Un nuovo ERP per Formula, la “Brembo della mountain bike”

INTRODUZIONE

Definire Formula “la Brembo della mountain bike” non è esagerato. La società di Prato è di certo più piccola ma non meno nota agli appassionati. Nel 1993 Formula inventa e produce il primo freno a disco appositamente progettato per biciclette. In breve il freno a disco diventa lo standard nel settore. Questa media azienda familiare di Prato ha l’innovazione nel sangue e nello stesso anno trasporta nel mondo mountain bike le conoscenze sviluppate nel settore motociclistico producendo sospensioni e mozzi per moto da Trial.

L’azienda cresce e diventa più complessa: alle sei linee di prodotto per bici e motociclette si affianca una distribuzione orientata ai negozi di accessori e una produzione sia di pezzi standard che di pezzi customizzati in base all’esigenza del cliente.

I benefici del nuovo prodotto Business Central per Formula consistono in un rinnovamento, semplicità di utilizzo, notevole semplificazione dell’infrastruttura interna aziendale utilizzando la piattaforma in cloud.

Una funzionalità particolarmente utile consiste nella gestione della tracciabilità dei prodotti con lettura del datamatrix code direttamente da interfaccia Business Central.

Giacomo Becocci, VP vendite e operazioni, Formula s.r.l.

(IL PROBLEMA)

Per gestire questa complessità sia sul fronte produzione sia in quello gestionale-distributivo, nel 2005 Formula srl aveva acquistato e fatto girare su proprie macchine un NAV Dynamics 5.1.  Ma l’innovazione è nel sangue di questa azienda (Leonardo da Vinci è nato a pochi passi da Prato) e Formula srl ha colto tra i primi i vantaggi delle soluzioni cloud. Validamente supportata dal suo partner Velika srl, Formula da tempo è entrata nel mondo Microsoft 365 e gestisce in modalità SaaS posta elettronica e applicativi Office, aprendo oggi la strada ad altre future integrazioni con il suo nuovo ambiente ERP.

L’aumento delle linee di prodotto e delle produzioni su commessa, così come la crescita dei canali diretti e la prospettiva di una relazione più stretta con il cliente finale, rendono sempre più chiara l’insufficienza di una soluzione on premise in un mondo già cloud.

La parte finance e la parte operation in particolare, non riuscivano a rispondere alle nuove esigenze, ma le numerose customizzazioni rendevano difficili e costosi i cambiamenti. Complice anche il cambio generazionale, un rinnovamento era nell’aria. La pandemia ha poi catalizzato la decisione, spingendo verso una piattaforma compatibile con il lavoro a distanza.

(LA SOLUZIONE)

Durante l’epidemia di Covid-19, i collaboratori costretti a lavorare da casa trovarono difficoltà nell’accedere da remoto alle funzionalità di NAV Dynamics 5.1 appesantito dalle personalizzazioni. È la goccia che fa traboccare il vaso: nel luglio 2020 i titolari di Formula chiamano il loro software partner, Velika srl di Prato e gli chiedono di trovare una soluzione rapida.

L’obiettivo è bruciante: andare live a gennaio 2021 con Microsoft Dynamics 365 Business Central, un sistema di nuova generazione in cloud perfettamente integrabile con l’ecosistema Microsoft esistente in azienda. Il progetto viene avviato in ottobre e Velika affronta la ‘mission impossible’: il ‘live’ del nuovo sistema sarebbe dovuto coincidere con il nuovo anno solare: in pratica di lì a 90 giorni! Una data diversa avrebbe complicato la contabilità e richiesto un nuovo inventario. Bucare la scadenza insomma avrebbe significato rimandare di un anno intero il progetto.

Per fortuna Velika srl è specializzata in soluzioni ERP Microsoft in particolare Dynamics 365 Business Central, e lavora dal 2005 con Formula. Il team di Velika si mette subito al lavoro analizzando I flussi degli ordinativi, la situazione shop floor, la fatturazione e il finance per capire come riorganizzarli.

