{"id":583696,"date":"2021-11-11T14:55:02","date_gmt":"2021-11-11T13:55:02","guid":{"rendered":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/?p=583696"},"modified":"2021-11-17T17:20:06","modified_gmt":"2021-11-17T16:20:06","slug":"fa2-gemeente-katwijk-in-een-kwartier-over-op-microsoft-teams","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/work-productivity-nl-nl\/government-nl-nl-2\/fa2-gemeente-katwijk-in-een-kwartier-over-op-microsoft-teams\/","title":{"rendered":"Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone"},"content":{"rendered":"

Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. \u201cDe overgang was de snelste die ik ooit zag!\u201d <\/strong>Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega\u2019s nu en in de toekomst ondersteunt.<\/strong><\/p>\n

 <\/p>\n

\u201cMicrosoft Teams biedt meervoudig gemak\u201d
\nSteven Shukrula – Projectleider ICT Gemeente Katwijk<\/p>\n

 <\/p>\n

De rol van telefonie noemt Steven Shukrula een belangrijk proces voor de gemeente Katwijk. \u201cHet is \u00e9\u00e9n van de belangrijkste vormen van communicatie met burgers en collega\u2019s onderling, daarom moet het solide en toekomstgericht zijn.\u201d De PBX-centrale was aan vervanging toe en die vervanging moest beter aansluiten bij op afstand werken en hybride werkscenario\u2019s. Bovendien was de gemeente Katwijk op zoek naar een flexibel en toekomstbestendig systeem.<\/p>\n

Innovatief, flexibel en gebruiksvriendelijk<\/h2>\n

Nederland zat volledig in lockdown toen Shukrula en zijn team zagen dat Microsoft Teams in korte tijd razend populair werd, ook onder medewerkers. \u201cMicrosoft Teams was al bekend bij collega\u2019s. Het is een gebruiksvriendelijk en innovatief communicatieplatform. Je kunt er niet alleen mee bellen, maar ook volledig mee samenwerken zoals videovergaderen, veilig bestanden delen, gemiste vergaderingen terugzien en nog veel meer. Bovendien passen we eenvoudig de bereikbaarheid van de gemeente en haar medewerkers aan. Collega\u2019s regelen met Teams hun eigen bereikbaarheid en dat past in de filosofie van onze gemeente waarin we de verantwoordelijk bij de medewerkers zelf leggen.\u201d<\/p>\n

In een kwartier over op Teams<\/h2>\n

Zodoende was de keuze gemaakt en was het tijd voor de migratie. Werd dit een traject van weken of maanden met parallelle systemen werken? \u201cNee, de overgang was de snelste die ik ooit heb gezien en is uitermate soepel en zo goed als probleemloos verlopen! Hoewel er nog wat gebruikers achteraf gekoppeld moesten, verliep de overgang goed.\u201d Zo\u2019n relatief vlekkeloze overgang kan natuurlijk niet zonder gedegen voorbereiding. Daarom koos de gemeente Katwijk voor Ask Roger! als IT-partner, die ervaring heeft met Teams-migratietrajecten. \u201cZoals altijd gingen we ook hier via een beproefd stappenplan aan de slag: Road to Success,\u201d zegt Richard Mafficioli, accountmanager overheid van Ask Roger!. \u201cHet draait niet alleen om IT, maar het gaat iedereen aan. Daarom nemen we iedereen mee van de inspiratiesessies tot en met een grondig migratieplan, training, adoptie en natuurlijk support en continue verbetering. Bij elke stap staat de gebruiker en de toegevoegde waarde centraal. Op die manier laten we niets aan het toeval over.\u201d<\/p>\n

Er ging niets mis bij de overgang<\/h2>\n

Ondanks een nauwkeurige voorbereiding kan er altijd iets misgaan, daarom had Shukrula collega\u2019s van zes disciplines in de technische ruimte verzameld op het moment van de waarheid. Maar dat was helemaal niet nodig. \u201cDezelfde dag hebben we de PBX-centrale nog ten grave gedragen. Nu vraagt de nieuwe technologie nog even meer inspanning dan de voorgaande situatie, maar dat is ook logisch als je nog maar net een paar maanden onderweg bent. Ik verwacht dat we, in de nabije toekomst, stukken minder beheerlast hebben dan hiervoor.\u201d<\/p>\n

