3 tips om veilig met je bedrijfsinformatie om te gaan

Patrick Viaene

Patrick Viaene

Modern Workplace & Security Lead

Leestijd, 2 min.

Je wilt dat je werknemers zo flexibel mogelijk informatie kunnen raadplegen, bewerken en uitwisselen met elkaar. Maar dat alles wel op een veilige manier. Drie tips om zorgvuldig met informatie binnen je bedrijf om te gaan.

1. Bewaar je bestanden op 1 plaats (One Data Source)

Door je bestanden op 1 centrale plaats te bewaren, vind je alles in een handomdraai terug. Bovendien vermijd je meerdere versies van een document, waardoor er geen verwarring kan ontstaan. Alle documenten online opgeslagen? Goed, want zo synchroniseren al je bestanden waardoor je steeds zeker bent dat je in de meest recente versie werkt.

2. Weet wat er met je documenten gebeurt

Het uitwisselen van data tussen verschillende toestellen en bedrijven brengt ook een risico met zich mee. Je moet zelf alert blijven. Je weet namelijk niet zeker of, en hoe, je (gewijzigde) informatie terugkrijgt. Gebruik in Office 365, OneDrive for Business en SharePoint Online daarom Data Loss Prevention (DLP). Deze functie analyseert voortdurend de status van je informatie en waarschuwt je voor afwijkende patronen. Je kunt dan onmiddellijk actie ondernemen, zoals het terugzetten van back-ups, blokkeren van e-mailadressen of uitvoeren van een beveiligingsscan.

“We leven in een tijdperk waarin de computer alles is. We evolueren naar een tijdperk waarin informatie het allerbelangrijkst is en die informatie beveiligd moet worden.” Karel Dekyvere, Security Expert bij Microsoft

Een doeltreffende manier om bedrijfsinformatie te beveiligen, is je informatie classificeren. Stel dat je bijvoorbeeld vanaf je bedrijfs-pc een e-mail naar tien medewerkers en een externe freelancer stuurt. Op voorwaarde dat de juiste beleidsregels zijn ingesteld, verschijnt er voor verzending eerst een notificatie in beeld. Wanneer je een bericht zelfs naar 100 interne en een externe persoon stuurt, moet je via een pop-up akkoord geven om die persoon mee te nemen in de mailcommunicatie. Dankzij Data Loss Prevention kun je de actie nog herzien. Aan de hand van classificatieregels deel je verder de belangrijkste bestanden automatisch met meerdere bedrijfsservers in je organisatie. De kans op dataverlies is daarmee kleiner.

Karel Dekyvere - databeheer

Karel Dekyvere, Security Expert bij Microsoft

3. Blijf eigenaar van jouw informatie

Jij bent altijd en overal eigenaar van je informatie. Office 365 heeft hiervoor diverse veiligheidsopties ingebouwd. Het is de eerste cloud met ISO-certificaten (ISO/IEC 27018 standaard) en je weet dus zeker dat al je persoonlijke informatie veilig is en van jou blijft. Zo heb je op een veilige manier toegang tot meerdere versies van een document. Dat scheelt een heleboel werk wanneer iemand het document per ongeluk heeft overschreven met foutieve informatie.

Deel verder altijd een link in plaats van het volledige bestand. Alleen dan kun je altijd aanpassingen doen in hetzelfde document en heb je niet wéér een nieuwe versie. Je blijft dan uiteraard ook te allen tijde eigenaar van het oorspronkelijke document. Beperk tot slot de gebruikersrechten door het kopiëren, opslaan en wijzigen van gegevens te verbieden.

