Bell Food Group: Der Beweis für die Vorteile der Digitalisierung mit einer Power Platform Lösung

„Wir haben ein paar Zeichnungen oder Entwürfe erwartet, die uns eine Vorstellung der App für die Produktverkostung geben – stattdessen wurden wir mit einem funktionsfähigen Modell überrascht. Wir waren sprachlos und äusserst beeindruckt davon, wie schnell sich mit Power Platform eine einsatzfähige App erstellen lässt.“

Valery Thomas, Head of Business Intelligence, Analytics and Digitalization für die Bell Food Group, denkt an die Zusammenarbeit mit dem Microsoft Partner novaCapta zurück – und wie die gemeinsam entwickelte Low-Code-App sein Team dabei unterstützte, eines der führenden Lebensmittelverarbeitungsunternehmen Europas digital zu transformieren.

„Wir bei der Bell Food Group kennen uns mit Lebensmitteln aus, nicht mit IT“, sagt er. „Viele Mitarbeiter sind bereits seit 30 Jahren bei uns und sind an das Arbeiten mit Stift und Papier gewöhnt. Dabei entstehen oft Inkonsistenzen.“

Ohne zentralisiertes System und mit Räumen, die vor lauter Papier überquollen, erwies sich die Weitergabe wichtiger Daten innerhalb einer grossen Gruppe als Herausforderung – und Audits waren ein langwieriges und oft sehr mühevolles Unterfangen. Doch als Spezialist für Business Intelligence (BI) mit mehr als 10 Jahren Erfahrung wusste Thomas um den Wert, den die Digitalisierung in sich birgt.

Der Schlüssel bestand darin, mit einem einfachen Anwendungsfall zu beginnen, mit dem schnell Ergebnisse erzielt werden konnten und der Interessenvertreter davon überzeugte, in ein grösseres Projekt zu investieren. In Zusammenarbeit mit Microsoft und novaCapta wurde daher schnell ein Proof of Concept für Microsoft Power Platform erstellt, um die Produktverkostungsprozesse der Bell Food Group zu optimieren.

Reduzierung von analogen Prozessen

Die 1869 gegründete Bell Food Group ist eines der führenden Verarbeitungsunternehmen von Fleisch und Convenience-Lebensmitteln.

Mit 65 Standorten in 15 Ländern und mehr als 12’000 Mitarbeitenden arbeitet die Bell Food Group mit einer Reihe verschiedener ERP- und BI-Systeme. Zusammen mit einer papierbasierten Unternehmenskultur macht dies die IT-Integration und Datenfreigabe zu einer ständigen Herausforderung, der bis vor Kurzem viel zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt worden war.

„Wir benötigten eine Strategie zur Konsolidierung der Daten, sodass von einem zentralen Ort darauf zugegriffen werden kann“, erklärt Thomas. „Wir fingen klein an – wir erstellten ein Proof-of-Concept für einen Bereich des Unternehmens, um Interessenvertreter von unserem Vorhaben zu überzeugen, bevor wir mehrere Lösungen für die gesamte Bell Food Group implementierten.“

Thomas war sich bewusst, dass viel Geld investiert werden musste, damit das Pilotprojekt schnell Ergebnisse lieferte. Er verglich einige Anwendungsfälle und entschied sich dann für einen für die Bell Food Group wichtigen Bereich, der beträchtlich von der Digitalisierung profitieren würde – die Produktverkostung.

Das bestehende Verfahren war simpel. Die Teilnehmer erhielten eine Reihe von Produkten zum Probieren und wurden gebeten, diese basierend auf Aussehen, Geruch, Konsistenz und Geschmack zu bewerten. Ausserdem sollten sie zusätzlich kommentieren, wenn etwas schlecht bewertet wurde. Am Ende der Woche wurde das schriftliche Feedback aus mehreren Verkostungen in eine Excel-Tabelle eingegeben und von einem Produktmanager analysiert.

„Ein ganz klares Problem bei diesem Prozess ist die Transparenz“, sagt er. „Der gesamte Ablauf ist papierbasiert, was viel Zeit in Anspruch nimmt und keine Folgefragen an die Teilnehmer zulässt, sobald alle Daten in Excel erfasst wurden.

„Ausserdem besteht keine Möglichkeit, Berichte zu erstellen. Dies waren jedoch alles Aspekte, die wir verbessern wollten.“

Auswahl einer geeigneten Plattform

Nachdem der erste Anwendungsfall ausgewählt war, arbeitete Thomas, der bereits Erfahrung mit Microsoft BI-Lösungen hatte, zusammen mit einem Microsoft Team vor Ort daran, herauszufinden, welche Technologie am besten für die Bedürfnisse der Bell Food Group geeignet war.

Die Wahl fiel auf Microsoft Power Platform, eine strategische Plattform, mit der Unternehmen mithilfe einer Reihe intuitiver Low-Code-Implementierungstools bequem Daten analysieren, End-to-End-Unternehmenslösungen entwickeln und Prozesse automatisieren können.

