Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 4 min.

Een lege, opgeruimde en overzichtelijke mailbox. Wie wil dat niet? Na vele jaren met regels, mappen, kleuren en vlaggetjes besloot ik zo’n drie jaar geleden dat het genoeg was. Klaar met al die ongelezen- en to-do mails die maar in m’n inbox bleven hangen en alle energie die het soms kostte om te achterhalen of die ene collega gereageerd had.

 

Bij de zoektocht `efficiënter omgaan met mijn volle mailbox` kwam ik de ‘Inbox Zero’ methode van Merlin Mann tegen. Deze methode is een handzame manier om je inbox zo in te richten, dat deze niet alleen leeg is, maar waarbij je ook een duidelijk overzicht hebt van welke openstaande acties er in je mailbox zitten en op welke e-mails jij nog antwoord moet krijgen.

 

David Allen schreef in 2002 een boek met de titel ‘Getting Things Done’, een actie gebaseerde managementmethode gebaseerd op het principe dat een persoon, die zijn taken vastlegt, zich daarover geen zorgen hoeft te maken. Met mijn mailbox ingericht volgens de principes van Inbox Zero kan ik mij concentreren op andere taken. Inbox Zero werkt als volgt:

 

1. Maak vier mappen aan onder je Inbox.

– Actie
– Wachten op
– Ooit
– Archief

 

Meer mappen (bijvoorbeeld voor verschillende klanten, projecten etcetera) zijn niet nodig aangezien de zoekfunctie van Microsoft Outlook zo goed werkt dat het zoeken op kernwoorden of personen in 99,9% van de gevallen leidt naar de e-mail die ik zoek. Ook ik werkte ooit met veel mappen en regels en kleuren en vlaggetjes, maar merkte dat ik eigenlijk maar zelden echt gebruik maakte van die mappen.

 

2. Behandel e-mail niet, maar verwerk het!

De essentie van inbox zero is het verwerken van e-mails. Wanneer je met je inbox aan de slag gaat dan doe je niets meer dan e-mails verwerken en verplaatsen naar één van de mappen. Dit resulteert direct in een lege inbox met je acties duidelijk onder elkaar in één map.

 

De basis regels zijn simpel:
– Verwijder of archiveer eerst e-mails waar geen actie op genomen hoeft te worden.
– Verwerk e-mails met een actie direct als deze binnen twee minuten afgehandeld kunnen worden.
– E-mails met een actie erop die langer dan twee minuten zal duren verplaats je naar de ‘Actie’ map.
– E-mails met een actie erop, die beter door iemand anders gedaan kunnen worden kun je direct delegeren. Deze e-mails laat je in de ‘Wachten op’ map terecht komen.
– Een interessante e-mail zonder actie, maar wel met veel tekst verplaats je naar het mapje ‘Ooit’. Dit zijn de e-mails die je op weg naar huis, in de trein of op maandag ochtend bij de eerste kop koffie doorleest.

 

3. Bepaal bewust wanneer je ‘actie’ e-mail oppakt.

In het begin heb ik twee momenten op de dag gepland om met de e-mails in de actie map aan de slag te gaan. Op deze momenten doe je niets anders dan gericht de acties afwerken. Door deze nieuwe werkwijze continue toe te passen, wordt het werken met inbox zero routine en zul je geen vaste momenten meer hoeven te prikken.

 

Ik verwerk mijn e-mail gedurende de hele dag en werk meestal een keer per dag aan mijn ‘actie’ map. Mijn ‘Wachten Op’ map bekijk ik één a twee keer per week.

 

4. Verzonden e-mails met acties voor anderen.

We ontvangen niet alleen veel e-mails, maar we versturen evenveel of meer.
De e-mails waarin een actie zit voor iemand anders, verplaats ik automatisch (dus met één regel in Microsoft Outlook) naar mijn ‘Wachten Op’ map. Deze map bekijk ik één a twee x per week. verwachte reacties op opgevolgde e-mails blijven onder de aandacht. Acties die ik delegeer komen nu nooit meer tussen wal en schip en houd ik op mijn radar totdat deze zijn opgepakt.

 

Tip: ik probeer mij vast te houden aan de ‘five sentences e-mail’. Een zakelijke e-mail hoeft – in de regel – niet langer dan vijf zinnen te zijn en bestaat eigenlijk uit het volgende;
-wat wil je
-waarom
-waarom van die persoon

Dit scheelt jou niet alleen veel typewerk, maar bespaart de ontvanger veel tijd in het verwerken/behandelen van zijn of haar e-mails.

 

Een lege mailbox? Het kan echt!

