Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
een vrouw die een laptopcomputer gebruikt

Werk nóg beter samen: Zet Microsoft Teams in als telefonie oplossing

Remco de Kramer

Remco de Kramer

Product Marketing Manager Microsoft 365

Leestijd, 7 min.

In 2020 veranderde thuiswerken van een luxe naar een must. Ook teams binnen gemeenten moesten ineens digitaal vergaderen en op afstand samenwerken in bestanden. Dit lukte door een versnelde uitrol van Microsoft Teams. In de eerste 4 dagen van de intelligente lockdown groeide het aantal Microsoft Teams gebruikers met een factor 14, en het aantal nieuwe gebruikers blijft gestaag doorgroeien. Microsoft Teams biedt gemeenten een platform voor online samenwerken, voorzien van alle middelen die werknemers hierbij optimaal ondersteunen. Voor veel gemeenten ontbreekt nog één cruciaal communicatiemiddel: telefonie. Daarbij was het wachten op GT Connect, maar dit is niet langer nodig.

Even opfrissen: wat is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is een onderdeel en inbegrepen in Microsoft Office of Microsoft 365. Het is een platform waarmee medewerkers efficiënt met elkaar samenwerken, ongeacht hun locatie of apparaat. Teams brengt alle middelen samen om medewerkers veilig te laten samenwerken: chatten, bellen en vergaderen. Door de verregaande integratie met Microsoft Office en honderden externe applicaties hebben medewerkers altijd alle informatie binnen handbereik. Dankzij de geavanceerde privacy-, compliance- en beveiligingsmogelijkheden houdt de gemeente altijd controle op wat gedeeld en verzameld wordt binnen Teams. Zo biedt Microsoft je alle tools om zo productief mogelijk te zijn en het beste uit jouw medewerkers te halen.

Telefonie als extra communicatiemiddel binnen Microsoft Teams

Bellen via Microsoft Teams met een collega, dat is inmiddels gemeengoed geworden. Toch is het belangrijk dat medewerkers ook bereikbaar blijven op hun vaste nummer en hiermee kunnen uitbellen. Maak je hiervoor gebruik van een andere applicatie of apparaat, dan wordt dat vaak als omslachtig en ongebruiksvriendelijk ervaren. Bovendien zorgt het voor extra werk op de IT-afdeling, zij moeten nu immers meerdere applicaties beheren.  Integreert men telefonie met Microsoft Teams, dan verbetert de gebruikerservaring én bespaar je tijd en kosten.

Geef jouw gemeente een voorsprong

Bereid jouw gemeente voor op GT Connect en start nu al met de telefonie voorziening in Microsoft Teams. Door nu te starten met een pilot geef je jouw gemeente een voorsprong. In de toekomst kan de koppeling eenvoudig omgezet worden naar GT Connect. Atos heeft bevestigd reeds gestart te zijn met de voorbereidende werkzaamheden (o.a. certificering Atos SBC). Zodra deze achter de rug zijn kan de koppeling met GT Connect volgens de Master Migratie planning omgezet worden.

5 redenen om te kiezen voor geïntegreerde telefonie in Teams

Onderzoek van Forrester (Total Economic Impact) laat zien dat organisaties die telefonie integreren in Teams al snel een aantal voordelen ervaren. Wij zetten de belangrijkste 5 voordelen op een rij.

