Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
Leestijd, 2 min.

In dit blog geef ik je elke maand tips & tricks om Microsoft Office optimaal te gebruiken. Deze keer: E-mail. Het is een van de belangrijkste communicatiemiddelen van vandaag, maar het veroorzaakt daarbij nogal wat chaos. Lees daarom deze tips om zowel je mailbox als je hoofd iets leger te maken.

Een leger hoofd begint met een opgeruimde inbox

Het mailverkeer in de wereld kent geen pauze. Belangrijke werkmails, privémails, nieuwsbrieven, SPAM-mails: zo gaat het de hele dag door. Daarom is het goed om regelmatig onbelangrijke mails weg te gooien en je inbox op te ruimen. Hierbij 5 tips om je mailbox netjes en overzichtelijk te houden.

Tip 1: Gooi weg

Bewaar niet elke mail die je krijgt. Beantwoord de mail (of niet, als het niet nodig is) en bepaal dan of het belangrijk is om hem te bewaren. Mails zoals: automatische antwoorden, alle 10 mailtjes die je krijgt van 1 online bestelling, hele mail conversaties. Deze kunnen regelrecht je prullenbak in.

Tip 2: Stop niet alles in mapjes

Veel mensen bewaren hun inkomende mail in verschillende mappen. Dat is slim, maar houd het simpel. Je hebt geen tientallen mappen nodig om je e-mail te organiseren. De zoekfunctie in Outlook werkt superhandig. Het helpt dan alleen wel als je het onderwerp van je mail(conversatie) een logische naam geeft. Heb je een e-mail map niet meer nodig? Verwijder hem dan of bewaar hem op een andere plek op je pc als archief.

Tip 3: Schrijf je uit

Hoe vaak verwijder jij steeds weer dezelfde emailnieuwsbrief? Schrijf je direct uit. Zo is het ook met meldingen van sociale media. Check bijvoorbeeld je Facebook- of LinkedIn-instellingen waarvoor jij per mail een melding krijgt. Dit kun je direct aanpassen.

Tip 4: Gebruik je e-mail niet als to-do-lijst

Vaak raakt onze mailbox vol, omdat we het behandelen als een agenda met dingen die we moeten doen. Gebruik hiervoor niet je inbox, maar maak er een aparte taak van. Dat kan in Outlook, maar OneNote en Wunderlist zijn hiervoor ook superhandige programma’s. Lees ook mijn eerdere blog over Microsoft To Do.

Tip 5: Lees je mail op vaste momenten

Het mailverkeer gaat de hele dag door. Kijk daarom niet bij ieder mailtje in je inbox, maar plan het in. Wanneer je regelmatig (1 keer per dag of 1 keer per uur: afhankelijk van hoeveel mail je krijgt) je mail leest, heb je tijd om te reageren en raak je niet de hele tijd afgeleid.

Opgeruimd staat netjes

Dit waren wat handige tips om je mailbox opgeruimd te houden. Wil je optimaal gebruikmaken van deze mailtips in Outlook? Dan is een Office 365-abonnement iets voor jou. Nog geen Office 365? Probeer het een maand gratis.

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Bekijk welk Office 365 abonnement bij jou past

Profiteer maximaal van Office met Office 365

Educatie

  • Children, students in classroom playing Minecraft on Surface Go. Contextual education.

    Hoe kan je verandering duurzaam maken?

    De maatschappij heeft in korte termijn een enorme veerkracht en veranderingsbekwaamheid getoond. Een mooi voorbeeld is hoe scholen in razendsnel tempo naar lesgeven op afstand zijn overgeschakeld om het onderwijs zo goed mogelijk te continueren. Lees in deze blog praktische instructies om de verandering duurzaam te maken, zodat we ervoor zorgen dat we de geleerde […]

  • Surface in de klas

    Besteed je tijd aan je leerlingen en niet aan administratie

    Als docent weet je, net als andere Nederlanders, niet beter dan dat je privé de meeste zaken online regelt. Toch lijken de meeste klaslokalen uit een ander tijdperk te komen. Pen en papier is vaak nog aan de orde van de dag en administratieve processen duren vaak langer dan zou moeten. Niet heel efficiënt, helemaal […]

Financiële dienstverlening

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

  • Kansen voor de moderne boekhouder

    Kansen voor de moderne boekhouder

    De wereld van boekhouding is sinds de digitalisering snel en rigoureus veranderd. Juist die ontwikkelingen bieden de boekhouder van nu veel kansen. Je zult vaak merken dat je klanten steeds meer zelf kunnen, met dank aan de digitalisering. Neem populaire boekhoudprogramma’s als Moneybird en Gekko. Zelf facturen sturen, bonnen inboeken, btw-aangiftes berekenen én jaarrekeningen maken: […]

Overheid

  • Een groot oud gebouw met veel ramen

    Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

    “Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.” Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling […]

  • Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    In mei 2016 bevestigde het Openbaar Ministerie dat de privé-emailbox van minister Henk Kamp was gehackt. Door de aangifte werd duidelijk dat Kamp zeer regelmatig werkdocumenten doorstuurt naar zijn Gmail-account. Sterker nog: de minister gaf in een reactie aan dat zolang het voor hem productiever is om werkdocumenten naar zijn privé-mail te blijven sturen, hij dat […]

Productie

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ook een pan verse mosselen wordt mogelijk gemaakt door slimme techniek

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Retail

  • een laptopcomputer die bovenop een houten lijst zit

    Bouw veilig en snel een gastenregistratie systeem voor in de horeca

    Met Microsoft Forms, PowerAutomate en Excel maak je snel een simpel een registratie systeem. Je kunt dit eventueel uitbreiden met een Microsoft Teams koppeling zodat elke medewerker een berichtje krijgt als de klant is geregistreerd. Ontdek hoe je dit doet.

  • Met data-analyse beter gewapend tegen factuurfraude

    Met data-analyse beter gewapend tegen factuurfraude

    Factuurfraude is een populaire vorm van oplichting. Het is relatief eenvoudig om een nepfactuur op te stellen die, dat hopen de daders dan maar, door de mazen van het net glipt en betaald wordt. Zodra het geld is overgemaakt, is het kwaad geschied: je bent het geld kwijt en het is ook niet meer terug […]

Zorg

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    Digitale transformatie met een oerknal en hoe je dat voor elkaar krijgt

    Tegenwoordig bestaat een ‘normale gang van zaken’ niet meer. Verandering en innovatie zijn de nieuwe norm. Denk maar aan de veranderingen die je organisatie op dit moment doormaakt met nieuwe technologie en technieken die om nieuwe houdingen en verwachtingen vragen van zowel medewerkers als klanten. Alles verandert. Het enige wat al die veranderingen gemeen hebben, […]

  • Veilig mailverkeer in de zorg

    Veilig mailverkeer in de zorg

    Nederlandse zorginstellingen en ziekenhuizen communiceren steeds vaker digitaal met hun patiënten of cliënten. Dat gebeurt op diverse manieren, waaronder via email – en daar komen ook risico’s bij. Denk bijvoorbeeld aan fouten door menselijk handelen. In 2017 zijn zo’n 10.000 datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Bij bijna de helft van de datalekken die […]