Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

De 7 geheimen van succesvol online samenwerken

Nienke Ris

Nienke Ris

Product Marketing Manager Office365

Leestijd, 4 min.

In een wereld waarin meer dan 30 miljoen mensen minimaal één dag per week thuiswerken wordt de virtuele werkplek eerder de regel dan de uitzondering. En of je nu vanuit huis, je favoriete lunchroom of aan de keukentafel werkt, de kans is groot dat online samenwerken van kritiek belang is in bijna alles wat je doet.

Natuurlijk, met mensen samenwerken die in een andere stad, provincie, tijdzone of zelfs in een ander land wonen kan behoorlijk lastig zijn. Maar met een paar simpele tips, een beetje geduld en een koffiemok vol met de goedheid van cafeïne kom je thuis waarschijnlijk verder dan vanuit kantoor. Onderzoek van Telework Research wijst zelfs uit dat meer dan twee derde van de werkgevers een stijging in productiviteit ziet onder hun flexwerkers.

Laten we een blik werpen op de zeven beste manieren om feilloos online samenwerken tot een realiteit te maken:

instant messaging1. Identificeer rolverdelingen en verantwoordelijkheden

Of je nu thuiswerkt of vanuit hetzelfde kantoor, als je team niet weet wie verantwoordelijk is voor wat – en wanneer – dan volgt chaos geheid. Zorg dat iedereen weet wie het project managet, wat de taakverdeling is en wanneer iets afgerond moet zijn voor je aan het project begint.

2. Instant Messaging (IM)

Vind een aanbieder van een instant messaging dienst die op alle soorten toestellen te gebruiken is: laptops, desktops, tablets en mobiele telefoons. Op deze manier kun je altijd een snel gesprek hebben met een van je collega’s, waar ze ook zijn op dat moment. Je kunt IM ook gebruiken voor sociale gesprekken met je collega’s. Het is opvallend dat een paar minuten van collegiale koetjes en kalfjes al genoeg is om een persoonlijke relatie op te bouwen met iemand die honderden kilometers ver weg is. Met een beetje inzet kom je heel ver op het moment dat je hulp, informatie of advies nodig hebt.

3. Online samenwerking software

Het ligt misschien voor de hand maar verbazingwekkend veel organisaties beschikken nog steeds niet over software die real-time samenwerken aan documenten mogelijk maakt. Door software te vinden waarbij verschillende teamleden tegelijk als auteurs kunnen werken binnen hetzelfde document, heeft iedereen toegang tot de meeste actuele versie en kunnen opdrachten sneller afgerond worden.

4. Virtuele vergaderingen

Gebruik een online dienst om schermen te koppelen en delen wanneer je het hele team wilt samenbrengen en iedereen op de hoogte wilt stellen van een project, idee of ontwikkeling. Op deze manier houd je mensen betrokken (en weg van de berg schone was die nog opgevouwen moet worden) en kun je je bericht nauwkeuriger delen.

5. Houd je ego in bedwang

Samenwerking draait om het verenigen van mensen met een gezamenlijk doel. Natuurlijk heb je ervaring in zaken waar anderen geen verstand van hebben en vice versa. Behandel alle teamleden met dezelfde mate van beleefdheid die je van ze verwacht en geef iedereen de kans om in het middelpunt te staan.

6. Neem verantwoordelijkheid

Of je het hele project managet of alleen een kleine rol vervult, bij online samenwerking is het belangrijk dat het team weet waar je aan werkt en dat je de deadline gaat halen. Door dit soort informatie te communiceren kun je niet alleen het vertrouwen winnen van je teamleden maar ze ook helpen bij het voorbereiden van de volgende projectfase.

7. Wees jezelf maar ook zuinig met sarcasme

Door je als een slavendrijver of kantoor-robot te gedragen stoot je collega’s af en blijven je e-mails of chatberichten al snel onbeantwoord. Besteed dus aandacht aan je persoonlijkheid, ook als je alleen meer digitaal communiceert. Wanneer je collega’s je mogen (en weten dat ze op je kunnen bouwen) zullen ze juist graag met je samenwerken. Met die wetenschap in het achterhoofd: als sarcasme je voertaal is maak dan de overweging om het uit je schrijven te laten. Sommige dingen vertalen zich nu eenmaal niet goed door in een email of chatbericht, sarcasme is daar een goed voorbeeld van.

