Quand l'optimisation des activités sauve des vies

Moins l'on passe de temps sur les procédures administratives, plus vite l'aide humanitaire peut atteindre les camps de réfugiés dans le monde. Voilà le simple objectif de la mise en place de Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations dans le Danish Refugee Council.

Une collaboration transversale est cruciale pour les activités

Comment améliorer la collaboration dans une organisation internationale qui compte 7 000 employés, plus de 150 bureaux, des milliers de bénévoles et des projets aux quatre coins du monde ?

C'est la question que s’est posé le Danish Refugee Council (DRC). Auparavant, l'organisation gérait ses ressources humaines, ses finances, ses subventions et sa logistique à l'aide de plusieurs solutions informatiques, ce qui posait plusieurs problèmes. Le système de gestion des subventions était un logiciel propriétaire qui rendait l’organisation du travail lourde et fastidieuse. Les employés devaient se charger manuellement de toutes les étapes de la chaîne logistique dans la solution correspondante. La solution pour la gestion des ressources humaines n’était pas en mesure de fournir à l’organisation un aperçu global de tous les employés, et le système financier avait besoin d’être mis à niveau.

Une plateforme cohérente rationalise et accroît l'efficacité

Le DRC a décidé de déployer Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. Avec une seule plateforme cohérente, le Danish Refugee Council peut désormais travailler comme « un seul DRC » au-delà des frontières nationales. Pour les ressources humaines, cela signifie obtenir une solution globale qui nécessite moins de formulaires imprimés, offrant ainsi aux gestionnaires une meilleure vue d’ensemble et plus de temps pour le développement des compétences du personnel. Pour le service financier, le Danish Refugee Council bénéficie d’une solution agile basée sur le cloud, dans laquelle les données sont toujours disponibles en temps réel, quel que soit le lieu où se trouve l’employé et son rôle dans l’organisation. La solution financière intègre également les ressources humaines, la logistique et les subventions. Ainsi, le DRC peut harmoniser ses processus et obtenir une meilleure perception de l'exploitation générale. En ce qui concerne les subventions, le DRC bénéficiera d'un traitement standardisé et simplifié qui prend en charge les exigences changeantes en matière de documentation et de production de rapports. Quant à la composante logistique, le DRC disposera d'une chaîne logistique prise en charge par le système. Cela inclut une transparence totale dans le processus d'approvisionnement afin de garantir une exécution plus rapide, depuis la phase de financement jusqu'à la distribution de l'aide.

Une aide plus rapide et plus importante

Ce qui vaut pour toutes les autres organisations vaut également pour le DRC : plus l’organisation du travail peut être numérisée, plus elle sera automatisée. Cela offre plusieurs avantages :

• Grâce au soutien numérique des processus essentiels, le DRC peut consacrer plus de temps et de ressources financières à la fourniture d'aide humanitaire dans les camps de réfugiés à travers le monde.
• Grâce à ses fonctionnalités normalisées, le DRC peut garantir que chaque employé du monde entier utilise une méthode de travail uniforme, ce qui améliore la qualité des données et réduit le nombre d’erreurs dans les processus administratifs.
• La maintenance et les mises à niveau de différentes solutions peuvent peser lourdement sur les ressources si de nombreux fournisseurs sont amenés à coordonner ce travail. Avec Microsoft Dynamics 365, le DRC n'a pour interlocuteur qu'un seul fournisseur, et la maintenance se limite à une seule solution.