Paula Fernandes
Diretora da Unidade de Negócio de Segurança
Com o trabalho remoto a tornar-se o novo normal para muitas pessoas, é preciso encontrar diferentes formas de funcionar de forma eficaz em equipa.
O Microsoft Teams foi concebido para manter os colaboradores interligados de forma produtiva e assegurar que todos podem continuar a trabalhar de forma colaborativa, eficiente e segura, tal como se estivessem no escritório.
Assim, quer já o utilize ou ainda não o tenha experimentado, seguem-se seis sugestões para tirarem o máximo partido do Microsoft Teams enquanto trabalham remotamente a partir de casa ou noutro lugar onde precise de:
Um estudo recente do relatório Work Reworked da Microsoft mostra que as pessoas sentem que uns impressionantes 52% do seu tempo de trabalho semanal é passado de forma ineficiente devido a interrupções desnecessárias, pesquisa de informações e reuniões ineficientes, entre outras.
A capacidade integral das reuniões do Microsoft Teams ajuda a eliminar a frustração e a ineficiência ao reunirem no mesmo lugar tudo o que é necessário para cada reunião. À medida que planeia as reuniões, pode utilizar o Teams para adicionar uma agenda, os documentos a ler previamente e outros tópicos de debate.
Em seguida, durante a reunião, poderá manter a atenção de todos os participantes no tópico e proporcionar uma experiência pessoal mais cativante ao ligar o vídeo para desfocar o fundo, para evitar distrações e recorrer a legendas em tempo real para todos entenderem o que é dito. Além disso, pode colaborar nos documentos do Office 365 e desenvolver ideias em tempo real com o quadro digital.
Após a reunião, todos os recursos da reunião, incluindo uma gravação, os pontos de ação, as notas do quadro e da reunião, estão disponíveis para a equipa continuar a debater e colaborar nos tópicos iniciados durante a reunião. Isto significa que todos os participantes se mantêm informados e ninguém fica frustrado ao tentar encontrar os materiais desenvolvidos ou mostrados durante a reunião. Inclusivamente aqueles que não conseguiram participar.
Com os eventos em direto do Microsoft Teams poderá organizar grandes reuniões, tais como reuniões gerais, webinars de marketing, eventos de lançamento e de formação, com apresentações para até 100.000 participantes dentro ou fora da sua organização. Isto significa que qualquer pessoa a trabalhar remotamente pode participar e atualizar-se.
As aplicações permitem ser mais produtivo no Microsoft Teams. Pense nas ferramentas, nos ficheiros e nos dashboards familiares que a sua organização já utiliza. Muitos deles podem ser integrados no Microsoft Teams e poderá adicionar novos ao aceder às Aplicações. Poderá utilizá-los em chats e em canais, pelo que terá todas as informações e ferramentas relevantes que precisa para maximizar a produtividade, com quem quer que esteja a trabalhar.
Seguem-se algumas aplicações e bots que pode gostar de conhecer. Vá para a secção Aplicações no Teams para descobrir mais coisas: estão sempre a ser adicionadas novidades.
Who: utilize este bot para obter informações sobre qualquer pessoa na sua organização. Poderá consultar o separador Reuniões para obter informações sobre os participantes e saber exatamente com quem vai reunir-se. Também é muito prático quando recebe uma mensagem de alguém desconhecido e quer saber rapidamente quem é e em que é que está a trabalhar.
Microsoft Planner: organize as tarefas futuras ao adicionar um ou mais separadores do Planner ao seu canal do Teams. Poderá monitorizar o estado das suas tarefas atuais e receber uma notificação se lhe for atribuída uma nova tarefa.
Icebreaker: Este bot do Microsoft Teams ajuda a sua equipa a conhecer-se ao emparelhar dois membros aleatórios da equipa todas as semanas para se conhecerem online ou, quando for possível, offline. O bot facilita o agendamento ao sugerir automaticamente os horários livres que convêm aos dois. É uma excelente forma de reforçar as ligações pessoais entre equipas remotas, o que ajuda a desenvolver e manter uma comunidade unida.
Crisis communication: determinadas circunstâncias poderão exigir que coordene as informações e a colaboração da equipa como reposta à evolução das condições em tempo de crise. Esta solução de resposta rápida pode ser implementada e personalizada rapidamente por qualquer organização.
Quando trabalhar remotamente, terá de colaborar nos documentos do Office com a sua equipa. O Microsoft Teams facilita esta colaboração ao permitir criar documentos do Word, Excel ou PowerPoint dentro do próprio Teams, pelo que não tem de alternar entre aplicações. Poderá cocriar com os seus colaboradores, partilhar notas e adicionar comentários. Poderá inclusivamente iniciar um chat ou uma reunião a partir de um documento para debater as edições.
Acaba-se a confusão das versões e a caixa de correio sobrelotada com edições e comentários contraditórios: uma única plataforma de colaboração totalmente integrada.
Ativou o Microsoft Teams no seu telemóvel? É a forma perfeita de manter-se a par dos debates quando está fora do escritório. Poderá aceder a todas as suas equipas, canais e ficheiros, bem como participar em reuniões a partir do seu telefone.
Mas não se esqueça de estabelecer fronteiras pessoais e otimizar o seu horário de trabalho da forma que mais lhe convém. A maneira mais fácil consiste em definir “horas de pausa” e “dias calmos”, outra funcionalidade muito útil à sua disposição nas definições do Microsoft Teams para dispositivos móveis.
Se analisar as suas interações durante um dia de trabalho normal, poderá constatar que a sua rede inclui colegas de outros departamentos, subsidiárias e países.
Por isso, certifique-se de que inclui uma reunião do Microsoft Teams em cada pedido de reunião. Assim, todos os elementos da equipa podem participar, onde quer que estejam.
Durante a reunião, pergunte às pessoas se estão à vontade para ativarem o vídeo para criar um ambiente cara a cara mais íntimo. Ative também as legendas em direto para não excluir os participantes que não sejam fluentes no seu idioma. Isto vai ajudar a inspirar confiança quando partilha ideias e faz comentários.
O mesmo princípio aplica-se fora das reuniões. Utilize a função de tradução para as pessoas se sentirem confortáveis enquanto partilham ideias no seu próprio idioma através do chat ou dos canais.
Finalmente, grave a reunião para os membros da equipa que não conseguiram participar poderem ver a gravação retrospetivamente e manterem-se atualizados com as decisões e ações.
Em síntese, se dedicar mais algum tempo a conhecer o Microsoft Teams e as suas muitas funções, verá que vale a pena pois permitirá construir uma equipa mais produtiva e coesa, independentemente dadistância ou localização, e das exigências destes tempos de grande mudança. E isto é tão bom para o moral da equipa como para o negócio.
Como organizar as reuniões mais eficazes e seguras com o Microsoft Teams
Com tantas pessoas atualmente a trabalharem a partir de casa, nunca foi tão importante aperfeiçoar as nossas competências de trabalho remoto e manter a produtividade. Temos assistido a um aumento significativo no número de pessoas que trabalham em equipa de forma eficaz e segura através do Microsoft Teams. Mas quer seja um principiante na ferramenta ou já […]
Paula Fernandes
Diretora da Unidade de Negócio de Segurança
