De overheid vraagt sectoren na te denken over de anderhalvemetersamenleving. We verruilen dus onze huis-, zolder- en slaapkamers opnieuw voor het kantoor, maar wel met gepaste afstand van elkaar. Dankzij het massale thuiswerken is iedereen gaan videobellen en zullen we dat ook binnenkort op kantoor doen. De vergaderzalen in de nog lege kantoren blijken hier helemaal niet voor geschikt. Het is daarom nu tijd hierover na te denken, anders kunnen medewerkers straks niet goed samenwerken.<\/p>\n
Het is misschien niet morgen of volgende week, maar vroeg of laat gaan we weer naar kantoor. De coronacrisis heeft onze manier van werken ingrijpend veranderd. Het aantal gebruikers van Microsoft Teams was in de eerste week al met een factor 14 gegroeid. Thuiswerken werd de regel, en inmiddels zet meer dan 60% van de Nederlanders<\/a> video aan tijdens vergaderingen. Het totale aantal videogesprekken is in maart met 1.000% gestegen<\/a> en videobellen is normaal geworden. Dat is niet gek, want met video kijken we collega\u2019s in de ogen en lezen we elkaars lichaamstaal. Dit voorkomt misverstanden en we voelen ons emotioneel beter verbonden<\/a>. Microsoft Teams brengt alle tools die wij nodig hebben (1-op-1 of teamchat, vergaderingen of bellen) en content samen in \u00e9\u00e9n applicatie. Videovergaderen verhoogt onze effectiviteit.<\/p>\n Straks zit je met je collega\u2019s weer op kantoor. In de anderhalvemetersamenleving\u00a0zal waarschijnlijk een groot deel vanuit huis (moeten) blijven werken. Dit betekent dat waar vergaderingen nu 100% virtueel zijn, straks collega\u2019s zowel op afstand als vanuit kantoor deelnemen aan dezelfde vergadering. De meeste kantoren blijken niet voorbereid op deze manier van werken. In slechts 15%<\/a> van alle vergaderzalen kun je online vergaderen met audio, video van een hoge kwaliteit en is content gemakkelijk te delen. Slecht deze barri\u00e8re, alleen dan werken we optimaal samen in de anderhalvemetersamenleving.<\/p>\n Stel, je mag werken vanuit kantoor! Videoconferencing is ongekend populair, maar er zijn amper ruimtes te vinden die geschikt zijn voor videoconferencing en videobellen in de kantoortuin is geen optie. Bij gebrek aan beter zoek je ad hoc een alternatieve zaal. Gelukkig zit jij n\u00e9t op tijd in de online meeting. Maar collega\u2019s vanuit huis zien alleen jou, dus voeg je snel collega\u2019s toe. Een collega in dezelfde ruimte neemt nu ook deel aan de online meeting en zet zijn microfoon en speakers aan. Een vervelende echo stoort de vergadering. Je onderbreekt de vergadering om het op te lossen. Nu tuurt iedereen die fysiek in de meeting is naar jouw slides op het eigen scherm. Aan de andere kant van de vergadering zien ze verschillende schermen met hoofden, eigenlijk net alsof ze niet in dezelfde ruimte zitten. En dan hebben we het nog niet eens over de geluidsniveaus. De \u00e9\u00e9n is lastig te verstaan, de ander lijkt door een megafoon te praten. Deelnemers op afstand klinken blikkerig en zacht door de laptopspeaker.<\/p>\n Ha, de vergadering loopt nu wel goed en we lossen complexe uitdagingen op. Eindelijk kunnen wij weer het fysieke whiteboard of de flipover gebruiken. Collega\u2019s op afstand zien dit whiteboard niet\u2026 Door de rommelige start vanwege falende techniek is het voor deze collega\u2019s bovendien moeilijk om te concentreren. Ze missen betrokkenheid en kunnen hun input niet goed kwijt. Terwijl zij juist de experts blijken te zijn. De conclusie is dat de meeting meer had kunnen opleveren en een nieuwe vergadering nodig is. Collega\u2019s mopperen dat ze de volgende keer liever naar kantoor gaan. Inmiddels heeft IT te veel supportverzoeken om iedereen goed te ondersteunen met audio- en videoperikelen.<\/p>\n Omdat de kantoorruimtes nu meestal ongeschikt zijn, haal je geen optimaal rendement uit de vergaderingen. Hoe moet dat nou straks als we op kantoor massaal gaan videovergaderen? Thuiswerken is ingeburgerd, net als videobellen<\/a>. Neemt een organisatie de technische barri\u00e8res niet weg dan verspil je tijd en geld\u2026 \u00e9n mis je de waardevolle input van collega\u2019s. Wij vinden dat iedereen mee moet kunnen doen en dat iedereen gelijkwaardig moet kunnen samenwerken, of je nou thuis of op kantoor bent. Dit kan alleen met de juiste voor Microsoft Teams gecertificeerde hardware<\/a>. Rust geschikte ruimtes uit met de all-in-one oplossingen voor de beste eindgebruikers en IT ervaring.<\/p>\n Ten eerste: zijn er wel voldoende kleine kamers waarin je met een kleine of grotere groep kunt videovergaderen? De kans is groot dat jouw organisatie gebruik maakt van Microsoft Teams, de meest gebruikte zakelijke applicatie om samen te werken. Het maakt onderdeel uit van Microsoft 365, een uitgebreid pakket aan ge\u00efntegreerde en veilige<\/a> productiviteitstools. Hebben klanten of partners geen Teams ge\u00efnstalleerd, dan kunnen ze binnenkort gewoon via hun browser mee vergaderen. Gebruiken leveranciers Zoom of Webex<\/a> dan is meedoen vanuit de vergaderkamer ook geen probleem. Maak je gebruik van een fysiek whiteboard, installeer dan de extra contentcamera<\/a> zodat collega\u2019s op afstand ook mee kunnen doen aan de brainstorm. De meest veelzijdige oplossing om iedereen gelijkwaardig mee te laten doen in een meeting is de Microsoft Teams Room. Deze is geschikt voor kamers van iedere omvang en wordt gemaakt door Creston, Poly, HP, Lenovo, Logitech en Yealink.<\/p>\nHuidige vergaderzalen verhinderen digitaal samenwerken<\/h2>\n
Onvoorbereid in de anderhalvemetersamenleving\u2026<\/h2>\n
\u2026 collega\u2019s op afstand dragen onvoldoende bij<\/h2>\n
Iedereen moet gelijkwaardig mee kunnen doen<\/h2>\n
De oplossing: maak vergaderruimtes geschikt voor online samenwerken<\/h2>\n