Leentje Chavatte
Microsoft, Digital Transformation
« Cela fait 12 ans que je travaille pour COFCO, et j’ai toujours été dans un bureau. Mais les 63 derniers jours, je les ai passés à travailler depuis chez moi. »
Marcus Seelbach est directeur des ressources humaines auprès de l’entreprise internationale de commerce agroalimentaire COFCO International. S’exprimant par visioconférence depuis son domicile, il nous explique la transition que lui et ses collègues connaissent depuis que la pandémie de COVID-19 a entraîné la fermeture des bureaux de l’entreprise au niveau mondial.
« Grâce aux préparatifs et à l’intervention de nos informaticiens, notre entreprise est très vite passée du stade de l’inexpérience du travail à domicile à celui où tous les collaborateurs le pratiquent », ajoute-t-il. « Cette transition s’est faite sans aucune perte d’efficacité ni de sécurité. »
« Nous avons passé les 63 derniers jours à travailler totalement à domicile », explique Andre Davico Schneiter, directeur informatique du groupe COFCO International, dont la contribution a été essentielle pour assurer une transition aussi douce que possible.
« Les technologies dont nous avions besoin pour commencer à travailler à distance étant déjà en place, nous avons démarré sur les chapeaux de roue et sans aucun effort. »
Cet exploit impressionnant, l’entreprise le doit à la décision qu’elle a prise de mettre continuellement à niveau son infrastructure Cloud au cours des années précédentes.
COFCO International, l’une des plus grandes entreprises de commerce agroalimentaire au monde, distribue de manière responsable des produits agricoles par le biais de sa chaîne logistique intégrée à l’échelle mondiale. Basée à Genève, l’entreprise compte environ 10 500 employés répartis sur 36 pays.
La multinationale existe sous sa forme actuelle depuis 2017, année où elle a réuni plusieurs activités en une seule entité. L’une des priorités absolues de l’entité nouvellement créée consistait à mettre en place une stratégie IT regroupant, à partir d’une structure informatique fragmentée, les diverses opérations de COFCO International dans une plateforme centralisée.
Cette stratégie se composait de trois objectifs essentiels : efficacité opérationnelle, rentabilité et sécurité.
« Voilà pourquoi nous avons mis en œuvre notre démarche axée sur le Cloud en 2016 », explique M. Schneiter. « Déployer notre infrastructure sur le Cloud nous permettait de réaliser chacun de ces objectifs, et notre migration de 2016 sur Azure nous a fait entrevoir des économies de plus de 4 millions de dollars par an », explique-t-il.
« Il y avait également l’argument sécuritaire », ajoute-t-il. « Microsoft est bien mieux placé que nous pour assurer la sécurité des opérations Cloud. »
« Au vu de notre stratégie informatique, le déploiement sur le Cloud en 2016 s’imposait comme un choix évident », déclare Uri Brown, directeur technique responsable de Microsoft et du Cloud chez COFCO International. M. Brown a par ailleurs été en étroite collaboration avec Andre Davico Schneiter pour mettre en œuvre la stratégie Cloud de l’entreprise. « En adoptant Microsoft 365-E5 en 2019, nous voulions passer au niveau supérieur. L’objectif était de renforcer notre sécurité et d’améliorer notre capacité de collaboration en intégrant notre système téléphonique à nos autres outils de collaboration basés sur le Cloud », explique-t-il.
Microsoft 365-E5 est une plateforme professionnelle pensée pour des entreprises telles que COFCO International. Elle inclut des fonctionnalités de collaboration et de sécurité qui visent à assurer la communication et la protection des grandes entreprises.
« Lors de la mise à niveau, nous ne savions pas que nous étions en train de nous doter de la plateforme idéale pour poursuivre notre collaboration et nos opérations pendant la crise de la COVID-19 », explique M. Brown.
« Et, qui plus est, en toute sécurité », ajoute-t-il en faisant allusion à la malheureuse situation qui, depuis le début de l’épidémie, met certaines entreprises du globe aux prises avec un nombre croissant de cybermenaces.
« Par chance, nous n’avons connu aucun gros incident de sécurité en 63 jours d’activité », ajoute M. Schneiter. « En grande partie, cela tient au fait que Microsoft 365-E5 nous permet de réagir très rapidement et très efficacement à toute menace potentielle. »
Outre l’aspect sécuritaire, un autre élément important a caractérisé le passage au télétravail de COFCO International : le recours aux outils de collaboration Microsoft 365 tels que Microsoft Teams, qui ont permis d’atténuer les bouleversements liés à cette transition.
