Nyenrode Business Universitet: Forbinde datakilder på en samlet måde

Nyenrode Business Universitet var i gang med at integrere et nyt SaaS-baseret finansielt system, da de indså, at processen med at forbinde denne løsning med så mange andre systemer ville være mere kompliceret end forventet. De søgte derefter hjælp hos Wortell, et medlem af Microsoft Partner Network, som foreslog at introducere Azure Unified Pipeline som en måde at standardisere dataforbindelser i hele informationslandskabet.

“I årevis har vi betragtet vores IT-infrastruktur som en pastasalat – en blanding af forskellige ingredienser, der arbejdede sammen. Men ved nærmere anskuelse indså vi, at det var mere som en kompliceret spaghettiret med smeltet ost over det hele.”

Hans Wim Kroodsma, IT-chef på Nyenrode Business Universitet, tænker tilbage på, da han og hans team startede på at udvælge et nyt finansielt system i 2019. Det tog ikke lang tid for dem at snuble over et komplekst sæt spørgsmål, der gennemtvang en komplet nytænkning af universitetets dataintegrationsinfrastruktur.

“Vi gennemførte et optimeringsprogram for hele institutionen, og det første mål var blot at udskifte det finansielle system,” forklarer han. “Vi indså hurtigt, at der var et indviklet net af indbyrdes forbundne programmer, som alle både skulle udskiftes og integreres. Hver integration havde sin egen standardiserede dataudveksling. Hvad der lignede en relativt enkel systemudskiftning resulterede i en kaskade af ændringer.”

Ifølge Hans Nouwens, erhvervsarkitekt på Nyenrode Business Universitet, er dette næppe et isoleret tilfælde i uddannelsessektoren.

“I årevis har mange uddannelsesudbydere valgt virksomhedsprogrammer, såsom økonomi og HR, med fokus på de bedste af slagsen. Først for nylig har de indset, at det ikke er de enkelte programmer, der betyder noget, men den integrerede helhed, der vil muliggøre de understøttende forretningsfunktioner.”

Kroodsma og hans team forstod hurtigt, at det ville være umuligt blot at erstatte det finansielle system uden at påvirke resten af informationslandskabet. Ved at være ude af stand til at understøtte en så kompleks programintegrationspakke søgte teamet en løsning, der ville standardisere forbindelserne. Den fandt de i Azure Unified Pipeline.

Et traditionelt universitet med en moderne tilgang

Med over 6.000 studerende og lederdeltagere tilmeldt hvert år og ca. 400 medarbejdere skiller Nyenrode Business Universitet sig ud fra de fleste af konkurrenterne. “Nyenrode Universitet blev grundlagt i 1946 af industriledere, der søgte at uddanne en ny generation af erhvervsledere for at hjælpe med at genoplive efterkrigstidens økonomi,” siger Kroodsma.

Med kombinationen af akademisk viden og fokus på personlig udvikling har det skabt en prestige, der tiltrak studerende fra hele verden. “Nyenrode er anderledes,” fortsætter han. “Hvor andre universiteter for eksempel har en meget moderne campus med højhuse, er Nyenrode beliggende på en klassisk ejendom og åbnede en anden, mere storbyorienteret campus i Amsterdam for et par år siden.”

Breukelen-campus har et slot, der stammer fra det 13. århundrede. De gamle oldtidsmure er imidlertid blot den traditionelle facade til det, der faktisk er et moderne, teknologisk understøttet uddannelses- og forskningsinstitut, der stræber efter at innovere virksomhedsledelse.

Et godt eksempel er, hvordan IT-teamet sidste år tog fat på behovet for at reformere informationslandskabet.

“Vi tog i første omgang fat på hvert enkelt system, uafhængigt. Men vi indså hurtigt, at disse systemer skulle snakke sammen og være forbundet på en langt mere effektiv måde,” forklarer Karel Ramdin, projektleder på Nyenrode Business Universitet.

“Det fik os til at kontakte Microsoft-partneren Wortell og undersøge de fordele, som Microsoft Azure Unified Pipelines tilbyder.”

Udfordringerne ved at standardisere dataudvekslinger

Digitaliseringsprocessen, som uddannelsesindustrien for nylig har gennemgået, fører til, at de fleste systemer erstattes af SaaS-programmer (Software som en service). Selvom SaaS er en etableret løsning til undervisnings- og læringsprocesser, er det en relativt ny tilføjelse til supporttjenester som økonomi og HR.

Integration af disse systemer er blevet en vigtig målsætning for IT-afdelinger. Men som Nouwens forklarer, sker udvekslingen af data mellem disse løsninger typisk på en fragmenteret og ikke-fleksibel måde.

