Universidade de Negócios de Nyenrode: ligar fontes de dados de forma unificada

A Universidade de Negócios de Nyenrode estava a meio da conceção da integração de um novo sistema financeiro baseado em SaaS quando se deu conta de que o processo de ligação desta solução a inúmeros outros sistemas seria mais complicado do que o previsto. Foi isto que a levou a procurar a ajuda da Wortell, um membro da Microsoft Partner Network, que sugeriu a introdução do Azure Unified Pipeline como forma de padronizar as ligações de dados em todo o seu ambiente de informação.

“Durante anos, encarámos a nossa infraestrutura informática como uma salada de massa, uma mistura de diferentes ingredientes que funcionavam em conjunto. Mas depois de a termos analisado, apercebemo-nos de que se assemelhava mais a um complicado prato de esparguete, com queijo derretido por todo o lado.”

Hans Wim Kroodsma, Gestor de TI da Universidade de Negócios de Nyenrode, relembra o momento em que ele e a sua equipa começaram a selecionar um novo sistema financeiro em 2019. Não demoraram muito tempo a tropeçar numa série de problemas complexos que os obrigaram a repensar por completo a infraestrutura de integração de dados da universidade.

“Estávamos a levar a cabo um programa de otimização em todo a instituição e o primeiro objetivo era apenas substituir o sistema financeiro”, explica ele. “Percebemos rapidamente que havia uma rede intrincada de aplicações interligadas, todas elas a precisarem de substituição e integração. Cada integração tinha o seu próprio processo de intercâmbio de dados padronizado. O que parecia ser uma substituição relativamente simples do sistema resultou numa série de alterações em cascata.”

Segundo Hans Nouwens, Arquiteto Empresarial da Universidade de Negócios de Nyenrode, este não é de todo um caso isolado no setor da educação.

“Durante anos, muitos fornecedores do setor da educação têm escolhido aplicações empresariais, tais como as de finanças e RH, centrando-se na seleção das melhores. Só recentemente se aperceberam de que não são as aplicações individuais que importam, mas todo o seu conjunto integrado que irá permitir que sirvam de apoio às funções empresariais.”

Kroodsma e a sua equipa cedo compreenderam que substituir apenas do sistema financeiro seria impossível sem afetar o resto do ambiente de informação. Incapaz de suportar um conjunto de integração de aplicações tão complexo, a equipa procurou uma solução que padronizasse as ligações. Encontraram-na com o Azure Unified Pipeline.

Uma universidade tradicional com uma abordagem moderna

Com mais de 6000 estudantes de mestrado e executivos inscritos todos os anos e aproximadamente 400 colaboradores, a Universidade de Negócios de Nyenrode distingue-se da maioria das suas concorrentes. “A Universidade de Nyenrode foi fundada em 1946 por líderes da indústria que procuravam educar uma nova geração de executivos para ajudar a revitalizar a economia do pós-guerra”, afirma Kroodsma.

A sua combinação de conhecimentos académicos e ênfase no desenvolvimento pessoal tem-lhe conferido um prestígio que atraiu estudantes de todo o mundo. “Nyenrode é diferente”, continua ele. “Por exemplo, enquanto outras universidades têm um campus moderno com edifícios altos, Nyenrode está situada numa propriedade clássica e abriu um segundo campus mais urbano em Amesterdão há alguns anos atrás.”

O campus de Breukelen tem um castelo que remonta ao século XIII. As suas muralhas antigas de longa data são, no entanto, apenas a fachada tradicional do que na realidade é um instituto moderno de ensino e investigação, apoiado pela tecnologia, que se esforça por inovar a gestão empresarial.

Um exemplo perfeito é a forma como a equipa de TI abordou a necessidade de reformar o seu ambiente de informação no ano passado.

“Inicialmente, abordámos cada sistema de forma separada e independente. Mas depressa compreendemos que estes sistemas tinham de comunicar entre si e estar ligados de um modo muito mais eficiente”, explica Karel Ramdin, Líder de Projetos da Universidade de Negócios de Nyenrode.

“Isso levou-nos a contactar a Wortell, um parceiro da Microsoft, e a explorar os benefícios que o Microsoft Azure Unified Pipelines oferece.”

Os desafios da padronização do intercâmbio de dados

O processo de digitalização que o setor da educação tem vindo a atravessar recentemente está a levar à substituição da maioria dos sistemas por aplicações de software como serviço (SaaS). Embora o SaaS seja uma solução estabelecida para processos de ensino e aprendizagem, é uma adição relativamente nova aos serviços de apoio, tais como as finanças e os RH.

A integração destes sistemas tornou-se num objetivo importante para os departamentos de TI. Mas, como explica Nouwens, o intercâmbio de dados entre estas soluções decorre normalmente de forma fragmentada e pouco flexível.

