Burl\u00f6vs kommun \u00e4r en av Sveriges minsta kommuner, till ytan sett. Vackert bel\u00e4gen, mellan \u00d6resund och vidstr\u00e4ckt \u00e5kermark \u00e4r det en kommun i kraftig utveckling. Regionen Malm\u00f6-Lund och n\u00e4rheten till kontinenten g\u00f6r omr\u00e5det popul\u00e4rt f\u00f6r s\u00e5v\u00e4l boende som f\u00f6retagande. Det \u00e4r ocks\u00e5 ett kommunikativt nav, tv\u00e5 motorv\u00e4gar och tv\u00e5 stambanor g\u00e5r genom kommunen. ”Ibland brukar jag sk\u00e4mtsamt kalla oss Sveriges st\u00f6rsta refug”, s\u00e4ger kommundirekt\u00f6r Lars-\u00c5ke St\u00e5hl.<\/p>\n
Fungerande kommunikation \u00e4r viktigt i alla organisationer, men inte minst i en kommun som prim\u00e4rt sysslar med demokrati. Det m\u00e5ste vara enkelt f\u00f6r alla att g\u00f6ra sin r\u00f6st h\u00f6rd, s\u00e5v\u00e4l internt som i medborgardialogen. Extra viktigt blir det n\u00e4r man v\u00e4xer kraftigt, m\u00e5nga och snabba beslut kan resultera i att m\u00e4nniskor k\u00e4nner sig oinformerade och utanf\u00f6r. Att vara en liten kommun betyder ocks\u00e5 att man har ett stort behov av samarbete, bland annat med kringliggande kommuner som K\u00e4vlinge och Staffanstorp.<\/p>\n
”Ingen organisatorisk del har alla resurser. Vi beh\u00f6ver hj\u00e4lpas \u00e5t. N\u00e4r vi d\u00e5 ska s\u00e4tta oss samman beh\u00f6vs tekniska l\u00f6sningar d\u00e4r vi kan kommunicera frikostigt, d\u00e4r vi kan f\u00e5 alla m\u00e4nniskors input i alla steg av processen”, forts\u00e4tter Lars-\u00c5ke St\u00e5hl.<\/p>\n
Under v\u00e5ren 2020 valde Burl\u00f6v att k\u00f6pa in tv\u00e5 Surface Hub. Kommunen jobbade redan i Microsoft 365-milj\u00f6 och med Surface-enheter, men ville nu ta n\u00e4sta steg och testa effekten av st\u00f6rre, fysiska samarbetsytor p\u00e5 olika st\u00e4llen i organisationen. Framf\u00f6rallt drevs man av nyfikenhet, Burl\u00f6v har alltid legat i digital framkant, och intresset f\u00f6r ny teknik har varit s\u00e5v\u00e4l ett s\u00e4tt att attrahera medarbetare som ett s\u00e4tt att inspirera inv\u00e5narna och f\u00f6renkla medborgardialogen.<\/p>\n
Det f\u00f6rsta, konkreta anv\u00e4ndningsomr\u00e5det var i kommunens s\u00e5 kallade processm\u00f6ten. Det \u00e4r m\u00f6ten som syftar till att skapa en gemensam bild av olika projekt som genomf\u00f6rs inom kommunen. Det kan handla om allt fr\u00e5n bygglovsans\u00f6kningar till planavdelningens stora, infrastrukturella projekt. Den centrala punkten i dessa m\u00f6ten \u00e4r den gemensamma arbetsytan. Tidigare jobbade man med whiteboard och post it-lappar.<\/p>\n
Nu \u00e4r Surface Hub och whiteboard-funktionen navet. Det har inneburit stor tidsbesparing, inte minst vad g\u00e4ller efterdokumenteringen.<\/p>\n
Nu finns allt dokumenterat och klart f\u00f6r distribuering i samma stund som m\u00f6tet avslutas. Det har ocks\u00e5 minskat behovet av att fysiskt vara p\u00e5 plats, n\u00e5got som blivit extra tydligt under Corona-pandemin.<\/p>\n
Men Surface Hub \u00f6kar ocks\u00e5 k\u00e4nslan av delaktighet i rummet. Att samlas runt en st\u00f6rre, gemensam sk\u00e4rm blir som en f\u00f6rl\u00e4ngning av m\u00f6tesrummet. Kamera och mikrofon \u00e4r utvecklade f\u00f6r att f\u00e5nga hela rummet, det uppmuntrar alla att komma till tals. Ett exempel \u00e4r vid rekrytering. Kommunen har genomf\u00f6rt rekryteringsm\u00f6ten d\u00e4r HR-chef Malin Fajersson suttit tillsammans med sektorsansvariga i ett rum p\u00e5 kommunen och intervjuat kandidater fr\u00e5n olika st\u00e4llen i Sverige:<\/p>\n
En Surface Hub \u00e4r ett mer inkluderande s\u00e4tt att jobba med rekrytering p\u00e5 distans j\u00e4mf\u00f6rt med ett vanligt konferenssamtal. Man blir en del av rummet, vilket skapar f\u00f6ruts\u00e4ttningar f\u00f6r en bra dialog.<\/p>\n
Burl\u00f6v har alltid varit m\u00e5na om att ligga i framkant. Att tidigt testa ny teknik har visat sig vara ett effektivt s\u00e4tt att attrahera nya medarbetare. Men det \u00e4r ocks\u00e5 uppskattat bland kommunens inv\u00e5nare. Till exempel har man testat VR-l\u00f6sningar p\u00e5 \u00e4ldreboenden, f\u00f6r att kunna visa upp vad som h\u00e4nder runt om i Burl\u00f6v f\u00f6r de som har sv\u00e5rt att ta sig ut. Charlotte Tapper \u00e4r IT-strateg i kommunen:<\/p>\n
Samarbete kommer att bli \u00e4nnu viktigare i framtiden. Inom v\u00e5r kommun och utanf\u00f6r. Med n\u00e4ringsliv och andra kommuner. H\u00e4r ser jag stora m\u00f6jligheter med Surface Hub. Kommunikationen blir b\u00e5de enklare och roligare.<\/p>\n
Eller som Lars-\u00c5ke St\u00e5hl uttrycker det: ”Med tv\u00e5 motorv\u00e4gar och tv\u00e5 stambanor genom kommunen \u00e4r vi ett kommunikativt nav. V\u00e5r digitala kommunikation m\u00e5ste naturligtvis h\u00e5lla minst lika h\u00f6g klass.”<\/p>\n
<\/p>\n