Overslaan naar hoofdinhoud
Pulse

De 7 geheimen van succesvol online samenwerken

Nienke Ris

Nienke Ris

Product Marketing Manager Office365

Leestijd, 4 min.

In een wereld waarin meer dan 30 miljoen mensen minimaal één dag per week thuiswerken wordt de virtuele werkplek eerder de regel dan de uitzondering. En of je nu vanuit huis, je favoriete lunchroom of aan de keukentafel werkt, de kans is groot dat online samenwerken van kritiek belang is in bijna alles wat je doet.

Natuurlijk, met mensen samenwerken die in een andere stad, provincie, tijdzone of zelfs in een ander land wonen kan behoorlijk lastig zijn. Maar met een paar simpele tips, een beetje geduld en een koffiemok vol met de goedheid van cafeïne kom je thuis waarschijnlijk verder dan vanuit kantoor. Onderzoek van Telework Research wijst zelfs uit dat meer dan twee derde van de werkgevers een stijging in productiviteit ziet onder hun flexwerkers.

Laten we een blik werpen op de zeven beste manieren om feilloos online samenwerken tot een realiteit te maken:

instant messaging1. Identificeer rolverdelingen en verantwoordelijkheden

Of je nu thuiswerkt of vanuit hetzelfde kantoor, als je team niet weet wie verantwoordelijk is voor wat – en wanneer – dan volgt chaos geheid. Zorg dat iedereen weet wie het project managet, wat de taakverdeling is en wanneer iets afgerond moet zijn voor je aan het project begint.

2. Instant Messaging (IM)

Vind een aanbieder van een instant messaging dienst die op alle soorten toestellen te gebruiken is: laptops, desktops, tablets en mobiele telefoons. Op deze manier kun je altijd een snel gesprek hebben met een van je collega’s, waar ze ook zijn op dat moment. Je kunt IM ook gebruiken voor sociale gesprekken met je collega’s. Het is opvallend dat een paar minuten van collegiale koetjes en kalfjes al genoeg is om een persoonlijke relatie op te bouwen met iemand die honderden kilometers ver weg is. Met een beetje inzet kom je heel ver op het moment dat je hulp, informatie of advies nodig hebt.

3. Online samenwerking software

Het ligt misschien voor de hand maar verbazingwekkend veel organisaties beschikken nog steeds niet over software die real-time samenwerken aan documenten mogelijk maakt. Door software te vinden waarbij verschillende teamleden tegelijk als auteurs kunnen werken binnen hetzelfde document, heeft iedereen toegang tot de meeste actuele versie en kunnen opdrachten sneller afgerond worden.

4. Virtuele vergaderingen

Gebruik een online dienst om schermen te koppelen en delen wanneer je het hele team wilt samenbrengen en iedereen op de hoogte wilt stellen van een project, idee of ontwikkeling. Op deze manier houd je mensen betrokken (en weg van de berg schone was die nog opgevouwen moet worden) en kun je je bericht nauwkeuriger delen.

5. Houd je ego in bedwang

Samenwerking draait om het verenigen van mensen met een gezamenlijk doel. Natuurlijk heb je ervaring in zaken waar anderen geen verstand van hebben en vice versa. Behandel alle teamleden met dezelfde mate van beleefdheid die je van ze verwacht en geef iedereen de kans om in het middelpunt te staan.

6. Neem verantwoordelijkheid

Of je het hele project managet of alleen een kleine rol vervult, bij online samenwerking is het belangrijk dat het team weet waar je aan werkt en dat je de deadline gaat halen. Door dit soort informatie te communiceren kun je niet alleen het vertrouwen winnen van je teamleden maar ze ook helpen bij het voorbereiden van de volgende projectfase.

7. Wees jezelf maar ook zuinig met sarcasme

Door je als een slavendrijver of kantoor-robot te gedragen stoot je collega’s af en blijven je e-mails of chatberichten al snel onbeantwoord. Besteed dus aandacht aan je persoonlijkheid, ook als je alleen meer digitaal communiceert. Wanneer je collega’s je mogen (en weten dat ze op je kunnen bouwen) zullen ze juist graag met je samenwerken. Met die wetenschap in het achterhoofd: als sarcasme je voertaal is maak dan de overweging om het uit je schrijven te laten. Sommige dingen vertalen zich nu eenmaal niet goed door in een email of chatbericht, sarcasme is daar een goed voorbeeld van.

De juiste online tools en houding om samen te werken, en een geslaagde collectie van comfortabele kleding maken een droom van flexwerken. Maar met de verkeerde technologie en teams (die je niet vertrouwt, of zij jou niet) waar je niet mee kunt communiceren creëer je juist een nachtmerrie. Dus voor je begint aan flexwerken of flexmanagen, verzeker jezelf van de juiste tools om samen te werken en manage projecten op dezelfde wijze als wanneer je op kantoor bent. Het allerbelangrijkste: roep de discipline op die nodig is om werk op tijd en op niveau aan te leveren – waar je ook bent.

Leer hoe het nieuwe Office teams in staat stelt om beter dan ooit samen te werken.

