Lesetid, 4 min.

Med Dynamics 365 som kjernesystem har Folkeuniversitetet spart 4,8 årsverk bare på kursadministrering. Men det er bare begynnelsen.

Ivana Aakerholm sin arbeidshverdag er like enkel som den er komplisert.  

Som studierådgiver hos Folkeuniversitetet skal hun sørge for at alt som har med undervisningsopplegg og kursinnhold å gjøre er lett tilgjengelig for språklærere og studenter over hele landet. 

Derfor er hun glad for at hun slipper å bruke masse tid på å nøste opp i mailtråder og hoppe mellom fagsystemer. Jobben gjør Aakerholm i Dynamics 365, med løsninger basert på modulene Sales og Customer Service 

– Det som er bra med Dynamics 365 er at det administrative arbeidet er lettere og mer oversiktlig. Det hjelper meg så mye. Både jeg, studenter og lærere bruker mindre tid på administrasjon.  

Sparer 4,8 årsverk  

Over 100 000 personer tar kurs eller studier på Folkeuniversitetet hvert eneste år. De har 80 faste ansatte og omtrent 600 forelesere. Hvert semester er det over 2000 kurs som digitalt skal opprettes og distribueres. Noe av undervisningen er digitalt, noe er i klasserom.  

Med Dynamics 365 på plass for kursadministrering sparer Folkeuniversitetet over 8000 timer i året – bare på tid knyttet til å administrere kurs. Det tilsvarer 4,8 årsverk.  

– Tidligere brukte vi i snitt 10-15 minutter på å opprette kurs. Den tiden er nå nede på 3-5 minutter. Vi har rundt 2000 kurs per semester. Det er et eksempel på en betydelig gevinst, sier Susanne Schmachtenberg, IT-ansvarlig i Folkeuniversitetet.  

Susanne Schmachtenberg, IT-ansvarlig i Folkeuniversitetet

Som et eksempel har de en tilpasset funksjon der et kurs som er fullt automatisk dupliseres, noe som sparer rådgiverne for mye tid når de åpner for nye påmeldinger.  

– Slike automatiseringer reduserer risikoen for menneskelige feil og gir oss bedre kvalitet, legger Schmachtenberg til.  

Men dette er bare første ledd av Folkeuniversitetets store satsning på ny digital infrastruktur.   

Moderne og fleksibel plattform  

For på mange måter kan det å drive et universitet sammenlignes med å styre et lite samfunn. I tillegg til undervisningstilbudet, har skolen ansvar for alt fra skolebygg, rammene rundt dette, sikkerhet, administrasjon og organisering. 

For at hjulene skal gå rundt er de avhengig av et robust kjernesystem som holder orden i trådene.  

– Dynamics 365 er en moderne og fleksibel ERP-plattform som enkelt kan tilpasses våre behov, med mulighet for videreutvikling og justering underveis dersom behov endrer seg, sier Schmachtenberg. 

Høy utviklingstakt og en gjennomgående brukerlogikk var viktige kriterier, forteller hun. Men kanskje viktigst var at de ønsket et system med mest mulig hyllevare:  

– Slik kan vi overlate ansvaret for oppdateringer og sikkerhet til en leverandør som har muskler til det. Det innebærer mindre jobb og kostnader for oss.  

– Samtidig gir det oss mulighet til å skreddersy egne løsninger, om vi ønsker å tilpasse finanssystem eller CMS, legger hun til.  

Flere fordeler i ett miljø 

Et standardisert brukergrensesnitt gir flere fordeler.  

For det første forenkler det opplæringsprosesser og implementering. Fordi brukerlogikken på tvers av Dynamics 365 er strømlinjeformet, er det enkelt for medarbeidere og nyansatte å lære seg nye funksjoner og sette seg inn i oppdateringer.  

Ved å samle alle forretningsområdene innenfor et miljø kan de også utnytte data på en langt mer effektiv måte.  

– Samhandling, rapportering og automatisering på tvers av avdelinger og funksjoner gir bedre innsikt og beslutningsstøtte, sier Schmachtenberg 

I tillegg ivaretas datasikkerheten bedre når de slipper å overføre sensitiv informasjon mellom forskjellige systemer.  

Jobbet i serie  

I såpass store prosjekter er det alltid en risiko for at omfanget av prosjektet blir større enn antatt og at det igangsettes sideprosjekter som kan gå på bekostning av tid og økonomiske ressurser.  

Derfor har Folkeuniversitetet jobbet målrettet med å ta ut og bevise gevinster underveis i implementeringen. De har jobbet serielt 

– Vi har begynt med å vise hvordan kursadministrering kan gjøres raskere, enklere og mer effektivt, sier Schmachtenberg.  

Videre har de også halvert tiden som bruker på salg og kundeoppfølging, samt gjort fakturering og utsending av nyhetsbrev enklere.  

Dette er en imponerende måte å jobbe på, sier Håvard Siegel Haukeberg i Microsoft:  

– Folkeuniversitetet har omfavnet en smidig og risikobevisst tilnærming som har tillatt dem å lære og tilpasse implementeringen underveis, sier han, og legger til:  

– De viser en god forståelse for hvordan flere – også utdanningsinstitusjoner – må operere i et stadig skiftende landskap.  

Haukeberg ser en tydelig trend i hvordan Dynamics 365 brukes i stadig flere områder innen utdanning og undervisning. 

– Potensialet er enormt, og vi ser at det også kan effektivisere områder som alumni, kursbehandling og privat-offentlige samarbeid som tilskuddsordninger og søknader.  

Oppdag flere relaterte artikler per bransje:

Industri

  • en kropp av vann

    ML Ops in Action: Key learnings and best practices from the community

    Have you registered for Microsoft Ignite, the flagship tech conference organized by Microsoft? This year, we will have a Local Connection session for the Norwegian community and you don’t want to miss it!  In this local break-out session we have gathered some ML Ops experts from both Microsoft and our fantastic partners and customers in Norway. We will have a panel discussion on what is ML Ops (Machine Learning […]

Offentlig sektor

Utdanning

  • Two students in a classroom

    Hvordan FH JOANNEUM forbereder seg til en ny klasse med dyktige fagfolk med Microsoft Learn for Educators Program

    «Alle som ønsker å gjøre karriere innen medisinsk informatikk, må være dyktige i programvareutvikling, maskinlæring og andre ting. Heldigvis har Microsoft flere kurs som hjelper meg i gang med læringen og gir meg basiskunnskaper å bygge videre på.» Daniel Reichenpfader er masterstudent ved FH JOANNEUM University i Østerrike. Han snakker om hvor viktig forståelsen av […]

  • Karrieredag samlet IT-bransjen og uventede talenter 

    Karrieredag samlet IT-bransjen og uventede talenter 

    Inno-Sci utdanner minoritetskvinner for fremtidens IT-behov. Slik gikk det da studentene møtte bransjen:  – Vi er ikke annerledes enn andre. Vi har kompetansen, sertifikatene og kunnskapen som trengs for å gjøre en forskjell.  Det sier Archana Srivastava. Hun er student hos Inno-Sci og snart ferdigsertifisert nettsikkerhetsarkitekt.   Inno-sci er et nettbasert utdanningstilbud for kvinner med minoritetsbakgrunn […]

Oppdag flere relaterte artikler per dossier:

Digital Transformation

  • Tid for å styrke din digitale kompetanse?

    Tid for å styrke din digitale kompetanse?

    I juni 2020 annonserte Mirosoft et nytt globalt inititativ som vil gi 25 millioner mennesker mulighet til å tilegne seg nødvendige digitale ferdigheter innen utgangen av året. Initiativet er en respons til den økonomiske krisen forårsaket av Covid-19. For å få økonomien tilbake på beina, vil tilgang til digitale ferdigheter være viktig. Det globale initiativet […]

Kundehistorier

  • – Teknologi er avhengig av mangfold

    – Teknologi er avhengig av mangfold

    Januar, 2023 Derfor utdanner Inno-Sci minoritetskvinner for fremtidens IT-behov.   Se for deg at du flytter til et nytt og ukjent land. Ikke snakker du språket. Og selv med universitetsutdanning og lang arbeidserfaring får du deg ikke jobb. Hva gjør du?   – Jeg har begynt å jobbe som frivillig leksehjelp. Jeg elsker å jobbe med barn, […]

Tips

  • Tid for å styrke din digitale kompetanse?

    Tid for å styrke din digitale kompetanse?

    I juni 2020 annonserte Mirosoft et nytt globalt inititativ som vil gi 25 millioner mennesker mulighet til å tilegne seg nødvendige digitale ferdigheter innen utgangen av året. Initiativet er en respons til den økonomiske krisen forårsaket av Covid-19. For å få økonomien tilbake på beina, vil tilgang til digitale ferdigheter være viktig. Det globale initiativet […]