Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 4 min.

Een lege, opgeruimde en overzichtelijke mailbox. Wie wil dat niet? Na vele jaren met regels, mappen, kleuren en vlaggetjes besloot ik zo’n drie jaar geleden dat het genoeg was. Klaar met al die ongelezen- en to-do mails die maar in m’n inbox bleven hangen en alle energie die het soms kostte om te achterhalen of die ene collega gereageerd had.

 

Bij de zoektocht `efficiënter omgaan met mijn volle mailbox` kwam ik de ‘Inbox Zero’ methode van Merlin Mann tegen. Deze methode is een handzame manier om je inbox zo in te richten, dat deze niet alleen leeg is, maar waarbij je ook een duidelijk overzicht hebt van welke openstaande acties er in je mailbox zitten en op welke e-mails jij nog antwoord moet krijgen.

 

David Allen schreef in 2002 een boek met de titel ‘Getting Things Done’, een actie gebaseerde managementmethode gebaseerd op het principe dat een persoon, die zijn taken vastlegt, zich daarover geen zorgen hoeft te maken. Met mijn mailbox ingericht volgens de principes van Inbox Zero kan ik mij concentreren op andere taken. Inbox Zero werkt als volgt:

 

1. Maak vier mappen aan onder je Inbox.

– Actie
– Wachten op
– Ooit
– Archief

 

Meer mappen (bijvoorbeeld voor verschillende klanten, projecten etcetera) zijn niet nodig aangezien de zoekfunctie van Microsoft Outlook zo goed werkt dat het zoeken op kernwoorden of personen in 99,9% van de gevallen leidt naar de e-mail die ik zoek. Ook ik werkte ooit met veel mappen en regels en kleuren en vlaggetjes, maar merkte dat ik eigenlijk maar zelden echt gebruik maakte van die mappen.

 

2. Behandel e-mail niet, maar verwerk het!

De essentie van inbox zero is het verwerken van e-mails. Wanneer je met je inbox aan de slag gaat dan doe je niets meer dan e-mails verwerken en verplaatsen naar één van de mappen. Dit resulteert direct in een lege inbox met je acties duidelijk onder elkaar in één map.

 

De basis regels zijn simpel:
– Verwijder of archiveer eerst e-mails waar geen actie op genomen hoeft te worden.
– Verwerk e-mails met een actie direct als deze binnen twee minuten afgehandeld kunnen worden.
– E-mails met een actie erop die langer dan twee minuten zal duren verplaats je naar de ‘Actie’ map.
– E-mails met een actie erop, die beter door iemand anders gedaan kunnen worden kun je direct delegeren. Deze e-mails laat je in de ‘Wachten op’ map terecht komen.
– Een interessante e-mail zonder actie, maar wel met veel tekst verplaats je naar het mapje ‘Ooit’. Dit zijn de e-mails die je op weg naar huis, in de trein of op maandag ochtend bij de eerste kop koffie doorleest.

 

3. Bepaal bewust wanneer je ‘actie’ e-mail oppakt.

In het begin heb ik twee momenten op de dag gepland om met de e-mails in de actie map aan de slag te gaan. Op deze momenten doe je niets anders dan gericht de acties afwerken. Door deze nieuwe werkwijze continue toe te passen, wordt het werken met inbox zero routine en zul je geen vaste momenten meer hoeven te prikken.

 

Ik verwerk mijn e-mail gedurende de hele dag en werk meestal een keer per dag aan mijn ‘actie’ map. Mijn ‘Wachten Op’ map bekijk ik één a twee keer per week.

 

4. Verzonden e-mails met acties voor anderen.

We ontvangen niet alleen veel e-mails, maar we versturen evenveel of meer.
De e-mails waarin een actie zit voor iemand anders, verplaats ik automatisch (dus met één regel in Microsoft Outlook) naar mijn ‘Wachten Op’ map. Deze map bekijk ik één a twee x per week. verwachte reacties op opgevolgde e-mails blijven onder de aandacht. Acties die ik delegeer komen nu nooit meer tussen wal en schip en houd ik op mijn radar totdat deze zijn opgepakt.