(Il partner Microsoft)

Visto che l’obiettivo era creare un ambiente totalmente standardizzato con la più recente versione di Microsoft Dynamics 365 Business Central per le aziende di produzione, Velika ha potuto usare Visual Studio Code, il nuovo ambiente di sviluppo di Business Central. Puntando sempre alla massima aderenza alle funzionalità standard di Business Central si è quindi passati direttamente sui system test, lavorando con un prototipo popolato con una parte del database articoli, clienti e magazzino di Formula srl.

Definito il prodotto, è partita subito la fase di test e quella di formazione dei circa 20 utenti del sistema, effettuata perlopiù da remoto (in dicembre la Toscana subiva la seconda ondata della pandemia) utilizzando a fondo Microsoft Teams.

On site, Velika ha curato l’integrazione in Business Central delle macchine a controllo numerico della fabbrica, aggiungendo alla configurazione la soluzione Tempo Zero per la produzione, che ha sicuramente contribuito ad accelerare i tempi del ‘go live’. Anche qui Velika “giocava in casa”: Tempo Zero, ritagliata sui processi e le normative in vigore per le PMI italiane, è una soluzione Business Central realizzata dal consorzio NAV-lab, di cui Velika fa parte.

(IL RISULTATO)

Generalmente l’implementazione di un nuovo sistema incontra resistenze fra gli utenti. Non in questo caso. In Formula sono tutti concordi col dire che con il nuovo sistema si lavora molto meglio, anche se certe modalità sono cambiate. Fino allo scorso anno i collaboratori a tutti i livelli erano costretti a produrre e consultare decine di report cartacei. Ora sono rimasti solo quelli di natura fiscale e in parte contabile: in pratica la carta è stata soppressa. Meno male perché a fine febbraio la Toscana è tornata in lockdown: molti collaboratori di Formula srl lavorano da casa e per essere efficaci in Smart working (e non solo) tutte le informazioni devono essere accessibili e integrate nel sistema. E così è: tutte le informazioni gestite da Microsoft Dynamics 365 Business Central sono condivise e dialogano direttamente con le app di Office 365.

Con la soluzione cloud Formula ha risolto buona parte dei problemi generati dalla soluzione precedente, anche sotto il profilo del pricing, con la formula pay per use i costi sono più chiari. Inoltre il modulo Warehouse Management System, che in passato era opzionale in Business Central (tanto che molti ricorrevano ad add-on esterni, e dovevano pure integrarli) fa parte della versione base utilizzata da Formula srl.

Si apre ora lo sviluppo di nuove funzionalità. Terminata a febbraio l’implementazione base, Velika riceve richieste di “ciliegine sulla torta” di piccoli adeguamenti dopo due mesi di attività per dare plus all’utente.

La prospettiva futura è già chiara, ricreare su un perimetro più ampio quella facile circolazione delle informazioni, quella trasparenza e capacità di lavorare in tempo reale che Formula Srl ha acquisito al suo interno con il nuovo sistema.

L’obiettivo di Formula è divenire più information driven: risultare più visibile ai clienti dando loro la possibilità di visualizzare lo status della produzione, fare nuovi ordini, cambiamenti, ricevendo ed elaborando allo stesso tempo le informazioni che riceve dal mercato. In futuro si passerà a sviluppare la parte di business intelligence con Microsoft PowerBI. Anche la gestione dei rivenditori è un obiettivo della fase 2.

Del resto, la crescita continua, senza le paure (e i costi nascosti) che in passato rendevano così complicata l’adozione di una nuova versione della piattaforma gestionale, è uno dei grandi vantaggi di Microsoft Dynamics 365 Business Central in cloud. L’approccio di Velika è continuare a fare con il suo cliente piccoli ma costanti passi in avanti, fornendo man mano la necessaria formazione: una ‘delivery’ agile e concreta, che ha cambiato modo di lavorare in Formula srl.

Velika è riuscita ad assecondare tutte le nostre richieste, il team di persone che ha seguito il progetto “Formula” è stato capace di rispettare le ambiziose scadenze che ci eravamo dati fin dall’inizio, di trasferire i dati da Dynamics NAV a Business Central in maniera impeccabile, ed infine di realizzare tutte le nostre necessità di personalizzazione che non era stato possibile fare sulla vecchia piattaforma.

Giacomo Becocci, VP vendite e operazioni, Formula s.r.l.