Data gør mavefornemmelser til fakta

Data om alt fra tidsforbrug på mails, længden og deltagere i møder og antal sene arbejdsdage giver organisationer en unik indsigt i trends, tendenser og medarbejderes trivsel.

Af HR-direktør hos Microsoft Danmark, Camilla Hillerup.

Covid-19 har ændret langt de fleste arbejdspladser. En stor del af befolkningen er sendt hjem, og mange navigerer hjemmeskoling eller isolation med deadlines og teams-møder. Som HR-direktør kunne det godt give anledning til søvnløse nætter.

Men med teknologier som MyAnalytics og WorkplaceAnalytics har vi hos Microsoft fra starten af pandemien haft en unik adgang til data om vores medarbejderes trivsel. Hvordan påvirker situationen dem? Arbejder de mere eller mindre? Kan de holde koncentrationen og kontakten til kunderne? Og hvad med sammenholdet?

Det kan være umuligt at vurdere en medarbejders trivsel alene ud fra et online statusmøde. Så hvordan ved man som HR eller leder, hvem der trives og hvem, der helt glemmer af holde fri, når sofa og arbejde flyder sammen? Den del af hjemmekontoret, som skærmen ikke viser, kan jo være fuld af distraherende børn, arbejdende ægtefæller eller tomt og ensomt.

Fra data til handling

En af de ting vores WorkplaceAnalytics data viser os er, at mange arbejder over langt flere af dagens timer, når de sidder derhjemme. Pludselig begynder arbejdsdagen, måske allerede mens de spiser morgenmad. Den sædvanlige køretur til Lyngby er måske skiftet ud med et teams-møde. I den nye virkelighed giver data os mulighed for at spørge ind til den øgede arbejdstid. Og holde øje med deres trivsel, præcis der hvor den er truet.

WorkplaceAnalytics er aggregeret og anonymiseret data, der uafhængigt af om medarbejderen arbejder hjemme eller på kontoret, giver lederne indsigt i overordnede trends og tendenser i organisationens – aldrig i den enkelte medarbejders arbejdsmønster og indsats.

For eksempel afslørede den indsamlede data, at medarbejdernes tid ofte var rettet mod interne møder og projekter. Og da et af vores grundlæggende mål netop er kundefokus (Customer Obsession), iværksatte vi projektet, som vi kalder LIME (Less internal, more external) der netop handler om øget tid brugt på at tale med og lytte til vores kunder.

Men for at skabe den rette arbejdsbalance, snakkede vi først med lederne, så vi fjernede noget, inden vi tilføjede eksterne opgaver. Vi kunne også se, at interaktionerne foregik meget i siloer, og lavede derfor nogle ”cross functional squad teams” med forskellige fokusområder på tværs af kunder og produkter. På den måde giver data os løbende et overblik over udviklingen og mulighed for at justere de rigtige steder.

Indsigt i arbejdsmønstre

Jeg har ikke altid beskæftiget mig med en datadreven arbejdskultur, og var tidligere skeptisk overfor brugen af data i netop arbejdet med talenter, ledelse og organisation. I dag ved jeg, at data er den vigtigste nøgle til at stille de rigtige spørgsmål og skabe nysgerrighed. Som mange andre modtog jeg mine personlige data fra MyAnalytics ugentligt i min mailboks. De blev ikke altid læst og jeg forholdt mig ikke rigtig til, hvad data egentlig fortalte mig.

Vendepunktet var, da jeg tilfældigvis så, at jeg brugte 47 procent af mine møder på at svare mails. Altså, mens jeg skulle være til stede i en samtale, sad jeg samtidig og skrev mails. Jeg stillede derfor mig selv spørgsmålet: Er jeg nærværende nok, og deltager jeg i de rigtige møder?

Jeg kunne med andre ord bruge mine private, individuelle data til både at blive mere effektiv og en bedre kollega. Men vigtigst, så opdagede jeg et uhensigtsmæssig arbejdsmønster, jeg ellers aldrig var blevet bevidst om.

Den hybride arbejdsform er fremtiden

I en ny undersøgelse, som Microsoft har lavet i samarbejde med Boston Consulting Group og Wharton instituttet, peger 90% af de danske ledere på, at de forventer at den hybride arbejdsplads er kommet for at blive. Det er derfor afgørende, at vi får data flyttet fra rapportering til netop også at oplyse om nye trends og tendenser i vores arbejdsliv.

Tilhørsforholdet på en arbejdsplads er vigtigt for både trivsel og motivation. Men med de øgede hybride arbejdsformer, er den sædvanlige snak med kollegaerne ved kaffemaskinen og i kantinen ikke længere noget, der opstår af sig selv.

Derfor har vi introduceret vi ”EasyMove”. En app hvor medarbejderne kan interagere med hinanden med forskellige aktiviteter og konkurrencer. Det kan være, du får point, hvis du har nissehue på til næste teams-møde eller går en tur med en fra teamet.

Teknologien har allerede inden COVID-19 skubbet os i retning af, at arbejde ikke længere et sted men en aktivitet. Vores data viser, at 73 procent sender mails efter arbejdstid, hvilket vidner om behovet for at arbejde fleksibelt.

Data er ikke den endegyldige sandhed

Når jeg ser data, der viser, at en leder ikke holder en-til-en-møder med sit team, blinker alle alarmklokker hos mig. For jeg ved, at det skaber trivsel, når lederen har kontakt til medarbejderne. Men jeg kan ikke se – ud fra data alene – om de rent faktisk holder møder: Måske tog de mødet på mobilen eller gik en tur sammen?

Når vi arbejder med datadreven indsigt hos Microsoft, har vi derfor altid for øje, at det ikke er den endegyldige sandhed om medarbejdernes trivsel og arbejdsmønstre, men et afgørende redskab til at skabe forståelse, nysgerrighed og gå fra mavefornemmelser til fakta.

Gode råd om datadreven arbejdskultur:

• Målret din data, gerne ved hjælp fra flere systemer og kilder.
• Sæt din data ind i en kontekst, det giver den bedste værdi og indsigt.
• Brug data som input til diskussioner ikke som endegyldige sandheder.
• Hvorfor gætte, når man kan vide. Den ny teknologi og data giver HR og ledere langt bedre grundlag for at skabe succes.