 

Tip: ik probeer mij vast te houden aan de ‘five sentences e-mail’. Een zakelijke e-mail hoeft – in de regel – niet langer dan vijf zinnen te zijn en bestaat eigenlijk uit het volgende;
-wat wil je
-waarom
-waarom van die persoon

Dit scheelt jou niet alleen veel typewerk, maar bespaart de ontvanger veel tijd in het verwerken/behandelen van zijn of haar e-mails.

 

Een lege mailbox? Het kan echt!

Een lege mailbox? Het kan echt!

 

Uitdaging; start vandaag nog!

 

De feedback van mensen die zijn gestart met deze methode is overweldigend en ik ben benieuwd hoe deze methode voor jou werkt! Ik daag iedereen dan ook uit om vandaag nog te starten met Inbox Zero. Heb je vragen of opmerkingen? Laat ze hieronder achter of stuur een tweet naar @boumanmichel en succes met je nieuwe inbox.

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • FeedbackFruits and Teams help students focus

    FeedbackFruits and Teams help students focus

    mboRijnland achieves success with blended learning Do you want students that are more engaged in their lessons and are intrinsically more motivated?  Then follow mboRijnland’s lead. Their online, blended lessons via Teams and FeedbackFruits have had a lot of beneficial effects on students and teachers. “This is an amazing development,” says Linda de Bruin, maths […]

  • een groep mensen die aan een lijst zitten

    AMOS maakt het verschil met technologie

    AMOS (Amsterdamse Oecumenische Scholengroep) is een scholengemeenschap met 29 basisscholen in Amsterdam. Het verlagen van werkdruk en het verbeteren van de onderwijskwaliteit staan voorop bij AMOS. Maar hoe kies je een apparaat dat bijdraagt aan het behalen van deze doelen? En waar moet je rekening mee houden? Altijd een vaste plek achter het bureau?  Traditioneel […]

Financiële dienstverlening

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

Productie

Retail

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

Klantverhalen

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    SSVOZ: onderwijs op afstand dat aansluit bij de individuele leerling

    Wanneer deze periode van leren op afstand wordt geëvalueerd, krijgen sommige technieken die we hebben gebruikt ongetwijfeld een vaste plek in de klaslokalen van de nabije toekomst. Antoon Fens, Coördinator ICT bij de Stichting Stedelijk Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (SSVOZ), leg uit dat technologie een cruciale rol heeft gespeeld voor het onderwijs in Nederland tijdens de […]

Partners

  • Woman executive working on Surface Hub 2S in Whiteboard with Surface Hub 2 Pen

    Ontdek de Surface reseller website

      Ontdek hoe je onze Surface reseller website gebruikt, en volg onze instructies om soepele inlog mogelijk te maken. Haal voordeel uit de Surface reseller website Speciaal voor al onze Surface resellers hebben we een unieke Surface website ontwikkelt. Deze website geeft naast meer informatie over onze devices, ook assets voor marketing en informatie over […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

Security & Privacy

  • een man in een gestreept overhemd kijkt naar de camera

    9 manieren waarop Microsoft IT hun medewerkers helpt bij thuiswerken

    Van Milaan tot Puget Sound zijn tienduizenden Microsoft-medewerkers thuis aan het werk als gevolg van de COVID-19-uitbraak. Veel klanten hebben ons gevraagd hoe we samenwerking en werken op afstand mogelijk maken voor zo’n groot aantal medewerkers. Hier zijn de negen belangrijkste factoren vanuit het oogpunt van compliance en beveiliging: 1. Gebruikersidentiteit en -toegang Het begint allemaal met […]

Tips

  • 6 handige Outlook tips om slimmer te werken

    6 handige Outlook tips om slimmer te werken

    Ik werk al vele jaren met Microsoft Outlook en kom toch af en toe leuke dingen tegen die het werken een stuk aangenamer maken en ook mijn productiviteit verhoogt. Iedereen heeft wel een aantal standaard routines die behoorlijk wat tijd in beslag nemen en Outlook kan je helpen daar wat effectiever mee om te gaan. […]

Webinars

  • Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    Vanuit huis en kantoor weer gelijkwaardig vergaderen

    ‘Niemand werkt nog vijf dagen op kantoor, mensen werken vijf dagen thuis.’ Als iemand dit meer dan twee jaar geleden zo ter discussie had gesteld, waren we nu nog niet uitgepraat. Ook wij niet. De manier waarop we werken als gevolg van de pandemie is 180 graden veranderd. Gelukkig is er inmiddels een betere ‘hybride’ […]