„Das erste Proof-of-Concept zeigte uns, wie effektiv wir mithilfe von Microsoft Power Platform viele einfache Prozesse digitalisieren konnten“, so Thomas. „Nicht nur die Verwaltung unserer Produktverkostung, sondern zukünftig auch weitere Geschäftsbereiche in der gesamten Bell Food Group.“

Daraufhin stellte Microsoft den Kontakt zwischen der Bell Food Group und novaCapta her, einem Microsoft Partner, der Erfahrung mit Power Platform hatte und die Bell Food Group bei der Entwicklung einer Power App für die Optimierung der Produktverkostung unterstützen sollte.

„Power Platform ist eine Low-Code-Plattform, daher war es möglich, innerhalb kurzer Zeit eine Power App mit vielen Funktionen zu entwickeln, die sie nicht erwartet hatten“, sagt Marco Lötscher, Senior Business Consultant bei novaCapta.

„So früh in der Entwicklungsphase bereits die Datenstruktur und den Look and Feel der Power App zu sehen, hat die Bell Food Group wirklich beeindruckt und uns geholfen, Entscheidungen über zusätzliche Funktionen, die sowohl Produktmanager als auch Teilnehmer benötigen würden, schneller zu treffen.“

Implementierung einer benutzerfreundlichen Lösung

Die Power App musste auf zwei unterschiedliche Gruppen zugeschnitten werden: die Teilnehmer der Produktverkostungen und die Produktmanager, die hinter den Kulissen für die Überwachung der Verkostungen zuständig sind. Beide benötigten unterschiedliche Funktionalitäten und Benutzeroberflächen, die novaCapta mit den verschiedenen von Microsoft Power Platform gebotenen Tools leicht anpassen konnte.

„Wir haben uns für Power Platform entschieden, da sie viele Benutzeroberflächen und Funktionalitäten bietet, die wir direkt zur Verwaltung unseres Geschäftsprozessflusses verwenden konnten“, sagt Lötscher. „Das Sortieren und Filtern der Daten ist einfach und Produktmanager erhalten mit Power Platform die vollständige Übersicht über die drei Phasen eines Ereignisses: Vorbereitung, bereit zur Durchführung und Fertigstellung.“

Daraufhin wurde eine Power App für die Produktverkostung entwickelt, die auf den Smartphones der Teilnehmer installiert werden konnte, sodass diese einfach aus Multiple-Choice-Antworten auswählen und zusätzliche Kommentare anhand strukturierter Feedback-Kriterien hinzufügen konnten. Dies erleichterte Produktmanagern die Auswertung der Antworten innerhalb der Testgruppe.

Manager verfügen zusätzlich über ihre eigene Version der Power App, die zusätzliche Funktionen bietet, z.B. eine Live-Ansicht der Verkostungsergebnisse und die Möglichkeit, über die App Bilder zu machen und diese für spätere Verwendung zu speichern. Alles in allem ergab sich ein für alle Parteien optimierter und effizienter Prozess.

Sobald die Verkostung in die Wettbewerbsphase übergeht, können alle Ergebnisse und das Feedback von Produktmanagern leicht als BI-Bericht angezeigt und gemeinsam genutzt werden. Dadurch wird die Entscheidungszeit verkürzt und die Transparenz gegenüber Lieferanten und B2B-Kunden erhöht. „Wir haben noch einen zusätzlichen Schritt hinzugefügt, bei dem automatisch ein umfassender PDF-Bericht der Verkostung erstellt wird“, fügt Lötscher hinzu. „So erhält die Bell Food Group langfristige Belege, um in Zukunft die Bedingungen von Audits oder Produktrevisionen einzuhalten.“

Ein grosser Schritt in eine digitale Zukunft

Auch wenn die App für die Produktverkostung nur einen Teil der allgemeinen Umstellung der Bell Food Group darstellt, hat dieser Digitalisierungsprozess bereits dazu beigetragen, den CO2-Fussabdruck der Gruppe zu senken, indem der Papierverbrauch reduziert wurde. Gleichzeitig wurden qualitativ hochwertigere Daten bereitgestellt, wodurch sich die Produktentwicklung besser verfolgen und die für datenintensive Prozesse wie Audits benötigte Zeit reduzieren liessen.

Auch wenn Power Platform die Bell Food Group noch weiter dabei unterstützen kann, Daten zu zentralisieren und andere Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, ist dies für Thomas bereits ein positiver Schritt in eine papierlose Zukunft. „Wir haben mehrere Geschäftsbereiche ausserhalb der Schweiz, die ähnliche Produkttests durchführen, und eine Menge anderer Ideen für neue Anwendungsfälle und Möglichkeiten zur Anpassung der App an andere Bedürfnisse.“