Business as usual? Data skaber gennemsigtighed i usikre tider

Tanya Helene Christensen

Der er ingen tvivl om, at den nuværende situation er vanskelig for mange danske virksomheder. Langt de fleste har sendt arbejdsstyrken hjem. Tusindvis af medarbejdere arbejder nu på sjette uge helt eller delvist fra privaten. De ændrede samarbejdsmønstre stiller store krav til lederne om at skabe indsigt, motivation og kommerciel værdi på afstand. Microsofts Business Continuity Dashboard hjælper ledere til større indsigt i, hvordan virksomheden håndterer det pludselig skift, og hvordan det påvirker organisationen.

”Det er vigtigere end nogensinde at have indsigt i, hvad der får en virksomhed til at performe godt. Og det er afgørende, at den indsigt stammer fra data og ikke mavefornemmelser og anekdoter”. Det fortæller Kristoffer Rosenmeier, Modern Workplace Specialist hos Microsoft Danmark.

Kristoffer Rosenmeier oplever ofte i sin dialog med nogle af landets største virksomheder at få svaret: Vi kører videre – bare hjemmefra. Det er business as usual, når han spørger, hvordan forretningen omstiller sig til den nye virkelighed. ”Men ofte er udfordringen, at man faktisk ikke ved om det nu også er tilfældet. I bedste fald er det et kvalificeret gæt, i værste fald noget anderledes, end man havde forestillet sig”, siger Kristoffer Rosenmeier.

My Analytics på organisationsniveau

Kristoffer Rosenmeier har de sidste par år fokuseret på de analytiske og digitale redskaber, som f.eks My Analytics. Det er et værktøj, der hjælper til en arbejdsdag i balance og til at opnå personlige arbejdsrelaterede mål. ”Business Continuity Dashboard er en tilføjelse til Workplace Analytics, der på organisations-niveau hjælper med at svare på altafgørende spørgsmål. Det gælder bl.a. spørgsmål, som har direkte påvirkning på både medarbejdernes trivsel, læring og finansielle resultater,” siger Kristoffer Rosenmeier. I en tid som denne, kunne det være spørgsmål som f.eks: ”Hvilke medarbejdergrupper oplever de største forandringer? ”Formår vi at vedligeholde relationen til kunderne? Formår vores medarbejdere at opretholde en balanceret hverdag?” Og ”hvordan ser ledelse ud, når vi ikke mødes fysisk?”.

Anonymiseret data giver indblik i ”rigets” tilstand

Business Continuity Dashboard trækker anonymiserede data på et aggregeret niveau fra e-mails, kalender, chat og Teams. På den måde får få, udvalgte ledere et overblik over, hvordan medarbejdergrupper samarbejder på tværs af organisationen og med kunderne. Og den form for indsigt har sjældent været mere relevant. Ifølge en undersøgelse fra Gallup, kan følelsen af isolation og manglende kontakt med kollegaer medføre et fald på over 20 procent i medarbejder-performance.

Konkret giver Dashboardet en ugentlig, grafisk oversigt over eventuelle ændringer i samarbejdsmønstre – både de interne og de eksterne. Dashboardet viser de data, du har behov for uanset om dit fokus er HR, ledelse eller salg. Data er altid anonymiseret og peger aldrig på den enkelte medarbejder, men er i stedet fokuseret på ledelse, og virksomhedskultur og nogle af de faresignaler, man normalt først opdager, når skaden er sket.

et skærmbillede af en mobiltelefon

Usikkerheden er større nu

”Tydelig og klar ledelse er altid vigtig. Nu, hvor mange arbejder hjemme, er det endnu vigtigere at have føling med sin medarbejderstab for usikkerheden er simpelthen større. Hvis data viser os, at enkelte teams slet ikke har kontakt til andre i løbet af en arbejdsdag, så skal virksomheden hurtigt få skabt de rette rammer. Det er vigtigt, at medarbejderne trives, selvom de arbejder hjemmefra.” siger Rosenmeier og fortsætter ”og samtidigt kan Business Continuity Dashboardet hjælpe til en dybere forståelse af, om virksomheden opretholder en fornuftig kadence af eksterne møder med kunder. En reel risiko i den nuværende situation er, at organisationen rykker sammen om sig selv. Og at man i arbejdet med at opretholde produktivitet og medarbejdertrivsel, glemmer at holde forretningen kørende udadtil. Det vil Business Continuity Dashboardet kunne afdække”.

Det digitale værktøj giver med andre ord virksomhederne gennemsigtighed og mulighed for at teste teser, og få dem enten be- eller afkræftet. Og så kan man trække data fra de sidste 90 dage og sammenligne med den nuværende situation. ”På den måde kan man få bekræftet om der virkelig er tale om business as usual, eller om der er sket en ændring på et eller flere parametre, som man bør sætte ind overfor – f.eks. ved at ændre på arbejdsgange og processer”, siger Kristoffer Rosenmeier.

et skærmbillede af en mobiltelefon

Konteksten er afgørende

Data alene er dog ikke nødvendigvis revisende for en given udvikling, understreger Kristoffer Rosenmeier. ”Der kan jo f.eks. være en naturlig grund til, at der er sket en stigning i antallet af interne møder. Måske fordi det er kvartalsluk, eller fordi man forbereder et nyt stort oplæg til en kunde. En stigning i antallet at interne møder er ikke nødvendigvis negativt. Konteksten er afgørende”.

Derfor er Business Continuity Dashboard mere end blot en dataindsamler. Det er udviklet i samarbejde med førende vidensinstitutioner, som f.eks. Harvard og Colombia Business School. Det inkluderer råd og guidance til, hvordan en udvikling i f.eks. interne møder kan tolkes, og hvilken betydning det har for organisationen. ”Hver statistik ledsages af en kort analyse og med råd om, hvordan en given udvikling bør håndteres. Data giver kun mening, hvis de ledsages af analyser og pejlinger, som man kan handle på. Derfor har vi teamet op med nogle af verdens førende institutioner og virksomheder for at inkludere deres forskning og erfaring i Business Continuity Dashboard” fortæller Kristoffer Rosenmeier.

Transparens er altid vigtig

Business Continuity Dashboard er et yderst relevant værktøj i tider, hvor den daglige kontakt mellem teams og mellem leder og medarbejder primært sker digitalt. Men ifølge Kristoffer Rosenmeier kan løsningen anvendes på en række andre områder. ”Det vil give god mening at bruge det i forbindelse med en organisationsændring, hvor man tester om de ændringer, man har foretaget i sine afdelinger og teams, virker efter hensigten eller hvorvidt en strategiændring har haft den forventede effekt på salget”, siger Kristoffer Rosenmeier og afslutter ”transparens er med andre ord altid vigtig, men usikkerheden er bare mere udtalt nu. Derfor er det vigtigt at handle med data som baggrund i stedet for rene mavefornemmelser.”

Læs mere om Microsoft Continuity Dashboard her.

Rapport: Arbejde under forandring

Opdag, hvordan fremtidens arbejde ser ud, i denne vejledning, der hjælper dig med at navigere i den digitale tidsalder.

Lynkursus i Microsoft Teams

Tag et lynkursus uden omkostninger i Microsoft Teams