Raskt oppsett av logistikkløsning med Dynamics 365 Business Central

Januar, 2023

I 2020 slår Covid 19-pandemien inn over Norge. Helseetaten i Oslo kommune fikk et plutselig behov for en løsning som kunne håndtere vaksinelogistikken. Med en skybasert Microsoft Dynamics 365 Business Central-installasjon var løsningen oppe og kjørte i løpet av noen få uker.

– Da pandemien startet i mars 2020 var det stor mangel på smittevernutstyr. Vi sentraliserte innkjøp og håndtering, og jeg fikk ansvar for å etablere logistikken. Så kom vaksinen på nyåret 2021 og vi måtte vi finne en løsning som støttet gode rutiner rundt distribusjonen, forklarer Geir A. Gundersen, Leder for drift og logistikk i TISK+V i Helseetaten, Oslo kommune.

Kommunen hadde rammeavtale med to IT-systemer, men begge var for statiske og mer omfattende enn de trengte.

– Disse løsningene ville ta for lang tid å etablere og bli for kostbare i forhold til vårt spesifikke behov. Så fikk vi et tips om Microsoft Dynamics 365 Business Central. Flere avdelinger hadde allerede begynt å ta i bruk Power Apps og Power BI for å håndtere pandemien, blant annet til smittesporing, så en del data lå allerede i Dataverse. Sammen med Byx Digital fikk vi satt opp en standardløsning i løpet av noen uker.

Med Dynamics 365 Business Solution kunne kommunen bygge videre på en påbegynt plattform som ga stor merverdi. 

Hastigheten var viktigst

– Jeg har bakgrunn fra logistikk innen Dynamics 365 F&O. Ved hjelp av dybdekunnskapen Byx Digital har om Business Central fikk vi opp en standardløsning med norsk standardoppsett og noen funksjoner på import for å håndtere vaksinefordelingen. Sammen med Microsoft har Byx Digital  sørget for at implementeringen har gått smertefritt, forteller Erik Halvorsen, innleid konsulent fra Muleum.

Excel-data ble importert fra FHI og lastet ut til Dataverse.

– Det viktigste var å håndtere frossenvaksinene som raskt måtte ut. Vi kan spore vaksiner fra vi får dosene levert fra FHI fram til armen vaksinen blir satt i. Dashbordet for å overvåke dataflyten ligger i Power BI og vi bruker det sammen med Customer Voice for å sende ut skjemaer for retur på vaksinesiden. Alt har gått veldig smidig.

Oslo kommune ser store fordeler med en skybasert logistikkløsning som er rask å etablere.

– Dukker det opp andre behov for logistikk ser vi nå at det slettes ikke trenger å være så omfattende å få på plass et system som erstatter Excel-ark og gule lapper. Det kan like gjerne være et byggeprosjekt som distribusjon av vaksiner.

Flere millioner vaksinedoser

Med nærmere 700.000 innbyggere som skulle ha tre vaksinedoser via opp mot 70 leveringspunkter på det meste var det viktig for helseetaten i Oslo kommune å ha god oversikt over både smittevernutstyr, vaksineutstyr, vaksinedoser og hurtigtester.

– Som alt annet under pandemien gikk alt veldig raskt, med stadig nye føringer fra myndighetene. Vi hadde ett vaksinesenter i hver bydel, men benyttet også apoteker, fastlegekontorer og sykehjem i perioder. Vi har dessuten hatt svært lite svinn på vaksiner. Noen få doser har enten vært skadet ved mottak eller blitt ødelagt ved uhell, men det er helt minimalt, understreker Gundersen.

Helseetaten fikk oppgitt et batchnummer et par dager før vaksinene kom fra FHI. Dermed kunne de klargjøre fraktbrev og forsendelsespapirer. Dette fulgte vaksinene hele veien.

– Vaksinene fra FHI kom på tirsdag og onsdag, og var inne på hovedlageret i maks en til to timer for ompakking og videre distribusjon. Alt dette gikk sømløst og uten problemer.

I disse dager jobber kommunen med å sette en fjerde vaksinedose på alle innbyggere over 65 år og på de over 18 år med underliggende sykdommer.

– Microsoft Dynamics 365 Business Central har vært et veldig prisgunstig alternativ for oss. Det er raskt å få opp, enkelt å tilpasse og vi var raskt i gang. Jeg vil si vi har hatt en tilnærmet feilfri gjennomføring av vaksinasjonsprogrammet, konkluderer Gundersen.