VSNU: coordinare la risposta delle università alla didattica a distanza in un fine settimana

“Una lezione imparata durante questa crisi, è stata che la nuova tecnologia non cambia solo il modo in cui lavori, ma cambia anche il modo di pensare delle persone e la loro cultura.”

Il responsabile presso l’Associazione delle università nei Paesi Bassi (VSNU), Reinout Van Brakel, parla del ruolo strumentale svolto dalla tecnologia nell’aiutare le università olandesi ad adattarsi durante l’epidemia di COVID-19 del 2020.

Quando le misure di distanziamento sociale hanno costretto le università a chiudere, VSNU ha cercato una soluzione per permettere ai diversi membri del consiglio di ogni università di poter continuare a lavorare e comunicare quotidianamente relativamente alle questioni urgenti, e concordare una risposta allineata alla crisi.

Poiché le riunioni fisiche non erano possibili, l’organizzazione ha avuto l’esigenza immediata di identificare e adottare strumenti di lavoro da remoto. Una soluzione tecnologica che il partner IT SURF, l’organizzazione collaborativa per le Tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC) nell’istruzione e nella ricerca olandesi, ha contribuito a implementare in un solo fine settimana.

Questo ha permesso alla vita universitaria di continuare nonostante la crisi, già a partire dalla settimana successiva. Il Responsabile dei programmi di SURF, Andres Steijaert, è molto orgoglioso di essere riuscito a raggiungere tale risultato. “Siamo orgogliosi di essere stati in grado di fare la transizione alla didattica a distanza così rapidamente e di aiutare VSNU e le università ad adattarsi in un lasso di tempo così breve.”

Una voce unita per le università

VSNU è la voce collettiva di 14 università olandesi: aiuta a sostenere e promuovere gli obiettivi educativi e sociali condivisi di ogni università che ne fa parte.

Una parte fondamentale dell’allineamento di queste ambizioni collettive è avere uno stretto rapporto con i membri del consiglio universitario, che VSNU mantiene mediante riunioni periodiche e due assemblee di gruppo ogni anno.

Per contribuire a migliorare la comunicazione e la condivisione di file tra queste università, VSNU ha eseguito la migrazione ad Azure Cloud e Microsoft 365 nel 2019 con l’aiuto di SURF, come parte di uno sforzo nazionale per facilitare la trasformazione digitale nell’istruzione e nella ricerca. Anche se strumenti come OneDrive e SharePoint erano stati rapidamente adottati all’interno di VSNU, i membri del consiglio delle 14 università faticavano a comunicare mediante un canale comune.

“Abbiamo fatto alcuni giorni di formazione, ma tutti usavano ancora questi strumenti come applicazioni desktop”, afferma Van Brakel. “Anche lo strumento videoconferenza di terze parti che abbiamo cercato di implementare non è decollata. Questo, naturalmente, fino all’arrivo della patologia COVID-19.

“Improvvisamente avevamo bisogno di una soluzione rapida per mantenere tutti connessi e, poiché avevamo già esperienza nell’utilizzo di Microsoft Teams in VSNU, abbiamo contattato SURF per implementare Teams in tutta la nostra rete universitaria.”

Una necessità immediata di effettuare videoconferenze

Una volta confermati i primi casi di COVID-19 nei Paesi Bassi, VSNU ha preso la decisione rapida di passare al lavoro da remoto usando Microsoft Teams, pianificando riunioni regolari per tenere tutti aggiornati internamente e un team tecnico dedicato a supporto per le 14 università.

“Abbiamo programmato una riunione che desse linee guida su come affrontare la crisi ogni giorno nelle prime settimane usando Teams, scelta che necessitava della fiducia e del sostegno dei segretari universitari”, dice Van Brakel. “I segretari sono altamente qualificati e gestiscono le vite quotidiane dei membri del consiglio universitario, ma sono abituati a un certo modo di lavorare, quindi era essenziale farli salire a bordo fin da subito nel progetto.

“I membri del consiglio hanno un forte potere decisionale per cui se avessero voluto, avrebbero potuto utilizzare un’altra piattaforma o evitare del tutto le videochiamate”, aggiunge. “Abbiamo dovuto convincerli che Teams avrebbe facilitato l’organizzazione di queste riunioni e rassicurarli che era una soluzione sicura e affidabile”.

Il riuscire a mantenere queste università in costante comunicazione ha rappresentato una situazione di elevata pressione per VSNU e una rapida adozione di Microsoft Teams è stata una sfida che SURF era pronta ad affrontare grazie ad alcune pianificazioni di lungo periodo che avevano fatto quando la patologia COVID-19 è comparsa.

