Está a tirar o máximo partido do Microsoft Teams enquanto trabalha remotamente?

São muitos os motivos e os requisitos para o trabalho remoto. Para os satisfazermos de forma flexível, criámos o Microsoft Teams: para o ajudar a manter-se ligado às suas equipas e assegurar que consegue continuar a trabalhar de forma colaborativa e eficiente, em qualquer lugar.

Seguem-se algumas sugestões que o vão ajudar a tirar o máximo partido do Microsoft Teams quando trabalha remotamente:

1. Reúna-se de forma mais eficiente

Um estudo recente “Quando a mudança é o novo normal” mostra que as pessoas sentem que uns impressionantes 52% do seu tempo de trabalho semanal é passado de forma ineficiente devido a interrupções desnecessárias, pesquisa de informações e reuniões, entre outras.

A capacidade integral das reuniões do Microsoft Teams ajuda a eliminar a frustração e a ineficiência ao reunir no mesmo lugar tudo o que é necessário para cada reunião. À medida que planeia as reuniões, pode utilizar a funcionalidade de chat para adicionar a agenda, os documentos a ler previamente e outros tópicos de debate. Por isso, não é necessário procurar as notas da reunião no e-mail, porque está tudo no mesmo lugar.

Em seguida, durante a reunião, consegue manter todos os participantes concentrados no tópico ao ativar o vídeo, desfocando o fundo para evitar as distrações, e através de legendas em direto. Além disso, pode colaborar nos documentos do Office 365 e desenvolver ideias em tempo real com o whiteboard.

Após a reunião, todos os recursos da reunião, incluindo as gravação, as ações e as notas da reunião estão disponíveis no chat para a equipa continuar a debater e colaborar nos tópicos iniciados durante a reunião. Isto significa que todos os participantes se mantêm informados e ninguém fica frustrado ao tentar encontrar os materiais desenvolvidos ou mostrados durante a reunião.

2. Criar eventos online ao vivo

O Microsoft Teams também pode ajudá-lo a organizar reuniões em direto alargadas, tais como reuniões com público, webinars de marketing, eventos de lançamento e eventos de formação. Com os eventos em direto do Microsoft Teams, poderá organizar qualquer reunião em direto e fazer apresentações com até 10.000 participantes dentro ou fora da sua organização. Assim, garante que qualquer pessoa a trabalhar remotamente pode participar e atualizar-se.

3. Utilizar aplicações e bots

As aplicações permitem ser mais produtivo no Microsoft Teams. Pense nas ferramentas, nos ficheiros e nos dashboards que a sua organização já utiliza. Muitos deles podem ser adicionados ao Microsoft Teams e poderá adicionar novos ao aceder às Aplicações. Poderá utilizá-los em chats e em canais, pelo que terá todas as informações e ferramentas relevantes que precisa para trabalhar da forma mais eficiente possível, com quem quer que esteja a trabalhar.

Seguem-se algumas aplicações e bots que pode gostar de conhecer. Vá para a secção Aplicações no Teams para descobrir mais coisas: são adicionadas novidades diariamente!

Who: um bot que o ajuda a encontrar informações sobre qualquer pessoa na sua organização. Não se esqueça de consultar o separador das reuniões futuras para consultar as informações sobre o participante, para saber exatamente com quem vai reunir-se.

Microsoft Planner: Organize as suas tarefas ao adicionar um ou vários separadores do Planner ao canal da sua equipa. Poderá monitorizar o estado das suas tarefas atuais e receber uma notificação se lhe for atribuída uma nova tarefa.

Icebreaker: um bot do Microsoft Teams que ajuda a sua equipa a aproximar-se ao emparelhar dois membros aleatórios da equipa todas as semanas para se conhecerem, offline ou online. O bot facilita o agendamento ao sugerir automaticamente os horários livres que convêm aos dois membros. Esta aplicação é particularmente interessante se estiver a trabalhar remotamente e de forma periódica, uma vez que isto ajudará a reforçar os laços pessoais e a consolidar os laços na comunidade.

Crisis communication: determinadas circunstâncias poderão exigir que coordene as informações e a colaboração da equipa como reposta à evolução das condições em tempo de crise. Esta solução de resposta rápida pode ser implementada e personalizada rapidamente por qualquer organização.

4. Colabore nos ficheiros no Microsoft Teams

Quando trabalhar remotamente, terá de colaborar e trabalhar nos documentos do Office com a sua equipa. O Microsoft Teams facilita esta colaboração ao permitir criar documentos do Word, Excel ou PowerPoint documents dentro do próprio Teams, pelo que não tem de alternar entre aplicações. Poderá colaborar e criar em coautoria com os seus colegas, partilhar notas, adicionar comentários e partilhar à medida das necessidades. Pode inclusivamente iniciar um chat ou uma reunião a partir de um documento para debater as edições. Acaba-se a confusão das versões e a caixa de correio sobrelotada com edições e comentários contraditórios: uma única plataforma de colaboração totalmente integrada.

5. Tire o máximo partido da sua aplicação móvel do Microsoft Teams

Ativou o Microsoft Teams no seu telemóvel? É a forma perfeita de se manter a par dos debates quando está fora do escritório. Agora, pode aceder a todas as suas equipas, canais e ficheiros, bem como participar em reuniões a partir do seu telefone. Assim, garante que não perde nada. Certifique-se de que estabelece fronteiras pessoais e que otimiza o seu horário laboral da forma que melhor funciona para si ao definir horários e dias de silêncio, uma funcionalidade disponível nas definições para dispositivos móveis do seu Microsoft Teams.

6. E finalmente, ser inclusivo

Se analisar as suas interações com os colegas durante um dia de trabalho normal, verá que não trabalha só com as pessoas no seu próprio departamento. Normalmente, a sua rede do dia a dia expande-se para incluir os colegas de outros departamentos, subsidiárias e inclusivamente outros países. As pessoas que poderão trabalhar num escritório, em movimento ou em casa.

Por isso, se estiver a agendar uma reunião da equipa, certifique-se de que inclui uma reunião do Microsoft Teams em cada pedido de reunião para todos os elementos na sua equipa poderem participar, onde quer que estejam. Durante a reunião, peça às pessoas para ativarem o vídeo para estar verdadeiramente a reunir-se num ambiente “presencial”. Certifique-se de que ativa as legendas para as pessoas que não são fluentes no seu idioma também poderem acompanhar a reunião. Finalmente, grave a reunião para as pessoas poderem participar, ver a gravação retrospetivamente e manter-se atualizado com as decisões e ações.

E já que estamos neste tema, incentive a sua equipa a colaborar e partilhar ideias no seu próprio idioma no chat ou nos canais. Através da funcionalidade Traduzir, todos os membros da equipa podem traduzir a mensagem para o seu próprio idioma. Desta forma, todas as pessoas podem ter confiança ao partilharem ideais e comentários, e a contribuírem para o trabalho em equipa.

Assim, quer esteja a trabalhar a partir de diferentes escritórios, a trabalhar temporariamente a partir de casa ou a partir de um escritório do cliente, o Teams vai ajudá-lo a manter-se produtivo em qualquer lugar.