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Microsoft Teams Premium: Menos custos e mais produtividade potenciados por IA

Manuel Moura

Manuel Moura

Product Marketing Manager

Tempo de leitura, 16 min.

À medida que enfrentam incertezas económicas e mudanças nos padrões de trabalho, as organizações estão à procura de formas de otimizar os investimentos em TI e de motivar os seus colaboradores para alcançar melhores resultados comerciais. Hoje – mais do que nunca – as organizações precisam de soluções que as ajudem a adaptarem-se à mudança, melhorar a produtividade e reduzir os custos. Felizmente, prevê-se que as ferramentas modernas impulsionadas por IA aumentem a produtividade individual, das equipa e organizacional, e que fundamentalmente, melhorem a forma como trabalhamos.

Esta previsão está a tornar-se rapidamente numa realidade. Na Microsoft, estamos incorporar novas funcionalidades potenciadas por IA nos nossos produtos de consumo e empresariais, incluindo o Microsoft Teams.

Como forma de contribuir para esta inovação contínua, queremos comunicar que o Microsoft Teams Premium está agora disponível globalmente. Concebido com base na experiência familiar de colaboração e tudo-em-um do Microsoft Teams, o Premium utiliza as tecnologias mais recentes, incluindo os Grandes Modelos Linguísticos alimentados pelo GPT-3.5 da OpenAI, para tornar as reuniões mais inteligentes, personalizadas, e seguras – sejam reuniões individuais, reuniões em equipa, encontros virtuais, ou webinars.

Fazer mais com menos

Com mais de 400 novas funcionalidades e melhorias acrescentadas ao Microsoft Teams no ano passado, e muitas mais planeadas para 2023, todos os utilizadores dos Teams podem contar com a inovação contínua para melhorar as suas conexões e fomentar a colaboração. Porém, alguns clientes estão à espera que o Teams disponibilize ferramentas de reunião mais avançadas que aumentem a produtividade e ajudem a consolidar os seus investimentos em software para reduzir custos. Hoje em dia, muitas organizações não só pagam por soluções de reunião, como também compram produtos adicionais caros para webinars, reuniões virtuais, para obter dados de reuniões, e muito mais. Com o Teams Premium, os clientes podem obter estas funcionalidades avançadas de reunião e muito mais, por apenas 10 dólares por utilizador por mês. E, por tempo limitado, pode obter o Teams Premium por apenas 7 dólares por usuário por mês ou 30% de desconto sobre o preço padrão.

Melhores reuniões com o Teams Premium

Concentre-se no que importa com reuniões potenciadas por IA, incluindo o GPT da OpenAI.

Com um aumento de 252% no tempo semanal gasto em reuniões nos primeiros dois anos da pandemia, precisámos de encontrar novas formas para “trabalhar de maneira mais inteligente, não de maneira mais difícil”. Tanto o ritmo de trabalho como a quantidade de informação necessária para processar cresceram exponencialmente, especialmente com as reuniões. Existe um número elevado de trabalho administrativo a fazer durante as reuniões, como tomar notas, retirar conclusões importantes, definir as formas de ação corretas e os seus intervenientes.

É por isso que o Teams utiliza IA durante a experiência de reunião, para o ajudar a ser mais produtivo. Com a recapitulação inteligente no Teams Premium, receberá notas de reunião geradas automaticamente, tarefas recomendadas e destaques personalizados para o ajudar a obter as informações mais importantes para si, mesmo que não possa comparecer à reunião.

 

Figura 1. Com a recapitulação inteligente, obterá a informação que é mais importante para si após uma reunião, tudo num só local.

Com a recapitulação inteligente, agora pode poupar tempo a rever a gravação da reunião. Os capítulos gerados pela IA dividem a reunião em secções, para que seja fácil escolher o conteúdo mais relevante para si. Esta funcionalidade está disponível agora para gravações de reuniões do PowerPoint Live. A recapitulação inteligente irá gerar automaticamente capítulos de reunião também com base na transcrição da reunião.

 

Figura 2. Disponível agora, pode ver rapidamente capítulos relevantes do PowerPoint Live na gravação da reunião.

Além disso, podem existir pontos particulares numa reunião que deseja revisitar. Os marcadores de linha de tempo personalizados que estão disponíveis agora, – apenas podem ser vistos por si – indicam quando entrou ou saiu de uma reunião na gravação, para que possa rapidamente clicar e ouvir o que foi dito enquanto esteve ausente. Os marcadores personalizados de linha de tempo vão também funcionar quando o seu nome for mencionado e quando um ecrã for partilhado.

