Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 4 min.

Een lege, opgeruimde en overzichtelijke mailbox. Wie wil dat niet? Na vele jaren met regels, mappen, kleuren en vlaggetjes besloot ik zo’n drie jaar geleden dat het genoeg was. Klaar met al die ongelezen- en to-do mails die maar in m’n inbox bleven hangen en alle energie die het soms kostte om te achterhalen of die ene collega gereageerd had.

 

Bij de zoektocht `efficiënter omgaan met mijn volle mailbox` kwam ik de ‘Inbox Zero’ methode van Merlin Mann tegen. Deze methode is een handzame manier om je inbox zo in te richten, dat deze niet alleen leeg is, maar waarbij je ook een duidelijk overzicht hebt van welke openstaande acties er in je mailbox zitten en op welke e-mails jij nog antwoord moet krijgen.

 

David Allen schreef in 2002 een boek met de titel ‘Getting Things Done’, een actie gebaseerde managementmethode gebaseerd op het principe dat een persoon, die zijn taken vastlegt, zich daarover geen zorgen hoeft te maken. Met mijn mailbox ingericht volgens de principes van Inbox Zero kan ik mij concentreren op andere taken. Inbox Zero werkt als volgt:

 

1. Maak vier mappen aan onder je Inbox.

– Actie
– Wachten op
– Ooit
– Archief

 

Meer mappen (bijvoorbeeld voor verschillende klanten, projecten etcetera) zijn niet nodig aangezien de zoekfunctie van Microsoft Outlook zo goed werkt dat het zoeken op kernwoorden of personen in 99,9% van de gevallen leidt naar de e-mail die ik zoek. Ook ik werkte ooit met veel mappen en regels en kleuren en vlaggetjes, maar merkte dat ik eigenlijk maar zelden echt gebruik maakte van die mappen.

 

2. Behandel e-mail niet, maar verwerk het!

De essentie van inbox zero is het verwerken van e-mails. Wanneer je met je inbox aan de slag gaat dan doe je niets meer dan e-mails verwerken en verplaatsen naar één van de mappen. Dit resulteert direct in een lege inbox met je acties duidelijk onder elkaar in één map.

 

De basis regels zijn simpel:
– Verwijder of archiveer eerst e-mails waar geen actie op genomen hoeft te worden.
– Verwerk e-mails met een actie direct als deze binnen twee minuten afgehandeld kunnen worden.
– E-mails met een actie erop die langer dan twee minuten zal duren verplaats je naar de ‘Actie’ map.
– E-mails met een actie erop, die beter door iemand anders gedaan kunnen worden kun je direct delegeren. Deze e-mails laat je in de ‘Wachten op’ map terecht komen.
– Een interessante e-mail zonder actie, maar wel met veel tekst verplaats je naar het mapje ‘Ooit’. Dit zijn de e-mails die je op weg naar huis, in de trein of op maandag ochtend bij de eerste kop koffie doorleest.

 

3. Bepaal bewust wanneer je ‘actie’ e-mail oppakt.

In het begin heb ik twee momenten op de dag gepland om met de e-mails in de actie map aan de slag te gaan. Op deze momenten doe je niets anders dan gericht de acties afwerken. Door deze nieuwe werkwijze continue toe te passen, wordt het werken met inbox zero routine en zul je geen vaste momenten meer hoeven te prikken.

 

Ik verwerk mijn e-mail gedurende de hele dag en werk meestal een keer per dag aan mijn ‘actie’ map. Mijn ‘Wachten Op’ map bekijk ik één a twee keer per week.

 

4. Verzonden e-mails met acties voor anderen.

We ontvangen niet alleen veel e-mails, maar we versturen evenveel of meer.
De e-mails waarin een actie zit voor iemand anders, verplaats ik automatisch (dus met één regel in Microsoft Outlook) naar mijn ‘Wachten Op’ map. Deze map bekijk ik één a twee x per week. verwachte reacties op opgevolgde e-mails blijven onder de aandacht. Acties die ik delegeer komen nu nooit meer tussen wal en schip en houd ik op mijn radar totdat deze zijn opgepakt.

