REMA 1000 tar styring over skykostnadene

Dagligvarekjeden har knukket koden –slik sørger de for å alltid få mest mulig ut av prisen de betaler for skyressursene sine.

REMA 1000 er tydelige på hva vi kan forvente av dem som lavpriskjede: «alltid lave priser», fordi «det er sluttsummen på kassalappen som teller». 

For å etterleve løftet til kundene, er kostnadsbevissthet en sentral del av selskapets DNA. Skal dagligvarer selges til en lav pris, må hele organisasjonen være effektiv i drift.  

Så selv om Azure og Microsoft er en helt nødvendig del av den daglige driften, er de bevisste på «kassalappen», også når det gjelder skytjenester. Derfor har de fått på plass et nyttig rammeverk for å få kontroll på utgiftene. 

– Kostnadsbevissthet er en del av kulturen vår og er styrende for alt vi gjør. Vi har ikke råd til å bruke en krone for mye, selv når det gjelder Azure, sier Magnus Tømte. 

Han leder REMA 1000s skyplattform-team, som har laget et rammeverk for å holde skykostandene så lave som mulig – uten at det spenner bein på mulighetene i Microsoft-plattformen. 

Manglet eierskap til skyen 

Skytjenester er en stadig viktigere del av moderne forretningsmodeller. At programmer og filer er plassert helt eller delvis på eksterne servere, har flere uvurderlige fordeler:  

• Lavere kostnader: Reduserer behovet for fysisk IT-infrastruktur og vedlikehold. 

• Fleksibelt og skalerbart: Gjør det enklere å tilpasse ressursene etter endringer i forretningsbehov og markedsforhold. 

• Tilgjengelig: Gir ansatte tilgang til data og programmer (via internett) fra hvor som helst, når som helst. 

• Sikkerhet: Inkluderer ofte avansert beskyttelse mot trusler, som oppdateres regelmessig. 

Samtidig kan enkelte oppleve overgangen til skyen som økonomisk uoversiktlig den første tiden. Ofte skyldes det at skytjenester betales fortløpende ut ifra hvor mye lagring og prosessorkraft som brukes. Det betyr at IT-kostnadene kan variere fra måned til måned – der man før betalte én stor engangsutgift. 

En slik endring i kostnadsstrukturen kan få påvirkning på både interne prosesser, kunnskap og opplæring i virksomheten – noe REMA 1000 har erfart. 

Reisen deres er nok også gjenkjennbar for mange: På midten av 2010-tallet gikk de vekk fra å ha all datadrift på serverrom, og over til å bruke Microsofts skyplattform Azure. Tjenesten ble levert av en ekstern leverandør, satt opp etter datidens beste praksis og driftet av leverandøren. 

Deretter vokste skyen seg gradvis større etter hvert som flere funksjoner og tjenester ble lagt til, gjerne i forbindelse med midlertidige prosjekter. 

– Tjenestene ble værende uten at noen fulgte opp, og dermed ble også kostnadene med oss videre. En utfordring var at ingen hadde noe særlig eierskap til plattformen, forklarer Tømte. 

Betaler bare for det de trenger 

REMA 1000 ønsket seg derfor større kontroll over skyplattformen og ressursbruken. Dette ble starten på skyplattform-teamet til Tømte, som i dag består av fem personer.  

I tillegg til å drifte skyplattformen, sørger de også for at de løpende kostnadene hele tiden gjenspeiler det faktiske behovet til virksomheten.  

Altså at det ikke brukes penger på noe som dagligvarekjeden ikke har behov for.  

– Da vi tok over fant vi mange funksjoner som var utdaterte eller ikke lenger i bruk. Derfor gjorde vi en innsats for å optimalisere kostnadene, forteller Reidar Nielsen i skyplattform-teamet. 

Selv om teamet i dag har eierskap til Azure-plattformen som helhet, skal de ulike miljøene selv dekke kostnadene fra forbruket deres. For å lykkes med dette er nøkkelen, ifølge Nielsen, å separere kostnadene ordentlig, slik at utgiftsposter ikke blir stående igjen uten eier. 