  • Tijdsbesparing: door alle communicatiekanalen samen te brengen in één platform besparen gemeenten veel tijd. Collega’s die vaak op pad zijn besparen tot 1,5 uur per week en collega’s die op één locatie werken tot 38 minuten per week door deze verregaande integratie van telefonie in Teams. Chatten, telefoneren en samenwerken; alles gaat via één vertrouwde applicatie. Medewerkers hoeven niet langer te wisselen tussen verschillende softwareapplicaties of toestellen.
  • Verlaag de IT-beheerlast: Door de integratie van telefonie in Teams regelt de IT-afdeling alles vanuit één centraal platform, de Microsoft 365 beheerportal. Dit zorgt natuurlijk voor een tijds- én kostenbesparing want IT’ers zijn minder tijd kwijt aan beheer van losstaande applicaties. Deze tijd kan de IT-afdeling besteden aan innovatieve projecten die bijdragen aan een betere en moderne dienstverlening richting de burgers en partners.
  • Veiligheid en compliancy: Microsoft heeft veiligheid hoog in het vaandel. Van het beschermen van identiteit & data tegen bedreigingen als kwaadwillende links en bestanden, tot het uitvoeren van WOB-verzoeken via eDiscovery of het beheren van privacygevoelige informatie; de IT-afdeling regelt alles in het admin-portal. Een groot voordeel, want deze mogelijkheden gelden voor alle applicaties binnen Microsoft 365; van Word, Outlook tot Teams. Werk je met allerlei losse applicaties voor communicatie en online samenwerken? Dan moet je security & compliance apart beheren.
  • Tevreden medewerkers: Het gemak van een geïntegreerde oplossing voor alle communicatie zorgt voor een hogere tevredenheid op de werkvloer. Medewerkers vinden het fijn dat ze niet langer hoeven te schakelen tussen verschillende programma’s, alles wat ze nodig hebben vinden ze in het vertrouwde Teams-platform. Bovendien heeft iedereen eigen voorkeuren voor online samenwerken. De ene is helemaal gewonnen voor persoonlijke chats, een andere haakt collega’s het liefst aan in een Team gesprek via @-vermeldingen en anderen verkiezen face-to-face contact via videobellen. Teams faciliteert verschillende manieren van werken en komt hierbij zowel jongere als oudere generaties tegemoet.
  • Kostenbesparing: Waarschijnlijk maakt de gemeente al gebruik van Office of Microsoft 365, dus je hebt al een geïntegreerd samenwerkingsplatform met Microsoft Teams. Door jouw telefonie hierin te integreren, hoef je dus niet te investeren in een ander samenwerkingsplatform voor telefonie en vergaderen. Je zal zien dat de maandelijkse verbruikskosten een stuk lager liggen nu collega’s net zo makkelijk kosteloos binnen Teams (video)bellen als naar een vast- of mobiel nummer. Je hoeft niet langer te investeren in een losstaande vergaderoplossing; ook zalen kunnen met de juiste hardware deelnemen aan Microsoft Teams meetings. Zo zorg je voor de ideale hybride vergaderruimte en laat je collega’s vanaf hun thuiswerkplek deelnemen aan een vergadering op kantoor.

Wachten is niet nodig, start nu met een pilot

De voordelen van het integreren van telefonie in één centraal samenwerkingsplatform zijn legio. Wij begrijpen dat gemeenten zo snel mogelijk aan de slag willen met geïntegreerde telefonie om medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen in hun werkzaamheden. Daarom willen wij gemeenten laten instappen met een pilot. Dit houdt in dat je op korte termijn, onder begeleiding van een Microsoft-partner naar keuze, telefonie toevoegt aan Microsoft Teams. Zodra jouw gemeente start met GT Connect kun je direct en eenvoudig de telefonie-koppeling (Direct Routing) omzetten naar GT Connect.

Is jouw gemeente al snel aan de beurt in de GT Connect Master Migratie planning? Dan is een pilot niet nodig en kan Atos direct GT Connect aan Microsoft Teams koppelen. Bepaal nu zelf of je Atos of een andere Microsoft Partner Microsoft Teams Telefonie beheerder maakt.

Waarom instappen in de pilot?

Een goed begin is het halve werk, nietwaar? Door in te stappen in de pilot:

  • Ben je goed voorbereid: Al het voorwerk voor GT Connect pak je samen met een Microsoft-partner nu al op. Je configureert nu alvast telefonie in Microsoft 365. Vragen zoals ‘Wat doen wij met vaste (analoge) telefoons?’, ‘Welke telefonie functionaliteiten stellen we beschikbaar aan de organisatie?’ en ‘Welke gebruikersspecifieke configuraties stellen wij in?’ zijn beantwoord en geconfigureerd in Microsoft 365.
  • Geef jouw IT een voorsprong: De IT-afdeling zal uiteindelijk de telefonie functies van Teams ondersteunen. Geef ze een duwtje in de rug en laat hen nu alvast kennis opbouwen met deze mogelijkheden. Zo zijn ze bij een uitrol in de hele gemeente helemaal klaar om alle gebruikersvragen en hindernissen aan te pakken.
  • Versnel je de adoptie: Start je de pilot met een aantal medewerkers, dan zorg je voor een snellere uitrol van GT Connect. Met hun pilot-ervaring kunnen ze bij een algemene uitrol collega’s beter helpen en ondersteunen. Enthousiaste ambassadeurs voor nieuwe software en een nieuwe manier van werken hebben altijd een positieve invloed op hun collega’s en versnellen de adoptie van nieuwe tools in de gemeente.
  • Maak je een gedegen keuze: Weet je nog niet of je Microsoft Teams wilt gebruiken als telefonie-oplossing en overweeg je een losstaande oplossingen te implementeren naast Microsoft 365? Start de pilot en ervaar alle functionaliteiten zelf. Pas dan kun je echt vergelijken welke oplossing het beste bij jouw gemeente past en maak je een weloverwogen beslissing.

