Van Oord fjerner manuelle prosesser for å få tilgang til sanntidsdata og innsikt fra hvor som helst

Ved å utnytte skybaserte løsninger for kunstig intelligens har en av verdens største mudringsflåter klart å forbedre prosessene og ressursene sine og rette fokuset på fremtidig innovasjon og vekst.

Se for deg følgende scenario: En rekke skip på ulike steder over hele verden, med utstyrsdokumentasjon og sertifiseringer som egne ansatte, lovgivende organer og andre på fartøyets reise etterspør regelmessig. Forestill deg så at disse ulike typene sertifikater er lagret på flere steder, i trykte utgaver og digitale formater på eldre maskinvare og på flere språk.

Sertifikatene må også fornyes hvert år. På lik linje med mange bedrifter som ikke eksisterer i en papirløs, heldigitalisert verden, var dette den komplekse situasjonen Van Oord sto overfor på daglig basis. Tidkrevende manuelle importeringer med fare for at menneskelige feil forekommer, vanskelig søk og tunge revisjonsprosesser.

«Vi har så mange sertifikater rundt omkring i verden fra så mange leverandører, som noen ganger sendes per e-post og noen ganger per post. Vi hadde mange ulike arbeidsprosesser, slik at det var vanskelig å finne bestemte dokumenter», sier Donny Gieskens, leder for Van Oords skykompetansesenter. «Skanning eller nedskriving av informasjon var en veldig kjedelig og arbeidskrevende oppgave, og ikke den type arbeid de ansatte ønsket å gjøre. Mange av våre ansatt brukte tiden sin på å utføre disse manuelle oppgavene.»

Gradvis forbedring

For å overvinne denne utfordringen undersøkte Van Oords IT-avdeling nye måter å automatisere prosessen på sammen med Microsoft-partneren Wortell. Det resulterende forslaget ble – ikke overraskende – møtt med positiv respons fra selskapets ansatte.

Planen var å introdusere en ny prosedyre for automatisk import av sertifikater, der Azure og AI for datasyn utnyttes til å skanne og behandle dokumentene, lagre dem på ett sted, og gjøre dem tilgjengelige via et nettsted for alle i selskapet.

Selskapet så den potensielle verdien og handlet raskt ved å implementere en løsning som fjernet de hverdagslige, manuelle aspektene ved jobben i bytte mot en mer moderne prosess. Selskapet samarbeidet tett med Wortell i perioder på to uker av gangen i et Azure-produksjonsmiljø. Argumentene for innkjøp ble raskt godtatt, og selskapet fikk stadig økt godkjenning etter hvert som implementeringen skred frem. Dette sikret at det nødvendige budsjettet var tilgjengelig, og at de viktigste interessentene var overbevist, uten at det gikk ut over de daglige aktivitetene. Å arbeide på denne måten hjalp teamet med å administrere kostnader, vurdere krav og tilpasse seg etter behov, og det fikk muligheten til å legge til nye funksjoner umiddelbart eller på et senere tidspunkt.

Den endelige prosessen fungerer på samme måte som et potensielt salg, der hver fase har ulike Azure-funksjoner. Først mottas en e-post eller dokumenter legges til ved hjelp av masseimport, og løsningen bruker deretter optisk tegngjenkjenning til å trekke ut informasjon og lagre den i Azure. Intelligens kan tas i bruk etter behov i hver av disse fasene, og dermed kan Van Oord videreutvikle løsningen sin og verdien den gir, i fremtiden.

Umiddelbar effekt

Med løsningen på plass og i kontinuerlig utvikling har automatisering vist seg å være svært effektivt for selskapet, ved at ressurser frigjøres og responstidene reduseres. De ansatte liker å ta i bruk den nye prosessen fordi det ikke er noen komplekse systemer som må benyttes – bare enkel funksjonalitet for opplasting og søk. Med tilgang til tilgjengelighet og innsikt i sanntid samt muligheten til å søke etter sertifikater og annen informasjon ved hjelp av en rekke kriterier, har de nå tid og nødvendige verktøy til å ha fokus på å skape vekst i selskapet.

Folk bekymrer seg alltid for at arbeidet deres kan bli automatisert. Som familiebedrift var det viktig for oss å forklare de ansatte at teknologien ikke kommer til å erstatte jobbene deres, men i stedet bidra til at de får tid til overs som de kan bruke på de mer betydningsfulle og nyskapende aspektene ved rollene sine.

