Nyenrode Business University: Kobler sammen datakilder på en enhetlig måte 

Nyenrode Business University var i gang med å integrere et nytt SaaS-basert økonomisystem da de skjønte at prosessen med å koble denne løsningen til mange andre systemer ville bli mer komplisert enn antatt. Derfor søkte de hjelp hos Wortell, et medlem av Microsoft Partner Network, som foreslo å ta i bruk Azure Unified Pipeline for å standardisere datatilkoblinger i hele informasjonslandskapet. 

«I årevis så vi på IT-infrastrukturen som en pastasalat – altså som en blanding av forskjellige ingredienser som fungerte sammen. Men etter å ha undersøkt grundigere, skjønte vi at infrastrukturen lignet mer på en komplisert spagettirett toppet med smeltet ost.» 

Hans Wim Kroodsma er IT-sjef ved Nyenrode Business University. Han tenker tilbake på tiden i 2019 da han og resten av teamet begynte arbeidet med å finne et nytt økonomisystem. Det tok ikke lang tid før det dukket opp kompliserte problemer som tvang frem en komplett revurdering av universitetets infrastruktur for dataintegrasjon. 

«Vi var i gang med et optimaliseringsprogram for hele institusjonen. Det første målet var å bytte ut økonomisystemet», forteller han. «Vi skjønte raskt at vi stod overfor en intrikat vev av sammenkoblede apper, som alle burde byttes ut og integreres. Hver integrasjon hadde sin egen standardiserte datautveksling. Det vi trodde var et relativt enkelt systembytte, viste seg å utløse en flom av endringer.» 

Ifølge bedriftsarkitekten ved Nyenrode Business University, Hans Nouwens, er dette neppe et isolert tilfelle i utdanningssektoren. 

«I årevis har mange utdanningsinstitusjoner vært opptatt av å velge de beste individuelle appene til for eksempel økonomi og personaladministrasjon. Først nå begynner de å skjønne at det ikke er de individuelle appene som betyr noe, men den integrerte helheten som tilrettelegger for de ulike funksjonene.» 

Kroodsma og teamet skjønte snart at det ikke ville være mulig å erstatte bare økonomisystemet uten å påvirke resten av informasjonslandskapet. Teamet kunne ikke støtte en så kompleks integrasjon av apper, og gikk i gang med å finne en løsning som kunne standardisere forbindelsene. Det fant de i Azure Unified Pipeline. 

Et tradisjonelt universitet med en moderne tilnærming 

Nyenrode Business University tar opp over 6000 studenter og bedriftsdeltakere hvert år og har ca. 400 ansatte. Dette gjør at de skiller seg fra de fleste konkurrentene. «Nyenrode University ble grunnlagt i 1946 av industriledere som ønsket å utdanne en ny generasjon bedriftsledere for å skape liv i etterkrigstidens økonomi», sier Kroodsma. 

Kombinasjonen av akademisk kunnskap og vektlegging av personlig utvikling har gitt institusjonen høy status, og den tiltrekker seg studenter fra hele verden. «Nyenrode er noe for seg selv», fortsetter han. «Andre universiteter har gjerne en moderne campus med høyhus. Nyenrode derimot har et gjennomført klassisk preg og åpnet en ny, mer storbypreget campus i Amsterdam for noen år siden.» 

Campus i Breukelen har et slott fra 1200-tallet. Dens gamle veggene som har stått der i så mange år, er imidlertid bare en tradisjonell fasade som skjuler et moderne, teknologistøttet utdannings- og forskningsinstitutt som har som mål å innovere bedriftsledelse. 

Et godt eksempel er hvordan IT-avdelingen tok tak i behovet for å reformere informasjonslandskapet i fjor. 

«Til å begynne med tok vi for oss hvert system for seg. Men det gikk ikke lenge før vi skjønte at de ulike systemene måtte snakke sammen og være forbundet på en mye mer effektiv måte», forteller Karel Ramdin, prosjektleder ved Nyenrode Business University. 

«Dette fikk oss til å kontakte Microsoft-partneren Wortell og se nærmere på fordelene Microsoft Azure Unified Pipelines tilbyr.» 

Utfordringene med å standardisere utvekslingen av data 

Digitaliseringsprosessen som utdanningssektoren nylig har vært gjennom, har gjort at de fleste systemer blir erstattet av programvare som tjeneste (SaaS). Selv om SaaS er en etablert løsning for undervisnings- og læringsprosesser, er det et relativt nytt tillegg til støttetjenester som økonomi og personaladministrasjon. 

Å integrere disse systemene har blitt viktig for IT-avdelinger. Men som Nouwens forklarer, skjer utvekslingen av data mellom løsningene vanligvis på en fragmentert og lite fleksibel måte. 

