Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

De 7 geheimen van succesvol online samenwerken

Nienke Ris

Nienke Ris

Product Marketing Manager Office365

Leestijd, 4 min.

In een wereld waarin meer dan 30 miljoen mensen minimaal één dag per week thuiswerken wordt de virtuele werkplek eerder de regel dan de uitzondering. En of je nu vanuit huis, je favoriete lunchroom of aan de keukentafel werkt, de kans is groot dat online samenwerken van kritiek belang is in bijna alles wat je doet.

Natuurlijk, met mensen samenwerken die in een andere stad, provincie, tijdzone of zelfs in een ander land wonen kan behoorlijk lastig zijn. Maar met een paar simpele tips, een beetje geduld en een koffiemok vol met de goedheid van cafeïne kom je thuis waarschijnlijk verder dan vanuit kantoor. Onderzoek van Telework Research wijst zelfs uit dat meer dan twee derde van de werkgevers een stijging in productiviteit ziet onder hun flexwerkers.

Laten we een blik werpen op de zeven beste manieren om feilloos online samenwerken tot een realiteit te maken:

instant messaging1. Identificeer rolverdelingen en verantwoordelijkheden

Of je nu thuiswerkt of vanuit hetzelfde kantoor, als je team niet weet wie verantwoordelijk is voor wat – en wanneer – dan volgt chaos geheid. Zorg dat iedereen weet wie het project managet, wat de taakverdeling is en wanneer iets afgerond moet zijn voor je aan het project begint.

2. Instant Messaging (IM)

Vind een aanbieder van een instant messaging dienst die op alle soorten toestellen te gebruiken is: laptops, desktops, tablets en mobiele telefoons. Op deze manier kun je altijd een snel gesprek hebben met een van je collega’s, waar ze ook zijn op dat moment. Je kunt IM ook gebruiken voor sociale gesprekken met je collega’s. Het is opvallend dat een paar minuten van collegiale koetjes en kalfjes al genoeg is om een persoonlijke relatie op te bouwen met iemand die honderden kilometers ver weg is. Met een beetje inzet kom je heel ver op het moment dat je hulp, informatie of advies nodig hebt.

3. Online samenwerking software

Het ligt misschien voor de hand maar verbazingwekkend veel organisaties beschikken nog steeds niet over software die real-time samenwerken aan documenten mogelijk maakt. Door software te vinden waarbij verschillende teamleden tegelijk als auteurs kunnen werken binnen hetzelfde document, heeft iedereen toegang tot de meeste actuele versie en kunnen opdrachten sneller afgerond worden.

4. Virtuele vergaderingen

Gebruik een online dienst om schermen te koppelen en delen wanneer je het hele team wilt samenbrengen en iedereen op de hoogte wilt stellen van een project, idee of ontwikkeling. Op deze manier houd je mensen betrokken (en weg van de berg schone was die nog opgevouwen moet worden) en kun je je bericht nauwkeuriger delen.

5. Houd je ego in bedwang

Samenwerking draait om het verenigen van mensen met een gezamenlijk doel. Natuurlijk heb je ervaring in zaken waar anderen geen verstand van hebben en vice versa. Behandel alle teamleden met dezelfde mate van beleefdheid die je van ze verwacht en geef iedereen de kans om in het middelpunt te staan.

6. Neem verantwoordelijkheid

Of je het hele project managet of alleen een kleine rol vervult, bij online samenwerking is het belangrijk dat het team weet waar je aan werkt en dat je de deadline gaat halen. Door dit soort informatie te communiceren kun je niet alleen het vertrouwen winnen van je teamleden maar ze ook helpen bij het voorbereiden van de volgende projectfase.

7. Wees jezelf maar ook zuinig met sarcasme

Door je als een slavendrijver of kantoor-robot te gedragen stoot je collega’s af en blijven je e-mails of chatberichten al snel onbeantwoord. Besteed dus aandacht aan je persoonlijkheid, ook als je alleen meer digitaal communiceert. Wanneer je collega’s je mogen (en weten dat ze op je kunnen bouwen) zullen ze juist graag met je samenwerken. Met die wetenschap in het achterhoofd: als sarcasme je voertaal is maak dan de overweging om het uit je schrijven te laten. Sommige dingen vertalen zich nu eenmaal niet goed door in een email of chatbericht, sarcasme is daar een goed voorbeeld van.

