Microsoft e Studio Rota Castiglioni: la rivoluzione degli studi commercialisti passa per il Cloud

L’azienda

Lo studio Rota Castiglioni è un’associazione professionale con sede a Saronno (VA) che dal 1998 si occupa di fornire servizi a PMI, liberi professionisti, famiglie e soggetti esteri operanti in Italia. I 3 soci dello studio insieme agli 11 collaboratori, infatti, forniscono consulenza fiscale, societaria e contabile, mentre per le aziende di minori dimensioni offrono anche la gestione della contabilità. Lo studio, inoltre, attraverso la sezione specificamente dedicata alla consulenza giuslavoristica, fornisce servizi per la gestione del personale dipendente.

Esigenze e approccio all’innovazione e alla digitalizzazione

In un settore come quello degli studi professionali, nel quale gli adempimenti fiscali e le necessità operative si sono fatte negli anni sempre più numerose e complesse, la trasformazione digitale è un elemento fondamentale per la sopravvivenza e per lo sviluppo dello studio stesso. In questo scenario, lo studio Rota Castiglioni ha visto sin dall’inizio nella digital transformation una necessità e un’opportunità per automatizzare i processi e le attività maggiormente ripetitive con l’obiettivo, da un lato, di ridurre le possibilità di errore e, dall’altro, di liberare il tempo dei professionisti da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto come la consulenza e l’assistenza verso i clienti.

Il percorso di digitalizzazione dello studio Rota Castiglioni ha preso avvio circa 6 anni fa, anche grazie alla capacità di visione e di indirizzo del partner Microsoft Si-Net, inizialmente partendo dall’esigenza di unificare l’architettura informatica e le procedure delle due sedi dello studio, che distavano tra loro 30 km, oltre che per dare la possibilità di collegarsi da remoto ai collaboratori che ne avevano la necessità. La digitalizzazione è iniziata dunque come mera esigenza di comunicazione e come strumento per dare equilibrio ai due aspetti classici della professione, le attività legate agli adempimenti contabili e fiscali e i servizi ad alto valore, ed è poi proseguita con obiettivi di più ampio respiro, tra cui il costante aggiornamento degli strumenti e delle politiche di sicurezza e il continuo incremento della qualità dei servizi forniti ai clienti.

Le soluzioni digitali

L’adozione progressiva di soluzioni digitali è quindi per lo Studio Rota Castiglioni un processo continuo che è tuttora in corso. Il primo passo in questa direzione è stato fatto ormai da tempo, da un lato, abbandonando l’installazione delle soluzioni digitali on premise e, dall’altro, dotandosi di dispositivi portatili che hanno sostituito le soluzioni desktop. Il conseguente passaggio alle tecnologie Cloud offerte dalla piattaforma Microsoft Office 365 ha garantito ai soci e ai collaboratori la possibilità di accedere ai medesimi sistemi da qualsiasi device (PC, smartphone, tablet) e luogo, tanto dalle due sedi dello studio, quanto da remoto, a vantaggio della mobilità e preservando nel contempo la sicurezza dei dati. Tutto ciò ha consentito allo studio di essere immediatamente operativo da remoto in occasione del lockdown del 2020.

La digitalizzazione dei posti di lavoro non è stata l’ultima area di intervento della trasformazione digitale. Lo studio è dotato infatti anche di un sistema gestionale, che viene utilizzato non solo per la gestione dei clienti, ma anche per il controllo di gestione interno dello studio. Il gestionale, infatti, rende disponibili dati e informazioni che permettono di comprendere quale sia la marginalità sul singolo cliente, se ci siano degli interventi da fare, quanto tempo viene dedicato, quante risorse sono allocate sul cliente e numerose altre metriche per misurare l’efficienza e l’efficacia delle attività. Inoltre, lo studio si serve del gestionale per avere un piano di tesoreria e la possibilità di fare un budget all’inizio dell’anno, basandosi sui dati dello storico, per monitorare la situazione finanziaria e valutare eventuali interventi correttivi. Un altro passaggio fondamentale nel processo di digitalizzazione è stata l’introduzione di SharePoint, che ha consentito di avere un archivio di documenti aggiornato, unificato e sempre accessibile, permettendo di ridurre significativamente l’utilizzo della carta.

Tramite la tecnologia di SharePoint lo studio ha adottato inoltre una soluzione digitale extranet di condivisione coi clienti che permette di attuare uno scambio di documenti bidirezionale con il singolo cliente. I clienti, infatti, sono abilitati a caricare i documenti (relativi, ad esempio, agli aspetti fiscali e civilistici gestiti dallo studio) sul portale e hanno la facoltà di consultare online tutta la documentazione di loro pertinenza, snellendo così i processi e riducendo i tempi di accesso. Sempre in ottica di efficientamento dei processi, lo studio permette ai clienti di interfacciarsi con il software gestionale di studio agevolando così sia i lavori di predisposizione del Bilancio e degli adempimenti più complessi, sia attività routinarie come l’emissione delle fatture elettroniche o la tenuta della contabilità. Ciò viene realizzato curando l’integrazione tra il software gestionale dell’azienda e quello dello studio, soluzione che permette di evitare sprechi di tempo dovuti al reinserimento manuale di una grande quantità di informazioni già disponibili nel sistema informativo dell’azienda cliente.

