L’approche « Big Bang » appliquée à la transformation numérique, recette à l’appui

Aujourd’hui, la routine habituelle n’est plus de mise. Le changement et la disruption sont devenus la nouvelle norme. Il suffit de penser aux modifications auxquelles votre organisation est actuellement confrontée : les nouvelles technologies et techniques entraînent l’émergence de nouvelles attitudes et attentes de la part des employés comme des clients. Le changement est omniprésent.

Et ces changements ont tous un point commun : ils se produisent à une vitesse folle. Pour survivre et prospérer dans un marché extrêmement concurrentiel, les entreprises doivent donc réagir avec la même rapidité. En particulier lorsqu’elles doivent faire un choix technologique qui répond à un besoin de transformation.

Répondre à la nécessité d’une innovation rapide

Ce point de vue se confirme dans « Quand le changement devient la nouvelle norme », une étude de 2019 réalisée par Microsoft en partenariat avec Michael Parke de la London Business School. Selon cette étude, 92 % des entreprises ont récemment été confrontées à des technologies disruptives, et par conséquent, il leur faut aujourd’hui « doubler la mise en matière d’innovation sur le lieu de travail pour stimuler la croissance ». Plus précisément, l’étude révèle que les entreprises actuellement les plus innovantes s’efforcent de construire des ponts entre les silos organisationnels et opérationnels, et que l’autonomisation au sein de l’espace de travail reste un élément essentiel pour l’innovation.

Mais alors, quelle est la meilleure démarche qu’une entreprise doit adopter pour intégrer efficacement une nouvelle technologie ou plateforme ?

Le déploiement en 48 heures : récit d’un exploit chez Coloplast

Il n’existe sans doute pas de bonne ni de mauvaise méthode. Chaque organisation est unique. Mais Coloplast, une entreprise leader dans le secteur des sciences de la vie et connue pour avoir commercialisé la poche de stomie (un instrument révolutionnaire), a choisi d’opérer un changement de choc : un Big Bang novateur et organisationnel qui, à l’image du phénomène scientifique du même nom, s’est produit à une vitesse fulgurante. En résumé, pour s’assurer que ses 8 000 employés du monde entier collaborent plus efficacement, Coloplast leur a fait utiliser Microsoft Teams, le tout en l’espace de 48 heures seulement.

Microsoft Teams réunit des fonctionnalités de conversation d’équipe, de vidéoconférence et de stockage des fichiers au sein d’une seule et même plateforme. Et c’est justement ce dont Coloplast avait besoin : « Il nous fallait une solution permettant à nos équipes d’être agiles et de collaborer instantanément », explique René Rasmussen, directeur adjoint chargé des opérations informatiques et du support technique chez Coloplast. « Teams nous est donc apparu comme une très bonne option pour notre entreprise. »

Tout en réalisant cet exploit en matière de déploiement, Coloplast est parvenue à satisfaire les deux critères qui, selon les conclusions de l’étude « Quand le changement devient la nouvelle norme », sont la marque de fabrique des entreprises innovantes : l’élimination des silos et l’autonomisation des employés, tout cela en un temps record.

Comment l’entreprise y est-elle parvenue ? En suivant quatre étapes clés.

• Le programme expérimental

200 employés des 43 pays du réseau Coloplast se sont mis à utiliser Teams et ont fourni des commentaires détaillés sur leur expérience.

• Un plan de migration structuré et détaillé

L’opération, qui a démarré un vendredi soir, avait été si minutieusement élaborée que le processus de migration s’est terminé le dimanche après-midi, soit avant l’échéance prévue. Le lundi matin, lorsque les 8 000 collaborateurs sont revenus au travail, l’équipe informatique guettait nerveusement les appels sur sa ligne d’assistance technique. Les heures passaient… Le premier appel est arrivé à 11 h 30 : c’était le responsable du support technique, étonné, qui demandait s’il était vrai que personne n’avait encore appelé sur la ligne d’assistance. Au cours de cette même semaine, l’équipe d’assistance n’a reçu que six appels.

• Ambassadeurs de la migration

Pour aider leurs collègues à s’adapter à Teams, les 200 participants au programme expérimental ont été promus ambassadeurs lors du processus de migration global.

• Un système officiel de feed-back circulaire

Les employés ont été incités à faire des commentaires afin de donner leur avis sur des fonctionnalités à ajouter ou à améliorer. Cette étape a contribué à instaurer une culture d’amélioration continue.

Conclusion

Coloplast a ainsi apporté une preuve convaincante : même une entreprise impliquant des milliers d’employés à l’échelle mondiale est capable de réaliser un déploiement rapide si tous les processus adéquats sont en place. Une planification adaptée ne peut fonctionner que si l’on tient compte des implications à la fois humaines et techniques du changement. Lisez l’intégralité du récit de Coloplast.