De juiste online tools en houding om samen te werken, en een geslaagde collectie van comfortabele kleding maken een droom van flexwerken. Maar met de verkeerde technologie en teams (die je niet vertrouwt, of zij jou niet) waar je niet mee kunt communiceren creëer je juist een nachtmerrie. Dus voor je begint aan flexwerken of flexmanagen, verzeker jezelf van de juiste tools om samen te werken en manage projecten op dezelfde wijze als wanneer je op kantoor bent. Het allerbelangrijkste: roep de discipline op die nodig is om werk op tijd en op niveau aan te leveren – waar je ook bent.

Leer hoe het nieuwe Office teams in staat stelt om beter dan ooit samen te werken.

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Educatie

  • een groep mensen die voor de camera poseren

    The British School in the Netherlands: de bijdrage van technologie aan beter onderwijs

    The British School in the Netherlands is een internationale school voor scholieren tussen de 3 en 18 jaar. Met behulp van technologie willen ze de beste kwaliteit onderwijs leveren. De juiste devices spelen daarbij een belangrijke rol. Maar welk device zorgt nu voor de beste onderwijsresultaten? En welke factoren moet je meenemen in het keuzeproces? […]

  • een vrouw gebruikt een laptop

    Ontdek hoe je beter onderwijs biedt met ‘blended learning’

    Sinds de COVID-19 uitbraak hebben onze onderwijsklanten geweldige dingen gedaan om leerlingen en studenten bij de les te houden terwijl ze van thuis leren. Leraren, leerlingen en studenten hebben in een moeilijke tijd enorme veerkracht laten zien, van eLearning-innovaties tot manieren om je beter te voelen met foto- en kookwedstrijden. Onderwijsinstellingen hebben de grote waarde […]

Finance

  • Een man loopt op de voorgrond door een groot gebouw

    Werkt jouw device voor jou, of andersom?

    Het draaien van een financiële rapportage, het inzien van klantdata of het identificeren van een investeringskans is onderdeel van jouw dagelijks werk. En hoewel je hier technologie voor nodig hebt, moet dit vooral ondersteunend zijn. Niets is zo frustrerend als minuten wachten op je desk- of laptop die de zwaarte van jouw financiële pakket niet […]

  • Tips van financiële koplopers over de cloud

    Tips van financiële koplopers over de cloud

    Steeds meer boekhouders en administratiekantoren gaan over naar de cloud om hun werk te doen. 216 Accountants deelt in deze blog een aantal inzichten en tips. Zo kun je een zo groot mogelijk succes maken van de overstap naar de cloud – voor jou én je klanten. E-mails, gezamenlijke spreadsheets, vergaderingen, agenda’s, todo-lijsten, aantekeningen, scans: […]

Government

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

  • een vrouw die aan een tafel zit

    Meer privacytransparantie voor onze commerciële cloudklanten

    Bij Microsoft luisteren we naar onze klanten en streven we ernaar hun vragen en feedback zo goed als mogelijk te beantwoorden. Een van onze basisprincipes is immers om onze klanten te helpen succesvol te zijn. Vandaag kondigt Microsoft een update aan van de privacybepalingen in de Microsoft Voorwaarden voor Online Diensten (VOD) in onze commerciële […]

Manufacturing

Retail

  • Man en vrouw kiezen stoffen

    Klant echt koning dankzij digitaal winkelpersoneel

    Betere verkoopmedewerkers door ze aan te sluiten Winkelmedewerkers zijn de ambassadeurs van je merk. Als klanten snel en goed geholpen worden, kopen ze meer en komen ze graag terug. Medewerkers die zich betrokken voelen met de winkel en alles weten over de producten kunnen de optimale service bieden. Digitale hulpmiddelen helpen daarbij en maken van […]

  • man en vrouw staan in winkel

    Hoe digitaal is jouw winkelpersoneel?

    Verhoog de klantbeleving door veiliger en beter te samen werken Verkoopmedewerkers zijn het uithangbord van de retail-organisatie. Wanneer klanten goed worden geholpen in jouw winkel, is de kans zeer groot dat ze terugkomen. Wanneer deze klanten hun positieve ervaring delen met vrienden en familie worden ze een loyale ambassadeur van jouw merk. Vereiste is natuurlijk […]

Zorg

  • Pharmaccess maakt Zorg in Afrika toegangkelijk

    Pharmaccess maakt Zorg in Afrika toegangkelijk

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo […]

  • Een operatieteam in actie

    Maasstad Ziekenhuis: Werken als één medisch team tijdens een crisis

    In tijden van crisis rekent een organisatie erop dat het leiderschap het voortouw neemt. Toen COVID-19 zich begin 2020 door heel Europa verspreidde, maakte de CEO van het Maasstad Ziekenhuis Peter Langenbach zich op om de reactie op de crisis te coördineren zoals hij altijd deed, door aanwezig en zichtbaar te zijn en te vertrouwen […]