“Inicialmente tínhamos uma grande quantidade de fornecedores, tecnologias e formas de trabalho diferentes em que cada fornecedor de soluções tinha a sua própria solução, a sua própria tecnologia, o que tornava a implementação de mudanças cada vez mais complexa para os nossos gestores de aplicações”, diz ele. “Precisávamos de alguém que criasse interligações ponto a ponto flexíveis que nos permitissem agir sobre diferentes fontes de dados sem afetar toda a rede de integrações.”

Foi nesta altura que a Wortell, o integrador local de serviços de cloud da Microsoft, entrou em ação. “Quando Nyenrode veio até nós, a primeira coisa que fizemos foi agarrar num quadro branco e desenhar fisicamente as aplicações e as ligações entre elas”, recorda Don van Meel, Arquiteto de Soluções de Cloud na Wortell.

Esse foi o ponto de partida que o levou a ele e ao seu colega Perry Lambrechts a acabarem por selecionar a abordagem Azure Unified Pipeline. A solução nativa da cloud é um princípio de arquitetura baseado nos Azure Information Services e noutros componentes da plataforma Azure como serviço (PaaS), combinado com as melhores práticas da Microsoft. Facilita o intercâmbio de dados entre os diferentes sistemas dentro da parte empresarial da Nyenrode, por exemplo, desde a administração dos estudantes à contabilidade e desde a contabilidade até ao sistema de gestão das instalações.

“Temos um sistema de informação dos estudantes que mantém um registo da sua educação e lhes envia uma fatura quando têm de pagar as propinas”, explica Nouwens. “O Azure Unified Pipeline permite o intercâmbio desses dados com a aplicação de contabilidade financeira, ao mesmo tempo que dá aos gestores a capacidade de utilizar partes individuais sem afetar o funcionamento global da rede de integrações.”

As vantagens da implementação do Azure Unified Pipeline

Desde a sua implementação, o Azure Unified Pipeline continua a proporcionar benefícios à universidade.

“Uma das principais vantagem que nos oferece é a capacidade de ver que dados estão a fluir, depurá-los e monitorizá-los”, explica Nouwens, elogiando o nível de flexibilidade que a solução fornece à sua equipa.

Espera-se também que exista um maior controlo agora que a Wortell concluiu a fase de desenvolvimento com o Azure Unified Pipeline e está a passar para a de manutenção. “Encontrámos uma solução que não iria ser apenas uma caixa negra para Nyenrode, mas que lhe daria a capacidade de intervir em determinadas situações”, acrescenta Lambrechts.

“Como resultado, todos os gestores de aplicações da universidade têm acesso ao ambiente Azure, o que lhes permite monitorizar, auditar e seguir os seus fluxos de dados.

“Podem também executar consultas na base de dados para inspecionar os registos das transações, bem como parar e iniciar as ligações. Assim, se ocorrer algo de errado, podem aceder ao Azure e ativá-lo e desativá-lo sempre que quiserem.”

Uma visão de futuro

O sucesso do Azure Unified Pipeline persuadiu a Wortell e a Nyenrode a trabalharem com mais soluções e fontes de dados.

“Já começámos a analisar a ligação entre a fonte dos dados de administração de estudantes e o nosso CRM baseado no Microsoft Dynamics 365”, diz Ramdin, que acrescenta que a gestão de instalações também está a ser considerada.

Entretanto, como a Wortell automatizou o processo de implementação, o desenvolvimento e a execução de novas instâncias do Azure Unified Pipeline foram melhorados e agilizados.

Em última análise, o plano é continuar a construir toda a rede de integrações de dados da Nyenrode através do Azure Unified Pipeline. “Estamos constantemente a inovar a rede e podemos fazê-lo com maior flexibilidade”, acrescenta Nouwens. “Podemos até trocar de produtos e fornecedores de SaaS. Desde que tenhamos acesso à mesma informação, não é um problema para nós. “Esta é a agilidade sem precedentes de que precisamos para apoiar a evolução das nossas empresas no setor do ensino superior.”

Isto não é apenas um benefício adicional para Nyenrode, mas também um motivo de orgulho para os arquitetos da Wortell. “Criámos um padrão de integração e uma plataforma de implementação à prova do futuro”, conclui Lambrechts.

E acrescenta: “Este foi um dos requisitos iniciais do nosso próprio planeamento: era fácil implementar algo que pudesse resolver o problema no imediato, mas tinha de ser uma solução que pudessem utilizar para quaisquer fins futuros”.

“O Azure Unified Pipeline permite-nos enviar qualquer informação entre diferentes partes da rede, dando simultaneamente aos gestores a capacidade de utilizar partes individuais sem afetar o funcionamento global da rede”.

Hans Nouwens, Arquiteto Empresarial, Universidade de Negócios de Nyenrode

“Esta é a agilidade sem precedentes de que precisamos para apoiar a evolução das nossas empresas no setor do ensino superior.”

Hans Nouwens, Arquiteto Empresarial, Universidade de Negócios de Nyenrode