Microsoft investeert mee

Gemeenten kunnen tot eind november 2020 binnen GT Microsoft in een verlenging of lopend Enterprise contract de Phone System addon licentie afnemen (als aanvulling op onder andere Microsoft 365 E3 en Office 365 E1) tegen respectievelijk 80% korting in jaar 1, 46% korting in jaar 2 en de VNG staffelkorting in jaar 3. Vraag naar de specifieke voorwaarden bij jouw Microsoft Reseller of Microsoft account team.  De licentieprijzen worden door de reseller van de gemeente vastgesteld.

VNG en Microsoft zijn momenteel in gesprek om de bovenstaande regeling ook na 1 december 2020 beschikbaar te maken als onderdeel van de verlenging van het commerciële VNG framework. De bovenstaande actie is enkel van toepassing op de losse Phone System addon licentie en niet op bundels waar Phone System onderdeel van is zoals Microsoft 365 E5 of Office 365 E5.

Starten met telefonie in Teams? Neem nu contact op

Benieuwd naar de mogelijkheid om nu al aan de slag te gaan met telefonie geïntegreerd in Microsoft Teams? Wil je meer weten over deze pilot, heb je praktische vragen of wil je zo snel mogelijk starten? Laat je gegevens achter via onderstaand formulier, wij zullen je doorverwijzen naar in telefonie gespecialiseerde Microsoft-partner(s) welke contact opneemt.

Neemt de gemeente niet deel aan GT Connect of GT Microsoft? Geen probleem, je kunt alsnog instappen in deze pilot en de voordelen van telefonie in Teams ervaren!

Het formulier vind je hier

Spoedcursus in Microsoft Teams

Volg gratis een spoedcursus in Microsoft Teams

Educatie

  • Children, students in classroom playing Minecraft on Surface Go. Contextual education.

    Hoe kan je verandering duurzaam maken?

    De maatschappij heeft in korte termijn een enorme veerkracht en veranderingsbekwaamheid getoond. Een mooi voorbeeld is hoe scholen in razendsnel tempo naar lesgeven op afstand zijn overgeschakeld om het onderwijs zo goed mogelijk te continueren. Lees in deze blog praktische instructies om de verandering duurzaam te maken, zodat we ervoor zorgen dat we de geleerde […]

  • een vrouw zit aan een tafel en gebruikt een laptop

    VSNU: coördinatie van de digitale transformatie van alle Nederlandse universiteiten in één weekend

    “Wat we tijdens deze crisis hebben geleerd, is dat nieuwe technologie niet alleen verandert hoe je werkt, maar ook de mensen en de cultuur verandert. Daarbij heeft iedereen ondersteuning nodig.” Reinout van Brakel, Domeinleider Accountability bij de Vereniging van Universiteiten in Nederland (VSNU), vertelt over de grote rol die technologie speelt bij de noodzakelijke aanpassingen […]

Finance

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

  • een man en een vrouw zitten in een conference room

    From outsourcing to cloud sourcing

    Capgemini and Microsoft leverage strategic partnership to enable Data Center Transformation with Microsoft Azure for Dutch clients Many organizations are looking to modernize their infrastructure and applications to enable digital transformation, reduce infrastructure footprint and cost, and increase flexibility. End-to-end digital transformation requires a secure, robust, and decomplexified infrastructure. However, it is no secret that […]

Government

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

  • Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    In mei 2016 bevestigde het Openbaar Ministerie dat de privé-emailbox van minister Henk Kamp was gehackt. Door de aangifte werd duidelijk dat Kamp zeer regelmatig werkdocumenten doorstuurt naar zijn Gmail-account. Sterker nog: de minister gaf in een reactie aan dat zolang het voor hem productiever is om werkdocumenten naar zijn privé-mail te blijven sturen, hij dat […]

Manufacturing

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • man and woman are standing in a warehouse

    Optimaal beveiligd samenwerken in de industrie

    Zo hou je bedrijfsgegevens echt veilig Je wil niet dat de blauwdrukken van nieuwe producten ook op de tekentafel van je concurrent terecht komen. In de media lezen we regelmatig dat bedrijfsgeheimen toch in handen van derden vallen. Een digitaal document is snel per ongeluk naar de verkeerde persoon verstuurd en vindt via de digitale […]

Retail

  • Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Wat hebben sokken, onderbroeken en IT met elkaar te maken?

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • Het nieuwe normaal voor retail

    Het nieuwe normaal voor retail

    De COVID-19 pandemie zet een turbo op de disruptie van de retail en daarmee ook op digitale transformatie. Online is booming, consumenten geven anders hun geld uit en social distancing verandert het klantcontact in de winkel ingrijpend. Retail verkoopt nog steeds artikelen, maar de invulling ervan is volledig op zijn kop gezet.  Hoe speel je […]

Zorg