Reduksjonen i manuelle prosesser har også vært betydelig, ved at rundt fem minutter spares for hvert dokument som behandles. Når vi tar med søkeoptimaliseringen og eliminerer prosessen for manuell skanning, merking og opplasting, utgjør tidsbesparelsene så mye som 15 minutter for hvert sertifikat.

Med tanke på at Van Oord håndterer opptil 5000 sertifikater i gjennomsnitt, og får 50 nye per uke, utgjør tidsbesparelsene en enorm forskjell. Dessuten utgjør tilgjengeligheten av informasjon fra hvor som helst, inkludert på mobile enheter, en betydelig verdi – både for de ansatte på kontorene og på selve fartøyene. Behandlingstiden er nå kraftig forbedret, og dermed reduseres kostnadene for håndtering av papirdokumenter og umiddelbar tilgang til informasjon, uten de tradisjonelle forsinkelsene, som kunne vare i flere uker om gangen. Dette er spesielt nyttig med tanke på revisjoner av Van Oords fartøy. Det blir enklere for selskapet å vise lovgivende organer at det overholder gjeldende regler, ved bruk av systemet.

«Hvis du har papirsertifikater, er de bare tilgjengelige på kontoret», sier Donny. «Nå har vi tilgang til den aktuelle informasjonen via et nettsted som kan tilpasses skjermstørrelsen din, slik at informasjonen er tilgjengelig på alle typer enheter – hvor som helst.»

Mer detaljert informasjon

Ettersom Van Oord har tatt i bruk en moderne, smidig løsning står selskapet rustet til å dra nytte av den skybaserte infrastrukturen sin, og utforsker for øyeblikket en rekke innovative funksjoner med tanke på fremtidig implementering. Et eksempel på en slik idé er muligheten til å tilby en sikker og forenklet versjon av søkefunksjonaliteten til kunder, slik at tredjeparter selv kan kontrollere at fartøy overholder reglene.

Automatisk oversettelse av sertifikater på fremmedspråk er en annen planlagt funksjon for importprosessen, og etter hvert som flere sertifikater mottas og lagres, øker selvsagt mulighetene til å utnytte dataene.

Van Oord og Wortell ønsker å flagge utløpstiden for sertifikater via systemet, og begynner å undersøke potensielle bruksområder for maskinlæring. På grunn av antallet ulike sertifikater er det ikke enkelt å fastslå en nøyaktig utløpstid på dette tidlige stadiet. Etter hvert som antallet sertifikater øker, øker også potensialet til å analysere dem og lære opp maskinlæringsalgoritmer til å finne forskjellige datatyper for å kunne generere de ønskede resultatene. Planer er også i gang om å legge til importerte metadata som er lagret i Azure, i SharePoint, noe som gir dypere og mer intelligent søkefunksjonalitet og muligheten til å visualisere og integrere med Microsoft Office 365-miljøet.

Fordelene med skybaserte arbeidsflyter

Van Oord har ingen eksisterende infrastruktur på plass, men selskapets nye løsning fremhever fordelene med skybaserte arbeidsmengder ved utvikling av nye bedriftsløsninger. Denne funksjonen for automatisk import og søk er bygget uten behov for ny maskinvare, og den skybaserte infrastrukturen kan skaleres i tråd med virksomhetens behov.

«Den viser virkelig fordelene med skybaserte løsninger», sier Donny. «Vi er et tradisjonelt selskap med lokale servere, eldre applikasjoner og data. Nå kan vi imidlertid opprette et nettsted med intelligent logikk bak, uten at vi trenger ny maskinvare, og bare bli belastet for det vi bruker.»

Prosessen har ikke bare bidratt til å forbedre arbeidsmiljøet for dem som har tilgang til Van Oords nye løsning, men for hele IT-teamet også, ettersom selskapet unngår betydelige forskuddskostnader, oppnår økt sikkerhet og en tydelig forretningsverdi.

«Van Oord er et selskap med 150 års erfaring som internasjonal leverandør i den maritime bransjen, og bedriftskulturen bygger på en entreprenør-ånd og engasjerte ansatte. På grunn av selskapets digitale transformasjon blir vi mer IT-kyndige for hver dag som går.», sier Donny. «Det var en god mulighet for oss som IT-avdeling å kunne vise virksomheten hva vi kan gjøre for dem. Vi får flere forespørsler fra virksomheten, nå som de ansatte har sett hva vi kan gjøre ved hjelp av (den nyeste) teknologien.»

Nå kan vi opprette et nettsted med intelligent logikk bak, uten at vi trenger ny maskinvare, og bare bli belastet for det vi bruker.