Ontdek de 9 mythes over overstappen naar de cloud

Helaas bestaan er nog veel mythes over werken in de cloud

Ontdek meer gerelateerde artikelen per branche:

Educatie

  • een vrouw gebruikt een laptop

    Ontdek hoe je beter onderwijs biedt met ‘blended learning’

    Sinds de COVID-19 uitbraak hebben onze onderwijsklanten geweldige dingen gedaan om leerlingen en studenten bij de les te houden terwijl ze van thuis leren. Leraren, leerlingen en studenten hebben in een moeilijke tijd enorme veerkracht laten zien, van eLearning-innovaties tot manieren om je beter te voelen met foto- en kookwedstrijden. Onderwijsinstellingen hebben de grote waarde […]

  • Iemand die voor een laptopcomputer zit

    SSVOZ: onderwijs op afstand dat aansluit bij de individuele leerling

    Wanneer deze periode van leren op afstand wordt geëvalueerd, krijgen sommige technieken die we hebben gebruikt ongetwijfeld een vaste plek in de klaslokalen van de nabije toekomst. Antoon Fens, Coördinator ICT bij de Stichting Stedelijk Voortgezet Onderwijs Zoetermeer (SSVOZ), leg uit dat technologie een cruciale rol heeft gespeeld voor het onderwijs in Nederland tijdens de […]

Financiële dienstverlening

  • 216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    216 Accountants: Een moderne organisatie met een moderne IT-infrastructuur

    Ondernemers ondersteunen in hun business-uitdagingen; dat is waar Microsoft graag een rol in speelt. De ambities en passies van ondernemers vormen de basis van verhalen die wij hier graag met jou delen. Hiermee willen wij jou inspireren en laten zien welke oplossingen ondernemers helpen de volgende stap te zetten om zo meer uit hun onderneming […]

  • 5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    5 tips voor digitale financiële dienstverlening

    Van video-overleg en slim plannen tot online samenwerken en veilig werken: graag geven we je 5 tips om het meeste te halen uit de mogelijkheden die ICT biedt voor boekhouders. Digitalisering verandert de wereld, drastisch en in een hoog tempo. Dat heeft ook gevolgen voor het werk van boekhouders: vrijwel alle communicatie verloopt digitaal, databases […]

Overheid

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

  • Ineco

    Ineco verbetert productiviteit van werknemers met moderne tools en AI

    Software dat niet meewerkt helpt mensen niet om meer gedaan te krijgen. En als het moeilijk is om bestanden te delen en samen te werken aan documenten, gaat dat ten koste van de productiviteit. Ineco, een Spaans bedrijf in de publieke sector, had dit in de gaten en probeert daarom medewerkers op een andere manier […]

Productie

Retail

Zorg

Ontdek meer gerelateerde artikelen per dossier:

Digitale transformatie

  • Een operatieteam in actie

    Maasstad Ziekenhuis: Werken als één medisch team tijdens een crisis

    In tijden van crisis rekent een organisatie erop dat het leiderschap het voortouw neemt. Toen COVID-19 zich begin 2020 door heel Europa verspreidde, maakte de CEO van het Maasstad Ziekenhuis Peter Langenbach zich op om de reactie op de crisis te coördineren zoals hij altijd deed, door aanwezig en zichtbaar te zijn en te vertrouwen […]

Klantverhalen

  • 365 verhalen: Van lichte paniek tot een bruiloft om verliefd op te worden

    365 verhalen: Van lichte paniek tot een bruiloft om verliefd op te worden

    In 365 verhalen gaan we op zoek naar enthousiaste gebruikers van Office 365, de abonnementsvorm voor al je Office-programma’s. We kijken met ze mee tijdens hun dagelijks leven, hobby of bijzondere dag en bespreken hoe Office 365 hen daarbij helpt. Deze keer in 365 verhalen: het verhaal van Froukje & Christiaan. Of je nu een […]

Partners

  • Office 365 – Partner of Record

    Office 365 – Partner of Record

      In deze blog post leggen we uit hoe je als Microsoft Partner er voor kunt zorgen dat je in de Office 365 omgeving van je klant staat vermeld als Partner of Record en waarom dat handig is.   1) Log in op de Office 365 omgeving van de klant. 2) Klik links op het […]

Pers

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Pers / Nieuws

  • CEO leading a meeting

    VNG en Microsoft werken samen aan ontwikkeling moderne veilige overheidswerkplek

    De gezamenlijke campagne tussen VNG en Microsoft is van start gegaan, beiden partijen hebben de nieuwe gemeentelijke voorwaarden ondertekend. Goed nieuws vanaf 1 februari kunnen alle Nederlandse gemeenten gebruik maken van de VNG overheidswerkplek. De overheidswerkplek bestaat uit nieuwe juridische gemeentelijke voorwaarden, een op maat gemaakte VNG-Microsoft overheidswerkplek en gunstige commerciële voorwaarden. Het doel van […]

Security & Privacy

Tips

  • Dit zijn de beste productiviteitstips van de week

    Dit zijn de beste productiviteitstips van de week

    Nog productiever worden in je eigen gepersonaliseerde digitale wereld? Dat kan! Geef de status van je document weer, zorg dat je nooit meer belangrijke stukken tekst uit het oog verliest en begin elke dag met een lach door je persoonlijke Windows-thema. Iedere week delen wij de meest praktische tips en tricks. Een watermerk invoegen of […]

Webinars

  • een mensenzitting bij een lijst die een laptopcomputer met behulp van

    Beter digitaal onderwijs met Surface

    Digitale middelen en les op afstand zijn niet meer weg te denken uit het onderwijs. Maar welk apparaat werkt het best voor docenten, leerlingen, studenten én IT-beheer? Microsoft Surface helpt de verschillende rollen binnen het onderwijs vooruit,  door veiligheid te optimaliseren, het beheer tot een koud kunstje te maken en Surface Pen die de hersenen […]