Le partage non sécurisé et risqué de fichiers a inspiré cette administration publique. Voici pourquoi.

« Ce fichier est trop volumineux pour être envoyé. »

Nous sommes tous passés par là. Quand le temps presse et que nous ne pouvons envoyer un fichier volumineux vers la destination souhaitée, recourir à des méthodes risquées de transferts de fichiers peut nous paraître très attrayant. La sécurité laisse ainsi place à la commodité. Pour les administrations locales, ce phénomène crée un problème systémique et pose d'énormes risques de sécurité. Les autorités locales de Söderhamn, qui administrent une région côtière en Suède, ont décidé de ne pas s'empresser d'interdire ce comportement mais plutôt de tirer les leçons liées aux raisons sous-jacentes. Elles se sont ensuite tournées vers la technologie Cloud moderne pour chercher à combler les lacunes de productivité qui suscitent ces pratiques non sécurisées.

Söderhamn est formée d'environ 500 petites îles ponctuant les côtes suédoises. Bien connue pour ses antiques « collines bleues », la région possédait également un autre bien historique bien moins populaire : une infrastructure sur site vieillissante et à l'origine d'une multitude de problèmes de productivité. Du fait de la nouvelle législation du GDPR qui surveille les pratiques de la fonction publique à la manière d'un gardien trop zélé, il n'était plus possible de maintenir le statu quo ; il fallait impérativement disposer d'une nouvelle manière de travailler.

Les avantages

Dans cette administration de 2 500 employés à plein temps gérant des domaines comme l'éducation ou les soins de santé, des documents confidentiels étaient régulièrement envoyés à l'aide d'outils de partage de fichiers ou d'e-mails, voire même notés sur papier. Constatant que ces pratiques étaient dues à des lacunes dans l'infrastructure et les logiciels disponibles qui empêchaient les employés d'exécuter leurs tâches de manière sécurisée, Söderhamns Kommun (commune de Söderhamn) s'est tournée vers les outils de sécurité et de productivité intégrés à Microsoft 365 pour fournir à son personnel un environnement lui permettant de communiquer et d'innover en toute sécurité.

« Nous avons trouvé des avantages dans leurs pratiques. Nous ne voulions pas interdire aux gens d'utiliser des données de manière non autorisée, parce que cela était plus pratique. Nous devions proposer une solution et un environnement grâce auxquels les employés n'avaient pas besoin de recourir à leurs propres méthodes. »

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