Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse
twee collega's aan het werk op kantoor

De AVG is een feit: wat te doen als je nog niet zo ver bent?

Martin Vliem

Martin Vliem

National Security Officer

Leestijd, 5 min.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming is vanaf vrijdag 25 mei volledig van kracht. Sommige organisaties zijn er al langer meer bezig en hebben al veel gedaan, andere zijn net gestart. Onderzoek wijst uit dat iets minder dan de helft van de Nederlandse organisaties nog niet echt klaar is. Dat is sinds ons eigen onderzoek in december 2017 dus nog niet ingrijpend veranderd. Is jouw organisatie, klein of groot, nog niet helemaal klaar voor de AVG of moet je nog beginnen? Aarzel niet, want het belangrijkste is dat je gewoon start. Focus je daarbij in eerste instantie op daar waar je het meeste risico loopt. Daarin sta je niet alleen, er zijn veel bronnen en hulpmiddelen die je hierbij kunnen helpen.

Vragen afgelopen jaar niet veranderd

Wat mij opvalt in de vele gesprekken over de AVG met klanten en partners is dat de vragen, ook nu rond de implementatiedatum, nauwelijks zijn veranderd. Die vragen zijn vooral: wat is het precies, geldt het wel echt voor mij en moet ik veel doen om compliant te zijn? En wat moet ik dan eigenlijk precies doen?

1. Wat is het nou eigenlijk?

Voor wat betreft de eerste vraag: de AVG vraagt van iedere organisatie om goed om te gaan met persoonsgegevens van anderen. Dat is een heel relevante vraag, nu digitalisering in iedere organisatie een grote rol speelt. Nagenoeg iedereen werkt met persoonsgegevens en het is goed dat dat op een transparante manier gebeurt. Het is niet voor niets dat Microsoft heeft aangekondigd dat de regels in de nieuwe AVG ook gaan gelden voor Microsoft-gebruikers en klanten buiten Europa. Microsoft gelooft dat privacy een fundamenteel mensenrecht is. Of zoals collega Julie Brill in die aankondiging zegt: “Omdat mensen hun leven steeds meer online delen en meer afhankelijk zijn van technologie, is de bescherming van de privacy belangrijker dan ooit.” De AVG regelt dat op een effectieve manier.

2. Voor wie?

Eigenlijk is de tweede vraag ook al beantwoord, want de AVG geldt net zo goed voor grote internationale bedrijven als voor de bakker op de hoek. Het geldt immers voor elke organisatie die te maken heeft met elke vorm van persoonsgegevens. Denk daarbij aan telefonische of digitale bestellingen op naam of een klantenbestand om gepersonaliseerde e-mails te versturen.

3. Hoe voldoe je aan de AVG?

De derde vraag is lastiger te beantwoorden. Want wanneer voldoe je wel en wanneer niet? Er zijn weliswaar certificeringen en codes of conduct in de maak, maar die staan in veel gevallen nog niet vast. Het zal dus deels uit de praktijk en uit toekomstige jurisprudentie moeten blijken wat naleving precies inhoudt. Dat laat overigens onverlet dat de Autoriteit Persoonsgegevens naast de letterlijke artikelen van de wet ook handige inzichten deelt via zijn website. In mijn vorige blogpost deelde ik enkele stappen die je een duw in de goede richting kunnen geven. Het gaat in de kern om het identificeren, zorgvuldig beheren en goed beveiligen van data en er nauwkeurig over kunnen rapporteren. Dat begint bij goed nadenken over welke data je hebt, waarom je die hebt, of je die écht nodig hebt en hoe je ermee omgaat. Dan zal je zien dat je al een eind op weg bent!

4. Nog niet begonnen? Begin dan daar waar je het meeste risico loopt!

Wie nu aan het begin staat, doet er goed aan om te starten met de meest risicovolle punten. Dus waar loop je het meeste risico dat er iets mis gaat met de gegevens van betrokkenen? Vanuit daar werk toe naar de overige zaken. Let daarbij ook goed op wat in de AVG bijzondere persoonsgegevens worden genoemd. Niemand wil in het nieuws komen met een datalek, zeker niet als het om gevoelige persoonsgegevens gaat. Kom je er zelf niet uit, zoek dan hulp om het goed te organiseren.

Maak gebruik van al beschikbare tools

Het verstandig om goed te kijken naar al bestaande tools om het je makkelijker te maken. Veel softwareleveranciers zijn al heel lang bezig met de AVG en hebben in hun producten allerlei hulpmiddelen opgenomen om naleving van de nieuwe regelgeving te vergemakkelijken.
Office 365 zit ook bordenvol handige hulpmiddelen. Zo kan je nu bijvoorbeeld gevoelige gegevens als BSN-nummers in documenten detecteren en word je erop geattendeerd dat dat een bijzonder persoonsgegeven is. Outlook geeft nu een extra melding als je een document aan iemand buiten je organisatie verstuurt. Hiermee kun je voorkomen dat je per ongeluk mailt naar een (verkeerd) extern adres. Niet onbelangrijk want het versturen van een mail met persoonsgegevens erin naar een verkeerde ontvanger is namelijk een datalek dat je moet rapporteren. Verder kun je als kleine organisatie bijvoorbeeld prima in Excel een (verplicht) verwerkingsregister bijhouden. De Autoriteit Persoonsgegevens deelt op zijn website richtlijnen waar dat register aan moet voldoen.

