hoofdinhoud

Familiehulp krijgt meer tijd voor haar patiënten door mobiele oplossingen

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Microsoft 365 Lead

Leestijd, 3 min.

Familiehulp hoeven we niet meer voor te stellen. De organisatie biedt een waaier diensten aan van zorg en ondersteuning tot huishoudelijke hulp, voor iedereen met een zorgbehoefte. De organisatie heeft ‘Office 365 F1’ aangekocht om zeker te zijn dat de omschakeling naar GDPR-vereisten mogelijk is en tegelijkertijd om de efficiëntie van de medewerkers te verhogen.

De 11500 medewerkers van Familiehulp zijn op deze manier dichter betrokken bij de organisatie, kunnen makkelijker onderling afstemmen en spenderen vooral veel minder tijd aan administratie. Het bijkomende en niet te verwaarlozen voordeel is dat de oplossing zichzelf binnen de maand terugbetaalt.

Een uniforme teamidentiteit

Familiehulp is een specialist in de zorgverstrekking met zo’n 11500 medewerkers op het terrein die instaan voor de hulp aan 90.000 klanten/patiënten. In een dergelijke context is communicatie een sleutel-element.
“Er waren een aantal problemen die we wensten op te lossen” vertelt Griselda Symons, de directeur ICT beleid van het bedrijf. “We waren erg afhankelijk van papierwerk in onze communicatie met het team. Dat had een impact op de hoeveelheid informatie en de snelheid waarmee we die informatie konden doorgeven, om maar dat te noemen.”

dame met een computer

Iedereen beseft dat communicatie via post en papier ook een belangrijke overhead kost in zich draagt, dus werd er op zoek gegaan naar digitale oplossingen. Vrij snel werd een tweede probleem duidelijk. Het gebrek aan een duidelijke ‘corporate identity’ liet zich onder meer voelen in het feit dat teamleden gebruik maakten van privé email-adressen. Dat zorgde er op zijn beurt voor dat er geen overkoepelend mail-systeem kon gebruikt worden.

Uiteraard leidt zoiets in deze tijden tot problemen, als het aantal medewerkers van het team groeit. De medewerkers en staf waren op zoek naar een coherente en transparante vorm van communicatie terwijl het hoofd van het bedrijf op zoek ging naar identificatie met de organisatie in de vorm van een ‘corporate email’ systeem.

Uiteindelijk speelde ook de hele regelgeving rond GDPR en de dwingende behoefte om daaraan te voldoen. Onbeveiligde systemen met private emails waren een duidelijk zorgpunt voor de IT afdeling.

Symons besliste om alle problemen tegelijk te tackelen met een gefaseerde implementatie van Office 365 F1 voor het hele team. Betaalbaar, cloud-based, bleek het een ideale oplossing voor een mobiele groep medewerkers, die zowel het communicatieprobleem kon oplossen als de efficiëntie zou kunnen verhogen. Tegelijkertijd werd er ook een oplossing gevonden voor het privacy probleem.

Onze mensen zijn erg blij dat ze niet meer via persoonlijke mails hoeven te communiceren. De identiteit wordt erdoor versterkt en de communicatie van Familiehulp wordt naar een hoger, professioneler niveau getrokken.

F1 bevat een breed scala van tools die gaandeweg ook binnen de Familiehulp context zullen gebruikt worden. Email is daarin de eerste stap, maar Symons heeft een duidelijk pad voor ogen waar iedereen op termijn beter van zal worden. Skype voor Business, als toegankelijk video-conferencing tool is daar zeker een onderdeel van.

De eerste fase van de Familiehulp digitalisering zal bestaan uit het installeren van de software op de mobieltjes van de 11500 medewerkers die het emailprobleem oplost en die ook een elektronische verspreiding van documenten en belangrijke cliënt/klantinformatie mogelijk maakt.

meneer met een tablet

Versterkte identiteit en een stap op weg naar de afschaffing van papier

De voordelen werden onmiddellijk duidelijk. Geen post meer uitzenden betaalt de software oplossing eigenlijk al terug binnen de maand. Bovendien is ons team blij dat ze geen werkmail meer ontvangen op hun Gmail en Hotmail accounts, en tegelijkertijd is er ook binnen de ondersteunende diensten een zucht van verlichting te horen. Alles verloopt veel makkelijker en transparanter.”

Het afschaffen van de papiermolen zal ervoor zorgen dat de administratieve afwikkeling veel sneller verloopt en mensen meer tijd met en aan hun cliënten kunnen besteden.

Door al die positieve reacties is het niet verrassend dat Symons vooruitkijkt naar de volgende stappen in het proces. Met name de video-conferencing via ‘Skype voor Business’ zal de interne communicatie een stuk vergemakkelijken.

Gratis e-book: Vijf manieren om je bedrijf veilig te stellen – en succes te boeken

Ontvang onze gratis gids voor bedrijfssucces en -beveiliging

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

Industrie

Onderwijs

Overheid

Retail