De AVG is een feit: wat te doen als je nog niet zo ver bent?

25 mei 2018 · Leestijd 5 min.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming is vanaf vrijdag 25 mei volledig van kracht. Sommige organisaties zijn er al langer meer bezig en hebben al veel gedaan, andere zijn net gestart. Onderzoek wijst uit dat iets minder dan de helft van de Nederlandse organisaties nog niet echt klaar is. Dat is sinds ons eigen onderzoek in december 2017 dus nog niet ingrijpend veranderd. Is jouw organisatie, klein of groot, nog niet helemaal klaar voor de AVG of moet je nog beginnen? Aarzel niet, want het belangrijkste is dat je gewoon start. Focus je daarbij in eerste instantie op daar waar je het meeste risico loopt. Daarin sta je niet alleen, er zijn veel bronnen en hulpmiddelen die je hierbij kunnen helpen.

Vragen afgelopen jaar niet veranderd

Wat mij opvalt in de vele gesprekken over de AVG met klanten en partners is dat de vragen, ook nu rond de implementatiedatum, nauwelijks zijn veranderd. Die vragen zijn vooral: wat is het precies, geldt het wel echt voor mij en moet ik veel doen om compliant te zijn? En wat moet ik dan eigenlijk precies doen?

1. Wat is het nou eigenlijk?

Voor wat betreft de eerste vraag: de AVG vraagt van iedere organisatie om goed om te gaan met persoonsgegevens van anderen. Dat is een heel relevante vraag, nu digitalisering in iedere organisatie een grote rol speelt. Nagenoeg iedereen werkt met persoonsgegevens en het is goed dat dat op een transparante manier gebeurt. Het is niet voor niets dat Microsoft heeft aangekondigd dat de regels in de nieuwe AVG ook gaan gelden voor Microsoft-gebruikers en klanten buiten Europa. Microsoft gelooft dat privacy een fundamenteel mensenrecht is. Of zoals collega Julie Brill in die aankondiging zegt: “Omdat mensen hun leven steeds meer online delen en meer afhankelijk zijn van technologie, is de bescherming van de privacy belangrijker dan ooit.” De AVG regelt dat op een effectieve manier.

2. Voor wie?

Eigenlijk is de tweede vraag ook al beantwoord, want de AVG geldt net zo goed voor grote internationale bedrijven als voor de bakker op de hoek. Het geldt immers voor elke organisatie die te maken heeft met elke vorm van persoonsgegevens. Denk daarbij aan telefonische of digitale bestellingen op naam of een klantenbestand om gepersonaliseerde e-mails te versturen.

3. Hoe voldoe je aan de AVG?

De derde vraag is lastiger te beantwoorden. Want wanneer voldoe je wel en wanneer niet? Er zijn weliswaar certificeringen en codes of conduct in de maak, maar die staan in veel gevallen nog niet vast. Het zal dus deels uit de praktijk en uit toekomstige jurisprudentie moeten blijken wat naleving precies inhoudt. Dat laat overigens onverlet dat de Autoriteit Persoonsgegevens naast de letterlijke artikelen van de wet ook handige inzichten deelt via zijn website. In mijn vorige blogpost deelde ik enkele stappen die je een duw in de goede richting kunnen geven. Het gaat in de kern om het identificeren, zorgvuldig beheren en goed beveiligen van data en er nauwkeurig over kunnen rapporteren. Dat begint bij goed nadenken over welke data je hebt, waarom je die hebt, of je die écht nodig hebt en hoe je ermee omgaat. Dan zal je zien dat je al een eind op weg bent!

4. Nog niet begonnen? Begin dan daar waar je het meeste risico loopt!

Wie nu aan het begin staat, doet er goed aan om te starten met de meest risicovolle punten. Dus waar loop je het meeste risico dat er iets mis gaat met de gegevens van betrokkenen? Vanuit daar werk toe naar de overige zaken. Let daarbij ook goed op wat in de AVG bijzondere persoonsgegevens worden genoemd. Niemand wil in het nieuws komen met een datalek, zeker niet als het om gevoelige persoonsgegevens gaat. Kom je er zelf niet uit, zoek dan hulp om het goed te organiseren.

Maak gebruik van al beschikbare tools

Het verstandig om goed te kijken naar al bestaande tools om het je makkelijker te maken. Veel softwareleveranciers zijn al heel lang bezig met de AVG en hebben in hun producten allerlei hulpmiddelen opgenomen om naleving van de nieuwe regelgeving te vergemakkelijken.
Office 365 zit ook bordenvol handige hulpmiddelen. Zo kan je nu bijvoorbeeld gevoelige gegevens als BSN-nummers in documenten detecteren en word je erop geattendeerd dat dat een bijzonder persoonsgegeven is. Outlook geeft nu een extra melding als je een document aan iemand buiten je organisatie verstuurt. Hiermee kun je voorkomen dat je per ongeluk mailt naar een (verkeerd) extern adres. Niet onbelangrijk want het versturen van een mail met persoonsgegevens erin naar een verkeerde ontvanger is namelijk een datalek dat je moet rapporteren. Verder kun je als kleine organisatie bijvoorbeeld prima in Excel een (verplicht) verwerkingsregister bijhouden. De Autoriteit Persoonsgegevens deelt op zijn website richtlijnen waar dat register aan moet voldoen.

Benader de AVG positief

Het is in veel gevallen niet nodig om het wiel opnieuw uit te vinden. Ben je bijvoorbeeld al compliant met Wet Bescherming Persoonsgegevens (WPB), dan is er al veel overlap met de nieuwe wet. AVG levert inderdaad werk op en in sommige gevallen is het afhankelijk van het soort persoonsgegevens en organisatie zelfs flink wat werk. Toch raad ik aan om het niet te complex te maken en vooral ook positief te benaderen. De AVG biedt de mogelijk om kritisch naar je datahuishouding te kijken, dan blijkt vaak dat er vooral ook veel kansen zijn waar je organisatie alleen maar beter van wordt.

Voor ondersteuning en inspiratie bezoek je onze speciale AVG-website, daar vind je onder andere een handig stappenplan om je verder op weg te helpen.