Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 4 min.

Een lege, opgeruimde en overzichtelijke mailbox. Wie wil dat niet? Na vele jaren met regels, mappen, kleuren en vlaggetjes besloot ik zo’n drie jaar geleden dat het genoeg was. Klaar met al die ongelezen- en to-do mails die maar in m’n inbox bleven hangen en alle energie die het soms kostte om te achterhalen of die ene collega gereageerd had.

 

Bij de zoektocht `efficiënter omgaan met mijn volle mailbox` kwam ik de ‘Inbox Zero’ methode van Merlin Mann tegen. Deze methode is een handzame manier om je inbox zo in te richten, dat deze niet alleen leeg is, maar waarbij je ook een duidelijk overzicht hebt van welke openstaande acties er in je mailbox zitten en op welke e-mails jij nog antwoord moet krijgen.

 

David Allen schreef in 2002 een boek met de titel ‘Getting Things Done’, een actie gebaseerde managementmethode gebaseerd op het principe dat een persoon, die zijn taken vastlegt, zich daarover geen zorgen hoeft te maken. Met mijn mailbox ingericht volgens de principes van Inbox Zero kan ik mij concentreren op andere taken. Inbox Zero werkt als volgt:

 

1. Maak vier mappen aan onder je Inbox.

– Actie
– Wachten op
– Ooit
– Archief

 

Meer mappen (bijvoorbeeld voor verschillende klanten, projecten etcetera) zijn niet nodig aangezien de zoekfunctie van Microsoft Outlook zo goed werkt dat het zoeken op kernwoorden of personen in 99,9% van de gevallen leidt naar de e-mail die ik zoek. Ook ik werkte ooit met veel mappen en regels en kleuren en vlaggetjes, maar merkte dat ik eigenlijk maar zelden echt gebruik maakte van die mappen.

 

2. Behandel e-mail niet, maar verwerk het!

De essentie van inbox zero is het verwerken van e-mails. Wanneer je met je inbox aan de slag gaat dan doe je niets meer dan e-mails verwerken en verplaatsen naar één van de mappen. Dit resulteert direct in een lege inbox met je acties duidelijk onder elkaar in één map.

 

De basis regels zijn simpel:
– Verwijder of archiveer eerst e-mails waar geen actie op genomen hoeft te worden.
– Verwerk e-mails met een actie direct als deze binnen twee minuten afgehandeld kunnen worden.
– E-mails met een actie erop die langer dan twee minuten zal duren verplaats je naar de ‘Actie’ map.
– E-mails met een actie erop, die beter door iemand anders gedaan kunnen worden kun je direct delegeren. Deze e-mails laat je in de ‘Wachten op’ map terecht komen.
– Een interessante e-mail zonder actie, maar wel met veel tekst verplaats je naar het mapje ‘Ooit’. Dit zijn de e-mails die je op weg naar huis, in de trein of op maandag ochtend bij de eerste kop koffie doorleest.

 

3. Bepaal bewust wanneer je ‘actie’ e-mail oppakt.

In het begin heb ik twee momenten op de dag gepland om met de e-mails in de actie map aan de slag te gaan. Op deze momenten doe je niets anders dan gericht de acties afwerken. Door deze nieuwe werkwijze continue toe te passen, wordt het werken met inbox zero routine en zul je geen vaste momenten meer hoeven te prikken.

 

Ik verwerk mijn e-mail gedurende de hele dag en werk meestal een keer per dag aan mijn ‘actie’ map. Mijn ‘Wachten Op’ map bekijk ik één a twee keer per week.

 

4. Verzonden e-mails met acties voor anderen.

We ontvangen niet alleen veel e-mails, maar we versturen evenveel of meer.
De e-mails waarin een actie zit voor iemand anders, verplaats ik automatisch (dus met één regel in Microsoft Outlook) naar mijn ‘Wachten Op’ map. Deze map bekijk ik één a twee x per week. verwachte reacties op opgevolgde e-mails blijven onder de aandacht. Acties die ik delegeer komen nu nooit meer tussen wal en schip en houd ik op mijn radar totdat deze zijn opgepakt.

 

Tip: ik probeer mij vast te houden aan de ‘five sentences e-mail’. Een zakelijke e-mail hoeft – in de regel – niet langer dan vijf zinnen te zijn en bestaat eigenlijk uit het volgende;
-wat wil je
-waarom
-waarom van die persoon

Dit scheelt jou niet alleen veel typewerk, maar bespaart de ontvanger veel tijd in het verwerken/behandelen van zijn of haar e-mails.

 

Een lege mailbox? Het kan echt!

Een lege mailbox? Het kan echt!

 

Uitdaging; start vandaag nog!

 

De feedback van mensen die zijn gestart met deze methode is overweldigend en ik ben benieuwd hoe deze methode voor jou werkt! Ik daag iedereen dan ook uit om vandaag nog te starten met Inbox Zero. Heb je vragen of opmerkingen? Laat ze hieronder achter of stuur een tweet naar @boumanmichel en succes met je nieuwe inbox.

Educatie

Finance

  • Een man loopt op de voorgrond door een groot gebouw

    Werkt jouw device voor jou, of andersom?

    Het draaien van een financiële rapportage, het inzien van klantdata of het identificeren van een investeringskans is onderdeel van jouw dagelijks werk. En hoewel je hier technologie voor nodig hebt, moet dit vooral ondersteunend zijn. Niets is zo frustrerend als minuten wachten op je desk- of laptop die de zwaarte van jouw financiële pakket niet […]

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

Government

  • Ineco

    Ineco verbetert productiviteit van werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

  • Ondersteuning voor non-profits en NGO’s

    Ondersteuning voor non-profits en NGO’s

    Nu COVID-19 wereldwijd gevolgen heeft, speelt technologie een cruciale rol bij de dagelijkse ondersteuning van mensen en organisaties. Bedrijven over de hele wereld gaan thuis en op afstand werken. Deze veranderende werksituatie zien we ook bij non-profit- en internationale organisaties als de Verenigde Naties, die in de frontlinie essentiële ondersteuning bieden aan hun lokale gemeenschappen. […]

Manufacturing

  • Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Retail

  • Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Headbrands klaar voor de toekomst met Microsoft 365 Business

    Sinds de oprichting in 2010 is HeadBrands voortdurend uitgebreid. Het bedrijf is snel gegroeid en is nu de leidende kappersgroothandel op de Scandinavische markt. HeadBrands had een moderne IT-oplossing nodig om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en de samenwerking zowel binnen het bedrijf als extern te verbeteren. De oplossing was om het grootste […]

  • man en vrouw staan in winkel

    Hoe digitaal is jouw winkelpersoneel?

    Verhoog de klantbeleving door veiliger en beter te samen werken Verkoopmedewerkers zijn het uithangbord van de retail-organisatie. Wanneer klanten goed worden geholpen in jouw winkel, is de kans zeer groot dat ze terugkomen. Wanneer deze klanten hun positieve ervaring delen met vrienden en familie worden ze een loyale ambassadeur van jouw merk. Vereiste is natuurlijk […]

Zorg