 

Figura 3. Na gravação da reunião, veja quando entrou ou saiu de uma reunião – apenas visível por si – para ouvir e ver o que o que perdeu rapidamente.

Em breve, estes destaques personalizados de reunião vão incluir marcadores de linha de tempo dos oradores para lhe mostrar quem falou, quando falou, e vão permitir que salte para esse exato momento. Os marcadores de linha de tempo dos oradores são inteligentemente organizados e destacam as pessoas com quem trabalha mais frequentemente, deste modo, nunca mais vai perder o feedback partilhado pelo seu manager numa reunião.

Através da recapitulação inteligente pode focar-se na reunião e não em tomar notas. Nos próximos meses, será possível ver os pontos chave e as ações a tomar após uma reunião, com notas automaticamente geradas por IA e potenciadas por GPT-3.5. As ações após a reunião são fáceis de seguir graças às tarefas geradas por IA e itens de ação automaticamente sugeridos para si.

Os capítulos gerados por IA para PowerPoint Live e marcadores de linha de tempo personalizados, para quando sai e se junta a uma reunião, estão disponíveis agora. As funcionalidades adicionais de recapitulação inteligente aqui partilhadas, estarão disponíveis no segundo trimestre de 2023.

A IA está aqui para ajudar com alguns dos desafios de colaboração mais difíceis – trabalhar com pessoas que falam línguas nativas diferentes. Qualquer pessoa pode ligar as legendas ao vivo no Teams e obter legendas em tempo real na língua falada. Mas se os participantes da reunião falam línguas diferentes, existe uma grande probabilidade de uma organização gastar milhares de dólares em serviços adicionais de tradução em tempo real para reuniões. Com as traduções ao vivo (com legendas) disponíveis agora no Teams Premium, obtém traduções em tempo real potenciadas por IA, incluindo 40 línguas diferentes. Os participantes da reunião podem ler as legendas na sua própria língua permitindo às organizações poupar dinheiro e tornar as reuniões mais produtivas facilmente. O organizador da reunião apenas necessita de estar a utilizar o Teams Premium para que todos os convidados possam desfrutar da tradução ao vivo.

 

Figura 5. Ajude a reduzir as barreiras linguísticas durante as reuniões com a tradução ao vivo com legendas.

Personalizado: Crie facilmente reuniões que se adaptem às suas necessidades e às políticas da sua organização

Ouvimos muitas organizações a falarem sobre a necessidade de personalizar as suas reuniões para proporcionar uma experiência melhor em chamadas com clientes ou criar um ambiente envolvente e inclusivo dentro da empresa. Quando nos encontramos pessoalmente com clientes ou apenas ligamos a um colega de trabalho, uma parte importante da experiência é a incorporação da marca e cultura da empresa. Mas com tantas interações e reuniões a passarem para uma experiência virtual, estes elementos chave já não se encontram na vanguarda. Com o Teams Premium, obtém esse nível extra de profissionalismo e personalização. As reuniões com branding permitem a todos ver o logótipo e as cores da sua empresa quando adere à reunião, e permitem que as cores da sua marca sejam utilizadas na própria reunião. Durante a reunião, os utilizadores do Teams Premium poderão ver e utilizar fundos e cenas de modo em conjunto aprovados pela sua organização, para que o que torna a sua empresa e os seus colaboradores únicos faça parte da reunião. Estes fundos de organização estão disponíveis agora e as reuniões com branding estarão disponíveis em meados de Fevereiro de 2023.

 

Figura 6. Utilize elementos da sua marca em cada reunião, incluindo uma sala de espera personalizada.

Nem todo os tipos de reunião são iguais. Não se iria dirigir a um café para ter uma reunião confidencial ou a um auditório para ter uma reunião individual. Ao agendar uma reunião on-line, utiliza as configurações padrão, porque escolher detalhes e opções personalizadas para uma reunião pode ocupar demasiado tempo no seu dia. Com o Teams Premium, os administradores de TI podem agora criar modelos de reunião personalizados – como uma chamada com um cliente, uma reunião para brainstorming, ou uma chamada com o help desk – e incluir automaticamente as definições corretas, reduzindo o tempo e o processo de planeamento necessários para criar e obter o tipo de reunião correto. Com estes modelos, os líderes podem garantir que as suas reuniões aderem às melhores práticas e políticas da empresa.

