Van Oord elimina i processi manuali per accedere ai dati in tempo reale e analizzarli da qualsiasi posizione

Traendo vantaggio dalle soluzioni di intelligenza artificiale basate sul cloud, una delle più grandi flotte di dragaggio del mondo ha potuto migliorare i processi, liberare le risorse e concentrarsi sulla crescita e l'innovazione future.

Immagina lo scenario. Un gran numero di navi in diverse parti del mondo e personale interno ed enti legislativi che devono accedere alla documentazione e alle certificazioni delle apparecchiature su base regolare, per tutta la durata del viaggio. Ora immagina che questi certificati siano archiviati in più posizioni, in formato cartaceo e digitale su hardware legacy, e siano redatti in più lingue.

Inoltre, i certificati devono essere rinnovati ogni anno. Come molte aziende che non hanno avuto il lusso di nascere in un mondo completamente digitale, privo di supporti cartacei, questa era la situazione complessa che Van Oord doveva affrontare ogni giorno. Importazione manuale dei dati, dispendiosa in termini di tempo e incline all'errore umano, ricerche difficoltose e processi di controllo gravosi.

"Abbiamo tantissimi certificati in tutto il mondo, inviati via e-mail o per posta, da moltissimi fornitori. Avevamo molti processi di lavoro diversi, il che complicava la ricerca di documenti specifici", afferma Donny Gieskens, Cloud Competence Center Manager di Van Oord. "La scansione o l'inserimento manuale dei dati, molto noioso e impegnativo, non era il tipo di lavoro che volevano fare i dipendenti. Avevamo molte persone dedicate a queste attività manuali".

Miglioramento incrementale

Per risolvere questo problema, il reparto IT di Van Oord ha studiato nuovi modi per automatizzare il processo insieme al partner Microsoft Wortell e la soluzione proposta, com'era prevedibile, ha avuto un riscontro molto positivo da parte dell'azienda.

La nuova procedura comporta l'importazione automatica dei certificati sfruttando Azure e la visione artificiale per eseguire la scansione e l'elaborazione dei documenti, archiviandoli in un unico posto, a cui tutti i dipendenti possono accedere da un sito Web.

Comprendendo le potenzialità di questo sistema, l'azienda ha implementato in tempi brevi una soluzione volta a eliminare le attività manuali di routine e sostituirle con un processo più moderno. Lavorando alacremente per due settimane con Wortell in un ambiente di produzione Azure, il caso aziendale ha ben presto dimostrato credibilità e ricevuto crescente approvazione di pari passo con il progresso dell'implementazione, garantendo il rispetto del budget e il coinvolgimento delle principali parti interessate senza influire in alcun modo sulle attività quotidiane. Questo modo di lavorare ha anche aiutato il team a gestire i costi, valutare le esigenze ed adattarle di conseguenza, con la possibilità di aggiungere nuove funzionalità nell'immediato o in una fase successiva.

Il processo finalizzato funziona come una pipeline, dove ogni stadio corrisponde a una diversa funzione di Azure. Che si tratti di elaborare un'e-mail ricevuta o dell'aggiunta di documenti tramite importazione massiva, la soluzione ora utilizza la scansione OCR (Optical Character Recognition) per estrapolare i dati e archiviarli in Azure. L'intelligenza artificiale può essere applicata a ciascuna di queste fasi secondo necessità, consentendo a Van Oord di sviluppare ulteriormente questa soluzione e il suo valore per il futuro.

Impatto immediato

Con l'implementazione della soluzione e il suo continuo sviluppo, l'automazione si è dimostrata la scelta vincente per l'azienda, liberando risorse e riducendo i tempi di risposta in modo considerevole. I dipendenti usano volentieri il nuovo processo, che non ha sistemi complessi da usare, solo il semplice caricamento dei dati e le funzionalità di ricerca. Grazie alla disponibilità e all'analisi in tempo reale dei dati, oltre alla possibilità di cercare i certificati e altri dati applicando tutta una serie di criteri, i dipendenti ora dispongono del tempo e degli strumenti necessari per concentrare l'attenzione sulla crescita aziendale.

Le persone temono che il loro lavoro possa diventare sempre più automatizzato. In quanto impresa familiare, era importante per noi spiegare ai dipendenti che la tecnologia non avrebbe sostituito il loro lavoro, ma avrebbe concesso loro il tempo da dedicare agli aspetti più significativi e innovativi dei rispettivi ruoli.