Vertrouwen in kwaliteit en doorontwikkeling<\/h2>\n

Het is natuurlijk altijd goed als kosten dalen, maar de gemeente koos niet voor Teams vanuit besparingsoverwegingen. Shukrula vindt innovatiekracht en gebruiksgemak doorslaggevend. \u201cHet gaat erom dat het product werkt voor mensen en toekomstperspectief biedt. Het is een Microsoft-product en daarom hebben we vertrouwen op het gebied van kwaliteit en doorontwikkeling. Er zit een goed beleid achter. Ook niet onbelangrijk: deze technologie maakt het dagelijkse werk voor mensen gemakkelijker!\u201d<\/p>\n

Teams biedt meervoudig gemak<\/strong><\/h2>\n

Shukrula voorzag geen problemen bij het gebruik en dat bleek te kloppen: \u201cTeams werkt intu\u00eftief en was v\u00f3\u00f3r de invoering bij de gemeente al ingeburgerd. De meesten videobelden tijdens de corona-quarantaine, maar nu gingen ze intern en extern bellen en gebeld worden met de smartphone Teams-app en hun pc\u2019s.\u00a0 Onze ervaring hiermee is positief, je selecteert heel gemakkelijk contacten uit je lijst en boem, je hebt een gesprek. Ben je in gesprek en heb je extra hulp nodig, dan bel je er gemakkelijk iemand bij. Doorschakelen is een koud kunstje, net als het instellen van je voicemail en je beschikbaarheid. Het biedt meervoudig gemak.\u201d<\/p>\n

Piketdienst? Zo verschoven!<\/h2>\n

Om bij calamiteiten direct actie te ondernemen moet er altijd iemand van de gemeente beschikbaar zijn. Om de piketdienst te wisselen, moesten ambtenaren voorheen de centrale bellen en een pincode invoeren. \u00a0Nu zet iemand uit de groep gewoon een digitaal schuifje om waardoor die direct klaar is voor de piketdienst. Het handige schuifje bespaart nu ook veel tijd voor communicatiemedewerkers, boa\u2019s en buitendienstmedewerkers! Deze functie had in het begin last van kinderziektes, maar die zijn na verloop van tijd verholpen. Toch is er nog een punt van aandacht. Als iemand belt naar zo\u2019n call que en het gesprek wordt gemist, kun je nog niet nagaan wie er heeft gebeld. Shukrula hoopt dat dit in de nabije toekomst wordt opgelost.<\/p>\n

Altijd het juiste nummer meesturen<\/h2>\n

Teams geeft de gemeente nu de keuzevrijheid waar het naar op zoek was. De oude PBX-centrale bracht de gemeente in een communicatiespagaat omdat nummers buiten de centrale stonden. \u201cAls ambtenaren burgers bellen met hun eigen 06-nummer, dan worden ze midden in de nacht teruggebeld. Bellen ze met een afgeschermd nummer, dan neemt niemand op. Als collega\u2019s nu met hun smartphone via Teams burgers bellen, dan zien ze het algemene nummer van de gemeente. Collega\u2019s kunnen overigens ook altijd kiezen om alsnog hun 06-nummer mee te sturen\u201d<\/p>\n

Bookings borgt nabelafspraken en het serviceniveau<\/h2>\n

Burgers verwachten bereikbaarheid, maar ook dat ze teruggebeld worden. Momenteel komen terugbelverzoeken in allerlei vormen terug: post-its, e-mails of mondelinge afspraken. Shukrula wil deze dienstverlening met Microsoft Bookings optimaliseren: doen wat je belooft. \u201cNu weten we niet of mensen altijd op tijd worden teruggebeld. Met deze planningstool gaan de afspraken in \u00e9\u00e9n systeem terechtkomen waardoor we geen afspraken uit het oog verliezen. Bovendien kunnen we zien of burgers bijtijds worden teruggebeld en er dus aan afspraken wordt voldaan.\u201d<\/p>\n

