Bij Proximus heeft iedere werknemer zijn eigen persoonlijke assistent in de Cloud

U kent ze wel, de complexe softwarepakketten om uw verlof aan te vragen waar werkgever én werknemer veel tijd mee verliezen. Wat als verlof aanvragen ook snel, makkelijk en veilig kon? Een vraag die ook Proximus bezighield.

Al bijna zes maanden vereenvoudigt Belgiës grootste telecomoperator het leven van zijn medewerkers met Spencer. Die persoonlijke assistent-app helpt personeelsleden om snel en makkelijk hun verlof aan te vragen. “Een voorbeeld van hoe technologie op maat van mensen de efficiëntie in een organisatie verhoogt”, zegt Serge Peeters, Vice President HR Employee Services & Operations bij Proximus.

82% van de werknemers gebruikt Spencer

“De kracht van Spencer is dat het hand in hand gaat met ons bestaande HR-softwarepakket. Het legt er als het ware een visueel aantrekkelijke schil bovenop”, aldus Serge Peeters. En dat verhoogt het gebruiksgemak. Van de 8.000 werknemers (zowel techniekers als senior level staff) bij Proximus gebruiken vandaag al 6.500 mensen de app. “Een groot succes. En niet alleen bij de jongere generatie, maar over alle leeftijdscategorieën heen.” De app, gehost op de Microsoft Azure Cloud, is beschikbaar voor Android en iOS.

Serge Peeters, Vice President HR Employee Services & Operations Proximus.

Verlof aanvragen was nooit zo gemakkelijk

Na de eerste zes maanden is al duidelijk dat mensen het heel handig vinden om via hun smartphone verlof aan te vragen. Even de telefoon bovenhalen, de gewenste verlofdagen selecteren op het scherm en de aanvraag is klaar. “We zien dat verlofaanvragen vooral van thuis uit worden ingediend, buiten de werkuren. Mensen hoeven er met Spencer hun laptop of pc niet meer voor op te starten.”

Met dank aan de Microsoft Cloud-technologie

“Onze app is er voor de eindgebruikers. We willen hen gebruiksvriendelijkheid aanbieden, bovenop de bestaande systemen binnen bedrijven” zegt Maarten Raemdonck, Co-CEO & Head of product bij Spencer. “Hierdoor worden complexe taken plots simpel en worden complexe processen gefaciliteerd.” “Het gros van onze klanten zijn grote ondernemingen. Ze maken allemaal gebruik van Microsoft Office-software en meestal ook van Microsoft Office 365. Door voor Microsoft Azure te kiezen liep de integratie dan ook heel vlot.”

Maarten Raemdonck, Co-CEO & Head of product Spencer

En de toekomst?

Proximus heeft de volledige migratie van on-premise Microsoft Exchange servers naar Office 365 achter de rug. “Binnenkort zal Spencer ook de out of office van werknemers automatisch kunnen instellen, na goedkeuring van hun verlof. En de koppeling aan hun agenda maakt het mogelijk om na te kijken of er geen meetings zijn ingepland tijdens hun afwezigheid.”

Serge Peeters: “Proximus gelooft sterk in de toekomst van Spencer. De volgende stap is het regelen van ziekteafwezigheden en we kijken of we ook andere processen zoals event handling, communicatiefuncties en het terugbetalen van onkosten in de app kunnen onderbrengen. Op deze manier willen we de interactie onder de werknemers bevorderen.”