E la riduzione delle attività manuali è stata significativa, con circa cinque minuti in meno per ogni documento. Includendo la ricerca ottimizzata, che consente di saltare la scansione manuale e il processo di tagging e caricamento, il tempo risparmiato sale fino a 15 minuti per ogni certificato.

Dato che Van Oord gestisce mediamente fino a 5.000 certificati, con circa 50 certificati in più ogni settimana, il risparmio di tempo sta facendo un'enorme differenza. Inoltre, la totale disponibilità delle informazioni, anche sui dispositivi mobili, è un valore aggiunto significativo sia per chi lavora in ufficio, sia per chi lavora sulle navi. Le tempistiche sono ora notevolmente migliorate, consentendo la riduzione dei costi di gestione dei documenti cartacei e fornendo accesso immediato ai dati, senza i consueti ritardi, che potevano persistere anche per alcune settimane. Ciò è particolarmente utile nel caso dei controlli relativi alle navi Van Oord: supportare l'azienda nel dimostrare in modo accurato la conformità agli enti normativi utilizzando il nuovo sistema.

"I certificati cartacei sono disponibili solo in ufficio," spiega Donny. "Ora possiamo accedere ai dati attraverso un sito Web che si adatta alle dimensioni dello schermo utilizzato, rendendolo accessibile su qualsiasi dispositivo da qualsiasi luogo".

Analisi approfondita dei dati

Distribuendo una soluzione agile e moderna, Van Oord può trarre vantaggio dalla sua infrastruttura basata sul cloud e studiare una serie di funzionalità inedite e innovative di futura implementazione. Un'idea è quella di poter offrire ai clienti una versione sicura e semplificata delle funzionalità di ricerca, consentendo a terzi, anziché all'azienda, di verificare la conformità delle navi.

Un'ulteriore implementazione prevista per il processo di importazione è la traduzione automatica dei certificati in più lingue e, naturalmente, la quantità crescente di certificati ricevuti e archiviati aumenta di pari passo l'opportunità di sfruttamento dei dati.

La possibilità di segnalare la scadenza del certificato tramite il sistema ha spinto Van Oord e Wortell ad analizzare usi potenziali di apprendimento automatico. A causa del numero dei diversi tipi di certificati, la determinazione della scadenza esatta di ogni certificato non è un processo semplice in questa fase iniziale. Tuttavia, con la crescita del numero di certificati aumentano anche le potenzialità di analizzarli e di istruire gli algoritmi di apprendimento automatico ad identificare i diversi tipi di dati al fine di ottenere i risultati auspicati. Si sta anche progettando di portare su SharePoint i metadati importati archiviati in Azure, fornendo funzionalità di ricerca più approfondite e intelligenti e la possibilità di visualizzare e integrare i dati con l'ambiente Microsoft Office 365.

I vantaggi del cloud

L'assenza di infrastrutture esistenti fa sì che la nuova soluzione adottata da Van Oord mostri tutti i vantaggi dei flussi di lavoro basati sul cloud per lo sviluppo di una soluzione aziendale. L'importazione automatizzata e le funzionalità di ricerca sono state sviluppate senza che fosse necessario disporre di nuovo hardware, e l'infrastruttura basata sul cloud si adatta alle esigenze aziendali.

"Dimostra tutti i vantaggi del cloud", afferma Donny. "Siamo un'azienda tradizionale con server in locale, dati e applicazioni legacy. Ma ora possiamo creare un sito Web gestito da una logica intelligente, senza la necessità di nuovo hardware, e pagare solo ciò che usiamo".

L'assenza di costi iniziali significativi, la maggiore sicurezza e la dimostrazione di un valore aziendale chiaro del processo hanno migliorato l'ambiente di lavoro non solo per i dipendenti che hanno accesso alla nuova soluzione di Van Oord, ma anche per il team IT dell'azienda.

"Van Oord è un'azienda con 150 anni di esperienza come appaltatore internazionale nel settore marino; la cultura aziendale è rappresentata dall'imprenditorialità e dal coinvolgimento dei dipendenti. Con la nostra trasformazione digitale otteniamo ogni giorno più risparmio nel settore IT", afferma Donny. "Per noi del reparto IT è stata una buona vetrina che ci ha consentito di dimostrare all'azienda che cosa siamo in grado di fare. Ora che hanno visto che cosa può fare la (più recente) tecnologia riceviamo più richieste aziendali".

Possiamo creare un sito Web gestito da una logica intelligente, senza la necessità di nuovo hardware, e pagare solo ciò che usiamo.