 

Figura 7. Os modelos de reunião, uma vez configurados pelo seu administrador de TI, são fáceis de utilizar para agendar um novo compromisso.

Assim como o facto de nem todo os tipos de reunião serem iguais, as diferentes políticas do Teams são frequentemente atribuídas com base em grupos ou departamentos de utilizadores. Por exemplo, o seu departamento jurídico pode ter uma reunião ou políticas de mensagens menos restritas, como trabalhar com utilizadores externos, em vez de colaboradores de agências contratadas. Enviar convocações de reunião, mensagens, e políticas de aplicações individualmente pode ser uma tarefa complexa. Mas através dos pacotes personalizados de políticas para utilizadores disponíveis agora, o departamento de TI pode poupar tempo ao criar um pacote para utilizadores com funções semelhantes dentro da sua organização. É uma poupança de tempo simplificada que proporciona consistência na gestão de políticas para grupos de utilizadores dentro da sua organização.

Protegido: Ajude a manter a confidencialidade das reuniões

À medida que as reuniões se tornaram cada vez mais virtuais e híbridas, surgiu também um novo conjunto de desafios de proteção da informação para as organizações. Conversas de negócios sensíveis e confidenciais, como reuniões de administração, discussões financeiras, ou revisões não reveladas de produtos, têm lugar agora em reuniões no Teams. Embora a criação de uma reunião no Teams seja um processo rápido e simples, é fundamental que as reuniões sensíveis possuam uma camada adicional de proteção para garantir que o conteúdo e a informação permanecem seguros.

Através da proteção avançada de reunião disponível agora com o Teams Premium, pode facilmente melhorar as salvaguardas para reuniões de negócios confidenciais sem dificultar a experiência da reunião. As novas opções de reunião, como a marca de água para impedir fugas de informação e limitar quem pode gravar o ecrã, garantem proteção adicional para manter uma conversa privada. Os organizadores de reuniões podem tirar partido de uma marca de água única nas partilhas de ecrã e em vídeo para apresentar e exibir com confiança informações sensíveis. E para aquelas reuniões raras e extremamente sensíveis que requerem a desativação de algumas das principais características da reunião para uma encriptação avançada, os utilizadores com permissões de TI podem aplicar a opção de encriptação end-to-end (E2EE) à reunião. Relembramos que os dados trocados durante as chamadas ou reuniões do Teams são sempre protegidos através de encriptação padrão de indústria em trânsito e em repouso.

 

Figura 8. Utilize facilmente marcas de água sobre o conteúdo e oradores durante uma reunião e aplique automaticamente opções de reunião do Teams relevantes com base em rótulos de sensibilidade.

Sabemos que em reuniões se podem discutir vários tópicos e, por vezes, isso inclui falar de informações comerciais sensíveis que necessitam de uma camada extra de proteção. Os clientes do Microsoft 365 E5 com o Teams Premium podem agora utilizar rótulos de sensibilidade de Proteção de Informação Microsoft Purview para reuniões no Teams. Os organizadores podem utilizar etiquetas de sensibilidade para aplicar automaticamente as opções mais relevantes e importantes, com base na sensibilidade do conteúdo. Os administradores de conformidade podem configurar esta integração em reuniões do Teams no portal de conformidade Microsoft Purview para determinar quais as opções de reunião que devem ser aplicadas se uma etiqueta específica for utilizada.

A gestão e proteção da informação partilhada nas reuniões é mais fácil graças às novas funcionalidades disponíveis agora no Teams Premium.

Reuniões virtuais: Cativar clientes, agilizar a gestão de compromissos e medir resultados

Quer esteja a prestar aconselhamento financeiro, a fazer uma visita de saúde, ou a vender algo, a conexão virtual com os seus clientes tornou-se uma necessidade. Atualmente, as organizações compreendem a oportunidade contínua de se conectar e chegar aos clientes convenientemente a partir de qualquer local.

Com o Teams Premium, é fácil conectar-se com os seus clientes e gerir a experiência completa do cliente graças aos Compromissos Virtuais que lhe poupam tempo e dinheiro sem a necessidade de adquirir soluções adicionais ou pontuais. Pode cativar os seus clientes com uma experiência de reunião perfeita que permite aos participantes externos juntarem-se a salas de espera virtuais com branding através de mensagens de SMS ou e-mail em qualquer navegador – sem que tenham de descarregar uma aplicação.