 

Tip: ik probeer mij vast te houden aan de ‘five sentences e-mail’. Een zakelijke e-mail hoeft – in de regel – niet langer dan vijf zinnen te zijn en bestaat eigenlijk uit het volgende;
-wat wil je
-waarom
-waarom van die persoon

Dit scheelt jou niet alleen veel typewerk, maar bespaart de ontvanger veel tijd in het verwerken/behandelen van zijn of haar e-mails.

 

Een lege mailbox? Het kan echt!

Een lege mailbox? Het kan echt!

 

Uitdaging; start vandaag nog!

 

De feedback van mensen die zijn gestart met deze methode is overweldigend en ik ben benieuwd hoe deze methode voor jou werkt! Ik daag iedereen dan ook uit om vandaag nog te starten met Inbox Zero. Heb je vragen of opmerkingen? Laat ze hieronder achter of stuur een tweet naar @boumanmichel en succes met je nieuwe inbox.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

Financiële dienstverlening

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

  • een mens die zich voor een computer bevindt

    Sneller en efficiënter burgers van dienst zijn dankzij Power Apps

    De samenleving maakt een digitale groeispurt door en overheidsinstellingen moeten aan de nieuwe verwachtingen van burgers voldoen. Een interne gestroomlijnde, digitale organisatie, beslissen op basis van data en een 24/7 persoonlijke dienstverlening zijn een must. Dat vraagt om snelle digitale innovatie. Met een nieuw software platform lukt dat nu veel sneller en goedkoper. We doen […]

Productie

  • Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Retail

  • Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Retailers moeten AI inzetten, wij helpen je!

    Succesvolle retailers hebben terugkerende klanten, groeiende marges en een accurate bevoorrading dankzij inzet van data. Wil jij dat ook? Breek dan bestaande datasilo’s af, bouw een data-gestuurd operating model en stop met hadnmatige data-analyse! Kunstmatige intelligentie (AI) geeft je nu grip op de resultaten van morgen. Met onze technologie, ons netwerk, training en een geïntegreerd […]

  • Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Zorg

  • een mens met een tablet in een stockroom

    De zorg sneller ontzorgen met het Power Platform

    De vergrijzing, hoge administratieve druk én COVID-19 maken het de zorg niet gemakkelijk. Het digitaliseren van allerlei processen helpt de zorg efficiënter en laagdrempeliger aan te bieden. Dankzij een software revolutie automatiseer je nu veel sneller en tegen lagere kosten. Hierdoor gaat de zorg de uitdagingen effectief te lijf en houden we Nederland geestelijk en […]

  • Two female healthcare professionals looking at a tablet

    Virtual Care webinar

    Een bespreking van de Virtual Care-oplossingen mogelijk gemaakt door Microsoft Teams – tot leven gebracht door een casestudy in Italië.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

  • AVG is niet alleen een IT-aangelegenheid

    AVG is niet alleen een IT-aangelegenheid

    Op woensdag 13 december 2017 ging de uitvoeringswet over gegevensbescherming naar de Tweede Kamer. Deze wet geeft uitvoering aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR) die op 25 mei 2018 in werking treedt. Onderzoeksbureau Team Vier voerde in opdracht van Microsoft Nederland onderzoek uit naar de […]

Tips

  • Supermakkelijk online foto’s delen met OneDrive

    Supermakkelijk online foto’s delen met OneDrive

    De programma’s van Office 365 maken samenwerken supermakkelijk. In dit blog vertel ik je elke maand over de handige functies van programma’s zoals Word en OneDrive. Deze keer laat ik je zien hoe je foto’s deelt via OneDrive. Gratis opslagruimte OneDrive is onze online opslagdienst. Net als op je harde schijf kun je hier van […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]