Bruggen, deuren en nog veel meer in Teams<\/h2>\n

Teams is voor de gemeente Katwijk nu het communicatiemiddel tussen mensen, maar dat wordt het ook tussen mens en machine. Nu staan de faxen, liften, deurknoppen en bruggen nog buiten Teams, deze moeten in de nabije toekomst met Teams integreren. Op die manier komt Teams centraal te staan in de communicatie tussen mensen onderling \u00e9n tussen mens en machines. Dit past in het toekomstperspectief van Shukrula. \u201cIk ben een grote voorstander om alle communicatieprocessen eenvoudig en overzichtelijk te maken. Daarom wordt Teams leidend voor \u00e1lle communicatie van de gemeente.\u201d<\/p>\n

Tips voor een succesvolle overstap<\/h2>\n

Zonder werkende internetverbinding kun je via Teams niet bellen en gebeld worden. Wil je dat je overstap slaagt is, dan moet volgens Shukrula de wifi-dekking binnen je gebouw goed geregeld zijn. Heb je dit niet goed voor elkaar, dan loop je de kans dat medewerkers de verandering negatief ervaren. Van haperende of uitvallende verbindingen wordt niemand blij. Het doel is juist een betere ervaring. En dat is niet gemakkelijk omdat de overgang naar een andere manier van werken voor velen best ingrijpend is.<\/p>\n

Ludieke video\u2019s helpen bij veranderen<\/h2>\n

Bij de gemeente Katwijk ging de overstap van traditionele, vaste telefoon naar headset en computer eigenlijk heel soepel. Maar waar lag dat precies aan? Omdat Teams al was ingeburgerd, collega\u2019s de beste headsets van Shukrula kregen of juist zijn videotrilogie? \u201cIk geloof niet in een bommetje gooien en wegduiken. Je moet verandertrajecten altijd goed en persoonlijk aanpakken. Daarom gingen we video\u2019s maken. De videotrilogie Ze gaan verdwijnen!<\/a> Dat gaat echt niet gebeuren!<\/a> Goed verbonden! Het mysterie ontrafeld<\/a> was niet alleen leuk om te maken, maar werd ook goed bekeken en gebruikt. In de video\u2019s speelden een aantal ambassadeurs mee: collega\u2019s die enthousiast aan de slag gaan gingen met Teams en dat ook uitdragen naar de rest van de organisatie. Volgens Shukrula zijn ambassadeurs bij veranderprojecten cruciaal:\u00a0 \u201cZe waren mijn ogen en oren en hebben een enorm positieve bijdrage geleverd aan de overstap \u00e9n in de video\u2019s.\u201d<\/p>\n

Persoonlijke begeleiding werkt<\/h2>\n

De video\u2019s waren een grote hit, maar Shukrula vindt het met verandertrajecten het allerbelangrijkste om dicht bij je mensen te blijven. \u201cJe moet letterlijk naast ze staan en vragen of het goed gaat. Druk ze op het hart dat ze vooral ook moeten zeggen als het niet goed gaat. \u201cMet deze aanpak, ondersteund door een innovatief, robuust communicatief platform, houdt Shukrula de gemeente en haar burgers optimaal aangesloten. Nu en in de toekomst.<\/p>\n

Transformeer ook je werkplekken<\/em><\/h2>\n

Biedt jouw organisatie werkplekken waarmee collega\u2019s optimaal op afstand samenwerken? Je wil maximale productiviteit en werkplezier, maar natuurlijk wel veilig. Ontdek met de gepersonaliseerde, interactieve Workplace\u202fTransformation\u202fWorkshops\u00a0hoe jij je werkplekken toekomstgericht maakt. Meld je aan<\/a> voor \u00e9\u00e9n of meer van de ontspannen, leuke en vooral leerzame workshops.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. \u201cDe overgang was de snelste die ik ooit zag!\u201d Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega\u2019s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]<\/p>\n","protected":false},"author":68,"featured_media":583699,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[],"class_list":["post-583696","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","specials-work-productivity-nl-nl","verticalIndustries-government-nl-nl-2","stories-hoe-kan-ik-van-overal-werken-nl-nl","stories-working-from-everywhere-nl-nl","businessPriorities-modern-workplace-nl-nl"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/583696"}],"collection":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/wp-json\/wp\/v2\/users\/68"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=583696"}],"version-history":[{"count":7,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/583696\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":587561,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/583696\/revisions\/587561"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/wp-json\/wp\/v2\/media\/583699"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=583696"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/pulse.microsoft.com\/nl-nl\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=583696"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}