Lesetid, 4 min.

Med Dynamics 365 som kjernesystem har Folkeuniversitetet spart 4,8 årsverk bare på kursadministrering. Men det er bare begynnelsen.

Ivana Aakerholm sin arbeidshverdag er like enkel som den er komplisert.  

Som studierådgiver hos Folkeuniversitetet skal hun sørge for at alt som har med undervisningsopplegg og kursinnhold å gjøre er lett tilgjengelig for språklærere og studenter over hele landet. 

Derfor er hun glad for at hun slipper å bruke masse tid på å nøste opp i mailtråder og hoppe mellom fagsystemer. Jobben gjør Aakerholm i Dynamics 365, med løsninger basert på modulene Sales og Customer Service 

– Det som er bra med Dynamics 365 er at det administrative arbeidet er lettere og mer oversiktlig. Det hjelper meg så mye. Både jeg, studenter og lærere bruker mindre tid på administrasjon.  

Sparer 4,8 årsverk  

Over 100 000 personer tar kurs eller studier på Folkeuniversitetet hvert eneste år. De har 80 faste ansatte og omtrent 600 forelesere. Hvert semester er det over 2000 kurs som digitalt skal opprettes og distribueres. Noe av undervisningen er digitalt, noe er i klasserom.  

Med Dynamics 365 på plass for kursadministrering sparer Folkeuniversitetet over 8000 timer i året – bare på tid knyttet til å administrere kurs. Det tilsvarer 4,8 årsverk.  

– Tidligere brukte vi i snitt 10-15 minutter på å opprette kurs. Den tiden er nå nede på 3-5 minutter. Vi har rundt 2000 kurs per semester. Det er et eksempel på en betydelig gevinst, sier Susanne Schmachtenberg, IT-ansvarlig i Folkeuniversitetet.  

Susanne Schmachtenberg, IT-ansvarlig i Folkeuniversitetet

Som et eksempel har de en tilpasset funksjon der et kurs som er fullt automatisk dupliseres, noe som sparer rådgiverne for mye tid når de åpner for nye påmeldinger.  

– Slike automatiseringer reduserer risikoen for menneskelige feil og gir oss bedre kvalitet, legger Schmachtenberg til.  

Men dette er bare første ledd av Folkeuniversitetets store satsning på ny digital infrastruktur.   

Moderne og fleksibel plattform  

For på mange måter kan det å drive et universitet sammenlignes med å styre et lite samfunn. I tillegg til undervisningstilbudet, har skolen ansvar for alt fra skolebygg, rammene rundt dette, sikkerhet, administrasjon og organisering. 

For at hjulene skal gå rundt er de avhengig av et robust kjernesystem som holder orden i trådene.  

– Dynamics 365 er en moderne og fleksibel ERP-plattform som enkelt kan tilpasses våre behov, med mulighet for videreutvikling og justering underveis dersom behov endrer seg, sier Schmachtenberg. 

Høy utviklingstakt og en gjennomgående brukerlogikk var viktige kriterier, forteller hun. Men kanskje viktigst var at de ønsket et system med mest mulig hyllevare:  

– Slik kan vi overlate ansvaret for oppdateringer og sikkerhet til en leverandør som har muskler til det. Det innebærer mindre jobb og kostnader for oss.  

– Samtidig gir det oss mulighet til å skreddersy egne løsninger, om vi ønsker å tilpasse finanssystem eller CMS, legger hun til.  

Flere fordeler i ett miljø 

Et standardisert brukergrensesnitt gir flere fordeler.  

For det første forenkler det opplæringsprosesser og implementering. Fordi brukerlogikken på tvers av Dynamics 365 er strømlinjeformet, er det enkelt for medarbeidere og nyansatte å lære seg nye funksjoner og sette seg inn i oppdateringer.  

Ved å samle alle forretningsområdene innenfor et miljø kan de også utnytte data på en langt mer effektiv måte.  

– Samhandling, rapportering og automatisering på tvers av avdelinger og funksjoner gir bedre innsikt og beslutningsstøtte, sier Schmachtenberg 

I tillegg ivaretas datasikkerheten bedre når de slipper å overføre sensitiv informasjon mellom forskjellige systemer.  

Jobbet i serie  

I såpass store prosjekter er det alltid en risiko for at omfanget av prosjektet blir større enn antatt og at det igangsettes sideprosjekter som kan gå på bekostning av tid og økonomiske ressurser.  

