3 tips om veilig met je bedrijfsinformatie om te gaan

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 2 min.

Je wilt dat je werknemers zo flexibel mogelijk informatie kunnen raadplegen, bewerken en uitwisselen met elkaar. Maar dat alles wel op een veilige manier. Drie tips om zorgvuldig met informatie binnen je bedrijf om te gaan.

1. Bewaar je bestanden op 1 plaats (One Data Source)

Door je bestanden op 1 centrale plaats te bewaren, vind je alles in een handomdraai terug. Bovendien vermijd je meerdere versies van een document, waardoor er geen verwarring kan ontstaan. Alle documenten online opgeslagen? Goed, want zo synchroniseren al je bestanden waardoor je steeds zeker bent dat je in de meest recente versie werkt.

2. Weet wat er met je documenten gebeurt

Het uitwisselen van data tussen verschillende toestellen en bedrijven brengt ook een risico met zich mee. Je moet zelf alert blijven. Je weet namelijk niet zeker of, en hoe, je (gewijzigde) informatie terugkrijgt. Gebruik in Office 365, OneDrive for Business en SharePoint Online daarom Data Loss Prevention (DLP). Deze functie analyseert voortdurend de status van je informatie en waarschuwt je voor afwijkende patronen. Je kunt dan onmiddellijk actie ondernemen, zoals het terugzetten van back-ups, blokkeren van e-mailadressen of uitvoeren van een beveiligingsscan.

“We leven in een tijdperk waarin de computer alles is. We evolueren naar een tijdperk waarin informatie het allerbelangrijkst is en die informatie beveiligd moet worden.” Karel Dekyvere, Security Expert bij Microsoft

Een doeltreffende manier om bedrijfsinformatie te beveiligen, is je informatie classificeren. Stel dat je bijvoorbeeld vanaf je bedrijfs-pc een e-mail naar tien medewerkers en een externe freelancer stuurt. Op voorwaarde dat de juiste beleidsregels zijn ingesteld, verschijnt er voor verzending eerst een notificatie in beeld. Wanneer je een bericht zelfs naar 100 interne en een externe persoon stuurt, moet je via een pop-up akkoord geven om die persoon mee te nemen in de mailcommunicatie. Dankzij Data Loss Prevention kun je de actie nog herzien. Aan de hand van classificatieregels deel je verder de belangrijkste bestanden automatisch met meerdere bedrijfsservers in je organisatie. De kans op dataverlies is daarmee kleiner.

Karel Dekyvere - databeheer

Karel Dekyvere, Security Expert bij Microsoft

3. Blijf eigenaar van jouw informatie

Jij bent altijd en overal eigenaar van je informatie. Office 365 heeft hiervoor diverse veiligheidsopties ingebouwd. Het is de eerste cloud met ISO-certificaten (ISO/IEC 27018 standaard) en je weet dus zeker dat al je persoonlijke informatie veilig is en van jou blijft. Zo heb je op een veilige manier toegang tot meerdere versies van een document. Dat scheelt een heleboel werk wanneer iemand het document per ongeluk heeft overschreven met foutieve informatie.

Deel verder altijd een link in plaats van het volledige bestand. Alleen dan kun je altijd aanpassingen doen in hetzelfde document en heb je niet wéér een nieuwe versie. Je blijft dan uiteraard ook te allen tijde eigenaar van het oorspronkelijke document. Beperk tot slot de gebruikersrechten door het kopiëren, opslaan en wijzigen van gegevens te verbieden.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

Gezondheidszorg

  • Virtuele zorg biedt hulp in de moeilijkst bereikbare Zweedse dorpen

    Virtuele zorg biedt hulp in de moeilijkst bereikbare Zweedse dorpen

    Een huisarts die binnen 10 minuten bij je staat is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Zeker niet op plaatsen waar mensen uitgedaagd worden door lange afstanden en een tekort aan hulp en medische zorg. Dat is ook het geval in het Zweedse dorpje Slussfors waar de gemiddelde leeftijd van bewoners 80 jaar is. Nu is er […]

  • Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Slimmer samenwerken in de praktijk met Surface Hub

    Technologie kan levens redden. Wanneer we expertise van artsen bundelen, weten we meer. Maar iedere keer een expert naar de andere locatie sturen, kost veel tijd, geld en energie. Daar is nu een oplossing voor: vergaderen op afstand met de Microsoft Surface Hub. Twee Belgische zorginstellingen namen alvast de proef op de som. Bekijk de […]