« COFCO n’était pas habituée au télétravail », explique M. Seelbach. « On avait l’habitude de travailler dans des bureaux, en étant au contact des uns et des autres ou en bavardant à la cafétéria.
Microsoft Teams nous a permis d’entretenir cette culture de communication informelle », ajoute-t-il. « C’est l’outil qui a maintenu la cohésion des employés durant cette période, en nous permettant de collaborer comme à l’habitude, et ce, malgré le changement d’environnement. »
L’entreprise n’a pas seulement bénéficié des fonctionnalités de vidéoconférence et de partage de fichiers de Microsoft Teams.
« SharePoint m’est extrêmement utile », explique Allan Virtanen, directeur des communications chez COFCO International. « Je peux très rapidement communiquer à tous nos employés les dernières informations ou instructions de sécurité en provenance de l’entreprise ou des autorités. En quelques heures, j’ai réussi à mettre sur pied un portail dédié à la pandémie de COVID-19. »
L’entreprise fait également appel aux réseaux sociaux pour maintenir le contact entre les employés : l’utilisation de Yammer, une plateforme de réseau social professionnel, y a en effet quadruplé depuis avril 2020.
« Cet outil fonctionne comme une plateforme de réseaux sociaux, et les employés se sont donc mis tout naturellement à publier des photos et des vidéos ainsi qu’à partager des contenus », explique M. Seelbach, qui s’est servi de cette plateforme pour créer la campagne « Stay safe, stay connected » (restez en sécurité, restez en contact) de COFCO International.
« Yammer est un excellent moyen d’impliquer les employés de façon ludique », affirme-t-il. « Nous les encourageons vivement à publier des photos de leur poste de travail ou de leur animal de compagnie, ou à partager leurs recettes de cuisine, tout comme le ferait une grande famille. Et c’est d’ailleurs ce que nous sommes. »
Cette plateforme a été adoptée par l’entreprise tout entière. « 99 % de nos employés lisent les messages publiés sur Yammer », se targue M. Virtanen.
Pour obtenir un taux de mobilisation aussi élevé, l’entreprise a dû s’assurer que tous les membres de son réseau n’aient aucune peine à utiliser les outils de collaboration mis à leur disposition, une tâche qui n’a rien de simple lorsqu’il s’agit de communiquer avec des employés de 36 pays parlant toutes sortes de langues.
Dans cette optique, l’équipe informatique a très vite mis sur pied un programme éducatif qui permettrait à tous les employés de continuer à collaborer, à communiquer et à partager des données pendant la phase de transition inédite que traversait COFCO International.
« Ces formations, nous les avons appelées « road-show », explique M. Brown. « Ce sont des séances en ligne qui permettent de rassembler tous les employés et de faire en sorte que chacun soit capable d’utiliser les outils à sa disposition. Nous envoyons des invitations dans toute l’entreprise et chaque session fait intervenir des membres de l’ensemble du réseau. »
Autre initiative prise pour favoriser la collaboration et la communication : la désignation de « champions régionaux » qui veillent à ce que tous les membres de l’entreprise aient accès aux supports de formation dont ils ont besoin, quelle que soit leur langue.
Grâce à ces mesures, la quasi totalité des 10 500 employés de COFCO International a été en mesure d’utiliser les différents outils destinés à favoriser la collaboration.
Pour l’avenir, COFCO International a tiré de nombreuses leçons de cette période récente.
« Quand nous retournerons au bureau, nos activités quotidiennes seront totalement imprégnées de notre expérience des plateformes de collaboration comme Yammer, Office 365, Teams et d’autres outils de productivité », affirme M. Seelbach.
« L’utilisation de Teams ne se limitera pas au travail à domicile », ajoute-t-il. « Cette plateforme influencera à coup sûr les déplacements des employés au sein de l’entreprise. Nous allons nous mettre à évaluer plus attentivement la nécessité de se déplacer pour participer à des réunions. »
Pour les directeurs techniques de COFCO International, la décision d’opter pour une stratégie Cloud et de garder cette infrastructure informatique à jour s’est avérée totalement payante.
« Je suis très heureux que nos préparatifs aient porté leurs fruits pendant cette période de crise », déclare M. Brown. « D’autant plus que nous n’avons pas eu à déployer tous ces outils de collaboration et fonctionnalités de sécurité à la hâte, en réponse à un besoin immédiat. »
« Je suis très fier de ce que nous avons accompli », affirme quant à lui M. Schneiter. « S’agissant de migration sur le Cloud, notre entreprise est l’une des plus avancées au monde. Et ce n’est que le début de notre évolution. »
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