Nel processo di trasformazione digitale si è rilevato molto utile l’utilizzo di OneNote per la condivisione di appunti, notizie, aggiornamenti su operazioni in corso relative ai clienti, ma anche come strumento per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti. Anche Teams è diventato, da qualche anno, uno strumento di uso quotidiano sia per facilitare la comunicazione all’interno dello studio, con possibilità di condividere procedure, documenti e video, sia per comunicare con l’esterno e gestire i meeting in modalità virtuale. Per affrontare una delle principali barriere al processo di digitalizzazione, legata al cambiamento culturale e al change management, lo studio ha adottato un approccio informato e partecipato condividendo con tutti i dipendenti e i professionisti il perché fosse necessario introdurre il cambiamento, identificando i vantaggi della trasformazione digitale, coinvolgendoli direttamente nel processo di innovazione e motivando le scelte adottate, così da garantire non solo il consenso ma anche utili feedback per il set-up del nuovo modello lavorativo. Un’altra barriera alla digitalizzazione tipica del settore è la mancanza di tempo per analizzare le procedure e i processi del proprio studio in ottica di digitalizzazione.

Questo riguarda soprattutto gli studi di dimensioni più piccole, spesso soffocati dalla quotidianità degli adempimenti, e che faticano a trovare il tempo e le risorse per avviare progetti e investimenti per l’aggiornamento delle soluzioni digitali. A questo si aggiunge un problema di attraction del settore nei confronti dei giovani, spesso motore e propulsore del cambiamento in ottica digitale. Per questi motivi, lo studio Rota Castiglioni reputa fondamentale il concetto di networking fra i professionisti. A partire da questa convinzione e dall’esigenza di creare un network con altri studi di commercialisti, studi legali, ingegneri gestionali e figure che siano sinergiche all’attività dello studio, è stato avviato un progetto di condivisione degli spazi e dell’infrastruttura digitale dello studio.

La sede attuale, infatti, risulta sovradimensionata rispetto alle effettive esigenze dei soci e dei collaboratori, ma è stata pensata per essere condivisa: sono presenti degli spazi autonomi che sono stati arredati e dotati di rete WI-FI indipendente. I professionisti potranno usufruire di questi spazi, oltre che degli spazi comuni (sala riunioni, cucina, parte dell’archivio, ecc.), e avranno la possibilità di utilizzare anche il sistema gestionale dello studio, in ottica di condivisione dell’infrastruttura informatica. A tal proposito, lo studio ha già progettato tutti gli accorgimenti necessari per garantire una totale indipendenza degli ambienti digitali, assicurando così sicurezza, autonomia e segregazione dei dati e delle informazioni dei clienti. Ciò viene ottenuto per mezzo della realizzazione di VLAN che garantiscono una completa separazione tra la rete informatica dello studio, quelle dei coworking e quelle degli eventuali ospiti. La protezione dei dati sensibili, in conformità alle disposizioni del GDPR, così come la cybersecurity, sono argomenti particolarmente importanti per uno studio professionale.

Aver abbandonato il server on premise a favore della piattaforma Cloud ha permesso di garantire un più alto livello di sicurezza dei dati e una completa compliance alle previsioni del GDPR. Il tema dei dati è diventato sempre più centrale per lo studio Rota Castiglioni: attualmente viene utilizzata la Business Intelligence per monitorare l’andamento dello studio, oltre che per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori (es. dichiarazioni elaborate, spedite, ecc.) attraverso dashboard interattive che si aggiornano automaticamente all’apertura/aggiornamento/chiusura dei task. Per il futuro, l’obiettivo dello studio è proprio quello di continuare a lavorare sui dati, non solo i propri, ma anche quelli dei clienti, utilizzando ilsoftware PowerBI integrato in SharePoint in condivisione coi clienti stessi grazie alle soluzioni proprietarie proposte da Si-Net.

La grande mole di dati a disposizione rappresenta un patrimonio da sfruttare sempre di più e sempre meglio per dare informazioni tempestive al cliente ed essere predittivi rispetto a future esigenze e nuovi servizi che potrebbero essere così erogati, nonché identificare tempestivamente situazioni di inefficienza o di difficoltà che possano essere segnalate all’imprenditore affinché adotti misure correttive prima che possano sfociare in situazioni di crisi.