Invite – De makkelijkste manier om een afspraak in te plannen terwijl je onderweg bent

Nienke Ris
Leestijd, 4 min.  

We weten allemaal dat het niet makkelijk is om een afspraak in te plannen – helemaal als je onderweg bent. Meerdere agenda’s beheren op een klein beeldscherm is nu eenmaal lastig. Het gevolg is dat we het inplannen van afspraken uitstellen tot we weer achter ons bureau zitten. Vandaag lanceren we een nieuwe app via Microsoft Garage die dit proces veel simpeler maakt. Maak kennis met Invite – De makkelijkste manier om afspraken te plannen als je onderweg bent.

iphone invite

Invite is beschikbaar voor iPhone in de VS en Canada, en binnenkort voor Windows Phone en Android. De app werkt het beste voor mensen met een Office 365 business- en/of schoolabonnement, maar ook met elke e-mail – Outlook.com, Gmail en Yahoo Mail.

iphone invite

Het gebruik van Invite is eenvoudig:

1. Je stelt een moment voor dat jou schikt en verstuurt een uitnodiging aan alle deelnemers.
Je kunt de app gebruiken om iedereen met een e-mailadres uit te nodigen – zelfs buiten je organisatie.

2. Deelnemers selecteren de tijden waarop ze beschikbaar zijn.

Wanneer je de deelnemers eenmaal hebt uitgenodigd ontvangen ze een e-mail of een notificatie, wanneer ze Invite geïnstalleerd hebben. De deelnemers kunnen dan een geschikte datum kiezen via de app of vanuit een browser. Ze kunnen ook zien welke opties het beste werken voor andere deelnemers.

3. Als iedereen gereageerd heeft kies jij het moment dat het beste past.

Jij kiest een datum en tijdstip wanneer je er klaar voor bent. Kies het moment dat het beste uitkomt voor de meeste mensen en tik op Send Calendar Invites om dit ook in de agenda’s van de aanwezigen vast te leggen.

iphone invite

Invite is ontworpen om het grootste obstakel te overwinnen bij het plannen van afspraken – het niet kunnen inzien van agenda’s van deelnemers buiten de organisatie. Het gevolg: de voorgestelde datum wordt meerdere malen verschoven tot een geschikt moment zich uiteindelijk voordoet. Invite maakt dit eenvoudiger doordat de organisator meerdere momenten kan voorstellen, waaruit deelnemers de meest geschikte kunnen kiezen. Met Invite kan iedereen zien welke momenten het beste uitkomen voor alle deelnemers.

Ook kunnen bepaalde afspraken op de agenda van deelnemers makkelijk verschoven worden als zich iets belangrijkers voordoet – maar alleen zij weten welke. Om deze vrijheid te kunnen bieden laat Invite deelnemers tijden kiezen die het beste uitkomen, zelfs als dat het verplaatsen van hun eigen afspraak vereist. Yep, je kunt je administratie best een half uurtje later doen.

Met Invite hoef je je geen zorgen te maken over welke deelnemers zich binnen of buiten je organisatie begeven, welk platform ze gebruiken, en ook niet of ze misschien minder belangrijke afspraken hebben staan die waardevolle agendaruimte innemen. Maak kennis met een eenvoudige mobiele app waarmee je voor iedereen een beschikbaar moment vindt voor een afspraak, vanuit waar je maar wilt. Nodig uit. Bevestig. Klaar.

Invite is beschikbaar voor iPhone in de VS en Canada. We geven The Garage erbij met de intentie om te leren. We zijn op zoek naar gepassioneerde mensen die de hoop hebben om dit project grondig aan de tand te voelen en ons te laten weten wat ze ervan vinden. Je bent er weg van? Of denk je dat we beter kunnen? We luisteren naar je feedback, die je in het ‘Help’ gedeelte van de app kunt verzenden. Je kunt ook nog een kijkje nemen naar andere productivity apps in Microsoft Garage. Deze app wordt je aangeboden door hetzelfde team dat verantwoordelijk was voor Microsoft Send en Microsoft Tossup.

Veel gestelde vragen

V. Hoe werkt Invite met een Office 365-account?
A. Invite kan met elk e-mailadres gebruikt worden maar werkt het beste met een Office 365 business- of schoolabonnement. Als je daarmee inlogt, zie je een frequente contactenlijst – zodat je de meest relevante mensen snel en eenvoudig kunt uitnodigen. Deelnemers zien jou als afzender van alle activiteiten en kunnen de afspraak meteen accepteren of afslaan, precies zoals bij een gewone Exchange meeting request. Verstuur je de uitnodiging buiten een Office 365-account, dan ontvangen deelnemers een uitnodiging via e-mail met een .ics filetype.

V. Zie ik afspraken gemaakt met Invite terug in mijn agenda, of ergens anders?
A. De afspraak verschijnt in de agenda van het account dat je hebt gebruikt om in te loggen.

V. Hoe is dat anders dan de “Send Availability” feature van Outlook voor iOS en Android?
A. De “Send Availability” feature in Outlook werkt goed wanneer je beschikbare tijden wil delen bij het maken van een afspraak. Invite biedt hierin extra automatisering. Je stelt een paar momenten voor, deelnemers kiezen het meest geschikte, en hun antwoorden worden automatisch voor je samengesteld. Je hoeft zelf niet meer door de voorgestelde data te zoeken om potentiële afspraken te koppelen.

V. Laat de Invite app beschikbare tijden (vrij/bezet) zien voor alle deelnemers binnen je organisatie?
A. Nee. Invite geeft gebruikers de optie om beschikbare momenten aan te geven, in plaats van afhankelijk te zijn van wat te zien is bij (niet) beschikbare tijden in de agenda.

Probeer Office 365 gratis

Probeer het gratis uit en werk overal, op elk apparaat plus 1 TB OneDrive-opslag.

Artikelen die jou wellicht interesseren: