Slik sparer Folkeuniversitetet 8000 timer i året med Dynamics 365  

Med Dynamics 365 som kjernesystem har Folkeuniversitetet spart 4,8 årsverk bare på kursadministrering. Men det er bare begynnelsen.

Ivana Aakerholm sin arbeidshverdag er like enkel som den er komplisert.  

Som studierådgiver hos Folkeuniversitetet skal hun sørge for at alt som har med undervisningsopplegg og kursinnhold å gjøre er lett tilgjengelig for språklærere og studenter over hele landet. 

Derfor er hun glad for at hun slipper å bruke masse tid på å nøste opp i mailtråder og hoppe mellom fagsystemer. Jobben gjør Aakerholm i Dynamics 365, med løsninger basert på modulene Sales og Customer Service.  

– Det som er bra med Dynamics 365 er at det administrative arbeidet er lettere og mer oversiktlig. Det hjelper meg så mye. Både jeg, studenter og lærere bruker mindre tid på administrasjon.  

Sparer 4,8 årsverk  

Over 100 000 personer tar kurs eller studier på Folkeuniversitetet hvert eneste år. De har 80 faste ansatte og omtrent 600 forelesere. Hvert semester er det over 2000 kurs som digitalt skal opprettes og distribueres. Noe av undervisningen er digitalt, noe er i klasserom.  

Med Dynamics 365 på plass for kursadministrering sparer Folkeuniversitetet over 8000 timer i året – bare på tid knyttet til å administrere kurs. Det tilsvarer 4,8 årsverk.  

– Tidligere brukte vi i snitt 10-15 minutter på å opprette kurs. Den tiden er nå nede på 3-5 minutter. Vi har rundt 2000 kurs per semester. Det er et eksempel på en betydelig gevinst, sier Susanne Schmachtenberg, IT-ansvarlig i Folkeuniversitetet.  

Susanne Schmachtenberg, IT-ansvarlig i Folkeuniversitetet

Som et eksempel har de en tilpasset funksjon der et kurs som er fullt automatisk dupliseres, noe som sparer rådgiverne for mye tid når de åpner for nye påmeldinger.  

– Slike automatiseringer reduserer risikoen for menneskelige feil og gir oss bedre kvalitet, legger Schmachtenberg til.  

Men dette er bare første ledd av Folkeuniversitetets store satsning på ny digital infrastruktur.   

Moderne og fleksibel plattform  

For på mange måter kan det å drive et universitet sammenlignes med å styre et lite samfunn. I tillegg til undervisningstilbudet, har skolen ansvar for alt fra skolebygg, rammene rundt dette, sikkerhet, administrasjon og organisering. 

For at hjulene skal gå rundt er de avhengig av et robust kjernesystem som holder orden i trådene.  

– Dynamics 365 er en moderne og fleksibel ERP-plattform som enkelt kan tilpasses våre behov, med mulighet for videreutvikling og justering underveis dersom behov endrer seg, sier Schmachtenberg. 

Høy utviklingstakt og en gjennomgående brukerlogikk var viktige kriterier, forteller hun. Men kanskje viktigst var at de ønsket et system med mest mulig hyllevare:  

– Slik kan vi overlate ansvaret for oppdateringer og sikkerhet til en leverandør som har muskler til det. Det innebærer mindre jobb og kostnader for oss.  

– Samtidig gir det oss mulighet til å skreddersy egne løsninger, om vi ønsker å tilpasse finanssystem eller CMS, legger hun til.  

Flere fordeler i ett miljø 

Et standardisert brukergrensesnitt gir flere fordeler.  

For det første forenkler det opplæringsprosesser og implementering. Fordi brukerlogikken på tvers av Dynamics 365 er strømlinjeformet, er det enkelt for medarbeidere og nyansatte å lære seg nye funksjoner og sette seg inn i oppdateringer.  

Ved å samle alle forretningsområdene innenfor et miljø kan de også utnytte data på en langt mer effektiv måte.  

– Samhandling, rapportering og automatisering på tvers av avdelinger og funksjoner gir bedre innsikt og beslutningsstøtte, sier Schmachtenberg.  

I tillegg ivaretas datasikkerheten bedre når de slipper å overføre sensitiv informasjon mellom forskjellige systemer.  

Jobbet i serie  

I såpass store prosjekter er det alltid en risiko for at omfanget av prosjektet blir større enn antatt og at det igangsettes sideprosjekter som kan gå på bekostning av tid og økonomiske ressurser.  

Derfor har Folkeuniversitetet jobbet målrettet med å ta ut og bevise gevinster underveis i implementeringen. De har jobbet serielt.  

– Vi har begynt med å vise hvordan kursadministrering kan gjøres raskere, enklere og mer effektivt, sier Schmachtenberg.  

Videre har de også halvert tiden som bruker på salg og kundeoppfølging, samt gjort fakturering og utsending av nyhetsbrev enklere.  

Dette er en imponerende måte å jobbe på, sier Håvard Siegel Haukeberg i Microsoft:  

– Folkeuniversitetet har omfavnet en smidig og risikobevisst tilnærming som har tillatt dem å lære og tilpasse implementeringen underveis, sier han, og legger til:  

– De viser en god forståelse for hvordan flere – også utdanningsinstitusjoner – må operere i et stadig skiftende landskap.  

Haukeberg ser en tydelig trend i hvordan Dynamics 365 brukes i stadig flere områder innen utdanning og undervisning. 

– Potensialet er enormt, og vi ser at det også kan effektivisere områder som alumni, kursbehandling og privat-offentlige samarbeid som tilskuddsordninger og søknader.