 

Figura 9. Cative os seus clientes a partir do seu dispositivo móvel com uma experiência sem falhas que inclui uma sala de espera virtual com branding e funcionalidades de chat fáceis de utilizar.

Os seus administradores de agendamento têm a possibilidade de criar e gerir compromissos virtuais e on-demand a partir de um único local com funcionalidades avançadas, como filas de agendamento. A sua organização pode também calcular o valor comercial dos compromissos virtuais e atuar com base nos resultados dos clientes, através da análise de dados a nível do departamento ou da organização sobre métricas de clientes, como tempos de espera e taxas de não comparecimento.

 

Figura 10. Simplificação da gestão num único local, com agendamento de reuniões, visualização de filas, e análise.

Tornou-se mais fácil cativar clientes, melhorar a gestão de compromissos, e medir resultados graças aos novos Compromissos Virtuais, disponíveis agora. Leia o blog da Tech Community para saber mais.

Webinars: Realizar eventos com registo fácil e experiências personalizadas

Muitas organizações querem uma solução completa para realizar vários tipos de eventos virtuais – sejam esses eventos webinars dirigidos ao cliente para fazer crescer o negócio ou formações online para toda a organização – que ofereçam toques personalizados tanto para os apresentadores como para os participantes. O Teams Premium inclui webinars para acolher facilmente estes eventos, poupando-lhe tempo e dinheiro – sem a necessidade de adquirir soluções adicionais ou de trabalhar em diferentes plataformas. Os webinars permitem aos apresentadores juntarem-se à green room virtual para que a preparação antes do webinar começar seja perfeita. Os apresentadores têm tempo e espaço para se conectarem e fazer um briefing rápido ou um teste sem perturbar os participantes. Enquanto os participantes esperam pelo início do evento, podem interagir com os apresentadores ou uns com os outros através de chat e perguntas e respostas.

 

Figura 11. Conecte-se e prepare-se com o anfitrião e outros apresentadores na green room virtual e interaja com os participantes através de chat e perguntas e respostas.

E durante o webinar, os apresentadores podem gerir mais eficazmente o que os participantes veem. Estes controlos do anfitrião tornam os eventos mais profissionais e facilitam a criação de uma interação mais dinâmica para os apresentadores e participantes. Juntamente com esta personalização, a experiência de registo será ainda melhor graças à lista de espera e aprovação manual de inscrição e à possibilidade de personalizar o horário de início e fim das inscrições para uma melhor gestão do evento.

 

Figura 12. Gira a experiência dos participantes para que apenas vejam o conteúdo partilhado e os participantes que aparecem no ecrã.

Para melhorar a sua apresentação e disponibilizar conteúdos mais dinâmicos, integre diferentes feeds externos no seu webinar através de RTMP-in. Ao utilizar um codificador externo e permitir RTMP-in, poderá transmitir em directo uma fonte RTMP personalizada, seja um vídeo produzido profissionalmente ou uma partilha de ecrã de alta qualidade, para todos os participantes no evento.

 

Figura 13. Fluxo de diferentes tipos de meios de comunicação diretamente para a apresentação com RTMP-in.

Para criar entusiasmo e estimular a participação nos seus webinars, pode utilizar lembretes oportunos como e-mails automáticos. Estes e-mails serão enviados a todos os inscritos confirmados num horário configurado antes do evento e incluem um cabeçalho personalizado, detalhes do webinar, e um link para se juntar ao evento.

 

Figura 14. Envio automático de e-mails de lembrete para os inscritos confirmados antes do evento começar.

Estas funcionalidades de webinar estão disponíveis agora, com excepção dos lembretes automáticos através de e-mail, que estarão disponíveis em Março de 2023. Saiba mais sobre estas novas experiências de webinars.

Microsoft eCDN: Melhorar a experiência de eventos ao vivo

Para melhorar a experiência de eventos ao vivo de uma organização, a nossa Microsoft Enterprise Content Deliver Network (eCDN) está agora incluída no Teams Premium. Com o Microsoft eCDN, as organizações podem transmitir, em directo e em segurança, reuniões globais, all-hands, e town halls, e distribuir formações para toda a empresa através dos Eventos ao Vivo no Teams. A Microsoft eCDN ajuda a reduzir a carga na rede corporativa, ajuda a prevenir falhas de conectividade e má qualidade de vídeo, e não requer qualquer instalação adicional em terminais e dispositivos do utilizador.

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