Gratis whitepaper: Vijf manieren om ervoor te zorgen dat werknemers geëngageerd en productief blijven

Hoe je de juiste technologie kunt verschaffen, zodat werknemers waar en wanneer dan ook en op de manier die zij willen, kunnen werken om je bedrijf te doen groeien

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Bekijk het nu

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Financiën en verzekeringen

  • een groot wit gebouw

    Securex stimuleert innovatie en verbetert klantervaring met Microsoft-cloudplatform

    Securex, met hoofdkantoor in Brussel, biedt ondernemers en bedrijven een ruim aanbod aan HR-diensten, van salarisadministratie en personeelsbeheer tot oplossingen voor veiligheid en welzijn op de werkvloer, tot verzekeringen en opleidingen. Securex wil zich voortdurend inzetten voor verbeterde klantervaringen en consolideerde daarom zijn klantenservicesystemen in één platform, gebaseerd op Microsoft-clouddiensten. Vandaag heeft het bedrijf één […]

  • een boom voor een hek

    Uitvaartspecialist DELA, menselijk en innovatief in de cloud

    Een organisatie die al 30 jaar een toonaangevende rol speelt in uitvaartverzekering en uitvaartverzorging in ons land is DELA. In België staan ongeveer 800 medewerkers garant voor een menselijke benadering van het hele rouwproces en daarbij wordt voluit de kaart van de innovatie getrokken. De integratie van DELA’s IT-activiteiten rond Microsoft-clouddiensten en Surface-toestellen zorgt voor […]

Gezondheidszorg

  • Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Lync goede remedie voor artsen en patiënten

    Het UZ Brussel migreerde hun medewerkers naar Microsoft Lync. Daardoor beschikken ze nu over een programma voor chat, e-mail, telefonie, audio- en videoconferentie. Zo worden patiënten sneller en beter geholpen. Microsoft Lync werkt ook goed samen met andere technologieën, zoals de bestaande videoconferencing, de telefooncentrale en de andere Microsoft-toepassingen die het ziekenhuis gebruikt.  Zo kan […]

  • logo

    Waarom vertrouwen het sleutelelement is in de digitale transformatie van de gezondheidszorg.

    Mijn telefoon stond al weken roodgloeiend. Nu rinkelde hij alweer. “Veronica,” zei de stem aan de andere kant, “we hebben een idee!” Ik herkende de stem meteen. Ik ken Carlo Tachetti al bijna evenlang als dat ik voor Microsoft werk. Hij is professor aan de Universiteit van Vita-Salute San Raffaele en directeur van het Experimental […]

Industrie

Onderwijs

Overheid

Retail

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digital Transformation

  • een hand met een video game afstandsbediening

    Belgische federale politie lost misdaden sneller op met Microsoft 365

    Als zoon van een politieofficier is Wim Liekens, directeur van de operationele politionele informatie, CGO en ICT (CIO) bij de Belgische federale politie, oppgegroeid met inzicht uit eerste hand over hoe teamwerk en tools samengaan om uitstekend politiewerk te bevorderen. In mijn 25 jaar als politieagent en 17 jaar bij de Belgische federale politie heb […]

Klantverhalen

  • ConXioN zet 40 000 wielrenners in de Cloud

    ConXioN zet 40 000 wielrenners in de Cloud

    ConXioN is ICT-huisleverancier van Wielerbond Vlaanderen, die onlangs alles in de cloud bracht. De hele ICT-infrastructuur is door ConXioN in de cloud opgezet en wordt door hen onderhouden. “We hebben wel een kleine ICT-afdeling, maar die kan, naast ontwikkeling, onmogelijk opvolgen wat er allemaal beweegt in ICT-land en zich met ICT-infrastuctuurbeheer bezighouden zoals de nodige […]

None

  • Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Brandweer Limburg werkt beter samen met Office 365

    Door de hervorming van de brandweer vormen de honderden korpsen van vroeger nu 34 brandweerzones. Op 1 januari 2015 ontstond de Hulpverleningszone van Zuid-West Limburg als aparte entiteit met hoofdkantoor in Hasselt. Daar stond één persoon al een paar jaar in voor de IT, maar opeens moest die gaan zorgen voor een organisatie met 125 […]

Pers

Security & Privacy

  • Woman with yellow hat stepping out of yellow cab with a Surface

    Het wordt tijd om van de werkplek de meest veilige plaats te maken

    Een vaste bureau. In één kantoor. In hetzelfde stadsdeel. Die dagen liggen achter ons. We gaan verder, vrij letterlijk dan. In de wereld van vandaag is er een grotere behoefte om flexibel te zijn, na te denken, te creëren en te delen – altijd en overal. En bovendien om het met een gerust hart te […]

Tips