Cloud-based communicatie zorgt voor revoluties bij Drylock Technologies

Drylock Technologies kende een ontzettend snelle groei en expansie. Al snel kwam in dat verhaal de zorg bovendrijven om eenheid in het bedrijf te vergroten en de problemen rond de eerder fragmentaire communicatie aan te pakken. Een trial rollout van Office E5 met Calling Plan zorgde voor duidelijkheid in dat proces. De migratie van de communicatie naar de cloud heeft zowel de interne als externe communicatieprocessen verbeterd, zorgde voor medewerkers die meer initiatief namen en heeft algemeen gezorgd voor financiële en operationele voordelen. Een revolutie in het bedrijf.

“Een echte revolutie in onze manier van communiceren” zo omschrijft Jurgen De Wolf, Drylock Group Infrastructure and Operations Director, de migratie naar Microsoft Calling plan.  Niet echt verwonderlijk, Drylock heeft altijd een erg innovatieve benadering gehad voor de eigen producten; het sprak vanzelf dat ze die benadering ook zouden doortrekken naar hun eigen werkomgeving. De uitdaging was om een intelligent communicatie systeem te vinden dat meer eenheid brengt in het bedrijf en de ambitie ondersteunt om een moderne werkplek te ontwikkelen waar mensen op elk moment kunnen werken, en ook overal bereikbaar zijn.

‘Online gaan’ verandert je communicatie

Drylock Technologies, fabrikant van ultra dunne absorberende hygiëne producten werd opgericht in 2012 en kende een erg snelle groei. Het gevolg daarvan was een gebrek aan focus met betrekking tot IT. Elke site was een spreekwoordelijk eiland met soms tot vijftig verschillende communicatie oplossingen.

De aanzet tot radicale veranderingen kwam in februari 2017, toen Drylock een fabriek verwierf in Eau Claire, Wisconsin, VS, en een modernere werkplek moest opzetten. De oude methodes bleken nu wel heel erg achterhaald. Het bedrijf was al eerder overgestapt naar Office 365 en Skype for Business, samen met de SfB telefoon applicatie, en overwoog een hybride systeem voor de nieuwe fabriek, maar omwille van de complexiteit werd van die idee afgestapt.

Een trial run van een maand met Office E5 met Calling Plan in Eau Claire, maakte de beslissing erg snel duidelijk. Rollouts in andere locaties volgden snel: Lyon, Frankrijk, in maart; Wakefield, UK, en een volledige implementatie in april in Eau Claire; HQ van het bedrijf in Zele, België, in juli; en Hamburg in november, de dag  zelf dat Calling Plan beschikbaar  werd in Duitsland. Slechts een paar weken na de roll out op het HQ in België werden vaste telefoons en de PBX verwijderd en alle verschillende sites zijn nu volledig online (waar mogelijk). De verhuizing is zo succesvol geweest dat De Wolf vastbesloten is om alle resterende sites over te hevelen naar Calling Plan zodra het beschikbaar is.

Een waaier aan voordelen

Het bedrijf heeft een aantal overtuigende voordelen ervaren:

• Eenvoudig – één persoon kan het instellen en beheren; alles kan intern worden gedaan
• Flexibel – een telefoonnummer reist mee met de gebruiker, die volledig mobiel is en overal bereikbaar is;  de samenwerking is eenvoudig
• Financiële kosten – voorspelbare kosten per gebruiker, geen apparatuur onderbrekingen, geen onderhoud, videoconferentie in plaats van reizen.
• Rapportage – productiviteit kwantificeren
• Technologisch – veilig, stabiel en geïntegreerd met andere software

Drylock Technologies is nu op zoek naar een toekomst zonder grenzen. “Dit optimaliseert alle operaties op alle manieren en drijft onze digitale transformatie aan”, aldus De Wolf. “We kijken uit naar de beschikbaarheid van Calling Plan in al onze locaties”.