Industrie

  • Etex

    Etex gebruikt moderne tools om meer eenheid te creëren in haar bedrijf en zich beter op klanten te richten

    In de bouwsector moeten alle componenten op het juiste moment samenkomen om het optimale product te produceren. Etex, een Belgisch bedrijf dat bouwoplossingen maakt, helpt dit tot de dagelijkse praktijk te maken en zocht daarom een manier om productiviteit en samenwerking intern te verbeteren. Met locaties in meer dan 42 landen waar meer dan 15.000 […]

  • Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Etex Group: Toekomstbestendige werknemers die overal ter wereld aan de slag kunnen

    Toen COVID-19 begin 2020 zich over heel Europa verspreidde, gingen bedrijven een nieuw digitaal afhankelijk tijdperk in. Social distancing zorgde ervoor dat verschillende bedrijven de deuren moesten sluiten. Organisaties werden aangespoord andere virtuele manieren te vinden waarop collega’s elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Voor de Belgische bouwmaterialenspecialist Etex was dit een uitdaging waar ze klaar […]

Onderwijs

  • Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    Een nieuwe kijk op onderwijs: van leren op afstand naar hybride leren

    De COVID-19-pandemie heeft geleid tot een stortvloed aan reacties van diverse individuen en groepen over hoe het onderwijs getransformeerd kan worden. We kwamen tot de ontdekking dat er belangstelling bestaat voor de vraag: “Hoe kunnen we het best de nieuwe mogelijkheden aangrijpen die deze disruptie met zich meebrengt?” Wat mensen hard nodig hebben, zijn mogelijkheden om samen te werken en trajecten te vinden die het […]

  • een vrouw die een laptop gebruikt

    Ontdek hoe je beter onderwijs kunt bieden met behulp van ‘blended learning’

    Sinds de uitbraak van COVID-19 hebben onze klanten in het onderwijs fantastische dingen gedaan om leerlingen betrokken te houden terwijl ze van thuis uit leren. Van eLearning-innovaties tot motiveren met foto- en kookuitdagingen – leerkrachten en leerlingen hebben een buitengewone veerkracht getoond tijdens een moeilijke periode. Scholen en universiteiten hebben gezien dat online leren een […]

Overheid

  • Ineco

    Ineco verbetert de productiviteit van haar werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • Een boot in Söderhamn

    Ontdek hoe riskante, onveilige bestandsdeling een overheidsinstantie inspireerde

    “Dit bestand is te groot om te verzenden.” We kennen het allemaal. Als de tijd dringt en een bestand is te groot om veilig te verzenden, worden riskante openbare methoden voor bestandsoverdracht ineens heel aantrekkelijk. Veiligheid wordt overboord gegooid en maakt plaats voor gemak. Voor lokale overheden creëert dit een systematisch probleem en enorme veiligheidsrisico’s. […]

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

  • een hand met een video game afstandsbediening

    Belgische federale politie lost misdaden sneller op met Microsoft 365

    Als zoon van een politieofficier is Wim Liekens, directeur van de operationele politionele informatie, CGO en ICT (CIO) bij de Belgische federale politie, oppgegroeid met inzicht uit eerste hand over hoe teamwerk en tools samengaan om uitstekend politiewerk te bevorderen. In mijn 25 jaar als politieagent en 17 jaar bij de Belgische federale politie heb […]

Klantverhalen

  • ConXioN zet 40 000 wielrenners in de Cloud

    ConXioN zet 40 000 wielrenners in de Cloud

    ConXioN is ICT-huisleverancier van Wielerbond Vlaanderen, die onlangs alles in de cloud bracht. De hele ICT-infrastructuur is door ConXioN in de cloud opgezet en wordt door hen onderhouden. “We hebben wel een kleine ICT-afdeling, maar die kan, naast ontwikkeling, onmogelijk opvolgen wat er allemaal beweegt in ICT-land en zich met ICT-infrastuctuurbeheer bezighouden zoals de nodige […]

None

  • 10 nieuwigheden in Office 2016

    10 nieuwigheden in Office 2016

    Office 2016 is er! Dit pakket bevat nieuwe versies van de bekende programma’s zoals Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Outlook en Access. Office 2016 is te koop als pakket en automatisch beschikbaar als je over een licentie van Office 365 beschikt. Bedrijven krijgen nog meer flexibiliteit om Office 2016 naar eigen wensen te verdelen. Office 2016 laat […]

Pers

Security & Privacy

Tips