Derfor har Folkeuniversitetet jobbet målrettet med å ta ut og bevise gevinster underveis i implementeringen. De har jobbet serielt 

– Vi har begynt med å vise hvordan kursadministrering kan gjøres raskere, enklere og mer effektivt, sier Schmachtenberg.  

Videre har de også halvert tiden som bruker på salg og kundeoppfølging, samt gjort fakturering og utsending av nyhetsbrev enklere.  

Dette er en imponerende måte å jobbe på, sier Håvard Siegel Haukeberg i Microsoft:  

– Folkeuniversitetet har omfavnet en smidig og risikobevisst tilnærming som har tillatt dem å lære og tilpasse implementeringen underveis, sier han, og legger til:  

– De viser en god forståelse for hvordan flere – også utdanningsinstitusjoner – må operere i et stadig skiftende landskap.  

Haukeberg ser en tydelig trend i hvordan Dynamics 365 brukes i stadig flere områder innen utdanning og undervisning. 

– Potensialet er enormt, og vi ser at det også kan effektivisere områder som alumni, kursbehandling og privat-offentlige samarbeid som tilskuddsordninger og søknader.  

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Industri

  • en kropp av vann

    ML Ops in Action: Key learnings and best practices from the community

    Have you registered for Microsoft Ignite, the flagship tech conference organized by Microsoft? This year, we will have a Local Connection session for the Norwegian community and you don’t want to miss it!  In this local break-out session we have gathered some ML Ops experts from both Microsoft and our fantastic partners and customers in Norway. We will have a panel discussion on what is ML Ops (Machine Learning […]

Offentlig sektor

Utdanning

  • Hvordan Microsoft Learn tilbyr studenter etterspurt teknologikompetanse

    Hvordan Microsoft Learn tilbyr studenter etterspurt teknologikompetanse

    Lærernes samfunnsoppdrag er å forberede studentgenerasjonen på veien som ligger foran dem. Rent praktisk vil det si å lære studentene ferdighetene de trenger for å lykkes og trives i en digital fremtid.  Digital kompetanse er allerede på læreplanene til grunnskoler og videregående skoler i europeiske land. Høyere utdanningsinstitusjoner må derimot forberede studentene på livet utenfor […]

  • Samas Høgskole i vinterlandskap foran en mørk blå himmel

    Sámi allaskuvla gikk helt opp i skyen

    Sámi allaskuvla er det første universitetet i Norge som har lagt all drift i skyen, og det skjedde i én operasjon. – Vi savner ingenting, sier teknologi- og driftssjef Lasse Wigelius ved Sámi allaskuvla Etter drøye to år med grundig planlegging, gikk Sámi allaskuvla helt opp i skyen til Microsoft Azure i oktober 2020, som […]

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

  • To unge jenter som spiller Minecraft på en bærbar PC

    En ny tilnærming til informatikk i skolen: Fire ressurser som hjelper lærere i gang

    Verden forandrer seg raskt. COVID-19-pandemien har fått fart på digital transformasjon. Hele næringslivet og alle institusjoner går over til hybrid arbeid og digital levering. Dette har hatt store konsekvenser for hvilke kompetanser arbeidsmarkedet etterlyser. Ifølge en analyse utført av LinkedIn og Microsoft vil 149 millioner flere digitale stillinger bli opprettet innen 2025, på fagområder som […]

Kundehistorier

  • – Teknologi er avhengig av mangfold

    – Teknologi er avhengig av mangfold

    Januar, 2023 Derfor utdanner Inno-Sci minoritetskvinner for fremtidens IT-behov.   Se for deg at du flytter til et nytt og ukjent land. Ikke snakker du språket. Og selv med universitetsutdanning og lang arbeidserfaring får du deg ikke jobb. Hva gjør du?   – Jeg har begynt å jobbe som frivillig leksehjelp. Jeg elsker å jobbe med barn, […]

Tips

  • Microsoft University

    Microsoft University

    Er du nyutdannet innen IT og ønsker en kick-start på karrieren din? Da bør du lese videre! Hva er Microsoft University? Microsoft University (MSU) er et trainee-program hvor du som nyutdannet gjennomgår seks uker med kursing og tar sertifiseringer innen ettertraktet Microsoft teknologi. Dette programmet gir deg en unik kompetanse, som vil være etterspurt i […]