Teams har gjort hybridarbejde nemt i Brønderslev Kommune

Brønderslev Kommune har samlet al sin kommunikation på Teams og skabt mere tid og øget fleksibilitet blandt medarbejderne.

Da covid-19 ramte Danmark og sendte størstedelen af de offentligt ansatte på hjemmearbejde, tog onlinekommunikationen i kommuner og regioner for alvor fart. Men i Brønderslev Kommune var man allerede i fuld gang med at samle telefoni og kommunikation på Teams, inden den globale pandemi ramte. Så da de ansatte i kommunen skulle indrette en hverdag med hjemmekontor og onlinemøder, var de på forhånd vant til at store dele af deres interne kommunikation foregik online. Derfor var bekymringen for, om produktiviteten, innovationen eller samarbejdet ville falde under hjemsendelserne, heller ikke nærværende hos ledelsen. Implementeringer af Teams blev taget godt imod blandt de ansatte, som hurtigt blev bekendte med de funktioner og værktøjer, som løsningen tilbyder.

”Vi brugte allerede Microsoft 365, så med Teams og nu telefoni er det hele samlet ét sted. Det får tingene til at spille bedre sammen, skaber en genkendelighed og gør medarbejderne mere kreative.”

– Kristina Blaschke Hansen, projektleder, digitalisering og IT.

Enkelte kurser og adgang til IT-support viste sig at være nok til, at hele 80 procent af de ansatte overgik til en samlet cloudbaseret platform uden nogen udfordringer. De sidste 20 procent var i kontakt med IT-supporten i forbindelse med mindre udfordringer – såsom opdateringer af software eller tilpasning af headset. På trods af at implementeringen af telefoni og Teams naturligvis blev påvirket af COVID-19, fik Brønderslev Kommune indhentet sin tidsplan, da overgangen fra den tidligere server til den cloudbaserede løsning foregik uden problemer.

”Den største udfordring med implementeringen af Teams og telefoni har været et headset, der skulle opdateres.”

– Kristina Blaschke Hansen, projektleder, digitalisering og IT.

En hybrid kommune og moderne arbejdsplads

Brønderslev er en geografisk stor kommune, hvorfor det længe har været en prioritet at skabe et hybridt arbejdsmiljø, hvor de ansatte ikke behøver at køre fra den ene ende af kommunen til den anden for at deltage i møder. Det er både tids- og ressourcebesparende, men også fleksibelt for den enkelte medarbejder, som med Teams-løsningen selv kan styre arbejdsdagen og mindre er afhængig af transport og koordinering. Kommunen oplever også, at de virtuelle funktioner og det cloudbaserede telefonisystem er med til at promovere Brønderslev som en moderne arbejdsplads. Det skyldes, at kommunen kan tilbyde en smidig hverdag med moderne udstyr i mødelokalerne, hvilket gør hybridarbejdet enkelt og nemt. De frie rammer gør det ligeledes attraktivt for medarbejdere fra nabokommunerne at søge stillinger på den anden side af kommunegrænsen.

5 gode råd til udrulning af Teams og telefoni fra Brønderslev Kommune

1: Kortlæg behovet

Kend din organisations telefoni-adfærd, så I rammer medarbejdernes hverdag. Hvem har brug for at ringe til hvilken gruppe, hvilke funktioner er nødvendige, og er der behov for hovednumre, telefonsvarere osv.? I Brønderslev har 75 procent af de administrative medarbejdere kun brug for at kommunikere, når de sidder ved computeren – så er mobiltelefoner overhovedet nødvendige?

2: Planlæg udrulningen

Planlæg implementeringen og test en afdeling ad gangen. På den måde undgår I at bruge flere systemer på samme tid for længe, og I kan lære af udfordringerne undervejs. Sæt desuden en realistisk, men stram deadline for udrulningen.

3: Italesæt værdien – ikke økonomien

Værdien for medarbejderne ligger ikke i effektivisering og ressourcebesparelser, men i nem og enkel kommunikation og øget fleksibilitet. Begræns derfor de økonomiske aspekter i den interne kommunikation.

4: Få alle med

Der kan være afdelinger eller områder, som kræver en særlig tilgang. Der er for eksempel mange skoler i kommunerne, som kører med to systemer – skolernes eget system og et administrativt system. Så indret på forhånd løsningen, så alle kan være med.

5: Hybridarbejde er fremtiden

Ledelsen skal være indstillet på, at hybridarbejde er en naturlig del af fremtidens arbejdsplads. På den måde, får I mest ud af løsningen.

Microsoft Teams

Microsoft Teams er en række virtuelle opkaldsfunktioner og et cloudbaseret telefonsystem, som samler alle kommunikationskanaler, herunder chat, videoopkald, fildeling, mails og sidst men ikke mindst telefoni på én platform. Teams-telefoni gør det muligt at foretage og modtage opkald på fastnet – og mobiltelefonen på PSTN (Public Switched Telephone Network). Der kan foretages opkald hvor som helst og på enhver enhed gennem Microsoft Teams-appen på desktop, mobil, web og bordtelefoner.