3 tips om veilig met je bedrijfsinformatie om te gaan

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 2 min.

Je wilt dat je werknemers zo flexibel mogelijk informatie kunnen raadplegen, bewerken en uitwisselen met elkaar. Maar dat alles wel op een veilige manier. Drie tips om zorgvuldig met informatie binnen je bedrijf om te gaan.

1. Bewaar je bestanden op 1 plaats (One Data Source)

Door je bestanden op 1 centrale plaats te bewaren, vind je alles in een handomdraai terug. Bovendien vermijd je meerdere versies van een document, waardoor er geen verwarring kan ontstaan. Alle documenten online opgeslagen? Goed, want zo synchroniseren al je bestanden waardoor je steeds zeker bent dat je in de meest recente versie werkt.

2. Weet wat er met je documenten gebeurt

Het uitwisselen van data tussen verschillende toestellen en bedrijven brengt ook een risico met zich mee. Je moet zelf alert blijven. Je weet namelijk niet zeker of, en hoe, je (gewijzigde) informatie terugkrijgt. Gebruik in Office 365, OneDrive for Business en SharePoint Online daarom Data Loss Prevention (DLP). Deze functie analyseert voortdurend de status van je informatie en waarschuwt je voor afwijkende patronen. Je kunt dan onmiddellijk actie ondernemen, zoals het terugzetten van back-ups, blokkeren van e-mailadressen of uitvoeren van een beveiligingsscan.

“We leven in een tijdperk waarin de computer alles is. We evolueren naar een tijdperk waarin informatie het allerbelangrijkst is en die informatie beveiligd moet worden.” Karel Dekyvere, Security Expert bij Microsoft

Een doeltreffende manier om bedrijfsinformatie te beveiligen, is je informatie classificeren. Stel dat je bijvoorbeeld vanaf je bedrijfs-pc een e-mail naar tien medewerkers en een externe freelancer stuurt. Op voorwaarde dat de juiste beleidsregels zijn ingesteld, verschijnt er voor verzending eerst een notificatie in beeld. Wanneer je een bericht zelfs naar 100 interne en een externe persoon stuurt, moet je via een pop-up akkoord geven om die persoon mee te nemen in de mailcommunicatie. Dankzij Data Loss Prevention kun je de actie nog herzien. Aan de hand van classificatieregels deel je verder de belangrijkste bestanden automatisch met meerdere bedrijfsservers in je organisatie. De kans op dataverlies is daarmee kleiner.

Karel Dekyvere - databeheer

Karel Dekyvere, Security Expert bij Microsoft

3. Blijf eigenaar van jouw informatie

Jij bent altijd en overal eigenaar van je informatie. Office 365 heeft hiervoor diverse veiligheidsopties ingebouwd. Het is de eerste cloud met ISO-certificaten (ISO/IEC 27018 standaard) en je weet dus zeker dat al je persoonlijke informatie veilig is en van jou blijft. Zo heb je op een veilige manier toegang tot meerdere versies van een document. Dat scheelt een heleboel werk wanneer iemand het document per ongeluk heeft overschreven met foutieve informatie.

Deel verder altijd een link in plaats van het volledige bestand. Alleen dan kun je altijd aanpassingen doen in hetzelfde document en heb je niet wéér een nieuwe versie. Je blijft dan uiteraard ook te allen tijde eigenaar van het oorspronkelijke document. Beperk tot slot de gebruikersrechten door het kopiëren, opslaan en wijzigen van gegevens te verbieden.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

Gezondheidszorg

Industrie

  • een groot schip in een watermassa

    Euronav stapte over op de cloud: “Spikes heeft samen met ons een uitstekende oplossing uitgewerkt”

    Euronav kende Spikes als een bedrijf dat zich sterk profileert in het ontwikkelen van functionele samenwerkingsoplossingen – met een expertise in Microsoft 365. Dat was precies de partner waarnaar Euronav op zoek was. Het feit dat Spikes, net als Euronav, gevestigd is in Antwerpen, was een groot pluspunt. Het bedrijf besloot de handen ineen te […]

  • Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    Etex creëert moderne werkplek voor werknemers

    In een poging om de innovatie te versnellen, de gefragmenteerde organisatie te verlaten en één grote geïntegreerde familie te creëren, omarmde het Belgische bedrijf Etex de kracht van de technologie en implementeerde het de samenwerkingstools van Microsoft. De fabrikant is bezig om de meeste van zijn systemen over te brengen naar Microsoft’s Azure en is van […]

Onderwijs

Overheid

  • Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Voor veel organisaties heeft de door COVID-19 opgelegde social distancing de dagelijkse activiteiten drastisch vertraagd – en voor sommigen zelfs stopgezet. Maar voor de lokale overheden in heel Europa, zoals de Belgische stad Luik, was vertragen geen optie. Van het ondersteunen van burgers en bedrijven tot het beschermen van eerstelijnswerkers, de stad Luik moest snel […]

  • Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Door de hervorming van de brandweer vormen de honderden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een organisatie met 125 […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

Klantverhalen

  • Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Stad Luik: besluitvorming in moeilijke tijden vergemakkelijken

    Voor veel organisaties heeft de door COVID-19 opgelegde social distancing de dagelijkse activiteiten drastisch vertraagd – en voor sommigen zelfs stopgezet. Maar voor de lokale overheden in heel Europa, zoals de Belgische stad Luik, was vertragen geen optie. Van het ondersteunen van burgers en bedrijven tot het beschermen van eerstelijnswerkers, de stad Luik moest snel […]

None

  • 3 onmisbare lifehacking Office-tips

    3 onmisbare lifehacking Office-tips

    Office kan je (zakelijke) leven een stuk eenvoudiger maken. Met onderstaande tips ben je alvast snel op weg: Tip 1 – Altijd toegang tot relevante informatie Op zoek naar gegevens die je direct nodig hebt? Met Delve kun je documenten vinden, zonder dat je de titel kent of de locatie waar het document is opgeslagen. In […]

Pers

Security & Privacy

  • ‘De tsunami van data is al aangespoeld, nu moeten we data governance inzetten’

    ‘De tsunami van data is al aangespoeld, nu moeten we data governance inzetten’

    De algemene verspreiding van telewerk en van hybride werkomgevingen heeft gezorgd voor een inflatie van data-uitwisselingen. Hoewel de meeste ondernemingen die uitwisselingen beveiligd hebben, zijn ze vaak het beheer van de IT-activa vergeten – en dat is nochtans noodzakelijk. Voor een optimale toepassing hebben tools en technologie een strategische visie nodig, verzekeren Khadija Assbai (Microsoft) […]

Tips

  • Aan de slag met Word, Excel en PowerPoint op al je toestellen

    Aan de slag met Word, Excel en PowerPoint op al je toestellen

    De tijd dat je Word en Excel aankocht en enkel op je pc kon gebruiken, is voorgoed voorbij. De programma’s zijn nu onderdeel van Office 365, een voordelige abonnementsformule. Je hebt altijd en overal toegang tot de juiste tools op elk toestel, zelfs als je een Mac, iPad, iPhone of Android-toestel gebruikt. Office 365 komt […]