– Nå har vi fått på plass tiltak som gjør at dette nå går automatisk, sier han. 

Enkelt å ta grep tidlig 

Denne typen kostnadsstyring i skyen krever teknisk kompetanse. Vel så viktig er det imidlertid at brukerne forstår sammenhengen mellom kostnadene og ressursbruken. 

– Da blir det mye enklere å ta grep, sier Nielsen. 

Skyplattform-teamet har ikke som mål å detaljstyre alt som skjer i skyen. Snarere skal de være en pådriver for at forbruket følger REMA 1000-tankesettet om å holde kostnadene lave. Her har de gjort noe lurt. 

Annenhver uke setter skyplattform-teamet seg ned med storforbrukerne av datakraft, for eksempel analysemiljøet og de som jobber med integrasjon av data og applikasjoner. Sammen ser de blant annet på kostnadsutviklingen, effekten av tiltak som er satt i gang og hvordan nye prosjekter kan håndteres hensiktsmessig. 

– Dette gjør at vi tidlig kan komme med råd og planlegge tiltak. De ulike teamene har høy kompetanse på sine områder, men vi sitter på mye kunnskap om det store kostnadsbildet, forklarer skyarkitekt Eivind Osbak. 

– Oppdager vi tjenester som ser ut til å ha uforholdsmessig høye kostnader, kan vi løfte det frem i møtene og utfordre brukerne på om ressursene er skalert til et fornuftig nivå eller om kostnaden står i forhold til verdien tjenesten leverer, sier han. 

I arbeidet med å holde kostnadene nede benytter teamet både Azure-plattformens egne verktøy for kostnadsanalyse og rådgivning, men også egenutviklet monitorering der ikke standardverktøyene dekker behovet.

Slik bidrar de til at brukerne selv kan kostnadsoptimalisere egne aktiviteter, noe som har blitt godt mottatt, ifølge Osbak og Nielsen. Av og til oppstår det riktignok uenigheter, men alle er inneforstått med at målet er å levere gode tjenester på tvers av organisasjonen.  

– Dialogen er sunn og åpen. Vi vil ikke være et overformynderi, forteller Osbak. 

Godt rigget for fremtiden 

Etter alle solemerker har arbeidet gjort at REMA 1000 nå er i en god posisjon for fremtiden. 

En kostnadsanalyse av skyressursene som ble utført av en ekstern leverandør, avdekket nemlig kun forbedringer som teamet kjente til og hadde tatt stilling til fra før, eller som de allerede hadde gjort noe med. Dette er sjelden vare – for typisk avdekker slike analyser store rom for besparelser.  

Fremover håper teamet at de kan slippe litt mer opp, nå som de er godt rigget for å håndtere skykostnadene. Likevel er de ærlige om at dette er kontinuerlig arbeid, og at de hele tiden ser på hvordan ressursene kan skaleres etter behov.  

– Målet er jo ikke at vi skal bruke minst mulig penger i skyene, men å få mest mulig ut av pengene vi bruker, sier Osbak. 

Slik bistår Microsoft  

Nettopp det at kunder skal få mest mulig ut av investeringene sine, er også Microsofts mål og ønske, sier Helena Hauge i Microsoft.  

– Overgangen til skyen er ulik for alle. Og for de som ikke har tilgang på ressurser og kompetanse internt til å gjøre det samme som REMA 1000 har gjort i dette tilfellet, ønsker vi i Microsoft å bidra til å finne løsninger som passer for hver enkelt. Det å ha oversikt og kontroll på utgiftene er en viktig del av denne prosessen. 

Derfor har Microsoft team som står klare til å hjelpe virksomheter med å få på plass lignende rammeverk som det REMA 1000 nå har fått på plass, forklarer Haugane.  

– Kostnadskontroll er viktig i både store og små virksomheter, og vi tilbyr hjelp til alle som har behov for å få på plass en oversiktlig og enkel struktur på skybetalingene sine – slik at de kan få mest mulig ut av sine skyressurser.