3 tips om veilig met je bedrijfsinformatie om te gaan

Je wilt dat je werknemers zo flexibel mogelijk informatie kunnen raadplegen, bewerken en uitwisselen met elkaar. Maar dat alles wel op een veilige manier. Drie tips om zorgvuldig met informatie binnen je bedrijf om te gaan.

1. Bewaar je bestanden op 1 plaats (One Data Source)

Door je bestanden op 1 centrale plaats te bewaren, vind je alles in een handomdraai terug. Bovendien vermijd je meerdere versies van een document, waardoor er geen verwarring kan ontstaan. Alle documenten online opgeslagen? Goed, want zo synchroniseren al je bestanden waardoor je steeds zeker bent dat je in de meest recente versie werkt.

2. Weet wat er met je documenten gebeurt

Het uitwisselen van data tussen verschillende toestellen en bedrijven brengt ook een risico met zich mee. Je moet zelf alert blijven. Je weet namelijk niet zeker of, en hoe, je (gewijzigde) informatie terugkrijgt. Gebruik in Office 365, OneDrive for Business en SharePoint Online daarom Data Loss Prevention (DLP). Deze functie analyseert voortdurend de status van je informatie en waarschuwt je voor afwijkende patronen. Je kunt dan onmiddellijk actie ondernemen, zoals het terugzetten van back-ups, blokkeren van e-mailadressen of uitvoeren van een beveiligingsscan.

“We leven in een tijdperk waarin de computer alles is. We evolueren naar een tijdperk waarin informatie het allerbelangrijkst is en die informatie beveiligd moet worden.” Karel Dekyvere, Security Expert bij Microsoft

Een doeltreffende manier om bedrijfsinformatie te beveiligen, is je informatie classificeren. Stel dat je bijvoorbeeld vanaf je bedrijfs-pc een e-mail naar tien medewerkers en een externe freelancer stuurt. Op voorwaarde dat de juiste beleidsregels zijn ingesteld, verschijnt er voor verzending eerst een notificatie in beeld. Wanneer je een bericht zelfs naar 100 interne en een externe persoon stuurt, moet je via een pop-up akkoord geven om die persoon mee te nemen in de mailcommunicatie. Dankzij Data Loss Prevention kun je de actie nog herzien. Aan de hand van classificatieregels deel je verder de belangrijkste bestanden automatisch met meerdere bedrijfsservers in je organisatie. De kans op dataverlies is daarmee kleiner.

Karel Dekyvere, Security Expert bij Microsoft

3. Blijf eigenaar van jouw informatie

Jij bent altijd en overal eigenaar van je informatie. Office 365 heeft hiervoor diverse veiligheidsopties ingebouwd. Het is de eerste cloud met ISO-certificaten (ISO/IEC 27018 standaard) en je weet dus zeker dat al je persoonlijke informatie veilig is en van jou blijft. Zo heb je op een veilige manier toegang tot meerdere versies van een document. Dat scheelt een heleboel werk wanneer iemand het document per ongeluk heeft overschreven met foutieve informatie.

Deel verder altijd een link in plaats van het volledige bestand. Alleen dan kun je altijd aanpassingen doen in hetzelfde document en heb je niet wéér een nieuwe versie. Je blijft dan uiteraard ook te allen tijde eigenaar van het oorspronkelijke document. Beperk tot slot de gebruikersrechten door het kopiëren, opslaan en wijzigen van gegevens te verbieden.