“Vi havde oprindeligt en overflod af forskellige udbydere, teknologier og måder at arbejde på, hvor hver løsningsudbyder havde deres egen løsning, deres egen teknologi. Dette gjorde det mere og mere komplekst for vores programledere at implementere ændringer,” siger han. “Vi havde brug for nogen til at skabe løst tilknyttede peer-to-peer-forbindelser, der ville give os mulighed for at agere med forskellige datakilder uden at påvirke hele netværket af integrationer.”

Her kom Microsofts lokale cloud-integrator Wortell ind i billedet. “Da Nyenrode henvendte sig til os, gik vi som det første i gang med fysisk at tegne programmer og tilknytninger mellem dem på et whiteboard,” husker Don van Meel, Cloud Solution Architect hos Wortell.

Det var dét, der fik ham og hans kollega Perry Lambrechts til at vælge Azure Unified Pipeline-tilgangen. Den cloud-baserede løsning er et arkitekturprincip, der er baseret på Azure Information Services og andre Azure PaaS-platforme (Platform as a Service), kombineret med Microsofts bedste praksis. Det hjælper med at udveksle data mellem forskellige systemer inden for forretningsdelen af Nyenrode – for eksempel fra elevadministration til regnskab og fra regnskab til facilitetsstyringssystemet.

“Vi har et informationssystem for de studerende, der holder styr på deres uddannelse og sender dem en regning, når de skal betale deres studieafgifter,” forklarer Nouwens. “Azure Unified Pipeline giver os mulighed for at udveksle disse data med finansprogrammet, samtidig med at vi giver ledere mulighed for at betjene individuelle dele uden at påvirke den samlede kørsel af nettet af integrationer.”

Fordelene ved at implementere Azure Unified Pipeline

Siden implementeringen har Azure Unified Pipeline fortsat været til gavn for universitetet.

“En vigtig fordel er, at det giver os mulighed for at se flowet af de enkelte data samt fejlfinde og overvåge dem,” forklarer Nouwens og roser den grad af fleksibilitet, som løsningen giver hans team.

Større kontrol forventes også at være tilgængelig nu, hvor Wortell har afsluttet udviklingsfasen med Azure Unified Pipeline og går videre til vedligeholdelse. “Vi kom frem til en løsning, der ikke bare skulle være en sort boks for Nyenrode, men som ville give dem mulighed for at gribe ind i visse situationer,” tilføjer Lambrechts.

“Som et resultat har alle programadministratorer på universitetet adgang til Azure-miljøet, hvilket giver dem mulighed for at overvåge, revidere og spore deres dataflows.

“De kan også køre forespørgsler i databasen for at undersøge transaktionslogfilerne samt stoppe og starte forbindelserne. Så hvis der er noget galt, kan de gå til Azure og tænde og slukke for det efter behov.”

Et kig ind i fremtiden

Succesen med Azure Unified Pipeline har fået Wortell og Nyenrode til at arbejde med flere løsninger og datakilder.

“Vi er allerede begyndt at undersøge, hvordan vi forbinder datakilden for elevadministration med vores CRM baseret på Microsoft Dynamics 365,” siger Ramdin, der tilføjer, at facilitetsstyring også overvejes.

I mellemtiden er udviklingen og implementeringen af nye forekomster af Azure Unified Pipeline bedre og hurtigere, fordi Wortell har automatiseret implementeringsprocessen.

I sidste ende er planen at fortsætte med at opbygge hele Nyenrodes net af dataintegrationer via Azure Unified Pipeline. “Vi udvikler konstant netværket, og vi kan gøre det med forbedret fleksibilitet,” tilføjer Nouwens. “Vi kan endda udskifte SaaS-produkter og -udbydere. Så længe vi har adgang til de samme oplysninger, er det ikke et problem for os. Det er denne hidtil usete smidighed, vi skal bruge for at støtte vores virksomheder i udvikling i uddannelsessektoren på universitetsniveau.”

Dette er ikke kun en ekstra fordel for Nyenrode, men en grund til stolthed for Wortell-arkitekterne. “Vi har skabt et integrationsmønster og en implementeringsplatform, der er fremtidssikret,” slutter Lambrechts.

Han tilføjer: “Dette var et af de oprindelige krav, som vi stillede os selv, fordi det er nemt at implementere noget, der kunne løse deres problem på kort sigt, men det skulle være en løsning, som de kunne bruge fremadrettet.”

Azure Unified Pipeline giver os mulighed for at sende alle slags data mellem forskellige dele af netværket, samtidig med at ledere kan benytte individuelle dele uden at påvirke netværkets overordnede drift.

– Hans Nouwens, Enterprise Architect, Nyenrode Business Universitet

Det er denne hidtil usete smidighed, vi skal bruge for at støtte vores virksomheder i udvikling i uddannelsessektoren på universitetsniveau.

– Hans Nouwens, Enterprise Architect, Nyenrode Business Universitet