Een lege mailbox? Het kan echt!

 

Uitdaging; start vandaag nog!

 

De feedback van mensen die zijn gestart met deze methode is overweldigend en ik ben benieuwd hoe deze methode voor jou werkt! Ik daag iedereen dan ook uit om vandaag nog te starten met Inbox Zero. Heb je vragen of opmerkingen? Laat ze hieronder achter of stuur een tweet naar @boumanmichel en succes met je nieuwe inbox.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    SSVOZ: onderwijs op afstand dat aansluit bij de individuele leerling

    Wanneer deze periode van leren op afstand wordt geëvalueerd, krijgen sommige technieken die we hebben gebruikt ongetwijfeld een vaste plek in de klaslokalen van de nabije toekomst. Antoon Fens, Coördinator ICT bij de Stichting Stedelijk Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (SSVOZ), leg uit dat technologie een cruciale rol heeft gespeeld voor het onderwijs in Nederland tijdens de […]

Financiële dienstverlening

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

  • Kansen voor de moderne boekhouder

    Kansen voor de moderne boekhouder

    De wereld van boekhouding is sinds de digitalisering snel en rigoureus veranderd. Juist die ontwikkelingen bieden de boekhouder van nu veel kansen. Je zult vaak merken dat je klanten steeds meer zelf kunnen, met dank aan de digitalisering. Neem populaire boekhoudprogramma’s als Moneybird en Gekko. Zelf facturen sturen, bonnen inboeken, btw-aangiftes berekenen én jaarrekeningen maken: […]

Overheid

  • Ineco

    Ineco verbetert productiviteit van werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land heeft geholpen om grote ambities te realiseren

    In december 2015 vatte de IJslandse regering het plan op om de digitale infrastructuur te moderniseren. Overheidsinstellingen hadden te maken met zo’n 100 leveranciers die werden beheerd door ruim 100 IT-managers, dus de opdracht was duidelijk: het beheer vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Tweeënhalf jaar later werd de […]

Productie

Retail

Zorg

  • Veilig mailverkeer in de zorg

    Veilig mailverkeer in de zorg

    Nederlandse zorginstellingen en ziekenhuizen communiceren steeds vaker digitaal met hun patiënten of cliënten. Dat gebeurt op diverse manieren, waaronder via email – en daar komen ook risico’s bij. Denk bijvoorbeeld aan fouten door menselijk handelen. In 2017 zijn zo’n 10.000 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Bij bijna de helft van de datalekken die […]

  • een mens met een tablet in een stockroom

    De zorg sneller ontzorgen met het Power Platform

    De vergrijzing, hoge administratieve druk én COVID-19 maken het de zorg niet gemakkelijk. Het digitaliseren van allerlei processen helpt de zorg efficiënter en laagdrempeliger aan te bieden. Dankzij een software revolutie automatiseer je nu veel sneller en tegen lagere kosten. Hierdoor gaat de zorg de uitdagingen effectief te lijf en houden we Nederland geestelijk en […]

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • 365 verhalen | Spelen met de band: daar zit muziek in

    365 verhalen | Spelen met de band: daar zit muziek in

    In 365 verhalen gaan we op zoek naar enthousiaste gebruikers van Office 365, de abonnementsvorm voor al je Office-programma’s. We kijken met ze mee tijdens hun dagelijks leven, hobby of bijzondere dag en bespreken hoe Office 365 hen daarbij helpt. Vandaag in 365 verhalen het verhaal van het bandje Pantalones Magicos. “Als je gewend bent […]

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

  • een mens die zich voor een computer bevindt

    Voor IT-professionals: Privacy en beveiliging in Microsoft Teams

    Er is de afgelopen week veel geschreven over videoconferencing, privacy en beveiliging. Als IT-professional krijg je daarover mogelijk veel vragen. Wij helpen je graag bij de beantwoording daarvan. Privacy en beveiliging waren altijd al een belangrijk aandachtspunt voor IT, maar dat geldt al helemaal nu de eindgebruikers die je ondersteunt op grote schaal thuiswerken. (Dit […]

Tips

  • Dit zijn de beste productiviteitstips van de week

    Dit zijn de beste productiviteitstips van de week

    Nog veiliger werken in je eigen gepersonaliseerde digitale wereld? Dat kan! Beveilig je gegevens in de cloud, ontdek hoe veilig jouw IT-omgeving is en maak optimaal gebruik van de beveiligingsmogelijkheden in Office 365. Lees verder voor nog meer verademende tips. Iedere week delen wij de meest praktische tips en tricks. Veilig in de cloud Overweeg […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]