“Avevamo già contattato Microsoft per chiedere supporto nella transizione e l’adozione di Teams, poiché ci aspettavamo che le università membri avrebbero avuto bisogno di ulteriore supporto”, spiega Steijaert.

“Essendo le università in difficoltà a causa della crisi, avevamo bisogno di una piattaforma di video-conferenze semplice e sicura, in grado di funzionare su diversi dispositivi sia con i partecipanti di VSNU che i membri delle 14 università.
Così abbiamo lavorato rapidamente con Microsoft per l’adozione di Teams e abbiamo dato supporto a VSNU affinché fossero in grado di configurare e lanciare l’utilizzo della piattaforma.”

Adozione di un nuovo approccio digitale

Dopo aver iniziato a usare Microsoft Teams, le università hanno rilevato un cambiamento nel modo di lavorare: molte persone hanno iniziato a chattare con i colleghi tramite Teams piuttosto che sentirsi via telefono. Questo ha rappresentato la possibilità di espandere l’uso della piattaforma anche al di fuori delle riunioni del consiglio. Nonostante ciò VSNU desiderava far sentire ai segretari che avevano il completo controllo della piattaforma.

“Le persone potevano pianificare le proprie riunioni interne con Teams. Ciò non era possibile invece con enti esterni all’organizzazione in quanto si doveva passare dai segretari per riuscire a organizzare gli incontri,” dice Van Brakel. “Questo significava che organizzare le riunioni rappresentava ancora una grande parte del lavoro dei segretari, ed ecco perché era importante aiutarli ad abbracciare il nuovo sistema di organizzare le riunioni.”

Dare supporto ai segretari per meglio applicare l’utilizzo di Teams è stato reso possibile anche grazie alla creazione di un flusso di lavoro dedicato che SURF ha creato per i segretari, contribuendo a rendere la pianificazione delle riunioni un processo semplice e diretto.

“Normalmente si preme manualmente una serie di pulsanti per creare le stanze e inviare gli inviti”, aggiunge Steijaert. “Ma con l’aiuto di Microsoft, abbiamo creato un flusso di lavoro su misura che ha reso più facile configurare le riunioni e inviare gli inviti tramite Outlook, con tutte le impostazioni necessarie gestite automaticamente nel back-end.”

Con tutte le riunioni ospitate mediante Microsoft Teams, VSNU ha constatato il 100% della partecipazione da parte dei membri del consiglio anche alle sessioni più brevi, anche perché viaggiare per lavoro non era più necessario e tutti potevano partecipare immediatamente alle attività.

Anche se questo ha dimostrato che le riunioni in remoto possono essere più produttive, VSNU ha anche cercato di ricreare delle interazioni sociali che possono aiutare i colleghi a sentirsi meno isolati. Un’area che Reinout pensa sia molto importante.

“Cerchiamo di costruire dei rapporti che diano vita a una comunità”, dice. “Per esempio, venerdì scorso ogni membro del consiglio ha scelto un collega o uno studente che aveva svolto un lavoro eccezionale durante la crisi affinché condividessero la loro esperienza e best practice con tutti quanti. Questo evento mi ha dato un grande senso di appartenenza a un gruppo.”

Adattamento a un nuovo modo di lavorare

Poiché le università ora iniziano a riaprire e ad adottare un approccio di didattica ibrida (sia fisica che virtuale), Reinout ritiene che ci siano i presupposti per indagare nuovi scenari di utilizzo di Microsoft Teams, che permettano a loro volta alle persone di adattarsi a questa nuova normalità, in cui si incomincia a considerare la casa e l’ufficio come un’ambiente lavorativo della stessa importanza.

“Stiamo aggiungendo schermi più grandi negli uffici in modo che le persone possano svolgere riunioni più efficienti con chiunque lavori da casa”, afferma Van Brakel. “Ora queste università hanno esperienza con Teams e le riunioni da remoto. Speriamo che in futuro ci siano più opzioni che facciano viaggiare meno per motivi lavorativi e permettano invece di fare allineamenti virtuali più brevi e regolari.”

Anche per i segretari, questa necessità immediata di trasformazione digitale ha contribuito a portare un ruolo tradizionale in una nuova era dipendente dal digitale, offrendo modi più efficienti e più semplici di gestire gli orari e la vita quotidiana dei membri del consiglio, il tutto con il loro pieno controllo delle attività e dell’utilizzo della tecnologia.

“Penso che abbiamo visto alcuni sviluppi davvero positivi in questo periodo e ora stiamo anche cercando di iniziare a gestire i progetti mediante Teams”, aggiunge. “Abbiamo una rete di circa 3.000 persone con cui stiamo lavorando regolarmente, quindi sarebbe fantastico portare tutti nello stesso sistema cloud in modo da poter condividere file e lavorare in modo più collaborativo usando Teams.”