De juiste online tools en houding om samen te werken, en een geslaagde collectie van comfortabele kleding maken een droom van flexwerken. Maar met de verkeerde technologie en teams (die je niet vertrouwt, of zij jou niet) waar je niet mee kunt communiceren creëer je juist een nachtmerrie. Dus voor je begint aan flexwerken of flexmanagen, verzeker jezelf van de juiste tools om samen te werken en manage projecten op dezelfde wijze als wanneer je op kantoor bent. Het allerbelangrijkste: roep de discipline op die nodig is om werk op tijd en op niveau aan te leveren – waar je ook bent.

Leer hoe het nieuwe Office teams in staat stelt om beter dan ooit samen te werken.

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Educatie

  • Ontdek 5 tips om thuis te werken met kinderen

    Ontdek 5 tips om thuis te werken met kinderen

    Hulp en advies voor mensen die werk en kinderopvang in balans proberen te brengen tijdens de COVID-19 verstoring.

  • Een AVG-handleiding voor scholen

    Een AVG-handleiding voor scholen

    De nieuwe Europese wet ‘Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)’ is sinds 25 mei 2018 van kracht. In onderstaande gratis eBook wordt uitgelegd welke stappen je kan nemen om je school te laten voldoen aan de regelgeving. Ook bevat het andere nuttige informatie. Je school op reis Je school is op reis. Een doorlopende reis met veel […]

Finance

  • Een man loopt op de voorgrond door een groot gebouw

    Werkt jouw device voor jou, of andersom?

    Het draaien van een financiële rapportage, het inzien van klantdata of het identificeren van een investeringskans is onderdeel van jouw dagelijks werk. En hoewel je hier technologie voor nodig hebt, moet dit vooral ondersteunend zijn. Niets is zo frustrerend als minuten wachten op je desk- of laptop die de zwaarte van jouw financiële pakket niet […]

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

Government

  • Iceland runs on Trust

    Hoe de cloud een klein land heeft geholpen om grote ambities te realiseren

    In december 2015 vatte de IJslandse regering het plan op om de digitale infrastructuur te moderniseren. Overheidsinstellingen hadden te maken met zo’n 100 leveranciers die werden beheerd door ruim 100 IT-managers, dus de opdracht was duidelijk: het beheer vereenvoudigen en de IT stroomlijnen voor meer dan 20.000 gebruikers. De oplossing: Tweeënhalf jaar later werd de […]

  • Ondersteuning voor non-profits en NGO’s

    Ondersteuning voor non-profits en NGO’s

    Nu COVID-19 wereldwijd gevolgen heeft, speelt technologie een cruciale rol bij de dagelijkse ondersteuning van mensen en organisaties. Bedrijven over de hele wereld gaan thuis en op afstand werken. Deze veranderende werksituatie zien we ook bij non-profit- en internationale organisaties als de Verenigde Naties, die in de frontlinie essentiële ondersteuning bieden aan hun lokale gemeenschappen. […]

Manufacturing

  • Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Rustig slapen tijdens een verbouwing

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft en haar partners graag een rol in spelen. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien hoe technische oplossingen ondernemers helpen om alle elementen in hun bedrijf te […]

  • De haven van North Sea Port.

    North Sea Port integreert en beveiligt haar operatie met Microsoft 365

    De fusie van het Belgische Havenbedrijf Gent en het Nederlandse Zeeland Seaports tot North Sea Port, ging gepaard met een keuze voor Microsoft 365. Het bedrijf koos voor een flexibele oplossing om hun IT-infrastructuur volledig te integreren. Cruciaal in deze operatie was het garanderen van de beveiliging in de organisatie. Voor de meer dan 300 […]

Retail

Zorg