«Vi hadde i utgangspunktet en mengde forskjellige leverandører, forskjellige teknologier og forskjellige måter å jobbe på. Hver løsningsleverandør hadde sin egen løsning og sin egen teknologi. Dette gjorde det stadig mer komplisert for programadministratorene å implementere endring», sier han. «Vi trengte noen til å lage løse node-til-node-forbindelser som gjorde det mulig for oss å handle ut fra forskjellige datakilder uten å påvirke hele nettverket av integrasjoner.» 

Det var her Microsofts lokale skyintegrator Wortell kom inn i bildet. «Da Nyenrode oppsøkte oss, gikk vi straks i gang med fysisk å tegne appene og forbindelsene mellom dem på en tavle», husker Don van Meel, skyløsningsarkitekt hos Wortell. 

Det var gnisten som fikk han og kollegaen Perry Lambrechts til å velge tilnærmingen med Azure Unified Pipeline. Den skybaserte løsningen er et arkitekturprinsipp basert på Azure Information Services og andre Azure-komponenter for plattform som tjeneste (PaaS), kombinert med praksiser Microsoft anbefaler. Dette tilrettelegger for utveksling av data mellom ulike systemer som har med forretningsbiten av Nyenrode å gjøre – for eksempel fra studentadministrasjon til regnskap og fra regnskap til anleggsadministrasjon. 

«Vi har et studentinformasjonssystem som holder oversikt over studentenes utdanning og sender dem en faktura når undervisningsavgiften skal betales», forteller Nouwens. «Azure Unified Pipeline gjør at vi kan utveksle data til regnskapsappen, samtidig som vi gir ledere muligheten til å betjene enkeltdeler uten å påvirke helheten av integrasjoner.» 

Fordelene ved å implementere Azure Unified Pipeline 

Helt siden implementeringen har Azure Unified Pipeline vært gunstig for universitetet. 

«En viktig fordel er at vi kan se hvilke data som flyter frem og tilbake og feilsøke og overvåke dem», sier Nouwens, og roser fleksibiliteten løsningen gir teamet hans. 

Mer kontroll forventes også nå som Wortell er ferdig med utviklingsfasen med Azure Unified Pipeline og har gått i gang med vedlikehold. «Vi fant en løsning som ikke bare var en svart boks for Nyenrode, men også gav dem muligheten til å gripe inn i visse situasjoner», legger Lambrechts til.  

«Alle programadministratorer ved universitetet har tilgang til Azure-miljøet, slik at de kan overvåke, revidere og følge med på dataflyten. 

De kan også kjøre spørringer i databasen for å undersøke transaksjonslogger, og de kan stoppe og starte forbindelser. Så hvis noe er galt, kan de gå til Azure og slå av og på etter behov.» 

Blikket rettet mot fremtiden 

Suksessen med Azure Unified Pipeline har fått Wortell og Nyenrode til å arbeide med flere løsninger og datakilder. 

«Vi har allerede begynt å se på muligheten for å koble sammen datakilden for studentadministrasjon med CRM basert på Microsoft Dynamics 365», sier Ramdin, som tilføyer at anleggsstyring også vurderes. 

I mellomtiden – fordi Wortell har automatisert utrullingen – forbedres utvikling og implementering av nye forekomster av Azure Unified Pipeline. 

Til sjuende og sist er planen å fortsette å bygge Nyenrodes nett av dataintegrasjoner gjennom Azure Unified Pipeline. «Vi utvikler nettverket kontinuerlig, og vi kan gjøre det med mer fleksibilitet», legger Nouwens til. «Vi kan til og med bytte ut SaaS-produkter og -leverandører. Så lenge vi har tilgang til den samme informasjonen, er det ikke noe problem for oss. Dette er smidigheten vi trenger for å støtte utviklingen av virksomheten innen sektoren for høyere utdanning.» 

Dette er ikke bare en ekstra fordel for Nyenrode, men en fjær i hatten for Wortells arkitekter. «Vi har laget et integrasjonsmønster og en utrullingsplattform som er fremtidsrettet», avslutter Lambrechts. 

Han legger til: «Dette var et av de første kravene vi stilte oss selv fordi det er lett å implementere noe som kan løse et problem midlertidig. Løsningen måtte kunne brukes til fremtidige formål.» 

«Azure Unified Pipeline gjør at vi kan sende informasjon mellom ulike deler av nettverket samtidig som vi gir ledere muligheten til å betjene enkeltdeler uten å påvirke nettverkets helhet.» 

Hans Nouwens, bedriftsarkitekt, Nyenrode Business University 

«Dette er smidigheten vi trenger for å støtte utviklingen av virksomheten innen sektoren for høyere utdanning.» 

Hans Nouwens, bedriftsarkitekt, Nyenrode Business University