Benader de AVG positief

Het is in veel gevallen niet nodig om het wiel opnieuw uit te vinden. Ben je bijvoorbeeld al compliant met Wet Bescherming Persoonsgegevens (WPB), dan is er al veel overlap met de nieuwe wet. AVG levert inderdaad werk op en in sommige gevallen is het afhankelijk van het soort persoonsgegevens en organisatie zelfs flink wat werk. Toch raad ik aan om het niet te complex te maken en vooral ook positief te benaderen. De AVG biedt de mogelijk om kritisch naar je datahuishouding te kijken, dan blijkt vaak dat er vooral ook veel kansen zijn waar je organisatie alleen maar beter van wordt.

Voor ondersteuning en inspiratie bezoek je onze speciale AVG-website, daar vind je onder andere een handig stappenplan om je verder op weg te helpen.

Gratis eBook: Ontdek hoe Dynamics 365 naleving van wet- en regelgeving en een klantgerichte cultuur mogelijk maakt

Ontdek hoe Microsoft Dynamics 365 je marketingteam helpt om aan alle eisen te voldoen en klantgericht te worden

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een vrouw gebruikt een laptop

    Ontdek hoe je beter onderwijs biedt met ‘blended learning’

    Sinds de COVID-19 uitbraak hebben onze onderwijsklanten geweldige dingen gedaan om leerlingen en studenten bij de les te houden terwijl ze van thuis leren. Leraren, leerlingen en studenten hebben in een moeilijke tijd enorme veerkracht laten zien, van eLearning-innovaties tot manieren om je beter te voelen met foto- en kookwedstrijden. Onderwijsinstellingen hebben de grote waarde […]

  • students behind desk with laptop

    5x Microsoft Office 365 tips voor studenten

    Of het nu gaat om een presentatie in PowerPoint, een verslag in Word of aantekeningen in OneNote; als student kan je Office 365 bijna niet meer wegdenken. En de applicaties zitten ook vol handige functionaliteiten, die je waarschijnlijk nog niet kent! We zetten in dit artikel 5 slimme Office 365 tips op een rijtje.  Tip #1 – Typen? […]

Financiële dienstverlening

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

Government

  • Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Gemeente Katwijk in een kwartier over op Microsoft Teams Phone

    Binnen enkele minuten belde de gemeente Katwijk met Microsoft Teams in plaats van de traditionele PBX-centrale. “De overgang was de snelste die ik ooit zag!” Projectleider ICT Gemeente Katwijk Steven Shukrula kijkt tevreden terug hoe soepel de ommekeer verliep en hoe goed het communicatie- en samenwerkingsplatform zijn collega’s nu en in de toekomst ondersteunt.   […]

Overheid

  • Een groot oud gebouw met veel ramen

    Raad van State: een virtuele rechtszaal opzetten met een oplossing voor werken op afstand

    “Deze situatie heeft bewezen dat je met de juiste middelen, ondersteuning en overtuiging de helft van de bureaus in je gebouw kunt verwijderen – en in die zin denk ik niet dat we ooit nog 700 mensen tegelijkertijd op kantoor zullen zien.” Ron Lamers, Projectmanager bij de Raad van State, praat over de technologische versnelling […]

  • Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    Overheid, maak mogelijk dat ambtenaren altijd en overal veilig kunnen werken

    In mei 2016 bevestigde het Openbaar Ministerie dat de privé-emailbox van minister Henk Kamp was gehackt. Door de aangifte werd duidelijk dat Kamp zeer regelmatig werkdocumenten doorstuurt naar zijn Gmail-account. Sterker nog: de minister gaf in een reactie aan dat zolang het voor hem productiever is om werkdocumenten naar zijn privé-mail te blijven sturen, hij dat […]

Productie

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operatie met Microsoft 365

    De fusie van het Belgische Havenbedrijf Gent en het Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 […]

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

Retail

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Vijf manieren om je bedrijf veilig te houden, zonder in te leveren op innovatie

    Vijf manieren om je bedrijf veilig te houden, zonder in te leveren op innovatie

    De toekomst is digitaal. Daar is geen misverstand over, om maar een voorbeeld te noemen zorgt het Internet of Things (IoT) wereldwijd naar verwachting voor een nieuwe economische waarde van zo’n $ 2,3 biljoen in het jaar 2025. Maar veel bedrijven vragen zich op hetzelfde moment af hoe zij de kloof tussen innovatie en security […]

Klantverhalen

Partners

  • Dad baking with kids using HPSpectrex360

    We are here for our partners

    At Microsoft, as part of our response to the impact of COVID-19, we have shifted tens of thousands of employees to working remotely. Many of our partners and customers have asked us to share the details of how we enable remote work for such a large workforce. We wanted to share with you some of […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

  • Security als basis voor succesvol ondernemen

    Security als basis voor succesvol ondernemen

    Veilig processen automatiseren Cybercriminaliteit groeit sterk: ransomware, hacks en spyware zijn aan de orde van de dag. Het belang van data neemt toe en het goed beveiligen van bedrijfsinformatie is voor jou cruciaal. Tegelijkertijd wil je als ondernemer een moderne en toekomstbestendige werkomgeving, waarin medewerkers snel, efficiënt en veilig (samen)werken en je je klanten optimaal […]

Tips

  • Werkt jouw organisatie nog met Office 2007?

    Werkt jouw organisatie nog met Office 2007?

    Veel werknemers stappen terug in de tijd als ze naar kantoor gaan. Verouderde apparaten en software zorgen ervoor dat ze niet het beste uit hun dag kunnen halen. Maar er zijn ook risico’s verbonden aan het werken met verouderde systemen. Cybercriminaliteit is niet alleen sterk toegenomen in de laatste jaren, het neemt ook steeds vaker […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]